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Die Reaktionen reichen von Gänsehaut bis zu blankem Entsetzen: Bestimmt kennen Sie auch jemanden, der „Scary Stories“ über eine grauenvolle ERP-Einführung erzählen kann. Leider empfinden manche Unternehmen eine Implementierung als Grusel-Labyrinth, aus dem es kein Entrinnen gibt – tödlich für die Stimmung im Team oder im schlimmsten Fall sogar für den Projekterfolg. Halloween ist ein fantastischer Anlass, diesen Bann zu brechen und einige Special Effects zu verraten, wie Sie Ihre ERP-Einführung nicht nur überleben, sondern dem Projekt zu einem Happy End verhelfen!

Die Erwartungen an eine ERP-Einführung sind hoch: Prozesse sollen optimiert, Kosten eingespart und Umsätze erhöht werden. ERP-Software hat das Potenzial, diese Ansprüche zu erfüllen, doch häufig führen Fehler in der Vorbereitungsphase zu Anlaufschwierigkeiten oder sogar zu langfristigen Misserfolgen.

Horror ERP

Special Effect #1: Der richtige Zeitpunkt

Lassen Sie sich Zeit – aber verpassen Sie nicht den richtigen Zeitpunkt! Grundsätzlich gilt: Je früher Sie ein ERP-System nutzen, desto besser. Denn so unterstützen Sie Wachstum von Anfang an und kommen nicht in die Situation, vom Erfolg Ihres Unternehmens rechts überholt zu werden. Wenn Sie proaktiv statt reaktiv handeln, können Sie die typischen Probleme und Fehler schon in Vorfeld vermeiden. Das bedeutet nicht, dass Sie mit einer teuren ERP-Suite arbeiten müssen, von der Sie nur einen Bruchteil der Funktionen nutzen. Die meisten modernen ERP-Systeme sind modular aufgebaut und wachsen in Ihrem Tempo mit Ihnen mit.

Special Effect #2: Solide Prozess-Analyse

Nur wenn Sie den Status Quo Ihrer Prozesse kennen, kann Ihr ERP-System an den richtigen Stellen mit der Optimierung ansetzen. Grundlage jeder ERP-Einführung ist deshalb eine Analyse aller Workflows in Ihrem Unternehmen und Ihrer Anforderungen. Visualisieren Sie die Prozesse falls nötig mit Hilfe von Flussdiagrammen. Wie arbeiten Sie aktuell in den verschiedenen Abteilungen? Was läuft gut und soll übernommen werden? Wo gibt es Schwachstellen und warum? Anschließend priorisieren Sie Ihre Wünsche und legen Kriterien für Ihre neue Software fest. So verringern Sie das Risiko, sich für ein System zu entscheiden, das nicht alle relevanten Abläufe unterstützt – oder umgekehrt eine überdimensionierte Lösung zu erwerben.

Special Effect #3: Systematische ERP-Auswahl

Nun geht es an die Evaluierung eines geeigneten ERP-Systems. Eigenentwicklung vs Standardsoftware? Cloud oder On-Premise? Recherchieren Sie gründlich, welche Lösungen es gibt und welche wirklich zu Ihrem Unternehmen und Ihrem Lastenheft passen. Schnell entsteht so eine Liste mit 10 bis 15 Anbietern – zu viele, um alle ausführlich kennenzulernen. Kürzen Sie Ihre Auswahl deshalb auf eine Shortlist mit maximal fünf Alternativen. Sinnvolle Selektionskriterien sind gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen unter anderem Flexibilität, Skalierbarkeit, Branchenfunktionen, Benutzerfreundlichkeit, Support, Zukunftsfähigkeit und selbstverständlich auch eine realistische Betrachtung von Kosten und ROI. Fehler, die Sie jetzt machen, werden teuer! Treffen Sie Ihre Entscheidung deshalb nicht allein auf Basis einer attraktiven Website oder der flotten Präsentation eines Anbieters! Testen Sie die Lösung ausführlich, am besten gemeinsam mit Key-Usern aus allen Fachbereichen.

Special Effect #4: Akzeptanz der Nutzer

Ein oft unterschätzter Erfolgsfaktor der ERP-Einführung ist die Akzeptanz der neuen Software in der Belegschaft. Denn die beste Software kann ihr Potenzial nicht entfalten, wenn Sie nur widerwillig genutzt wird, die Anwender parallel weiter ihre Excel-Listen pflegen oder Funktionalitäten nicht voll ausgeschöpft werden. Bewährt hat sich eine transparente Informationspolitik, die die Teams von Anfang an intensiv in die Planung einbindet. Setzen Sie regelmäßig Status-Meetings an, erläutern Sie allen Abteilungen, was sich verändern wird und geben Sie den Fachbereichen ein Mitspracherecht bei der Ausgestaltung des neuen Systems. Auch die praxisbezogene Schulung der Nutzer ist wichtig, damit der Wechsel auf das neue System möglichst reibungslos verläuft und Startschwierigkeiten soweit als möglich vermieden werden.

Special Effect #5: Projektmanagement

Auch wenn die Implementierung moderner ERP-Systeme in den letzten Jahren deutlich einfacher geworden ist, so bleibt es dennoch ein herausforderndes Projekt. Wichtig ist deshalb ein professionelles Projektmanagement: Sie benötigen nicht nur das Committment des Managements, sondern auch einen zentralen Ansprechpartner mit ausreichend Entscheidungskompetenzen, ein Budget und die nötigen Manpower-Ressourcen in den Abteilungen. Meilensteine müssen definiert, Ziele und Termine festgelegt, kommuniziert und konsequent eingefordert werden. Planen Sie ausreichend Vorlauf für erfolgsrelevante Prozesse wie die Datenmigration und ein ausführliches Testing.

Kill the Beast!

Eine ERP-Einführung ist also weder mysteriös noch ein Albtraum. Wichtig ist aber eine gute Vorbereitung, so dass Sie sich nicht von Problem zu Problem hetzen lassen. Denn wir wollen ehrlich sein: Bei jeder Implementierung spuken kleine und größere Herausforderungen herum. Aber Sie haben das Happy End in der Hand!

Das faveo-Team wünscht Ihnen ein monstermäßig schönes Halloween!

Happy End statt Horrorstory

Erfahren Sie, wie die Verbindung zwischen Online-Shop und ERP-System Ihr Business schneller, flexibler und effizienter macht. Leitfaden für die Integration von ERP und Online-Shop:

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