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„Was kostet ein ERP-System?“ Mit dieser Frage sehen sich wahrscheinlich alle Unternehmen bei der Auswahl eines ERP-Systems konfrontiert.

Erfahrungsgemäß liegt ein hoher Prozentsatz der Schätzungen deutlich unter- oder oberhalb der realen Kosten. Der Grund: Vergleichbar mit einem Autokauf ist die Kalkulation für ein ERP-System äußerst komplex und wird von zahlreichen Faktoren beeinflusst. Doch Entscheidungen auf Basis falscher Kostenschätzungen oder „versteckter Kosten“ können die positiven Effekte der Implementierung drastisch abschwächen, bis hin zur existenzbedrohenden Kostenfalle.

ERP Kosten

Mehr Transparenz durch Total Cost of Ownership

Eine fundierte, betriebswirtschaftliche Betrachtung ist deshalb Pflicht. Bei der Auswahl von ERP-Systemen kommen hier meist die Total Cost of Ownership (TCO) zum Einsatz. Ziel ist es, alle Kosten der Investition im Vorfeld möglichst genau zu identifizieren – sowohl interne als auch externe Kosten und neben den Anschaffungskosten auch die laufenden Betriebskosten für die voraussichtliche Nutzungsdauer. Rechnen Sie bei On-Premise-Lösungen nach aktueller Entwicklungsgeschwindigkeit im ERP-Sektor mit maximal 10 Jahren Nutzungsdauer!

Typische ERP-Anschaffungskosten:

  • Software-Kosten (Lizenzen – nur bei On Premise)
  • Hardware-Kosten (Server, Netzwerk-Infrastruktur …)
  • Beratungskosten
  • Customizing
  • Implementierung (Datenmigration, Schulungen …)

Typische ERP-Betriebskosten:

  • Support
  • Infrastruktur (Reparaturen, Modernisierung …)
  • Systemwartung (Wartungsverträge)
  • Updates / Release-Wechsel
  • Externe Dienstleister
  • Weiterentwicklung (zusätzliche Module oder Schnittstellen …)

Wichtig: Berücksichtigen Sie bei Ihrer Aufstellung auch die Kosten, die bereits während des Auswahlprozesses entstehen! Das Auswahlverfahren bindet signifikante Personalressourcen für Anbieterrecherche, Erstellung des Lastenheftes Anbieterpräsentationen und Workshops.

SaaS oder On-Premise – Unterschiede bei der TCO-Betrachtung

Abo-Software in der Cloud oder gekaufte Lizenzen auf dem eigenen Server? Die Wahl zwischen SaaS-Modellen und On-Premise-Installationen ist eine Grundsatzentscheidung bei der Einführung eines neuen ERP-Systems. Bei Cloud-Software verlagern sich die Hardware-Kosten zum Anbieter und werden durch die monatliche Mietgebühr mit abgedeckt, ebenso wie Support, Updates und die Weiterentwicklung der Software.

Ein Anhaltspunkt: Im Schnitt entfallen bei On-Premise-Systemen nur rund zehn Prozent der Gesamtkosten auf die vergleichsweise einfach zu bewertenden Lizenzkosten. Bei SaaS-Lösungen sind hingegen rund 70 Prozent der Gesamtkosten bereits über die fixen Abo-Kosten abgedeckt, lediglich etwa 30 Prozent entfallen auf Schulungen und Softwareanpassungen. Unter dem Strich sind Cloud-Lösungen unter dem Gesichtspunkt der Kostenbewertung deutlich transparenter und planbarer. Weiterer Vorteil sind die niedrigen Einstiegskosten und das Wegfallen von Aufwänden für Hardwarekauf, Wartung und das Aufspielen von Updates und Releases.

Die 7 wichtigsten ERP-Kostenfaktoren im Detail

Externe Beratungskosten

Viele Unternehmen greifen bei der ERP-Auswahl und ERP-Einführung auf die Unterstützung durch spezialisierte Consultants zurück. Der Umfang der benötigten Beratungsleistungen kann im Vorfeld meist nur grob geschätzt werden. Tipp: Greifen Sie auf Erfahrungswerte anderer Unternehmen zurück!

Personalkosten

Während des gesamten ERP-Projekts müssen interne Ressourcen bereitgestellt werden – wie bereits erwähnt während der Auswahlphase, aber auch für die Prozessmodellierung, das Projektmanagement, die Datenaufbereitung und Datenmigration sowie für Schulungen.

Lizenzen

Der einmalige Lizenzkauf spielt nur bei der Kalkulation von On-Premise-Installationen eine Rolle. Die Höhe dieses Kostenblocks hängt neben der Preispolitik des Anbieters und dem benötigten Funktionsumfang primär von der Zahl der User im System ab. Kostenoptimierungen lassen sich hier über die sogenannten „Concurrent User Modelle“ erzielen: Bei dieser Lizenzart ist nur die Maximalzahl der User festgelegt, die gleichzeitig auf die ERP-Software zugreifen dürfen – unabhängig von der Zahl der tatsächlichen Rechnerinstallationen. Beim „Named User Modell“ hingegen ist jeder User namentlich registriert.

Customizing

Der Anpassungsaufwand für maßgeschneiderte Prozesse hängt stark davon ab, inwiefern das ausgewählte System den benötigten Funktionsumfang abdeckt. Insbesondere spezialisierte Branchenlösungen bringen meist alle gewünschten Module und Workflows „von der Stange“ mit, so dass keine oder nur geringfügige Anpassungen nötig sind.

Datenmigration

Nicht zu unterschätzen: Die vorhandenen Stammdaten müssen geprüft, bereinigt und in das neue System überführt werden – ein Aufwand, der sowohl zeitlich als auch im Budget meist unterbewertet wird.

Schulungen und Einarbeitung

Für einen möglichst reibungslosen Start des neuen ERP-Systems ist die gute Schulung aller Nutzer wichtig. Train-the-Trainer-Modelle reduzieren die Kosten für externe Schulungen, erhöhen aber gleichzeitig den internen Personalaufwand. Unbedingt mit eingeplant werden sollte außerdem, dass die Produktivität während der Einarbeitungsphase vorübergehend leicht sinken kann, bis sich das Team an die neuen Vorgänge gewöhnt hat. Je intuitiver die Nutzeroberfläche gestaltet ist, desto niedriger ist dieser Kostenblock.

Support, Wartung, Updates und Releases

Bei On-Premise-Systemen wird üblicherweise ein Wartungsvertrag abgeschlossen, dessen Kosten vom gewünschten Service Level, der Nutzeranzahl und dem Lizenzumfang abhängen. Update-Gebühren und Kosten für größere Release-Wechsel kommen on top.

Bei SaaS-Modellen hingegen decken die monatlichen Gebühren auch den Support und die vom Anbieter automatisch in die Cloud eingespielten Updates ab.

Richtig kalkulieren

Eine wichtige Voraussetzung für jede Kostenkalkulation ist ein klar definierter ERP-Umfang in einem Lastenheft. Dabei sollte die TCO-Betrachtung eines ERP-Systems nicht isoliert erfolgen, sondern mit einer Nutzenanalyse zu einer umfassenden ROI-Bewertung kombiniert werden. Nur so lässt sich das wirtschaftliche Potenzial verschiedener Softwarelösungen seriös vergleichen.

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