Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Was Sie über Ziele, Funktionen und Auswahlkriterien wissen sollten.

Wachsender Konkurrenzdruck, sinkende Preise und steigende Kundenerwartungen machen es für Handelsunternehmen immer wichtiger, ihre Prozesse in sämtlichen Unternehmensbereichen zu optimieren. Ein modernes Warenwirtschaftssystem ist deshalb inzwischen nicht nur ein Wettbewerbsvorteil, sondern ein unverzichtbares Werkzeug, um die Herausforderungen der Globalisierung und Digitalisierung zu meistern. Nach Großhändlern und Handelsketten nutzen zunehmend auch kleine und mittlere Händler und Online-Shops die Vorteile von Warenwirtschaftssystemen, unabhängig von ihren Vertriebskanälen und ihrem Sortiment.

Insbesondere Start-Up-Unternehmen unterschätzen häufig die Bedeutung einer professionellen Warenwirtschaft: Solange anfangs die Bestellungen überschaubar hereinplätschern, scheint die Logistik mit wenig Aufwand und einigen Excel-Listen beherrschbar.

Doch boomt das Business plötzlich, fehlt schnell der Überblick, Termine können nicht gehalten werden, die Unzufriedenheit der Kunden wächst und die Reputation des Shops leidet. Auch etablierte Handelsunternehmen geraten durch die Digitalisierung unter Zugzwang: Zögern sie den Wechsel veralteter Warenwirtschaftssysteme zu voll automatisierten Prozessen zu lange hinaus, bleiben Effizienzpotenziale ungenutzt und junge, dynamische Unternehmen erobern wichtige Marktanteile.

Aber was können gute Warenwirtschaftssysteme und welchen Mehrwert bringt ihr Einsatz? Auf welche Auswahlkriterien sollten Händler achten, die ein zukunftssicheres Warenwirtschaftssystem suchen? Wie lassen sich die Kosten der Anbieter vergleichen und wie funktioniert eine reibungslose Implementierung? Wir haben die wichtigsten Informationen rund Warenwirtschaftssysteme für den Handel zusammengestellt.

1. Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

 

Die Warenwirtschaft ist ein Teilbereich der Betriebswirtschaft, der die Verwaltung aller materiellen Güter im Unternehmen umfasst. Mit Hilfe eines softwaregestützten Warenwirtschaftssystems – häufig WaWi oder WWS abgekürzt – können die Warenströme abgebildet, analysiert und gesteuert werden, beispielsweise der Warenbestand oder die Bewegungen zwischen Lieferanten, Lager und Kunden. Durch die konsequente Digitalisierung aller WaWi-Prozesse unterstützen Warenwirtschaftssysteme das Tagesgeschäft in der Disposition, Logistik, Abrechnung und immer häufiger auch in der strategischen Businessplanung.

Grundsätzlich kann ein modernes Warenwirtschaftssystem sämtliche Geschäftsabläufe eines Handelsunternehmens abbilden. Diese finden in vier Ebenen statt:

Warenprozesse

Hier handelt es sich um physische Warenprozesse, z.B. Entladen, Einlagern, Kommissionieren, Transport etc

Dispositiosprozesse

Diese Workflows haben keinen physischen Warenkontakt, werden aber durch Warenprozesse ausgelöst, z.B. Bestellungen, Aufträge, Lieferscheine usw.

Abrechnungsprozesse

Unter Einbeziehung der Einkaufs- und Verkaufspreise bilden diese Vorgänge die wertmäßigen betrieblichen Veränderungen der Waren- und Dispositionsprozesse ab.

Planungsprozesse

Die gesammelten Daten der Waren-, Dispositions- und Abrechnungsprozesse können verdichtet und analysiert werden und stehen dann für die Kontroll- und Steuerungsebene des Unternehmens zur Verfügung, beispielsweise für die Preis- und Sortimentspolitik und das Lagermanagement.

1.1 Historische Entwicklung von Warenwirtschaftssystemen

 

Warenwirtschaftssysteme sind keine neue Erfindung, sondern entwickelten sich bereits in der zweiten Hälfte des letzten Jahrhunderts. Nach dem zweiten Weltkrieg erfand sich der Handel neu, mit damals innovativen Vertriebsformen wie großen Supermärkten, Discountern und Selbstbedienungskonzepten. Im Zuge der Verringerung des Kontakts zwischen Verkäufer und Käufer gewann das systematische Sammeln und Kontrollieren der Informationen über Warenbewegungen an Bedeutung. Getrieben auch durch die neuen Möglichkeiten der EDV ab den 60er Jahren kamen die ersten WaWi-Systeme großer Hersteller auf den Markt, ebenso wie Datenkassen, die neben dem Betrag zusätzliche Informationen wie Warengruppen, Verkäufer und Abteilung erfassen konnten. Die wesentlichen Aufgaben historischer Warenwirtschaftssysteme waren die Datenerfassung beim Wareneingang und Warenausgang, die Bestandsführung sowie die Unterstützung des Bestellwesens.

