IT-Kosten senken: Darum lohnen sich ERP-Systeme aus der Cloud

Die Anschaffung eines neuen ERP-Systems ist langwierig und bindet viele Ressourcen. Auch deswegen scheuen Unternehmen den Umstieg. Gerade im Mittelstand sind daher überalterte Lösungen auf lokalen Unternehmens-Servern weit verbreitet.

Vom On-Premises-System in die Cloud wechseln - was spricht dafür?

Die Digitalisierung treibt die Kosten für diesen Stillstand jedoch in die Höhe. Das Geschäft verlagert sich immer mehr ins Internet, und den bestehenden Lösungen fehlen viele Funktionen, die für diese neue Art des Handels so wichtig sind: Die Möglichkeit zur Verzahnung der ERP-Software mit einem Webshop ist nur eines von zahlreichen Beispielen dafür.

Ein Wechsel wird damit unvermeidlich – und damit auch die Frage nach der notwendigen Infrastruktur. Passt die lokale Lösung noch zum Unternehmen? Oder ist der Wechsel in die Cloud die bessere Alternative? Erfahren Sie in diesem Artikel, warum sich der Umstieg lohnt.

Die Betriebsmodelle im Überblick

Das klassische Betriebsmodell für ERP-Lösungen ist das On-Premises-Modell. Dabei wird das ERP auf einem lokalen Server des Unternehmens installiert. Die Hardware gehört also dem Unternehmen und muss von diesem gewartet werden.

Über Jahrzehnte waren On-Premises die einzigen technisch möglichen Lösungen. Mit dem Aufkommen des Internets jedoch haben sich daneben cloudbasierte Modelle etabliert. Dabei wird die Software im Rechenzentrum eines Cloud-Anbieters betrieben, auf das die Anwender in den Unternehmen über das Internet zugreifen.

Bei diesen cloudbasierten Betriebsmodellen wird unterschieden zwischen dem Infrastructure-as-a-Service (IaaS) und dem Software-as-a-Service-Modell (SaaS). Bei IaaS-Modelle mieten die Unternehmen nur die Hardware und installieren ihre eigene Software auf den Servern des Cloud-Anbieters. Beim SaaS-Modell hingegen abonnieren die Unternehmen auch die Software. Damit zahlen sie für Nutzung der Software und lagern alle Verwaltungsaufgaben rund um den Betrieb und Wartung der Hard - und Software aus.

Sparen mit cloudbasierten IT-Lösungen

Doch welches dieser Betriebsmodelle ist nun geeigneter? Lohnt sich der Umstieg auf eine Cloud-Lösung wirklich? Die Antwort darauf ist ein klares: Ja.

Neues ERP = neue Hardware

Moderne ERP-lösungen können mehr als ältere Systeme. Sie sind schneller, bieten mehr Funktionen und sind auf die aktuellen technischen und wirtschaftlichen Herausforderungen zugeschnitten. Allerdings benötigen Sie auch moderne Hardware – nicht, weil sie per se ressourcenhungriger wären; sondern weil moderne Systeme selbstverständlich auf und für moderne Hardware entwickelt wird.

Wenn Sie also eine moderne Unternehmenssoftware anschaffen und im On-Premises-Modell betreiben wollen, müssen Sie auch Ihre IT-Infrastruktur erneuern. Die Einrichtung einer modernen IT-Infrastruktur mit allen notwendigen Schutzvorkehrungen – vom Brandschutz bis hin zu Backup-Systemen – ist jedoch sehr teuer. Darüber hinaus müssen die unternehmenseigenen Server regelmäßig gewartet werden. Auch das verursacht Kosten – und zwar nicht nur zu Beginn des Umstiegs, sondern über den gesamten Nutzungszeitraum hinweg.

Hinzu kommt, dass ein eigenes Rechenzentrum nur selten wirklich zukunftssicher ist: Immerhin dürfte es oft finanziell schwer fallen, Leistungsreserven für spätere Erweiterungen von vorneherein im System einzuplanen. Doch auch der spätere Ausbau bringt oft Probleme mit sich, zumal sich die Technik beständig weiter entwickelt und es keine Garantie darauf gibt, dass die heutige Technik zu zukünftiger Technologie kompatibel bleibt.

