Die Digitalisierung treibt den Wandel voran. Diese Erkenntnis ist auch im deutschen Großhandel angekommen. Laut einer Studie von Roland Berger waren bereits 2016 fast zwei Drittel der Großhändler in Deutschland dabei, neue Vertriebskanäle zur Kundenbindung aufzubauen und somit ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren.
Diese Entwicklung hat sich aufgrund der Pandemie noch einmal beschleunigt. Laut der Telekom-Studie ‚Der digitale Status Quo im deutschen Handel‘ haben 31 Prozent der deutschen Händler wegen Corona kurzfristig wichtige Prozesse digitalisiert.
Diese digitale Transformation ist vielleicht der akuten Not geschuldet, doch sie hat auch eindeutig positive Folgen: Die Telekom-Studie belegt, dass ‚Digital Leader’ – also solche Unternehmen, die in Sachen Digitalisierung eine Vorreiter-Rolle eingenommen haben – deutlich besser als andere Unternehmen dastehen: Sie wickeln Aufträge schneller ab, können schneller auf Kundenanfragen reagieren, Gewinnen mehr Neukunden und können so im Vergleich zu den digitalen Nachzüglern ihre Gewinne deutlich steigern.
Wie gelingt die Digitalisierung?
Die Digitalisierung als gesellschaftlicher, gesamtwirtschaftlicher Prozess mag groß und kaum überschaubar zu sein; die Digitalisierung eines einzelnen Betriebes hingegen ist klar zu fassen, denn die notwendigen Schritte lassen sich ganz klar umreißen:
Was ist ein ERP-System?
‚ERP‘ ist eine Abkürzung für ‚Enterprise-Resource-Planing‘ – zu Deutsch etwa ‚Unternehmerische Ressourcenplanung‘. Damit wird die Aufgabe Unternehmens bezeichnet, die vorhandenen Ressourcen wie zum Beispiel Produkte und Waren, aber auch Kapital, Personal, Betriebsmittel so effizient wie möglich zu verwalten.
Ein ERP-System ist eine Software, mit der Unternehmen diese Verwaltung aller Ressourcen in einem gemeinsamen, abteilungsübergreifenden System erledigen und automatisieren können.
In einem ERP-System werden also Funktionen für alle Abteilungen eines Unternehmens in einer Software vereint, sodass Finanzbuchhaltung, Einkauf, Verkauf, Lagerverwaltung und viele weitere Abteilungen in einem gemeinsamen System arbeiten können.
Welche Unternehmensbereiche deckt ein ERP-System ab?
ERP-Systeme decken alle wesentlichen Unternehmensbereiche ab:
Mehr Transparenz
In Großhandels-Unternehmen, die ein ERP-System nutzen, arbeiten alle Mitarbeiter mit derselben Software und damit auch mit derselben Datenbank. Wenn in der Buchhaltung eine Zahlung verarbeitet wird, dann kann der Vertrieb das sofort nachvollziehen. Der Informationsfluss ist also immer sichergestellt, und alle Abteilungen sind immer auf dem gleichen Stand. Auch Redundanzen, Doppelungen und inkonsistente Datensätze gehören damit der Vergangenheit an. Dadurch ist jeder Mitarbeiter zu jeder Zeit voll auskunftsfähig. Nicht zuletzt ermöglicht diese Datenbasis auch die automatisierte Auswertung der Informationen.
Niedrigere Fehlerquoten
In einem ERP-System arbeiten alle Abteilungen mit demselben Datenbestand. Wenn der Vertrieb also bereits Kontakt mit einem bestimmten Kunden hatte, kann die Finanzbuchhaltung die entsprechenden Daten im System finden und darauf zurückgreifen. Damit sinkt das Risiko von Dubletten und inkonsistenten Datensätzen. Übertragungsfehler kommen nicht mehr vor, weil Daten nicht mehr zwischen verschiedenen Lösungen ausgetauscht werden müssen; Fehler in Belegen gehören ebenfalls der Vergangenheit an, weil alle Informationen – von Adressen bis hin zu kundenspezifischen Preisen – direkt aus der Datenbank übernommen werden.