Seit damals hat sich nicht nur der Handel stark verändert, sondern auch die technischen Möglichkeiten der Hard- und Software – seien es moderne Vertriebsformen wie Online-Shops und Omnichannel, komplexe logistische Konzepte wie „Just in Time“ und Dropshipping oder Technologien wie Barcodes und der beleglose Datenaustausch per EDI. Entsprechend sind auch die Ansprüche an die Funktionsvielfalt der Warenwirtschaftssysteme gewachsen.

 

1.2 Wie unterscheiden sich Warenwirtschaftssysteme von ERP-Systemen?

 

Auch wenn Softwarelösungen für Warenwirtschaft (WaWi) und Enterprise Resource Planning (ERP) häufig synonym verwendet werden, liegt ihr Ursprung in unterschiedlichen Bereichen. Während sich die traditionelle Warenwirtschaft auf den Materialfluss konzentriert, betrachten ERP-Systeme die ganzheitliche Ressourcenplanung. Genau genommen stellt die Warenwirtschaft also einen Teilbereich von ERP-Systemen dar, fokussiert auf Aufgaben wie Beschaffung, Bedarfsermittlung, Logistik, Lagerung und Transport.

ERP-Software betrachtet über die Waren hinaus auch Ressourcen wie Kapital und Personal, mit dem Ziel, diese effizienter einzusetzen. Da moderne WaWi-Systeme aber immer mehr typische ERP-Funktionsbereiche wie beispielsweise Controlling mit abdecken, sind die Übergänge mittlerweile fließend. Mehr erfahren: WaWi vs ERP – was ist der Unterschied?

 

1.3 Wo wird ein WaWi eingesetzt?

 

Warenwirtschaftssysteme sind vor allem in Handelsunternehmen im Einsatz, also in Betrieben, die Güter von anderen Marktteilnehmern beschaffen und an Dritte verkaufen. Großhändler vertreiben ihre Waren an gewerbliche Kunden (B2B), Einzelhändler an den Endkunden (B2C). Üblicherweise produzieren Händler ihre Waren nicht selbst, durchaus gängig sind aber Veredelungen, Umverpackungen oder die Konfektionierung von individuellen Paketen („Bundles“). Ob stationärer Händler oder Online-Pure-Player, ob Marktplatz, Omnichannel-Konzept oder Dropshipper: Von Warenwirtschaftssystemen profitieren alle gängigen Retail-Geschäftsmodelle.

2. Ziele und Vorteile von Warenwirtschaftssystemen

 

Hauptziel eines Warenwirtschaftssystems ist es, dass alle Prozesse des Handelsunternehmens reibungslos, transparent und effizient ablaufen. Kurz zusammengefasst geht es darum, die richtigen Waren in der richtigen Menge zum richtigen Zeitpunkt mit minimalem Kostenaufwand zu verkaufen. Um dieses Ziel zu erfüllen, werden die Kernprozesse der Warenbeschaffung, der Lagerhaltung und des Warenabsatzes durch Softwareunterstützung digitalisiert, automatisiert und optimiert.

Für Händler, die ein Warenwirtschaftssystem einsetzen, ergeben sich zahlreiche Vorteile für viele relevanten Workflows:

Zentraler Datenbestand:

Ein Warenwirtschaftssystem bringt alle Daten in einem System zusammen, was den Aufwand für die Datenpflege reduziert und die Datenqualität erhöht.

Hohe Transparenz:

Die Daten stehen aktuell und in Echtzeit allen Nutzern zur Verfügung, so dass Chancen und Risiken schneller erkannt werden können

Zeitersparnis und Fehlerminimierung:

Automatisierte Abläufe reduzieren manuelle Aufwände und verbessern die Fehlerquoten

Auftragsabwicklung:

Wiederkehrende Standardaufgaben wie beispielsweise die Erstellung von Angeboten, Aufträgen oder Rechnungen werden auf Knopfdruck abgewickelt und deutlich beschleunigt 

Einkauf & Beschaffung:

Mit wenigen Mausklicks stehen Statistiken über Ladenhüter und boomende Artikel (sog. „Renner-Penner-Listen“) für die Sortimentsoptimierung zur Verfügung und automatische Bestellvorschläge sorgen für rechtzeitigen Nachschub.

