Warum es sich nicht lohnt, an einem veralteten ERP-System festzuhalten

Bislang waren Sie mit Ihrem ERP-System zufrieden – doch nun häufen sich die Anzeichen dafür, dass Ihre Lösung nicht mehr zu Ihren aktuellen Anforderungen passt: Prozesse laufen langsamer ab oder können nicht so einfach umgesetzt werden, wie Sie es sich wünschen. 

Nun stellt sich die Frage: Ist es wirklich notwendig, ein neues Projekt aufzusetzen und auf eine neue, vielleicht cloudbasierte Lösung umzusteigen? Oder reicht es nicht doch aus, in das bestehende ERP-System zu investieren?

Der Impuls hinter dieser Frage ist verständlich – doch sie sollten ihm nicht nachgeben, wenn Sie Ihren langfristigen Unternehmenserfolg nicht gefährden wollen. Lesen Sie jetzt, welche fatalen Folgen es für Ihren Betrieb haben kann, wenn Sie zu lange auf ein veraltetes ERP-System vertrauen:

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Risikofaktor Performance

Ein Problem veralteter ERP-Systeme ist die Performance: Sie sind zu langsam. Das gilt besonders für On-Premises-Systeme. Hier begrenzt die Hardware die Leistungsfähigkeit des Systems. Paradoxerweise führt das mit zunehmendem Unternehmenserfolg zu immer größeren Problemen, denn Firmen können wesentlich agiler wachsen als ihre Rechenzentren.

Es teilen sich also immer mehr Mitarbeiter die gleichen Ressourcen, sodass für jeden einzelnen weniger Rechenpower zur Verfügung steht. Mit der Zeit wird so das Arbeiten unmöglich. Ihre Mitarbeiter können ihre Aufgaben nicht mehr erledigen  und es kommt zu Verzögerungen und Ausfällen.

Solche Probleme bleiben auch Ihren Kunden nicht verborgen– schließlich sind es ihre Anfragen und Aufträge die verzögert bearbeitet werden. Die Kundenzufriedenheit sinkt, unter Umständen so weit, dass sich Ihre Kunden ganz abwenden. So kann ein die mangelhafte Performance Ihres veralteten ERP-Systems schnell vom lästigen Nebeneffekt zur handfesten Gefahr werden.

Und nicht einmal ein Hardware-Update garantiert Besserung. Denn oft sind in veraltete ERP-Systeme bestimmte Grenzen 'eingeschrieben': So wie ältere Kameras größere SD-Karten nicht erkennen, kann auch veraltete Software moderner Hardware oft nicht nutzen. Die Performance des veralteten ERP-Systems bliebe also auch mit moderner Hardware zu schwach. Die einzige Möglichkeit, Abhilfe zu schaffen, ist der Umstieg auf ein modernes ERP-System.

Risikofaktor Sicherheit und Compliance

Veraltete ERP-Systeme sind nicht nur langsamer, sondern auch unsicher. Denn die immer kürzeren Entwicklungszyklen der Informationstechnologie gelten auch für die 'Waffen' von Cyberkriminellen: Viren, Trojaner und Ransomware, mit der Angreifer Datenbanken verschlüsseln, um Lösegeld zu erpressen, werden immer fortschrittlicher – und eine immer größere Bedrohung für kleine und mittlere Unternehmen:

Laut einer Studie der Allianz stellen Hackerangriffe und Cyberkriminalität für Unternehmen die größte Bedrohung dar. Zu diesem Befund passt, was das Kriminologische Forschungsinstitut Niedersachsen und die Leibniz Universität Hannover herausgefunden haben: 2019 sind rund 41 Prozent aller deutschen Unternehmen Opfer einer schweren Cyberattacke geworden. 

Dieses Problem wird durch veraltete ERP-Systeme noch verschärft. Denn je länger ein System auf dem Markt ist, desto mehr wird über Schwachstellen bekannt. So ist die Wahrscheinlichkeit, dass ältere ERP-Systeme 'geknackte' Verschlüsselungsmethoden nutzen, sehr hoch – und das ist nur einer von vielen möglichen Angriffspunkten.

Ebenfalls nicht zu unterschätzen ist die Rechtssicherheit. Neue Datenschutz-Regeln, erweiterte Dokumentationspflichten und Steuern: Je älter Ihr ERP-System ist, desto höher ist die Chance, das Sie rechtlich notwendige Änderungen damit nicht umsetzen können. Ein ERP-System, mit dem Sie gegen geltendes Recht verstoßen, ist jedoch eine Katastrophe für jeden Betrieb.

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Risikofaktor Zukunftsfähigkeit

Das größte Risiko, das von veralteten ERP-Systemen ausgeht, betrifft jedoch die Zukunft. Denn wenn Sie den Wechsel zu lange hinauszögern, verlieren Sie den Anschluss - und zwar ganz buchstäblich:

Fehlende Schnittstellen

Händler sind heutzutage mit unzähligen Partnern eng vernetzt: Mit  ihrem Steuerberater, mit Lieferanten und mit Versanddienstleistern. Aber auch in der internen IT-Landschaft spielen Schnittstellen eine entscheidende Rolle: Mindestens zwischen ERP-System und Onlineshop ist heute die Verzahnung praktisch eine Pflicht. Veraltete ERP-Systeme verfügen nur selten über die dafür notwendigen Schnittstellen. Diese müssten für viel Geld nachgerüstet werden – falls das überhaupt möglich ist. 

Je länger Sie also auf ein veraltetes ERP-System setzen, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie sich nicht mit Ihren Partnern und Kunden vernetzen können – und dass Sie Services, die Kunden längst als selbstverständlich ansehen, nicht anbieten können. Das jedoch hat wiederum direkte Auswirkungen auf die Kundenzufriedenheit...

Fehlender Support

ERP-Anbieter stellen irgendwann die Unterstützung für ältere Versionen ein. Selbst der Support von Unternehmenssoftware, der sich in der Regel durch lange Laufzeiten auszeichnet, wird früher oder später beendet: Es ist für dir Anbieter schlicht nicht wirtschaftlich, dutzende Produktversionen zu unterstützen.

Je älter Ihr ERP-System also ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie nicht weiter entwickelt werden: Ihre Anfragen werden nicht mehr bearbeitet, es werden keine Funktionen mehr hinzugefügt, und auch Fehler werden nicht mehr behoben – es sei denn, Sie zahlen viel Geld dafür. 

Wenn Sie also auf ein veraltetes ERP-System setzen, sind Sie früher oder später 'alleine' mit der Lösung und müssen darauf hoffen, dass nichts kaputt geht – denn selbst die Anbieterfirma wird Ihnen nicht mehr ohne weiteres weiterhelfen können.

Fazit

Veraltete ERP-Systeme erschweren allen Abteilungen das Arbeiten, führen zu Produktivitätsausfällen, unzufriedenen Mitarbeitern und Kunden und damit letzten Endes zu finanziellen Einbußen. Damit stellen sie ein klares Risiko für jedes Unternehmen dar.

Die bessere alternative ist es also auf jeden Fall, ein neues, modernes ERP-System einzuführen. Doch wie geht man dabei am besten dabei vor? In diesem Artikel haben wir für Sie zusammengefasst, welche typischen Fehler Sie beim Auswahlprozess vermeiden sollten. 

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