Schnellere Abläufe
Mit ERP-Systemen können Großhändler Prozesse über Abteilungsgrenzen hinweg automatisieren und somit Durchlaufzeiten signifikant senken. Doch auch sonst werden die Abläufe im Unternehmen effizienter: Da alle Abteilungen dasselbe System nutzen, sind Änderungen sofort verfügbar und können jederzeit eingesehen werden. Aufwendige Recherchen, Telefonate und sonstige interne Rücksprachen werden damit in vielen Fällen unnötig.
Niedrigere Kosten
Transparenz, Effizienz und Automatisierung sind nicht nur überaus ‚angenehm‘; Sie zahlen sich auch aus. Wenn Sie Geschäfte schneller und sicherer abwickeln können, dann können Sie auch die notwendigen Ressourcen minimieren – und sparen so letzten Endes bares Geld.
Großhändler arbeiten mit komplexen Preisstrukturen. Preise mit Gültigkeitsperioden, Mengenrabatte und kundenspezifische Preise stehen in der Branche auf der Tagesordnung; hinzu kommen zahlreiche weitere Besonderheiten wie zum Beispiel der Handel mit börsennotierten Rohstoffen, bei denen sich Kursschwankungen unmittelbar auf die Ein- und Verkaufspreise auswirken.
Praxisbeispiel: Komplexe Preisstrukturen
Das Cloud-ERP-System faveo 365 nutzt eine ganze Reihe von Funktionen und Eigenschaften, um auch sehr komplexe Preisstrukturen zu ermöglichen – von Notierungsgruppen über Legierungszuschläge bis hin zu mehrstufigen Konditionen und Rabatten nach Kunden und Kundengruppen.
Unternehmen möchten alle Produkte, die sie benötigen, aus möglichst wenigen Quellen beziehen. Großhändler müssen daher ein breites Sortiment mit den Artikeln vieler verschiedener Hersteller anbieten, um für ihre Kunden attraktiv zu sein. Ein solches breites Sortiment bringt die Herausforderung mit sich, dass Stammdaten aus vielen verschiedenen Quellen erfasst, verwaltet und regelmäßig aktualisiert werden müssen.
Ein ERP-System für Großhändler muss diese verschiedenen Einheiten nicht nur verwalten können, sondern auch das einfache Umrechnen ermöglichen – denn Kunden wollen längst nicht immer in den Einheiten bestellen, in denen Sie Artikel in Ihrem internen System führen. Ein ERP-System, dass die automatische Umrechnung ermöglicht und dabei auch noch einen möglichst einfachen Workflow über alle Abteilungen hinweg ermöglicht, ist für Großhändler also praktisch unerlässlich.
Mehr als alle anderen Händler haben Großhändler mit Chargen- und Seriennummern zu tun, die genau protokolliert werden müssen – um den gesetzlichen Bestimmungen genüge zu tun, aber auch um mögliche Rückrufaktionen und Garantiefälle abzuwickeln oder um sicherzustellen, dass Artikel mit älteren Chargennummern zuerst verkauft werden. Da in einem ERP-System auch die Bestände verwaltet werden, muss ein ERP-System für Großhändler auch Chargen- und Seriennummern verwalten können.
Kein Großhändler kommt heute noch ohne eigenen Online-Shop, und um die Möglichkeiten des Multi-Channel-Vertriebs voll auszunutzen, sollten auch weitere digitale Verkaufskanäle wie zum Beispiel Plattformen und Marktplätze ‚bespielt‘ werden. Je mehr dieser Kanäle genutzt werden, desto schwieriger wird jedoch die Koordination. Immerhin muss sichergestellt sein, dass alle Informationen zu den Artikeln auf allen Kanälen miteinander übereinstimmen.
Dieses Thekengeschäft ist im Wesentlichen ein weiterer Verkaufskanal – und auch dieser Kanal sollte an das ERP-System angebunden werden, damit Transaktionen sofort richtig verbucht werden. Anderenfalls wird ein Artikel vielleicht noch im Online-Shop als ‚lieferbar‘ angezeigt, obwohl das letzte verfügbare Exemplar bereits über die Theke gegangen ist.