Lagerverwaltung:

Elektronische Lieferscheine erleichtern die Erfassung der Waren und einfache Lagerauswertungen bis zur Artikelebene sorgen für maximale Lagertransparenz und die Reduzierung der Lagermengen

Verkauf:

Die unkomplizierte Anbindung von Shopsystemen ermöglicht Omnichannel-Strategien und minimiert die Gefahr von Leerverkäufen.

Retourenverwaltung:

Das WaWi standardisiert und dokumentiert alle mit der Retoure zusammenhängenden Vorgänge, liefert einen Echtzeit-Status und vereinfacht die Auswertung von Retourengründen.

Inventur:

Deutliche Beschleunigung der Inventur durch Scannen von Barcodes sowie Bewertung der Waren auf Knopfdruck (FiFo, LiFo etc).

Controlling:

Detaillierte Auswertungen des Datenbestands ermöglichen zu jedem Zeitpunkt den Zugriff auf topaktuelle Statistiken und KPIs wie Umsatz, Rohertrag oder Lagerumschlag.

Marketing:

Bessere Kenntnisse des Kunden- und Interessentenverhaltens

WEITERLESEN

Hier erfahren Sie mehr über die Vorteile von Warenwirtschaftssystemen.

3. Wie ist ein Warenwirtschaftssystem aufgebaut?

 

Das Warenwirtschaftssystem ist das Herzstück der Software-Architektur in Handelsunternehmen. Hier werden alle relevanten Unternehmensprozesse abgebildet und Daten zentral erfasst.

 

Die Datenstruktur

 

Der „Treibstoff“ jedes Warenwirtschaftssystems sind Daten. In einer zentralen Datenbank werden Stammdaten und Bewegungsdaten erfasst, gespeichert und verwaltet.

 

Stammdaten
sind (relativ) statische Grunddaten, die sich selten verändern, wie beispielsweise Kundennamen, Adressen, Artikelbezeichnungen, Rabattstaffeln, Lieferkonditionen. Da doppelte, fehlerhafte und veraltete Stammdaten zu fehlerhaften Prozessen führen können, ist die Sicherung der Stammdatenqualität ein wichtiger Faktor für langfristigen Unternehmenserfolg. Mögliches Beispiel: Aufgrund veralteter Mailadressen erhält ein wichtiger Kunde keine Vertriebsmails mehr.

Bewegungsdaten
sind dynamisch und entstehen bzw. verändern sich kontinuierlich im Rahmen der täglichen Geschäftsvorfälle, beispielsweise Lagerbestände, Bestelldatum, Aufträge und Rechnungen.

 

Alle Bewegungsdaten stehen mit den vorhandenen Stammdaten in Beziehung. Beispiel: Ein Artikel A und ein Kunde X werden jeweils mit einem Stammdatensatz im WaWi angelegt. Nun können sämtliche Geschäftsvorfälle über Bewegungsdaten erfasst werden, beispielsweise Kauf des Artikels A durch Kunde X in einer bestimmten Menge an einem bestimmten Datum, Verringerung der Lagermenge, Retoure durch den Kunden usw.

 

Aus IT-Sicht gibt es drei Arten von Warenwirtschaftssystemen

 

Geschlossenes WaWi

Alle betrieblichen Aufgaben (Einkauf, Lager, Vertrieb, Service) werden von einem einzigen System abgedeckt

 

Offenes WaWi

Ein oder mehrere Module werden von Drittsystemen abgedeckt und ggf. synchronisiert

 

Integriertes WaWi

Es handelt sich ebenfalls um ein geschlossenes System, das aber mit fest eingebundenen Drittsystemen arbeitet und Daten mit externen Partnern austauscht (z.B. Banken, Marktplätze wie Amazon/Ebay, Online-Shop etc). Das WaWi ist die führende Instanz.

Die meisten modernen Warenwirtschaftssysteme werden als integriertes WaWi betrieben. Welche Schnittstellen nötig sind, hängt vom jeweiligen Handelsbetrieb ab.

 

Typische Schnittstellen

  • Shopsysteme
  • Online-Marktplätze
  • B2B-Marktplätze
  • Banken & Zahlungs­dienst­leister
  • Kassensysteme
  • Versanddienstleister & Fulfillment-Anbieter
  • Buchführung & Steuerberater
  • Zollabwicklung

4. Welche Funktionen benötigt ein zeitgemäßes Warenwirtschaftssystem?

 

Die meisten modernen Warenwirtschaftssysteme sind modular aufgebaut und ermöglichen eine individuelle Konfiguration des gewünschten Funktionsumfangs. So können beispielsweise Start-ups mit den Kernfunktionen starten und ihr WaWi passend zu den jeweiligen Anforderungen erweitern. Auch spezielle Zusatzfunktionen für bestimmte Handelsbereiche lassen sich nach Bedarf kombinieren und müssen nur bezahlt werden, wenn sie wirklich benötigt werden. Durch über die WaWi hinausgehende Module und Schnittstellen lässt sich das Warenwirtschaftssystem unkompliziert zu einem ganzheitlichen ERP-System ausbauen.

