So verbinden Großhändler ihr ERP-System mit ihrem Online-Shop

Der Online-Shop als Insel: Keine Lösung für Großhändler

Kunden von Großhändlern haben hohe Anforderungen an die Online-Shops ihrer Lieferanten: Neben den aus dem B2C-Bereich bekannten Features wie Verfügbarkeiten und Live-Tracking der versendeten Bestellungen erwarten sie, dass sie auch im Online-Shop ihres Großhändlers alle bisherigen Bestellungen einsehen und zu den ausgehandelten, rabattierten Preisen einkaufen können.

Um Ihren Kunden diese Services anbieten zu können, dürfen Sie Ihren Online-Shop nicht als Insellösung betreiben: Die Pflege der Daten würde viel zu viel Zeit in Anspruch nehmen – zumal ja nicht nur Artikeldaten und Bestände im Online-Shop jederzeit aktuell sein müssen, sondern auch wesentliche Teile der Kundendaten. Und auch in umgekehrter Richtung müssen die Daten fließen, denn Bestellungen werden nicht im Online-Shop selbst abgewickelt.

All diese Daten manuell zu kopieren, ist auf Dauer keine Lösung: Je mehr Bestellungen eingehen, desto mehr Fehler schleichen sich ein, und je länger dauert die Bearbeitung. Ab einer gewissen Menge von Bestellungen im Online-Shop geraten Sie so fast automatisch in Verzug.

ERP-System und Online-Shop verbinden: Für Großhändler ein Muss

Die Lösung dieses Problems liegt in der Verzahnung des Online-Shops mit Ihrem ERP-System. Nur, wenn Online-Shop und Unternehmenssoftware reibungslos kommunizieren, ist eine durchgängige Automatisierung der Abläufe möglich, die Sie wiederum jede Menge Zeit und Geld spart.

Dank einer Verzahnung von Online-Shop und ERP-System können Sie ganz konkret:

• Ihre Bestände live in den Online-Shop überspielen,
• Kundeninformationen in den Online-Shop spiegeln und so die gewünschten Bestellhistorien und kundenspezifischen Preise ohne Mehraufwand zugänglich machen,
• Bestellungen automatisch aus dem Online-Shop abrufen und sofort alle notwendigen Belege von der Auftragsbestätigung bis zur Rechnung erstellen lassen.

Somit lässt sich der Online-Handel wesentlich einfacher skalieren: Egal, ob 10 oder 10.000 Bestellungen pro Tag eingehen – mit automatisierten Workflows können sie effizient abgewickelt werden. Erst auf diese Weise können Sie das Potenzial Ihres Online-Shops voll ausnutzen.

So gelingt Großhändlern die Verzahnung von ERP-System und Online-Shop

Grundvoraussetzung für den reibungslosen Datenaustausch zwischen Online-Shop und ERP-System ist eine Schnittstelle. Bei der konkreten Umsetzung dieser Kopplung sollten Sie folgende Aspekte besonders zu beachten:

Online-Shop oder ERP: Welches System hat den Vorrang?

Um doppelte Datenbestände zu vermeiden, übernimmt eines der beiden Systeme die Führungsrolle. In diesem System werden die Daten aktiv gepflegt; im untergeordneten System hingegen werden die Daten lediglich über die Schnittstelle eingespielt und aktualisiert. Üblicherweise hat das ERP-System die Hoheit über die Daten.

Synchronisierung und Mapping

Bevor die Schnittstelle eingerichtet wird, sollten Sie genau prüfen, welche Daten in seinem konkreten Fall zwischen seinem Online-Shop und seinem ERP-System ausgetauscht werden sollen.

Typische Daten, die regelmäßig zwischen Online-Shop und ERP-System ausgetauscht werden, sind:

• Produktdaten
• Kundendaten
• Preislisten
• Bestellungen
• Lagerstände

Neben dem Umfang muss auch ein sinnvolles Intervall festgelegt werden – Daten wie Lagerstände werden häufiger abgeglichen als z.B. Kundendaten.

Nicht zu unterschätzen ist auch die Frage des Austauschformats und des Mappings, also der Frage, welches Feld in der Datenbank des ERP-Systems welchem Feld in der Datenbank des Online-Shops entspricht. Gerade hier können sehr leicht Fehler entstehen: Wenn zum Beispiel die Informationen zum Artikelnamen und zur Artikelnummer beim Überspielen vertauscht werden, ist der Online-Shop unbenutzbar.

Performance

Ebenso wichtig für den Erfolg eines Online-Shops ist die Performance. Die Belastung der Systeme durch die regelmäßige Übertragung der Daten zwischen Online-Shop und ERP-System sollte nicht unterschätzt werden. Das gilt für Großhändler im besonderen Maße, da sie noch mehr Daten als der typische Online-Händler übertragen müssen.

Schlüsseln Sie also genau auf, welche Daten in welchen Abständen synchronisiert werden sollen, um die Belastung so gering wie möglich zu halten. Vorteilhaft sind zudem Schnittstellen, die nicht bei jeder Synchronisierung alle vorhandenen Daten überspielen, sondern gezielt nur diejenigen Datensätze anpassen, an denen Änderungen vorgenommen wurden.

Sicherheit

Schnittstellen sind wie Türen zu Ihrem System. Damit stellen sie immer auch ein Risiko dar – denn über eine offene Tür können nicht nur willkommene Gäste ins Haus gelangen.

Auch deswegen sollten Sie bei der Wahl der Schnittstelle zu Ihrem Online-Shop darauf achten, dass sie möglichst vom Anbieter Ihres ERP-Systems selbst stammt. Denn so ist nicht nur die Kompatibilität, sondern auch die Sicherheit gewährleistet.

Darum sollten Sie auf ein ERP-System für Großhändler setzen

Damit ist klar: Beim erfolgreichen E-Commerce kommt es immer auch auf das passende ERP-System hinter dem Online-Shop an. Großhändler profitieren hier ganz klar von solchen Lösungen, die ihre Anforderungen explizit entsprechen – nicht nur bei der Anbindung des Online-Shops, sondern auch bei allen anderen Prozessen.

Zusammenfassung

Der eigene Online-Shop ist für Großhändler heute Pflicht. Geschäftskunden stellen im E-Commerce allerdings hohe Anforderungen an den Online-Shop ihres Großhändlers. Um diese Anforderungen zu erfüllen, müssen Sie Ihren Online-Shop an Ihr ERP-System anbinden und mit einer bidirektionalen Schnittstelle einen automatisierten Fluss der Daten zwischen den Systemen sicherstellen.

Moderne ERP-Systeme für Großhändler sind auf diese Anforderung zugeschnitten und ermöglichen damit die Verbindung von Online-Shop und ERP-System auf besonders komfortable Art und Weise.