Mit dem Wachstum des Unternehmens kommt jeder Online-Händler früher oder später an den Punkt, an dem Arbeitsprozesse automatisiert und optimiert werden müssen.
Dabei ist das passende Warenwirtschaftssystem der Schlüssel zum Erfolg. Doch das Angebot an verschiedenen Warenwirtschaftssystemen ist groß und scheint unübersichtlich. Im folgenden Artikel haben wir fünf häufige Fehler bei der Auswahl zusammengefasst und zeigen, wie Sie diese umgehen.
Weiterlesen: Sie sind sich noch unsicher, ob der Einsatz eines WaWi das richtige für Ihr Unternehmen ist? Erfahren Sie, welche Vorteile der Einsatz dieser intelligenten Software für Ihr Unternehmen hat. Oder erfahren Sie mehr zum Einsatz, zu den Funktionen und Auswahlkriterien eines Warenwirtschaftssystems.
Fehler 1: Anforderungen nicht definiert
Ganz klar: Jedes Unternehmen hat individuelle Ansprüche. Oft wird jedoch der Fehler begangen diese nicht korrekt zu definieren bzw. viele Überlegungen außen vor zu lassen.
Werfen Sie zuallererst einen Blick auf Ihre momentane IT-Landschaft. Welche Anwendungen befinden sich im Einsatz – CRM-Programme, Excel etc.? Gründsätzlich können Sie auf diverse Insellösungen dank WaWi zukünftig verzichten; manche könnten für die Anwendung jedoch von hoher Relevanz für Ihr Unternehmen sein. Stellen Sie daher fest, welche Ihrer alten Lösungen abgelöst, welche beibehalten und welche durch Schnittstellen integriert werden können.
Fehler 2: Zu grobe Analyse
Wurden die Anforderungen auf Grundlage des eigenen Betriebs definiert, sollten Sie detailliert analysieren, wo im Unternehmen Verbesserungsdedarf besteht.
Sinnvoll ist es hier, eine Stärken/Schwächen-Analyse (SWOT-Analyse) durchzuführen. Sehr schnell wird erkenntlich, an welchem Rad gedreht werden muss, damit Abläufe effizienter durchgeführt werden können. Häufige Schwachstellen können beispielsweise wenig ausgeprägte Lagerungs- und Logistikprozesse sein, eine dezentrale Datenhaltung oder die Fragmentierung von eingespielten Teams.
Fragen Sie sich:
- Welche Schwachstellen hat das Unternehmen?
- An welche Stellen besteht Optimierungsbedarf?
- Gibt es Ressourcen, welche (noch) nicht optimal genutzt werden? Welche sind das?
- Welche Prozesse müssen mit der Warenwirtschaft abgebildet werden?
Fehler 3: Keine genauen Ziele
Die wichtigste Frage daraufhin lautet: Was wollen Sie mit der Implementierung eines Warenwirtschaftssystems erreichen? So simpel das auch klingen mag, so oft wird es auch vernachlässigt. Natürlich soll der Einsatz der Software Transparenz schaffen, Kosten senken, Umsätze steigern – das erfordert jedoch klare Zielvorgaben für einzelne Abteilungen und auch für Ihre Mitarbeiter.
In den verschiedenen Unternehmensbereichen wird es verschiedene Ziele geben: In der Produktion sollen möglicherweise viele Teilschritte automatisiert werden. Im Lager kann das Ziel sein, Lagerbestände zu reduzieren und einen höheren Grad an Lieferfähigkeit zu erzielen. Im Bereich Vertrieb sollen dagegen Kundenbeziehungen verbessert werden.
Versuchen Sie schwammige Formulierung zu meiden und bei der Formulierung Ihrer Ziele bestimmte Kriterien zu beachten. Ihr Zieldefinition sollten daher wie folgt sein:
- spezifisch
- messbar
- realistisch
- auf Akzeptanz stoßen
- eine klare Terminvorgabe haben
Fehler 4: Must-Haves oder K.O.-Kriterium
Sie sollten sich dann darüber klar werden, auf welche Funktionen Sie auf keinen Fall verzichten können. Was sind Ihre Must-Haves, welche Ihre K.O.-Kriterien? Beginnen Sie zu selektieren, indem Sie durch diese 5 Hauptkriterien erste ungeeignete Systeme herausfiltern:
- Technischen Anforderungen (z.B. Cloud oder On-Premise Software)
- Flexibilität & Skalierbarkeit (Können Module hinzugefügt werden? Kann die Software mit dem Unternehmen mitwachsen?)
- Anforderungen an den Anbieter (z. B. Branchenkenntnisse, Sprache, Referenzen)
- Preis-Leistungsverhältnis
Fehler 5: Auge nur auf die Funktionen
Nachdem eine Vorauswahl durch Selektion Ihre Suche auf wenige Warenwirtschaftssysteme beschränkt haben sollte, ist es ratsam, diese Systeme noch einmal genau zu betrachten. Vergleiche sind ein hilfreiches Mittel: Eine genaue Gegenüberstellung der unterschiedlichen Systeme kann helfen, Ihre Auswahl weiter zu verringern. Holen Sie sich zudem Angebote ein, sehen Sie sich Produktpräsentationen an oder erstellen Sie sich Testaccounts.
Verlieren Sie sich jedoch nicht im Funktionsumfang der jeweiligen Anbieter. Schauen Sie auch, was für ein Unternehmen hinter der angebotenen Software steckt. Informieren Sie sich eingehend, welche Erfahrung der Anbieter mitbringt und ob er sich auf Ihre Branche spezialisiert. Werden Schulungen und Implementierung durch diesen vorgenommen? Welcher Support und welche Services werden darüber hinaus angeboten? Denn nicht nur die Software selbst, sondern auch die Kompetenz Ihres WaWi-Anbieters spielen eine wichtige Rolle für den erfolgreichen Einsatz eines Warenwirtschaftssystems.