 Warenwirtschaftssystem Funktionen

Kernfunktionen eines Warenwirtschaftssystems

 

  • Warenbeschaffung (Einkauf und Wareneingang)
  • Lagerwirtschaft
  • Warenabsatz (Verkauf und Warenausgang)

 

Beispiele für spezielle Zusatzfunktionen

 

  • Leergutverwaltung
  • Variantenmanagement
  • Chargenverwaltung
  • Seriennummernverwaltung
  • Kassenmodule für das Ladengeschäft
  • Datenaustausch über EDI
  • Anbindung zur Produktion
  • Shop- und Marktplatz-Anbindungen
  • Dropshipping-Unterstützung
  • Multichannel-Management
Beispiele für ERP-Funktionen

 

  • Finanzbuchhaltung
  • Personalwesen
  • Controlling / Kostenrechnung
  • Analyse-Features (Business Intelligence)

Welche Funktionen genau für den einzelnen Händler relevant sind, hängt primär vom Sortiment der jeweiligen Handelsbranche und den genutzten Vertriebskanälen ab. Für einen Online-Händler, der neben einem eigenen Shop auch auf verschiedenen Marktplätzen präsent ist, spielen stabile und einfach konfigurierbare Schnittstellen eine große Rolle. Ein Lebensmittelhändler benötigt ein Feature zur Verwaltung von Mindesthaltbarkeitsdaten und Chargen, während in der Fashionbranche ein unkompliziertes Retourenmanagement unverzichtbar ist.

Weiterlesen: Mehr über die Trends von WaWi-Systemen erfahren.

 

4.1 Funktionen & Module für die Warenbeschaffung

 

Das Warenwirtschaftssystem unterstützt und optimiert die Beschaffungsabläufe in Handelsunternehmen, also die bedarfsgerechte und wirtschaftlich effiziente Warenbereitstellung durch die Lieferanten.

Relevante Prozesse sind:

LIEFERANTEN­BEZIEHUNGS­MANAGEMENT:

 

Nachvollziehbare Verwaltung aller Einkaufsinformationen, also Kontakthistorie, Absprachen & Preise, Anfragen, Aufträge, Mails und Telefonate. In einem modernen WaWi werden alle für den Einkauf relevanten Daten in zentralen, digitalisierten Lieferantenakten gespeichert.

 

EINKAUF:

 

Als zentrales WaWi-Feature unterstützt eine Warenwirtschaftssystem alle im Einkauf typischen Geschäftsvorfälle wie Bestellungen, Stornos, Konditions- und Vertragsmanagement sowie Lieferterminüberwachung

 

 
WARENEINGANGSVERWALTUNG:

 

Buchung aller Wareneingänge, Zuordnung zu Bestellungen, Verwaltung von Teillieferungen und Qualitätssicherung durch Warenkontrolle

DISPOSITION:

 

Bedarfs- oder verbrauchsgesteuerte Optimierung der Liefermengen und Liefertermine, um Lieferengpässe zu vermeiden und gleichzeitig Lagerbestände zu reduzieren. Das WaWi unterstützt die Disposition beispielsweise durch automatisierte Bestellvorschläge

 

ANFRAGEWESEN:

 

Verwaltung und Vergleich unterschiedlicher Lieferantenangebote, um die bestmöglichen Bezugsquellen zu nutzen. Ein Warenwirtschaftssystem liefert neben Preisvergleichen auf Knopfdruck auch Analysen zu Liefertreue und Lieferqualität

 

RECHNUNGSPRÜFUNG:

 

Kontrolle der Eingangsrechnungen und Übergabe an die Finanzbuchhaltung (Abgleich der Rechnungsdaten mit Bestellungen, Lieferscheinen und den Daten aus dem Wareneingang)

4.2 Funktionen & Module für die Lagerwirtschaft

 

 

 

Sind die Bestände zu groß oder zu klein? Welche Produkte sind Ladenhüter? Wie lässt sich der vorhandene Lagerplatz am besten nutzen? Mit Hilfe umfassender Lager-Features erfasst und verwaltet das Warenwirtschaftssystem alle Lagerbewegungen wie Zugänge, Abgänge, Umlagerungen und Rücksendungen. Ziel ist es, auf Basis wichtiger Lagerkennzahlen und automatisierter Abläufe die Wirtschaftlichkeit der Lagerhaltung zu steigern, die Verkaufsbereitschaft zu gewährleisten und das Sortiment zu straffen.