Praxisbeispiel: Kassenintegration
Das Cloud-ERP-System faveo 365 kann mithilfe einer Kassen-App um ein vollwertiges Kassensystem erweitert werden, das direkt und nahtlos in das ERP-System integriert ist:
Ein ERP-System für den Großhandel muss also auch das Anbinden von Versanddienstleistern ermöglichen und den direkten Austausch von Informationen ermöglichen, sodass der Versand von Lieferungen mit einem minimalen Aufwand angestoßen werden kann, und das umgekehrt aktuelle Status- und Trackinginformationen zu Lieferungen in Echtzeit zur Verfügung stehen.
Ein ERP-System für den Großhandel muss also auch Dropshipping-ready sein und die Prozesse vor allem mit den Lieferanten automatisieren: Lieferadressen müssen dazu ebenso schnell und automatisiert ausgetauscht werden können wie Rechnungen, Lieferscheine und alle weiteren Belege.
Von der Preisfindung bis zur Abwicklung: Im Großhandel sind viele Prozesse komplexer als im Einzelhandel, und viele dieser Abläufe sind wahre Zeitfresser. Schon allein die Lagerverwaltung ist viel anspruchsvoller als in anderen Branchen, da Großhändler riesige Sortimente mit mehreren 100.000 Artikeln vorhalten.
Der Markt für ERP-Systeme ist riesig. Selbst eine vollständige Liste der Lösungen, die speziell für den Großhandel entwickelt wurden und werden, würde den Rahmen dieser Seite sprengen - auf Portalen wie Softguide und Capterra können Sie solche Listen mit weiteren Informationen zu den verschiedenen Lösungen finden.
Bevor Sie sich allerdings auf die Suche nach einem konkreten ERP-System für Ihren Großhandel machen, sollten Sie zunächst einige grundsätzliche Entscheidungen treffen, welche Lösungen für Sie in Frage kommen und welche nicht. Denn auch wenn die Anzahl der angebotenen ERP-Systeme groß ist, lassen sie sich doch zumindest grob kategorisieren:
Standard-, Branchen- und Individuallösungen
Ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal für ERP-Systeme ist, für welchen Einsatzzweck und für welche Zielgruppe sie entwickelt wurden. Neben großen Generalisten gibt es hier dezidierte Nischenlösungen und sogar Systeme, die speziell für einzelne Kunden entwickelt werden:
Individualsoftware
Individualsoftware wird speziell für das Unternehmen entwickelt, das sie in Auftrag gibt. Sie ist bis ins Detail an die Anforderungen des Auftraggebers angepasst und bildet die vorgegebenen Prozesse in der Regel perfekt ab.
Auf den ersten Blick erscheinen solche Individuallösungen attraktiv; tatsächlich sind sie jedoch mit zahlreichen Nachteilen behaftet, die ihren Einsatz nur in den seltensten Fällen rechtfertigen.
So dauert die Entwicklung einer neuen Software sehr lange, sodass Individuallösungen im Schnitt später einsatzfähig sind als Standard- oder Branchensoftware – oft erst nach vielen Monaten oder sogar Jahren. Auch sind die Kosten für die Entwicklung einer individuellen Lösung wesentlich höher als bei der Anschaffung einer bereits fertigen Software.
Zudem ist die enge und dauerhafte Abstimmung zwischen Auftraggeber und Entwicklerteam für das Gelingen des Projekts unerlässlich. Immerhin können schon kleine Missverständnisse dazu führen, dass die Software an den tatsächlichen Anforderungen vorbei entwickelt wird. Solche Fehlentwicklungen zerren nicht nur an den Nerven – sie kosten auch Zeit und lassen das Budget nicht selten explodieren, denn natürlich müssen auch Korrekturen an der Software bezahlt werden.
Selbst bei größter Unzufriedenheit kann der Partner nicht einfach gewechselt werden – wenn Sie sich für eine Individualsoftware entscheiden, dann binden Sie sich viel enger an die Entwicklerfirma, als das bei anderen Lösungen der Fall wäre.
