Die Anschaffung eines neuen ERP-Systems ist ein komplexes Projekt. Um es zum Erfolg zu führen, müssen Unternehmen eine Vielzahl von Aspekten beachten. Eine der häufigsten Fehlerquellen ist eine ungenügende Vorbereitung – denn je unklarer die Anforderungen des Unternehmens an die neue Software sind, desto schwieriger ist der Auswahlprozess. Nicht selten führen sie sogar zu einem Scheitern des Projekts. Zudem steigt so das Risiko, dass später umfangreiche und teure Anpassungen nötig werden.
In diesem Artikel lesen Sie, wie Sie diese Fehlerquelle vermeiden und genau bestimmen, was Ihr neues ERP-System leisten können muss.
Prüfen Sie Ihre bestehende IT
Führen Sie zunächst eine vollständige Bestandsaufnahme durch. Prüfen Sie, welche Anwendungen bereits in Ihrem Unternehmen im Einsatz sind und welche Funktionsbereiche diese abdecken. Neben einem ERP-System kann es sich dabei um viele weitere Lösungen handeln – zum Beispiel CRM-Systeme, WaWis oder Software für die Finanzbuchhaltung. Gerade in historisch gewachsenen IT-Landschaften sind oft eine Vielzahl von Insellösungen im Einsatz.
Anhand dieser Bestandsaufnahme können Sie später einfacher planen:
- welche Prozesse Sie in einem System zusammenlegen sollten,
- welche der bestehenden Lösungen abgeschafft werden können/müssen
- welche Lösungen an das neue ERP-System angebunden werden müssen (zum Beispiel branchenspezifische Speziallösungen, deren Funktionalität auf jeden Fall erhalten bleiben muss und die nicht in einem ERP-System aufgehen können.)
Mit dieser Analyse legen Sie zudem den Grundstein für ein vollständiges Lastenheft – ein überaus nützliches Hilfsmittel, das im weiteren Verlauf des Auswahlprozesses eine entscheidende Rolle spielen wird.
Prüfen Sie Ihre Prozesse
Um die Anforderungen an ein neues ERP-System zu bestimmen, reicht es nicht aus, sich nur an den vorhandenen IT-Systemen abzuarbeiten. Denn der Status Quo ist nur in den seltensten Fällen auch das Best Practice. Oft genug werden bestimmte Aufgaben nur deswegen auf eine bestimmte Art und Weise erledigt, weil eine bessere Lösung bislang unmöglich war.
Wenn Sie die Einführung eines neuen ERP-Systems planen, sollten Sie also alle Unternehmensprozesse auf den Prüfstand stellen und bewerten, inwiefern diese Prozesse sinnvoll organisiert sind oder ob sie sich verbessern lassen.
Wichtig ist es, unvoreingenommen an diese Prüfung heranzugehen. Immerhin dürften sich viele Mitarbeiter mit den bestehenden Prozessen arrangiert haben und Veränderungen kritisch gegenüber stehen. Doch ein simples ‚Das haben wir schon immer so gemacht!‘ darf kein Argument dafür sein, sinnvolle Veränderungen zu blockieren!
Erstellen Sie also eine genaue Übersicht über alle Arbeitsabläufe: Wer ist an einem Prozess beteiligt? Wie sind die genauen Abläufe? Welche Hilfsmittel werden eingesetzt? Wo kommt es zu Reibungen? Achten Sie besonders auf Prozesse, an denen mehrere Abteilungen beteiligt sind – gerade hier entstehen häufig Probleme.
Wie Sie mit cleverem Change Management Ihr ERP-Projekt zum Erfolg führen, lesen Sie hier.
Beziehen Sie alle Abteilungen mit ein
Bei dieser Prüfung ist es unerlässlich, alle Abteilungen aktiv mit einzubeziehen. Anderenfalls laufen Sie Gefahr, wichtige Details zu übersehen. Oft haben einzelne Abteilungen eigene Prozesse erarbeitet oder nutzen ‚inoffizielle‘ Hilfsmittel, von denen Sie oder Ihre IT-Abteilung nichts wissen. Klassische Fälle wären hier zusätzliche Excel-Listen oder 'private' Vorlagen für Dokumente. Die Anschaffung eines neuen ERP-Systems ist die ideale Gelegenheit, diesen Wildwuchs in die Prozessstruktur des gesamten Betriebs zu integrieren.
Doch auch weitere Gründe sprechen dafür die Anforderungsbestimmung abteilungsübergreifend anzugehen. Denn letzten Endes können nur die Mitarbeiter aus ihrem Arbeitsalltag heraus sagen, was die wirklichen Probleme sind.
Prüfen Sie, was möglich ist
Die wenigsten Menschen haben ein privates Interesse an ERP-Systemen. Darum ist es nur natürlich, dass Sie nicht wissen, was mit moderner Software möglich ist – zumal der immer schnellere technologische Fortschritt es schwer macht, den Überblick zu bewahren.
Um die Anforderungen an ein neues ERP-System zu bestimmen, sollten Sie recherchieren, welche Möglichkeiten moderne IT-Infrastruktur bietet. Oft können aktuelle ERP-Systeme mehr leisten als Sie denken – und das nicht nur in Sachen Funktionsumfang. So müssen Unternehmen heute beispielsweise kein eigenes Rechenzentrum mehr betreiben: Moderne ERP-Systeme werden aus der Cloud bereitgestellt, sodass Betriebe die IT wie eine Dienstleistung buchen und somit ihre Kosten durch den Einsatz eines Cloud-ERPs deutlich senken können.
Stellen Sie ein Lastenheft für die ERP-Auswahl auf
Wenn Sie alle funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen definiert haben, ist es an der Zeit, ein Lastenheft zu erstellen. Darin halten Sie alle Informationen und Fragestellungen fest, die für die Auswahl des neuen ERP-Systems relevant sind. Mehr darüber, was ein Lastenheft ist und was es enthalten muss, erfahren Sie in diesem Artikel.
Mit der Erstellung des Lastenhefts ist die Anforderungsanalyse abgeschlossen. Ab nun können Sie mit dem guten Gefühl, dass Sie alle Anforderungen vollumfänglich definiert haben, auf die Suche nach einem geeigneten Software-Anbieter gehen.
