Der Großhandel steht unter Druck. Um auf dem Markt erfolgreich zu bleiben, müssen Großhändler ihre Kosten senken und so effizient wie möglich sein. Optimierte Prozesse sind dabei von entscheidender Bedeutung. Wie diese Optimierung gelingt – und warum ein ERP-System dafür praktisch unerlässlich ist – erfahren Sie in diesem Artikel!
Wie funktioniert die Prozessoptimierung im Großhandel?
Die Optimierung von Prozessen ist eine große Aufgabe, die – wenn man sie seriös angeht – alle Abteilungen betrifft. Dieser große Umfang sollte Großhändler jedoch nicht davon abhalten, diese Aufgabe anzugehen. Mit einem planvollen Vorgehen lassen sich Prozesse jedoch verhältnismäßig leicht optimieren. Im Wesentlichen ist folgendes zu tun:
Prozessoptimierung im Großhandel bedeutet Standardisierung
Prozesse im Großhandel sind komplex und unterscheiden sich manchmal im Detail, aber nur selten in den großen Linien: Bestellungen werden immer wieder bearbeitet, Pakete immer wieder gepackt und Rechnungen immer wieder geschrieben und versendet. Der erste Schritt zur Prozessoptimierung ist es also, diese Abläufe zu standardisieren und verbindliche Methoden festzulegen, nach denen sie bearbeitet werden. Das steigert nicht nur die Effizienz, sondern bildet auch eine entscheidende Grundlage für weitere Maßnahmen zur Prozessoptimierung.
Prozessoptimierung im Großhandel bedeutet Digitalisierung
Ebenso wichtig für eine nachhaltige Prozessoptimierung ist die Digitalisierung. Gerade das Abtippen, Kopieren und Austauschen von Papierdokumenten kostet viel Zeit und ist darüber hinaus auch extrem fehleranfällig: Schon ein einzelner Tippfehler kann empfindliche Verzögerungen auslösen, wenn zum Beispiel falsche Mengen gepackt oder an eine falsche Adresse geliefert wird. Digitale Daten hingegen können schneller ausgetauscht werden und bleiben – einmal richtig eingegeben – dabei immer korrekt.
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Prozessoptimierung im Großhandel bedeutet Automatisierung
Standardisierte digitale Prozesse lassen sich automatisieren. Anstatt zum Beispiel die einzelnen Posten einer Bestellung manuell ans Lager weiterzugeben, können sie automatisch versendet werden, sodass sie sofort vorliegen und die Lieferung vorbereitet werden können. Auf ähnliche Weise lassen sich viele wesentliche Abläufe in einem Unternehmen automatisch abwickeln. Damit ist die Automatisierung ein zentraler Baustein der Prozessoptimierung im Großhandel.
Prozessoptimierung im Großhandel bedeutet Integration
Um digitale Prozesse automatisieren zu können, braucht es jedoch ein hohes Maß an Integration und Verzahnung der eingesetzten Programme. Digitale Daten können nicht sinnvoll verwendet werden, wenn sie in voneinander abgetrennten ‚Silos‘ lagern. Das gilt besonders dort, wo Prozesse abteilungsübergreifend ablaufen. Ein eigenes Programm für die Buchhaltung, ein zweites für die Warenwirtschaft und ein drittes für die Kommunikation – eine solche komplexe Landschaft von Insellösungen macht die Optimierung und Automatisierung von Prozessen schwierig.
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So unterstützt ein ERP-System Großhändler bei der Prozessoptimierung
Es braucht also entweder Schnittstellen zwischen den Lösungen – oder eine umfassende Lösung, in der alle Abteilungen ihre Daten in einer einzigen zentralen Datenbank speichern und bearbeiten.
Genau an diesem Punkt kommen ERP-Systeme ins Spiel, da sie Funktionen für alle wesentlichen Abteilung eines Unternehmens in einer einzigen Software vereinen. Damit bilden ERP-Systeme die ideale technische Grundlage, um wesentliche Prozesse im Großhandel abteilungsübergreifend zu automatisieren.
Die konkreten Möglichkeiten, die sich dabei ergeben, sind praktisch unerschöpflich. Zur Verdeutlichung seien hier nur zwei konkrete Beispiele genannt:
Beispiel 1: Prozessoptimierung durch eine automatisierte Bestellabwicklung
Sobald eine Bestellung beim Großhändler eingeht, löst das zahlreiche Folgeaktionen für verschiedene Abteilungen aus. Zunächst muss die Bestellung im ERP-System eingegeben werden, wenn sie nicht ohnehin bereits digital vorliegt. Danach müssen Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung erstellt, die Waren kommissioniert und versendet und schlussendlich die Transaktion gebucht werden: Ein komplexer Prozess, an dem viele Abteilungen beteiligt sind.
Ohne ERP-System müssen alle diese Arbeitsschritte aufwendig koordiniert werden. Mit einem ERP-System hingegen können zunächst einmal alle notwendigen Belege auf Knopfdruck erstellt werden, da alle relevanten Kunden- und Artikeldaten im System gespeichert sind. Diese Informationen und Belege werden dann auch rein digital an die jeweiligen Abteilungen weitergesendet, die sie benötigen – voll automatisch, unverzüglich und fehlerfrei, da alle Belege auf denselben Datensätzen basieren. Auf diese Weise lässt sich die komplette Abwicklung vom Eingang der Bestellung bis zur Buchung wesentlich vereinfachen und optimieren.
Beispiel 2: Prozessoptimierung durch eine automatisierte Beschaffung
Ein weiteres Beispiel für die enormen Automatisierungsmöglichkeiten, die ein modernes ERP-System bietet, ist die Beschaffung. Großhändler müssen dafür sorgen, dass wichtige Artikel jederzeit in ausreichender Menge auf Lager sind - anderenfalls kann es zu Verzögerungen kommen, was wiederum zu Unzufriedenheit beim Kunden führt.
Ohne ERP-System müssten die Lagermitarbeiter genau im Auge behalten, welche Artikel zur Neige gehen und die Bedarfe an den Einkauf melden, wo sie dann wiederum in Bestellungen bei den verschiedenen Lieferanten umgesetzt würden.
Mit einem ERP-System hingegen kann dieser Ablauf automatisiert werden: Das System generiert dann automatisch Bestellvorschläge, ausgehend von den im System hinterlegten Mindestmengen und den tatsächlich vorhandenen Beständen. Der Einkauf kann diese Vorschläge dann mit einem Klick in Bestellungen bei den jeweiligen Lieferanten umsetzen.
Fazit
Prozessoptimierung bedeutet heute immer auch Digitalisierung und Automatisierung. Entscheidende technische Grundlage dafür ist ein integriertes System, in dem alle relevanten Daten und Prozesse abgebildet werden können. Moderne ERP-Systeme für Großhändler erfüllen genau diese Anforderungen. Damit ist ein ERP-System für die Prozessoptimierung im Großhandel praktisch unerlässlich.