Nicht zuletzt können Individuallösungen häufig die Entwicklung eines Unternehmens behindern – gerade weil sie ganz auf dieses Unternehmen zugeschnitten sind. Nicht selten werden nämlich lediglich die aktuellen Prozesse als Entwicklungsgrundlage genutzt. „Das haben wir immer schon so gemacht“ ist dann der Grundgedanke bei der Planung der Software. Aber sind diese althergebrachten Abläufe wirklich ‚Best Practice‘? Oft genug ist das nicht der Fall – und oft genug werden sie nicht genügend hinterfragt. In diesen Fällen führt die Neu-Einführung eines ERP-Systems dazu, dass Missstände nicht beseitigt werden, sondern sich verfestigen können.
Standardsoftware
Die Antithese zur Individuallösung ist die Standardsoftware, die für keinen bestimmten Einsatzzweck entwickelt wurde und dementsprechend eine Sammlung von Funktionen bietet, die – zumindest nach Einschätzung der Entwickler – die meisten Nutzer von ERP-Systemen benötigen, ganz unabhängig davon, in welcher Branche sie tätig sind. Daraus folgt fast zwangsläufig, dass allzu spezifische Funktionen in Standard-Lösungen in der Regel nicht zu finden sind und mehr oder minder teuer nachgerüstet werden müssten. Nichtsdestotrotz bietet Standardsoftware auch Vorteile: Aufgrund der sehr großen Zielgruppe können die Hersteller viele Ressourcen in die Entwicklung investieren, was zu leistungsfähigen und ausgeklügelten Systemen führt.
Branchensoftware
Einen Mittelweg zwischen Standard- und Individualsoftware stellt die Branchenlösung dar. Diese wird nicht für ein spezifisches Unternehmen entwickelt; vielmehr haben sich die Anbieter dazu entschlossen, ihr Produkt auf die Anforderungen eines bestimmten Wirtschaftszweiges zuzuschneiden. Branchenlösungen verfügen also neben den ohnehin notwendigen Standardfunktionen eine Reihe von zusätzlichen Spezialfunktionen für eine eng umrissene Gruppe von Anwendern. Solche Branchenlösungen sind in der Regel wesentlich günstiger als Individualsoftware, bilden aber die konkreten Anforderungen dennoch relativ gut ab.
Eine Branchenlösung kann entweder eine Eigenentwicklung sein oder aus einer Standardsoftware hervor gehen: Bestimmte ERP-Systeme wie zum Beispiel Microsoft Dynamics 365 sind darauf ausgelegt, dass sie einfach erweitert und von Lizenznehmern an verschiedene Spezialfälle angepasst werden können. So entstehen spezialisierte Angebote, die die ausentwickelte und bewährte Basis der zugrundeliegenden Standardsoftware nutzen und die zugleich deutlich deren Funktionsumfang hinaus gehen.
Verschiedene Betriebsmodelle des ERP-Systems: OnPrem vs. Cloud
Über eine lange Zeit war der Betrieb von ERP-Systemen in einem lokalen Rechenzentrum (‚On-Premises‘) alternativlos. Heute gibt es dank Internet und Cloud die Möglichkeit, eine ERP-Lösung zu nutzen, ohne die notwendige technische Infrastruktur dafür anzuschaffen.
Sowohl Cloud- als auch On-Premises Lösungen haben Vor- und Nachteile. Bei einer lokalen On-Premises-Lösung gehören sowohl die Soft- als auch die Hardware dem Großhändler, der das ERP-System nutzt. Damit behält er die volle Kontrolle über das gesamte System, muss aber auch für die Verwaltung, Wartung und für die Sicherheit sorgen. Damit lohnen sich On-Premises-Systeme vor allem für solche Unternehmen, die große Flexibilität zwingend benötigen und die über die notwendigen finanziellen Ressourcen für diese Lösung verfügen.
Bei cloudbasierten Lösungen können Großhändler aus mehreren Varianten wählen: Im Infrastructure-as-a-Service-Modell wird lediglich die Hardware-Infrastruktur in einem Cloud-Rechenzentrum gemietet, während der Großhändler selbst für den Betrieb der Software zuständig bleibt; im Software-as-a-Service-Modell hingegen stellt der Cloud-Anbieter auch das ERP-System selbst bereit und kümmert sich um die Sicherheit der Daten in der Cloud sowie um die Wartung, sodass der Großhändler das System praktisch 'schlüsselfertig' übernehmen kann. Diese Cloud-Modelle bieten massive Kostenvorteile und sind darüber hinaus wesentlich einfacher zu benutzen.