 

Relevante Prozesse sind:

Wareneinlagerung:
Eng gekoppelt an den Wareneingang des Beschaffungswesens werden mit diesem Modul den Waren Lagerplätze zugewiesen – entweder feste Plätze für jeden Artikel oder in Form der sogenannten „chaotischen Lagerplatzzuordnung“ (d.h. jeder Artikel wird dort gelagert, wo gerade Platz frei ist)

Lagerbestandsführung:
Überwachung der Bestandsmengen für jeden Artikel – anspruchsvoll insbesondere im Fall der Führung von Chargen oder Seriennummern sowie beim Echtzeitabgleich des Bestands über mehrere Vertriebskanäle

Warenauslagerung:
Buchung aller Warenentnahmen aus dem Lager

Interne Lagerbuchungen:
Buchung von Lagersonderfällen, beispielsweise durch Umlagerung zwischen mehreren Lägern oder internen Entnahmen von Waren

Nachschub-Buchungen:
Automatisierte Umbuchungen in spezielle „Nachschubläger“, die beispielsweise Verkaufsfilialen versorgen

Inventur:
Das Warenwirtschaftssystem unterstützt idealerweise unterschiedliche Inventurmethoden wie die Stichtagsinventur und die permanente Inventur. Das WaWi hilft beispielsweise bei der Inventurvorbereitung durch die automatisierte Erstellung von Inventurzähllisten und bei der Durchführung über das Scannen von Barcodes. Im Zuge der anschließenden Inventurauswertung kann in Sekundenschnelle die Differenz zwischen Soll- und Ist-Werten ermittelt werden, ebenso die Bewertung der Bestände

 

4.3 Funktionen & Module für den Warenabsatz

 

 

Was wünschen sich die Kunden – und zu welchem Preis? Wie werden die bestellten Waren schnell und fehlerfrei aus dem Lager zum Kunden transportiert? Die WaWi-Features für den Warenabsatz unterstützen alle Abläufe für den Verkauf und die Versandabwicklung. Wie Studien zeigen, ist insbesondere eine gelungene Customer Centricity in der Verkaufsabwicklung entscheidend für die Kundenzufriedenheit. 

 

Relevante Prozesse sind:

CRM & Marketing:
Generieren, Verwalten und Auswerten von Kundenkontakten, mit dem Ziel, das Wissen über den Kunden zu vergrößern und aus den Daten Handlungsempfehlungen für Marketingaktionen abzuleiten

Angebotswesen:
Bearbeiten von Kundenanfragen und Erstellen von (individuellen) Angeboten

Verkauf:
Ob Ladengeschäft, Online-Shop oder Marktplatz: Ein Omnichannel-fähiges WaWi muss den Verkaufsabschluss über sämtliche Vertriebskanäle abbilden können. Dazu kann die Anbindung von Webshop-Lösungen ebenso zählen wie Kassensysteme, Kartenzahlungen und Online-Payment-Anbieter.

Auftragserfassung:
Erfassung der Aufträge im WaWi-System und Anstoßen der nachgeschalteten Workflows, beginnend mit dem automatisierten Generieren und Versenden der Auftragsbestätigung

Kommissionierung:
Zuteilung des Lagerbestands auf die Aufträge, Entnahme der Waren über automatisiert erstellte (ggf. papierlose) Picklisten und Vorbereitung für den Versand

Versand:
Automatische Erstellung der Versandpapiere (Lieferschein, Lieferschein, Versandetiketten) und Tourenplanung – idealerweise über eine Logistik-Schnittstelle zu den Versanddienstleistern.

Fakturierung:
Abschluss der Versandabwicklung durch Rechnungserstellung und Rechnungsversand auf Knopfdruck

 

4.4 Spezielle WaWi-Funktionen

 

 

Die meisten WaWi-Systeme bieten zahlreiche optionale Zusatzmodule für spezielle Handelsprozesse, beispielsweise:

 

After Sales Service:
Je nach Handelsbranche und den genutzten Vertriebskanälen benötigen Händler professionelle Features für das Servicemanagement – von der klassischen Retoure über Garantieleistungen bis hin zur Reparaturaufträgen mit Technikerplanung, häufig abgewickelt über spezielle Ticketsysteme

Umpacken im Lager:
Werden im Handelsunternehmen Waren in neue Handelseinheiten umverpackt oder Bundles erstellt, können auch diese Warenbewegungen im WaWi abgebildet werden. Beispiel: Einkauf von Tee in Großmengen und Abpacken in handelsübliche Portionen und/oder verschiedene Tee-Sortimente, inklusive Etikettierung.

