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Welche Software ist ihr Geld wirklich wert? Und welches ERP-System lohnt sich für uns? Eine Frage, die allen Projektverantwortlichen bei der ERP-Auswahl Kopfzerbrechen bereitet. Schließlich ist die Einführung einer neuen Business-Software mit Aufwand verbunden. Sie benötigen Budget für die Software-Lizenzen, stellen Manpower für die Implementierung frei und schulen Ihre Mitarbeiter. Neben den Investitionen in der Startphase fallen auch im laufenden Betrieb Kosten für Wartung, Support und Weiterentwicklung an.

Doch in der anderen Seite der Waagschale liegt der erwartete Nutzen: Eine auf Ihr Unternehmen abgestimmte, moderne Unternehmenssoftware steigert die Produktivität und hilft Einsparpotenziale zu realisieren.

Da Sie im Schnitt fünf bis zehn Jahre mit Ihrer neuen Softwarelösung arbeiten werden, lohnt sich eine fundierte Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, um das Investitionsrisiko für Ihre ERP-Anschaffung zu minimieren. Eine gängige Kennzahl zur Messung der Rentabilität ist der „Return on Investment“ (ROI).

ERP-Investition - Entscheidungshilfe

Bewertungsgröße ROI

Kurz zusammengefasst misst der ROI, wie hoch der Ertrag Ihrer Investition im Verhältnis zum investierten Kapital ist, mathematisch also „Erwirtschafteter Gewinn / eingesetztes Kapital * 100“. Je höher der ROI, desto lohnenswerter der Invest. Klingt logisch und unkompliziert. Das Problem: Während sich die Kostenseite vergleichsweise einfach berechnen lässt, ist der Nutzen eines ERP-Systems deutlich schwieriger in Zahlen zu fassen und beruht teilweise auf Szenarien und Modell-Annahmen.

Also alles Quatsch? Nein! Wir halten eine ROI-Betrachtung im Rahmen der ERP-Auswahl für sinnvoll, da Sie sich intensiv mit den Kosten- und Nutzenfaktoren beschäftigen und gezwungen sind, beide Seiten nicht nur „Pi mal Daumen“ zu schätzen, sondern konkret zu beziffern.

Die Berechnung des ROI

Schritt 1: Festlegung der erwarteten Nutzungsdauer

Um Kosten und Nutzen im Lebenszyklus berechnen zu können, müssen Sie vorab schätzen, wie lange die Software im Betrieb sein wird. Die Entwicklungen im Softwaremarkt verlaufen rasant, was insbesondere bei klassischen Kauflizenzen zum Rentabilitätskiller werden kann, falls die Software früher als erwartet nicht mehr den betrieblichen Anforderungen genügt.

Praxis-Tipp
Anhaltspunkt: Mehr als 10 Jahre Nutzungsdauer sind nach aktuellem Stand unrealistisch. Abo-Modelle punkten hier mit einem deutlich niedrigeren Investitionsrisiko, da Sie ohne teure Start-Aufwendungen zu jedem Zeitpunkt die aktuellste Version der Software nutzen.

Schritt 2: Berechnung der Total Cost of Ownership (TCO)

Beginnen wir anschließend mit dem einfacheren Teil, den Kosten über den gesamten Lebenszyklus der Software:

  • Anschaffungsphase: Ressourcen für den Auswahlprozess (z.B. Beraterkosten, Mitarbeiter-Meetings), Kauf von Lizenzen und Hardware (bei Kauflizenzen und/oder On-Premise-Nutzung), Implementierung, Schnittstellen, Customizing, Testing …
  • Nutzungsphase: Monatliche Miete für Software-Lizenzen (bei Abo-Modellen), Hosting (Kosten für die Cloud), Wartung, Upgrades, Support, Training, Bugfixing … Alle Kosten hochgerechnet auf die definierte Nutzungsdauer.
  • Ersatzphase: Kosten, die bei der Ausmusterung der Software entstehen (z.B. Datenmigration auf Neusystem)

Beim Vergleich verschiedener Softwarelösungen wird schnell deutlich, dass die Kosten der Nutzungsphase über den gesamten Lebenszyklus betrachtet stärker ins Gewicht fallen als meist vermutet. Berücksichtigen Sie bei der Kalkulation auch die indirekten Kosten, die zu Produktivitätsverlusten führen können, z.B. Ausfallzeiten, niedrige Verarbeitungsgeschwindigkeit oder Usability.

