Die meisten Start-Ups machen sich kurz nach der Gründung wenig Gedanken über ein ERP-System. Die Zeit fehlt, das Budget ist überschaubar – und schließlich gibt es ja Excel & Co und jede Menge Freeware-Tools. Das ist okay und reicht anfangs oft tatsächlich aus, wenn Sie „erstmal klein anfangen“ möchten.
Aber je erfolgreicher sich Ihr Business entwickelt, je größer die Datenmengen und je komplexer Ihre Prozesse werden, desto schneller kommen Sie an einen Punkt, an dem mangelhafte IT-Unterstützung und isolierte Insellösungen das weitere Wachstum blockieren.
Insbesondere für E-Commerce-Anbieter sind die Anforderungen hoch: Sie müssen immer mehr Vertriebskanäle parallel steuern, Unmengen an Produktinformationen aktualisieren, Lagermengen und Lieferfristen im Blick behalten, Bestellungen zügig ausliefern, Retouren bearbeiten, für ausreichende Liquidität sorgen und ganz nebenbei die Neukundenakquise vorantreiben – immer im Wettbewerb mit Branchenriesen wie Amazon und Zalando.
Die IT-gestützte Optimierung und Automatisierung wird deshalb früher oder später zum Enabler für nachhaltigen Erfolg. Aber woran erkennen Sie, dass es Zeit für ein professionelles ERP-System ist? Wir haben fünf typische Warnsignale zusammengestellt.
Signal #1: Der Umsatz steigt, aber der Gewinn stagniert
Wenn das Geschäft floriert, das Team mit vollem Einsatz arbeitet, der Gewinn aber nicht proportional mitwächst, ist Ihr Unternehmen nicht effizient genug.
Ein häufiger Grund: Ihre Daten haben irgendwann begonnen, ein Eigenleben zu führen. Daten werden in verschiedenen Tools doppelt eingegeben und gepflegt und die Synchronisierung über selbstgebastelte Schnittstellen oder aufwändige Export-Import-Workflows hakt. Die Folge: Es entsteht ein immenser Zeitaufwand, um Daten zu suchen, zu prüfen und redundante oder fehlerhafte Datensätze herauszufiltern.
Die Lösung: Ein integriertes ERP-System vermeidet den Wechsel zwischen verschiedenen Programmen, minimiert den Suchaufwand und das Zettelchaos.
Synchronisierungsprobleme entfallen und der Aufwand für Datenerfassung und Datenpflege sinkt deutlich. Alle Mitarbeiter greifen in Echtzeit auf einen zentralen und aktuellen Datenstamm zu – das spart Zeit und senkt die Fehlerquote.
Signal #2: Die Kundenzufriedenheit sinkt
Im E-Commerce ist der nächste Shop nur einen Mausklick entfernt. Preise lassen sich in wenigen Minuten vergleichen – wer sich also nicht auf ein Preis-Battle mit globalen Anbietern einlassen möchte, muss seine Kunden begeistern und binden.
Doch die „Generation Amazon“ ist verwöhnt: Eine schnelle Bestellabwicklung, personalisierte Angebote, kurze Lieferzeiten und unkomplizierte Retouren werden als selbstverständlich vorausgesetzt. Wenn Ihre Logistik mit leeren Regalen kämpft, falsche Preise auf der Rechnung stehen und der Support nicht weiß, wo sich Pakete befinden, sind schlechte Rezensionen und mangelnde Kundenloyalität die Folge.
Die Lösung: Mit Hilfe eines ERP-Systems ist es wesentlich einfacher, ein exzellentes Einkaufserlebnis zu bieten. Automatische Bestellvorschläge sorgen für rechtzeitigen Nachschub und die Workflows von der Auftragsannahme bis zum Versand werden beschleunigt.
Belege wie Retourenscheine stehen auf Knopfdruck zur Verfügung und die Anbindung an Versanddienstleister ermöglicht ein lückenloses Tracking aller Sendungen und Retouren. Auch personalisierte Angebote werden durch datenbasierte Kundensegmentierungen zum Kinderspiel. Eine Win-Win-Situation für Shopbetreiber und Kunden.