MHD, Chargen- und Seriennummern:
Lagerverwaltung von verderblichen Waren, sensiblen Chargen-Artikeln (z.B. Medizin) oder Seriennummern (z.B. Elektronikprodukten)

EDI-Schnittstelle:
Übermittlung von Stammdaten (z.B. Preislisten) und Belegen (z.B. Rechnungen, Angebote) über das standardisierte EDI-Format – häufig gefordert von Konzernkunden und Großhändlern

Leergutverwaltung:
Verwaltung von Leergut und Ladeartikeln wie Paletten, Gitterboxen, Container und Stapelbehälter

 

4.5 Ergänzende ERP-Funktionen

 

Werden Module über die Materialwirtschaft hinaus integriert, kann das Warenwirtschaftssystem zum vollwertigen ERP-System ausgebaut werden. Typische Beispiele:

  • Finanzbuchhaltung mit DATEV-Export-Schnittstelle und Dokumenten-Management-System
  • Controlling über Reports, Dashboards und KPI-Analysen
  • Anbindung der Fertigung: Produktionsplanung, Produktionssteuerung und BDE
  • HR-Tools zur Personalplanung und Fehlzeitenverwaltung

 

5. Auswahlkriterien für Warenwirtschaftssysteme

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Früher oder später gelangen Handelsunternehmen an den Punkt, an dem es unumgänglich wird, Abläufe zu digitalisieren und automatisieren. Doch Händler auf der Suche nach einem Warenwirtschaftssystem stellen schnell fest: Das Angebot ist groß und unübersichtlich.

Überschneidungen mit dem Markt der ERP-Software erschweren die Auswahl zusätzlich. Da der Erfolg eines Handelsunternehmens in hohem Maß von einer passenden WaWi-Lösung abhängt, kann eine Fehlentscheidung gravierende wirtschaftliche Folgen nach sich ziehen.

 

Mit einer strategischen Herangehensweise lässt sich dieses Risiko minimieren:

Definieren Sie Ihre Anforderungen und die zur Verfügung stehenden Ressourcen im Vorfeld genau!

Analysieren Sie den Status Quo und Ihre Stärken und Schwächen Ihrer Prozesse!

Formulieren Sie klare, idealerweise messbare Ziele für die WaWi-Einführung!

Priorisieren Sie die Punkte Ihres Lastenhefts: Welche Anforderungen sind unverzichtbar, was ist „nice to have“?

Fokussieren Sie sich nicht zu stark auf Feature- und Preislisten, sondern bewerten Sie auch „weiche Faktoren“ die Kompetenz des Software-Anbieters!

 

WaWi Auswahl Prozess

Weiterlesen: So vermeiden Sie 5 typische Fehler im Auswahlprozess.

 

Bevor Händler in die Anbieterrecherche und einen detaillierten Anbietervergleich einsteigen, sollten sie sich über zwei grundsätzliche Punkte klar werden: Ist eine Standard- oder eine Individualsoftware die bessere Lösung? Und wo soll das Warenwirtschaftssystem gehostet werden – in der Cloud oder auf dem eigenen Server?

 

5.1 Standardsoftware vs Individualsoftware

 

Während sich bei ERP-Systemen mittlerweile Standardlösungen weitgehend durchgesetzt haben, sind im Handel nach wie vor viele Individualprogrammierungen im Einsatz.

Standardsoftware
wird von Softwareanbietern für einen größeren Markt entwickelt, ist also vorgefertigt - häufig auch als branchenbezogene Suite.

Individualsoftware
wird maßgeschneidert für einen einzelnen Betrieb entwickelt, entweder inhouse in Eigenleistung oder durch Auftragsvergabe an einen externen Hersteller.

Doch auch bei Warenwirtschaftssystemen zeigt der Trend Richtung Standardsoftware. Die Vorteile liegen auf der Hand:

1. Geringere Anschaffungskosten

2. Kontinuierliche Weiterentwicklung durch den Hersteller

3. Gewährleistung der Releasefähigkeit

4. Geringer Wartungsaufwand

5. Schnelle Verfügbarkeit

Zwar müssen Händler ihre Prozesse in einem gewissen Umfang an die bestehenden Standards der Software anpassen, doch im Zuge der immer flexibleren Möglichkeiten des Customizing (also der nachträglichen Anpassung) lässt sich heute bei vielen Anbietern bereits von „individualisierter Standardsoftware“ sprechen.

 

5.2 Hosting: Cloud vs On Premise

 

Der Betrieb eines Warenwirtschaftssystems erfolgt – ähnlich wie beim ERP-System – entweder auf hauseigenen Servern („on Premise“) oder in der Cloud des Softwareanbieters.

 

Warenwirtschaftssystem Cloud vs. On-Premise

 

On Premise

Im klassischen WaWi-Modell werden die benötigten Lizenzen erworben und im unternehmenseigenen Netzwerk installiert. Für den Betrieb und Sicherungen ist der Händler selbst verantwortlich.

