Egal ob Sie Ihre in die Jahre gekommene Buchhaltungssoftware ablösen oder ein neues ERP-System einsetzen wollen: Ihre Auswahl will gut überlegt sein. Bevor Sie also eine neue Unternehmenssoftware auswählen und einführen können, sollten Sie vorab wissen, was Ihr neues System für Sie leisten muss.
Um Risiken bei der Auswahl zu reduzieren und zu begrenzen, gilt es, Ihre Ansprüche an die neue Software zu beschreiben – schließlich bildet die Definition Ihrer Anforderungen die Basis für den weiteren Erfolg. Ein ERP-Lastenheft kann hier Abhilfe schaffen.
Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie ein Lastenheft erstellen, das Ihre ERP-Auswahl effektiv unterstützt.
Wie funktioniert das Lastenheft?
Allgemein dient das Lastenheft als Zusammenfassung strategischer und fachbereichsspezifischer Anforderungen eines Unternehmens an ein ERP-System in Listenform.
Ein gutes Lastenheft ist dabei mehr als eine bloße Liste. Anforderungen müssen exakt formuliert sowie kontextualisert werden; je genauer Spezifikationen für einen konkreten Anwendungsfall definiert sind, umso weniger Spielraum gibt es für Missverständnisse.
Bedenken Sie daher, dass die genannten Anforderungen mehr als Zielformulierungen sind und einen Lösungsweg enthalten sollten. Nur so ist eine effektive Zusammenarbeit mit einem ERP-Anbieter möglich.
Wie kann ein Lastenheft beim ERP-Projekt helfen?
Ein Lastenheft hilft Ihnen auf zwei Arten: Zunächst unterstützt es Sie im Entscheidungsprozess im Laufe einer ERP-Einführung. Es enthält die Anforderungen, die Sie an ein ERP-System stellen, welche im Umkehrschluss für die Anbieterauswahl von hoher Relevanz sind.
Weiterlesen: So vergleichen Sie ERP-Systeme objektiv miteinander.
Nicht nur vor, sondern auch für die Implementierung ist das Lastenheft ein wichtiges Werkzeug. Durch dieses haben Sie stets eine Art Kontrolldokument, welches für Rückfragen und zum Monitoring des ERP-Projekts verwendet werden kann.
Andererseits wird das Lastenheft als Briefing genutzt. Durch die angegebenen Anforderungen können ERP-Anbieter so spezifisch auf Ihr Vorhaben eingehen. Das Lastenheft stellt damit aus Anbietersicht einen Leitfaden dar, der die Ziele Ihres Unternehmens beschreibt und an welchen sich das ERP-Projekt richten wird.
Wie erstellt man ein ERP-Lastenheft?
Einem guten Lastenheft geht zunächst eine Analyse des Ist-Zustands voraus, auf deren Ergebnissen Sie aufbauen können. Gehen Sie auf die Stärken und Schwächen Ihres Unternehmens ein und überlegen Sie prozessorientiert, an welchen Stellen es Verbesserungspotenzial gibt oder Ressourcen noch nicht voll ausgeschöpft sind.
In einem zweiten Schritt geht es dann um den Soll-Zustand. Hier bietet es sich an, abteilungsweise vorzugehen: Formulieren Sie Ihre Anforderungen ergebnisoffen. Unterscheiden Sie hierbei zwischen Muss- und Kann-Funktionen, um zu lange "Wunschlisten" zu vermeiden. Verzichten Sie außerdem auf zu spezifische Begriffe und Beschreibungen – so erreichen Sie mehr Menschen. Einerseits wird so für den ERP-Anbieter das Geschäftsmodell des Kunden deutlicher und andererseits können anhand der benötigten Funktionen Lösungswege entwickelt werden, ohne Anbieter einzuschränken.
Als Inspirationsquelle für die Anforderungen sollten Sie vor allem fehlende Funktionen in Ihrer alten Software aufnehmen, Wachstumspläne beachten und aktuelle Berichte miteinbeziehen. Folgende Fragen helfen zur Orientierung:
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Welche technischen Anforderungen benötigen Sie (z. B. Datenbank, Betriebssystem)?
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Welche funktionalen Anforderungen (z. B. automatische Preisermittlung, Lagerhaltung nach LIFO) sind relevant?
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Welche Anforderungen an den Anbieter (z. B. Branchenkenntnisse, Sprache, Referenzen) haben Sie?
Sortieren Sie dann die Anforderungen systematisch nach deren Relevanz. Am Ende liegt Ihnen ein Dokument vor, welches effektiv zur Auswahl des ERP-Systems beiträgt.
Das darf auf keinen Fall in Ihrem Lastenheft fehlen
Das zielgerichtete Erstellen eines Lastenheftes zur Definition Ihrer Anforderungen ist ein wesentlicher Bestandteil eines erfolgreichen ERP-Projekts und bildet die Basis dafür, das passende ERP-System zu finden. Achten Sie daher vor allem auf die folgenden Punkte, ohne die Ihr Lastenheft nicht auskommt:
✔ Beschreibung Ihres Unternehmens (Name, Branche, Rechtsform etc.)
✔ Aktuell eingesetzte IT-Infrastruktur (Haben Sie bereits ein System im Einsatz? Gibt es bestehende Softwarelösungen, die per Schnittstelle angebunden werden müssen?)
✔ Funktionale/nicht-funktionale Anforderungen (Ergebnisse Ihrer Anforderungsanalyse)
✔ Zeitplan (Bis wann muss welcher Schritt umgesetzt sein? Wann sollen die ERP-Schulungen stattfinden? Wann kann die Implementierung beginnen?)
Fazit: Ein Lastenheft ist bei der Einführung einer neuen Unternehmenssoftware eine gute Orientierungsmöglichkeit. Wenn Sie dabei exakte formulierte Anforderungen einbinden und die wichtigsten Bestandteile einbauen, steht einer guten Entscheidung für ein passendes ERP-System nichts mehr im Wege!
