Wenn Sie mehrere Vertriebskanäle bespielen, geht schnell der Überblick verloren. Verzögerungen, Fehler, unzufriedene Kunden und letzten Endes ausbleibende Bestellungen sind die traurige, aber logische Konsequenz.
Um langfristig erfolgreich zu sein, müssen Sie den E-Commerce eng mit Ihrem stationären Geschäft verzahnen – und damit das gelingt, müssen Sie Ihre Geschäftsprozesse optimieren. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie diese Prozessoptimierung gelingt und worauf Sie dabei besonders achten sollten.
Lesen Sie mehr dazu, wie der E-Commerce unsere Wirtschaft nachhaltig verändert.
Do: Standardisieren
Von der Bestellerfassung bis zur Rechnungsstellung: Bestimmte Aufgaben fallen im Großhandel immer wieder an. Solche Aufgaben sollten immer nach derselben Methode bearbeitet werden, denn eine solche Standardisierung steigert die Effizienz.
Dabei reicht es jedoch nicht aus, einen Standard einmal festzulegen. Auch wenn ein Prozess gut funktioniert, heißt das nicht, dass es nicht noch besser geht – oder dass es ewig so bleiben wird. Gerade im B2B-E-Commerce stellen sich ganz neue Herausforderungen. Kunden werden anspruchsvoller, und was heute noch ausreicht, kann morgen schon mangelhaft sein.
Zudem ändern sich mit dem technischen Fortschritt auch die Möglichkeiten zur Standardisierung. Gerade im E-Commerce können Sie viele Prozesse noch weiter vereinfachen, als Sie es aus dem klassischen, stationären Geschäft vielleicht gewöhnt sind. Darum sollten Sie auch bereits standardisierte Prozesse regelmäßig auf den Prüfstand stellen!
Do: Automatisieren
Ein weiteres Verfahren zur Optimierung ist es, Prozesse zu automatisieren – und gerade im E-Commerce sind die Möglichkeiten dazu stark ausgeprägt. Denn im E-Commerce liegen alle wichtigen Daten – von der Adresse des Kunden bis zu den Kontodaten – von Anfang an digital vor, und wenn Daten digital vorliegen, können sie auch automatisch verarbeitet werden; und weil diese Verarbeitung immer gleich abläuft, kann das IT-System die Verarbeitung gleich ganz erledigen.
Eine solche Automatisierung hat zahlreiche Vorteile – zum Beispiel die geringere Fehleranfälligkeit. Wenn der Computer eine Maske ausfüllt, wird er weder Tippfehler machen noch in der Spalte verrutschen. Auch Rechenoperationen löst die Software zuverlässiger als der größte Kopfrechner in Ihrem Team. Und nicht zuletzt kann ein automatisiertes System auch dann aktiv werden, wenn niemand vor Ort ist. Ihre Mitarbeiter entlastet.
Do: Self Service einrichten
Doch selbst mit der Automatisierung sind noch nicht alle Möglichkeiten zur Optimierung ausgeschöpft. Mindestens genauso aussichtsreich ist es, bestimmte Arbeitsschritte auszulagern und sie vom Kunden selbst erledigen zu lassen.
Das klingt zunächst wie eine Unverschämtheit – doch bei näherer Betrachtung ist es eine Erleichterung für alle Beteiligten: Im Self Service können Käufer ihre Kundendaten wie zum Beispiel Rechnungs- und Lieferadressen in der Datenbank Ihrer Firma selbst pflegen und sicherstellen, dass diese Daten immer aktuell sind. Gleichzeitig werden Ihre Mitarbeiter dadurch deutlich entlastet.
Noch einen Schritt weiter gehen so genannte E-Procurement-Systeme. Hier werden die IT-Systeme von Lieferant und Kunde direkt miteinander vernetzt, sodass die Kunden eigenständig Bestellungen in Ihrem System aufgeben können.
DO: Integrieren
Eine zentrale Voraussetzung für die Prozessoptimierung ist es, die IT-Systeme im Unternehmen zu integrieren. Dabei müssen zum einem das ‚Frontend‘ für Kunden, also der Online-Shop oder sonstige Verkaufskanäle, und das ‚Backend‘ für Mitarbeiter, also die Warenwirtschaft, miteinander verzahnt werden.
Zum anderen sollten aber auch alle internen Prozesse in einer einzigen Lösung abgebildet und erledigt und zudem alle Kunden-, Produkt- und Transaktionsdaten darin gehalten werden. Ein solches integriertes System – effektiv handelt es sich dabei um ein ERP – ist die Grundlage für alle erfolgreichen Optimierungsmaßnahmen – und damit für den Erfolg Ihres Unternehmens.
Do: Den Kunden in den Mittelpunkt stellen
Indem Sie Ihre Prozesse optimieren, machen Sie ihr gesamtes Unternehmen effizienter und setzen wertvolle Ressourcen frei: die Zeit und Arbeitskraft Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
So entlasten Sie durch Prozessoptimierungen wie den Self-Service oder E-Procurement-Angebote besonders Ihre Vertriebsmitarbeiter, sodass diese keine Zeit mehr mit lästigen Routine-Arbeiten vertun müssen, sondern sich um die wirklich wichtigen Aufgaben wie zum Beispiel die Neukunden-Akquise oder den persönlichen Kontakt zu den Kunden kümmern können. Denn gerade im B2B sind die persönlichen Beziehungen zwischen Händlern und Kunden enorm wichtig.
Aber auch in allen anderen Arbeitsbereichen kann die Prozessoptimierung einen entscheidenden Beitrag dazu leisten, dass Ihr Unternehmen als Ganzes die Kunden noch stärker in den Mittelpunkt rücken kann – schließlich profitieren Ihre Kunden genau so von schnelleren und schlankeren Prozessen wie Sie selbst.
Do: Ein modernes ERP verwenden
Ob Sie Ihre Prozesse nun standardisieren, automatisieren oder ein E-Procurement-Portal aufziehen: In praktisch allen Fällen sollten Sie auf ein modernes ERP-System setzen. Denn nur in einem umfangreichen ERP können Sie alle Daten und Geschäftsprozesse gleichermaßen speichern, abbilden und erledigen.
Zudem gibt es hier Systeme, die besonders auf die Anforderungen von Händlern zugeschnitten sind. Von zentraler Bedeutung ist dabei sicher die Anbindung an den eigenen Webshop. Moderne ERPs können mit verschiedenen Shop-Systemen nahtlos verzahnt werden, sodass Sie zum Beispiel aktuelle Bestände in Echtzeit anzeigen lassen und eingehende Bestellungen automatisiert weiter verarbeiten können.
Mit dem Einsatz eines solchen ERP-Systems schaffen Sie die bestmögliche Grundlage für die Optimierung Ihrer Prozesse. Darum gilt: Wer Prozesse im B2B-E-Commerce optimieren will, kommt an einem ERP nicht vorbei.