 

Warenwirtschaft aus der Cloud

Moderne Abomodelle erlauben es, das WaWi-System zu mieten und auf dem Server des Anbieters zu nutzen. Das Warenwirtschaftssystem muss nicht installiert werden, sondern der Zugriff erfolgt online und die Daten liegen im Rechenzentrum des Anbieters.

Fakt ist: Cloud-Lösungen sind auf dem Vormarsch, denn sie bieten zahlreiche Vorteile für das dynamische Business der Händler:

 

FLEXIBILITÄT:


Wächst das Unternehmen und werden zusätzliche Benutzer oder mehr Speicherkapazität benötigt, sind die Erweiterungen schnell dazu gebucht und freigeschaltet, ganz ohne erneute Installationen.

 

 

ZEITERSPARNIS:


Es wird keine Manpower für Updates und Backups benötigt, da das System in der Cloud jederzeit up to date ist und vom Anbieter gepflegt wird.

 

KOSTENEINSPARUNG:


Da keine Lizenzen gekauft, sondern gemietet werden, entfällt eine große Initial-Investition – eine große Erleichterung vor allem für Start-ups. Auch Kosten für eigene Server und eine IT-Infrastruktur entfallen.

SCHNELLER START:


Die Implementierungszeit ist im Vergleich zu On-Premise-Installationen deutlich verkürzt.

 

 

Wichtig: Da Händler bei einer WaWi-Nutzung in der Cloud die Hoheit über ihre Daten teilweise aus der Hand geben, ist eine vertrauensvolle und zuverlässige Partnerschaft mit dem Softwareanbieter wichtig. Renommierte Zertifizierungen und Gütesiegel für Cloud Services helfen bei der Orientierung.

Weiterlesen: Erfahren Sie mehr über die Vor- und Nachteile der Hostingvarianten.

 

5.3 Anbieter vergleichen

Warenwirtschaftssystem Vergleich Kriterien

Steht das Lastenheft, kann die Anbieterrecherche starten. Im ersten Schritt macht die Zusammenstellung einer Longlist mit geeigneten WaWi-Systemen Sinn, beispielsweise über eine freie Google-Suche, die Empfehlungen anderer Unternehmen oder Vergleichsportale.

Um auf eine Shortlist mit drei bis fünf Anbietern zu verkürzen, müssen die in Frage kommenden Systeme möglichst objektiv miteinander verglichen werden. Ein Kriterienkatalog hilft, diese Vorauswahl schnell und vor allem sicher durchzuführen.

Wichtige Auswahlkriterien sind u.a.:

Branchen-Spezialisierung: 
Kennt sich der Softwareanbieter mit Ihrer Handelssparte aus und hat er die Kompetenz, die passenden Features zu entwickeln?

Skalierung & Verkaufskanäle: 
Kann das WaWi-System unkompliziert mit Ihnen mitwachsen? Und lassen sich moderne Omnichannel-Konzepte realisieren?

Schnittstellen:
Gibt es offene und stabile Schnittstellen, um Shop-Systeme, Marktplätze, Ihren Steuerberater und bei Bedarf ein PIM oder Zwischenhändler anzubinden?

Fulfilment: 
Lässt sich über das WaWi ein reibungsloser und schneller Versand sicherstellen, z.B. über die Anbindung gängiger Logistikdienstleister und ein Echtzeit-Tracking?

Internationalisierung: 
Unterstützt das WaWi den Schritt in ausländische Märkte, beispielsweise durch Währungsvarianten und Mehrsprachigkeit?

Hosting: 
Bietet das WaWi die von Ihnen bevorzugte Hosting-Variante? Lässt sich bei Bedarf eine On Premise Installation später unkompliziert in eine Cloud-Lösung umwandeln – oder umgekehrt? 

Kosten: 
Ist die Kostenstruktur ausreichend transparent – nicht nur die Initialkosten, sondern auch Schulung, Support und Updates? 

Usability: 
Lässt sich die Oberfläche der Software auch für Einsteiger einfach und intuitiv bedienen? Macht das Arbeiten mit dem WaWi im besten Fall Spaß?

Implementierung: 
Hat der Anbieter ein strategisches Einführungskonzept und unterstützt er Sie aktiv beim Change Management?

Service & Partnerschaft: 
Stimmt die „Chemie“ zwischen Ihnen und den Softwareberatern? Ist die Kommunikation effizient und kompetent? Wie gut ist der Support?

 Weiterlesen: Erfahren Sie, wie Sie Warenwirtschaftssysteme objektiv vergleichen können.