Wenn Sie sich für ein On-Premises-System entscheiden, werden Sie früher oder später wieder in dieselben Schwierigkeiten kommen, die Sie jetzt zum Systemwechsel bewegen.

Eigene Investitionskosten senken mit Cloud-Technologie

Wenn Sie hingegen in die Cloud wechseln, dann können Sie sich all das buchstäblich sparen. Denn für ein cloudbasiertes ERP-System brauchen Sie keine eigene IT-Infrastruktur – nur Endgeräte für Ihre Mitarbeiter und einen Internetzugang, um sich mit der Cloud-Software verbinden zu können. Alle weiteren Investitionskosten in die Hardware und ihre Sicherung trägt der Anbieter der ERP-Lösung.

Natürlich werden diese Kosten dann auf die monatlichen Beiträge der Kunden umgelegt. Dennoch der einzelne Cloud-Nutzer zahlt nur einen Bruchteil der eigentlichen Kosten. Microsoft zum Beispiel investiert jedes Jahr fast eine Milliarde Dollar in seine Rechenzentren, um die höchste Qualität sicherzustellen – in Sachen Performance, aber auch in Sachen Sicherheit und in Sachen Agilität. Microsoft-Kunden können alle Vorteile dieser Investitionen nutzen, ohne dass sie selbst eine Milliarde dafür ausgeben müssten.

Garantierte Systemverfügbarkeit, State-of-the-Art-Technologie, die alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt und leistungsstarke Systeme, die auch größte Datenmengen zuverlässig und schnell verarbeiten : In der Cloud können Sie die Vorteile von Systemen nutzen, die Sie allein niemals finanzieren könnten.

Die Cloud bringt auch steuerliche Vorteile

Darüber hinaus können Unternehmen, die auf die Cloud setzen, die Mietgebühren für ihr ERP-System als Betriebsausgaben sofort steuerlich geltend machen. Beim Einrichten eines eigenen Rechenzentrums können die hohen einmaligen Kapitalkosten nur über mehrere Jahre abgeschrieben werden.

Wartungs- und Update-Kosten senken

Doch nicht nur der Kostenfaktor 'Hardware' spricht für die Cloud. Wenn Sie sich für ein Software-as-a-Service-Modell entscheiden, können Sie auch die Kosten für die Software an sich senken. Denn bei On-Premises-Modellen müssen Sie fast zwangsläufig für jedes Update zahlen und es gegebenenfalls selbst installieren. In Cloud-ERPS hingegen werden Systemaktualisierungen zumeist im Hintergrund vom Betreiber erledigt.

Flexibilität gewinnen

Neben den Kostenersparnissen sprechen jedoch auch andere gewichtige Faktoren für die Cloud. Denn bei IaaS- und SaaS-Modellen fällt auch das Problem der fragwürdigen Zukunftssicherheit weg. Die Infrastruktur der großen Cloud-Anbieter und die flexiblen Preismodelle ermöglichen es Ihnen, ihr System schnell und unkompliziert zu skalieren: Mietlizenzen lassen sich schnell hinzubuchen oder abbestellen – abhängig vom konkreten Abo-Modell oft sogar monatsgenau.

Fazit

On-Premises-Modelle waren über eine lange Zeit die einzige Möglichkeit, moderne Informationstechnik in seinem Unternehmen zu nutzen. Mit der Cloud hat sich das jedoch grundlegend geändert. Hohe Investitionen in Hardware, die früher oder später ohnehin wieder ersetzt werden muss, sind heutzutage ebenso wenig notwendig wie das aufwendige Einrichten und Warten von starren Systemen, die sich aktuellen Lagen nicht anpassen können. Zukunftssicherheit, niedrige Kosten und maximale Flexibilität: Das alles findet sich heute in der Cloud.

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