Praxis-Tipp
Für einen attraktiven ROI sollten Sie bei der Softwareauswahl auf wichtige Kostentreiber achten. Insbesondere die Kosten für Onboarding, Wartung & Weiterentwicklung, Support und Schulungen fallen stark ins Gewicht. Von Vorteil sind nutzerfreundliche Lösungen mit unkomplizierter Konfiguration und einer intuitiven Bedienoberfläche. Gibt es einen kostenlosen Telefon- und/oder Mailsupport? Welche Service Level Agreements gibt es – und wie teuer sind diese im Vergleich zum Wettbewerb? Kostenlose Webinare des Anbieters können den Schulungs- und Supportaufwand übrigens deutlich verringern! Prüfen Sie außerdem das „Kleingedruckte“ genau, in welchem Umfang Releases kostenlos sind.

Schritt 3: Schätzung des Nutzens

Die Einführung einer Softwarelösung generiert Wertschöpfung im Unternehmen. Je nachdem, welche „Pain Points“ Sie dazu bewegen, ein ERP-System einzuführen, können sich die relevanten Haupt-Effekte von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden.

Typische Nutzeneffekte sind:

  • Umsatz-/ Gewinnsteigerung
  • Kostenrückgang
  • Reduzierung von Fehlerquellen
  • Senkung des administrativen Aufwands
  • Zeiteinsparung (Effizienz)
  • Verbesserung der Produkt- und Service-Qualität
  • Senkung der Retourenquote
  • Verkürzung von Durchlauf- und Lieferzeiten
  • Bessere Ressourcenauslastung
  • Höhere Mitarbeitermotivation
  • Höhere Kundenzufriedenheit
  • Senkung des Trainingsaufwands
  • Multiplikator- und Synergieeffekte

Während sich beispielsweise die Zeiteinsparung beim Erstellen und Versenden von Angeboten und Rechnungen recht einfach messen lässt, ist es schon deutlich schwieriger, eine höhere Kundenzufriedenheit prozentual auf die Einführung des ERP-Systems zurückzuführen und in einen Geldwert zu übersetzen.

Praxistipp
Das höchste Nutzenpotenzial hat ein ERP-System, das alle Ihre Workflows abbildet und möglichst viele Prozesse möglichst perfekt optimiert. Achten Sie bei der Auswahl deshalb unbedingt auf die Brancheneignung der Lösung und dass alle relevanten Features vorhanden sind oder über offene Schnittstellen integriert werden können. Hier finden Sie mehr Tipps zur Auswahl des richtigen ERP-Systems.

Um so realistisch wie möglich zu schätzen, sollte die errechnete Wertschöpfung um Risikofaktoren bereinigt werden. Typische Risikofaktoren sind:

  • Bewertungsfehler
  • Übertriebener Optimismus
  • Unterschätzte Risiken
  • Unvorhergesehene betriebliche Entwicklungen
  • Äußere Markteinflüsse (z.B. Konjunkturkrisen)

Eine konkrete Bezifferung ist schwierig, deshalb fließen diese Risiken üblicherweise durch Schätzvariablen (prozentuale Abschläge) in die Nutzenrechnung ein.

Schritt 4: Berechnung des ROI

ROI = Risikoangepasster Nutzen / Total Cost of Ownership * 100

ROI in der Praxis: Softwareinvestitionen richtig bewerten

Fazit: Der ROI eignet sich zwar nicht als alleiniges Entscheidungskriterium für ERP-Investitionen, doch in Kombination mit weiteren Kennzahlen bietet er eine valide Hilfe, um Softwarelösungen zu vergleichen und zu priorisieren. Sinnvolle Kennzahlen sind beispielsweise die Break-Even-Analyse und die Kapitalwertmethode:

  • Der Break-Even ist ein Index, wie schnell sich Ihre Investition auszahlt, d.h. ab wann die Software ihre Kosten wieder eingespielt hat.
  • Die Kapitalwertmethode ist komplexer als die ROI-Betrachtung und erfasst nicht nur die Höhe von Kosten und Nutzen, sondern auch den Zeitpunkt der Geldflüsse, die Verzinsung von positiven Überschüssen und die Bereinigung durch die Inflation.

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