Die verbliebenen drei bis fünf Anbietern werden nun im Detail gescreent, beispielsweise mit Produktpräsentation, Chemistry-Workshops und Demo-Installationen. Auf der Basis dieser Vorgespräche und Ihres Lastenhefts können dann verbindliche Angebote eingeholt werden,

um die Investitions- und Betriebskosten genau zu ermitteln. Die vorliegenden Informationen sollten dann ein gutes Gefühl vermitteln, welcher Anbieter und welches WaWi-System am besten zu Ihnen und Ihren Anforderungen passt.

6. Was kostet ein Warenwirtschaftssystem?

 

Die Kalkulation für ein WaWi-System komplex und wird von zahlreichen Faktoren beeinflusst. Da die Software über Jahre genutzt werden soll, ist eine fundierte betriebswirtschaftliche Betrachtung Pflicht. Bestmögliche Transparenz bieten die Total Cost of Ownership (TCO): Ziel ist es, alle Kosten bereits im Vorfeld möglichst genau zu beziffern – neben den Anschaffungskosten auch die laufenden Betriebskosten für die voraussichtliche Nutzungsdauer.

Anschaffungskosten

  • Bei On Premise: Lizenzkosten abhängig von Funktionsumfang und Zahl der Anwender
  • Bei On Premise: Hardware-Kosten für Server, Netzwerk-Infrastruktur
  • Implementierung (Datenmigration, Mitarbeiterschulung …)
  • Bei Bedarf: Customizing
  • Bei Bedarf: Externe Beratungskosten

Betriebskosten

  • Bei Cloud-/SaaS-Modellen: Monatliche Nutzungsgebühr
  • Support
  • Wartung des Systems (Wartungsverträge)
  • Updates/Release-Wechsel
  • Weiterentwicklung (zusätzliche Module oder Schnittstellen)

Kosten-Nutzen-Betrachtung

Neben den entstehenden Kosten spielen selbstverständlich auch die zu erwartenden Verbesserungen bei der Entscheidung eine Rolle. Deshalb sollte die TCO-Betrachtung eines WaWi-Systems nicht isoliert erfolgen, sondern mit einer Nutzenanalyse zu einer umfassenden ROI-Bewertung kombiniert werden. Nur so lässt sich das wirtschaftliche Potenzial verschiedener Softwarelösungen seriös vergleichen.

 

7. Was ist bei der Implementierung eines Waren­wirtschafts­systems zu beachten?

 

Die Erwartungen bei der Einführung eines neuen Warenwirtschaftssystems sind hoch: Prozesse sollen optimiert werden, Kosten sinken und Umsätze steigen. Moderne Warenwirtschaftssysteme bringen die nötigen Voraussetzungen mit, doch eine holprige Implementierung kann den Erfolg deutlich schmälern und kostet im schlimmsten Fall die Akzeptanz der Mitarbeiter.

Die gute Nachricht: Die Einführung von Warenwirtschaftssystemen ist in den letzten Jahren deutlich einfacher geworden. Viele Erfahrungsberichte von monatelangen Implementierungsphasen gehören inzwischen der Vergangenheit an. Insbesondere WaWi-Systeme mit Cloud-Modell führen sehr schnell zum Go Live, häufig sogar über ein Remote-Onboarding.

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Und doch bleibt die WaWi-Implementierung ein nicht zu unterschätzendes Projekt, das die nötigen Entscheidungskompetenzen, ein Budget und die nötige Manpower voraussetzt.

Warenwirtschaftsssoftware Implementierung

Wichtige ToDos:

☑ Definition von Meilensteinen gemeinsam mit dem Anbieter

☑ Festlegen der Timeline

☑ Datenvorbereitung und Datenmigration

☑ Individualisierung der Vorlagen

☑ Einrichten von Reports und Dashbaords

☑ Konfiguration von Schnittstellen

☑ Schulung der Mitarbeiter

☑ Ausführliches Testing

Eine besondere Herausforderung ist die Anbindung eines Warenwirtschaftsystems an einen bestehenden Online-Shop. Beide Systeme müssen reibungslos zusammenarbeiten und Daten untereinander austauschen.

Weiterlesen: So gelingt die Integration von Shopsystem und Warenwirtschaft.

Wichtig für das gesamte WaWi-Projekt: Die geplanten Verbesserungen werden nicht allein durch die Einführung einer neuen Software erreicht. Das Warenwirtschaftssystem ist ein mächtiges technisches Tool, das aber erst im engen Zusammenspiel mit den Mitarbeitern des Unternehmens sein Potenzial ausspielen kann. Je größer das Unternehmen ist, desto wichtiger ist ein konsequentes Change Management, das die anstehenden Änderungen transparent kommuniziert, Key User als Multiplikatoren einsetzt und gerade in der Zeit der Doppelbelastung alle Mitarbeiter motiviert.

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