Bei der Bewertung der Kosten sind nicht nur die Anschaffungskosten zu beachten, auch wenn diese – insbesondere bei lokalen On-Premises-Lösungen – sehr hoch ausfallen, da hier neben den notwendigen Software-Lizenzen oftmals auch die notwendige moderne Hardware angeschafft werden muss.
Über welche Funktionen ein ERP-System verfügt und über welche nicht – das ist ohne Zweifel eines der entscheidenden Kriterien bei der Auswahl des passenden Systems. Dabei sollten Sie die gewünschten Funktionen gewichten und prüfen, welche davon wirklich zwingend notwendig sind und welche lediglich ‚nice to have‘, also letzten Endes entbehrlich sind.
Auch wenn in einem ERP-System die meisten Prozesse innerhalb eines Großhandel-Unternehmens gebündelt werden, wird es auch nach der Einführung weiterhin Abläufe geben, die nicht exklusiv im neuen System abgebildet werden. Das gilt besonders für diejenigen Prozesse, bei denen Dritte außerhalb der Organisation mitwirken – also zum Beispiel Lieferanten, Kunden, Versand- und Finanzdienstleister, Steuerbehörden und so weiter. Doch auch darüber hinaus kann es sein, dass weiterhin zusätzliche Lösungen im Unternehmen zum Einsatz kommen, die aus triftigen Gründen nicht abgeschafft werden können.
Funktion ist nicht gleich Funktion. Ein ERP-System für den Großhandel muss die notwendigen Prozesse und Workflows nicht einfach nur abbilden können – es muss diese Prozesse auch so weit wie möglich vereinfachen. Darum ist Usability ein wesentlicher Aspekt, den es bei der Auswahl eines ERP-Systems: Das beste ERP-System nutzt nichts, wenn Ihre Mitarbeiter es nicht bedienen können.
Eine IT-Lösung ist mehr als die Summe ihrer Funktionen. Darum reicht es bei der Auswahl eines neuen ERP-Systems nicht aus, allein darauf zu schauen, ob mit einer bestimmten Lösung alle notwendigen Workflows abgebildet werden können oder nicht. Die technischen Grundlagen, auf denen ein ERP-System basiert, sind mindestens ebenso wichtig – denn sie entscheiden über wesentliche Punkte wie zum Beispiel die Anpassbarkeit und die Leistungsfähigkeit des Systems.
Die Entscheidung für ein neues ERP-System ist immer auch die Entscheidung für einen neuen Partner – nämlich für den Anbieter der jeweiligen Software-Lösung, mit dem Sie in der Regel eine langfristig angelegte Geschäftsbeziehung eingehen. Daher sollten Großhändler bei der Auswahl eines neuen ERP-Systems auch die Firma hinter dem System genau prüfen.
Ein Beispiel für ein ERP-System, das auf die Anforderungen von Großhändlern zugeschnitten ist, ist faveo 365. Dieses ERP-System der faveo GmbH aus Essen basiert auf dem leistungsfähigen ERP-System Microsoft Dynamics 365.
Microsoft Dynamics 365 ist auf die Bedürfnisse von kleinen und mittleren Unternehmen zugeschnitten und zudem darauf ausgelegt, um zusätzliche Funktionen erweitert werden zu können. faveo 365 erweitert diese Lösung um zahlreiche branchenspezifische ERP-Funktionen für den Großhandel.
Dieses Grundsystem kann zudem durch Apps erweitert werden, die zusätzliche Funktionen wie zum Beispiel ein Kassensystem oder eine ECM zur rechtssicheren Archivierung von Belegen und sonstigen Dokumenten in das System einbinden. Zudem lässt sich das System mit zahlreichen Datendienstleistern wie zum Beispiel nexmart, dem Dach-Daten-Pool oder Mamasys verbinden. Auch die Anbindung von Online-Shops, Marktplätzen und Plattformen kann so einfach realisiert werden.
faveo 365 ist ein Cloud-ERP-System im SaaS-Betriebsmodell, das zu einem fixen Preis pro User monatlich abonniert werden kann. In diesem Preis sind sowohl der Support als auch alle Aktualisierungen und Updates der Software mit inbegriffen.