Signal #3: Die Koordination der Vertriebskanäle wird schwieriger
Selbst wenn Sie „Pure Player“ im E-Commerce sind und kein stationäres Ladengeschäft in Ihre Prozesse integrieren müssen, bespielen Sie vermutlich mehr als einen Verkaufskanal.
Die meisten E-Commerce-Anbieter vertreiben ihre Produkte und Services mittlerweile auf einer Vielzahl von Plattformen – neben dem eigenen Online-Shop beispielsweise über Amazon oder Ebay. Aber mit jedem Vertriebskanal wird es schwieriger den Überblick zu behalten. Ein typisches Warnsignal ist beispielsweise die Zunahme von Überverkäufen durch falsche Informationen zu Lagerbeständen.
Die Lösung: Im Zeitalter von Omnichannel ist das ERP-System die unerlässliche zentrale Daten-Drehscheibe für alle Absatzkanäle.
Ob Kundendaten, Bestellungen, Lieferanteninformationen oder Bestandsänderungen: Die Informationen werden in einer zentralen Softwarelösung zusammengeführt und in Echtzeit synchronisiert. So haben Sie zu jedem Zeitpunkt den vollen Überblick über alle relevanten Daten auf allen Verkaufsplattformen.
Signal #4: Fehlende Daten führen zu falschen Entscheidungen
Trends ändern sich schneller als je zuvor. Entsprechend dynamisch müssen Sie Ihr Business anpassen. Große Lagermengen binden nicht nur Platz und Kapital, sondern werden im schlimmsten Fall zu unverkäuflichen Ladenhütern. Welche Artikel sind „Schnelldreher“ und wo deutet sich ein Nachfragerückgang an? Welche Lieferanten liefern Top Ware – und welche Produkte werden aufgrund mangelhafter Qualität besonders häufig retourniert? Was kostet ein neuer Kundenkontakt im Marketing und welche Werbekampagnen lohnen sich wirklich? Entwickelt sich der Umsatz in allen Produktkategorien wie erwartet? Um diese wichtigen Fragen zu beantworten, benötigen Sie topaktuelle Daten und ein hocheffizientes Controlling.
Die Lösung: Ein integriertes ERP-System liefert in Sekundenschnelle Reportings und Kennzahlen zu allen wichtigen Fragen und Unternehmensbereichen – ob Renditeanalyse nach Produktgruppen, Umsatztrend, Vertriebsleistung oder Top Kunden. So erkennen Sie Chancen frühzeitig und können Risiken zeitnah gegensteuern.
Signal #5: Sie wachsen international
Die Chancen im E-Commerce sind im wahrsten Sinne des Wortes grenzenlos. Wer neue Länder erobern möchte, kann das heute im Online-Handel vergleichsweise einfach tun. Doch Internationalisierung bedeutet weit mehr als nur einen Shop mit der Endung .it oder .fr aufzusetzen – viele Unternehmer scheitern am Handling verschiedener Sprachen, Währungen und Zeitzonen, ganz zu schweigen von länderspezifischen gesetzlichen Vorschriften und Steuersystemen. Auch die Skalierung auf verteilt arbeitende Teams stellt global agierende Start-Ups vor neue, organisatorische Herausforderungen.
Die Lösung: Ein ERP-System löst nicht alle Probleme – aber viele. Professionelle ERP-Software beherrscht den Umgang mit Währungen und Sprachen und unterstützt reibungsloses Teamwork über Zeitzonen und Ländergrenzen hinweg.
Cloudbasierte ERP-Systeme passen sich dem Wachstum Ihres Unternehmens flexibel an und ermöglichen einen schnellen operativen Start an neuen Standorten. Der mobile Zugriff auf alle Daten, weltweit und unabhängig vom Endgerät, ist bei modernen ERP-Systemen Standard.
Fazit: Ohne ERP geht es nicht
Die effiziente Verwaltung von Ressourcen und automatisierte Prozesse machen nicht nur für Großunternehmen Sinn, sondern auch bei jedem Start-Up. Tipp: Achten Sie bei der Auswahl darauf, dass Ihr ERP-System einfach, übersichtlich und leicht zu implementieren ist. Außerdem muss es in allen weiteren Phasen mit dem Wachstum Ihres Unternehmens Schritt halten können. Wir beraten Sie gerne!
