Was ist ein Cloud-ERP-System?

‚ERP‘ ist dabei eine Abkürzung für ‚Enterprise-Resource-Planing‘ – zu Deutsch etwa ‚Unternehmerische Ressourcenplanung‘. Damit wird die Aufgabe eines jeden Betriebs bezeichnet, vorhandene Ressourcen wie Kapital, Personal, Betriebsmittel und Rohstoffe effizient zu verwalten. Enterprise Resource Planing ist von entscheidender Bedeutung für das wirtschaftliche Handeln jedes Unternehmens.

Ein ERP-System nun ist eine Software, mit der Unternehmen diese Ressourcenplanung strukturieren und automatisieren können. Zu diesem Zweck vereint ein ERP-System Funktionen für alle wesentlichen Abteilung eines Unternehmens – von der Finanzbuchhaltung über Ein- und Verkauf bis hin zur Lagerverwaltung.

Aus dieser Integration aller essentieller Funktionen in einer einzigen Software ergeben sich für die Unternehmen zahlreiche Vorteile. So steigern ERP-Systeme die Effizienz, senken die Kosten und vereinfachen allgemein alle Prozesse in einem gehörigen Maße. Auch darum gehören ERP-Systeme in den meisten Unternehmen heute zum technologischen Standard.

Ein Cloud-ERP-System zeichnet sich dadurch aus, dass es in der Cloud betrieben wird – also in einem großen Netzwerk-Verbund von Servern an mehreren Standorten, auf deren Speicherplatz, Rechenpower und weitere Ressourcen viele verschiedene Nutzer zugreifen können.

Damit unterscheidet es sich von klassischen ERP-Systemen, die in der Regel auf einem lokalen Server betrieben und nur von einer einzigen Firma genutzt werden – nämlich von derjenigen, die diesen Server betreibt. Bei klassische ERP-Systemen werden also sowohl die Software als auch die Hardware, auf der diese läuft, vom jeweiligen Unternehmen betrieben, das diese Lösung tatsächlich nutzt. Bei Cloud-ERP-Systemen hingegen werden entweder Teile der Lösung (also zum Beispiel die Hardware im Rechenzentrum des Cloud-Anbieters) oder das gesamte ERP-System (also inklusive der laufenden Software) bei einem externen Anbieter wie eine Dienstleistung angemietet.

Nicht jede öffentliche Server-Farm, die über das Internet erreichbar ist, ist auch tatsächlich eine Cloud. Damit ein Netzwerk als Cloud gelten kann, muss es fünf essenzielle Kriterien erfüllen. Dabei handelt es sich um die folgenden fünf Eigenschaften:

In einer Cloud können sich Nutzer die benötigten Leistungen selbst zuweisen. Das bedeutet allerdings nicht unbedingt, dass sich Nutzer eines Cloud-ERP-Systems automatisch weitere Zugänge zum System freischalten können. Je nach Betriebsmodell kann es sein, dass solche Anpassungen vom Anbieter des ERP-Systems selbst vorgenommen werden müssen, weil er selbst die Infrastruktur eines größeren Cloud-Betreibers nutzt.

So werden ERP-Systeme auf der Basis von Microsoft Dynamics 365 oft in Cloud-Rechenzentren von Microsoft betrieben. In solchen Fällen können Endkunden sich weitere Leistungen nicht selbst zuweisen; allerdings können die ERP-System-Anbieter das im Auftrag für sie erledigen.

Echte Cloud-Computing-Modelle müssen über Standardmechanismen über das Netzwerk erreichbar sein.

Das bedeutet: Um ein Cloud-System zu nutzen, sind weder eine besondere Software wie zum Beispiel ein VPN-Tunnel noch ein gesonderter Anschluss notwendig. Stattdessen können Nutzer ganz einfach über das öffentliche Internet auf das Angebot zugreifen.

Beim echten Cloud-Computing werden die vorhandenen Ressourcen (also Speicher und Rechenleistung) von mehreren unterschiedlichen Kunden genutzt.

Wenn ein Rechenzentrum also von nur einem einzigen Unternehmen genutzt wird, dann handelt es sich dabei im strengen Sinne nicht um eine Cloud – auch dann nicht, wenn dieses Rechenzentrum räumlich vom Unternehmen getrennt ist oder sogar von einem externen Dienstleister betrieben wird, sodass das System in allen zentralen Punkten ‘wie eine Cloud’ funktioniert.

In einem echten Cloud-ERP-System können die Ressourcen, die einem bestimmten Nutzer zur Verfügung gestellt werden, sehr schnell und nahezu unbegrenzt skaliert werden – zumindest aus der Sicht des jeweiligen Nutzers.

Das bedeutet: Wenn es beim Nutzer zu einer Lastspitze kommt, weil zum Beispiel die wöchentliche Verarbeitung der Belege ansteht, dann kann das Cloud-ERP-System die dafür notwendige Rechenleistung automatisch bereitstellen, ohne dass der Benutzer etwas davon bemerkt.

In einem echten Cloud-System kann genau gemessen und protokolliert werden, welcher Nutzer welche Ressourcen verwendet. Das ist zum Beispiel für die Abrechnung der Dienstleistung oder auch für die automatische Skalierung der zur Verfügung gestellten Ressourcen wichtig.

Cloud-ERP-Systeme werden in verschiedenen Betriebsmodellen angeboten. Diese Modelle unterscheiden sich danach, bis zu welchem Grad der jeweilige Dienst vom Anbieter verwaltet wird und welche Aufgaben (Pflege, Wartung usw.) dem Nutzer obliegen. Von der Bereitstellung der reinen Hardware bis hin zu umfangreichen Komplettlösungen gibt es hier viele Möglichkeiten:

Aus der besonderen Art und Weise, wie Cloud-ERP-Systeme betrieben werden, ergeben sich eine Reihe von finanziellen Vorteilen für Unternehmen – denn mit einem ERP-System aus der Cloud sparen sie bares Geld:

Um ein Cloud-ERP-System zu nutzen, müssen Sie kein eigenes Rechenzentrum betreiben. Damit entfallen die Kosten für die Anschaffung oder Erweiterung von Servern und weiterer Hardware wie zum Beispiel Kühlsysteme oder Brandschutzanlagen.

Wenn Sie sich für ein System im Software-as-a-Service-Betriebsmodell entscheiden, entfallen zudem die Initialkosten für Software-Lizenzen – das Abonnement des Cloud-ERP-Systems berechtigt Sie in der Regel zur direkten, vollständigen Nutzung des Systems.

Damit sind die Anschaffungskosten eines Cloud-ERP-Systems signifikant niedriger als bei einem vergleichbaren On-Premises-System, das Sie in einem eigenen, lokalen Rechenzentrum betreiben müssten.

Darüber hinaus fallen auch die Folgekosten eines Cloud-ERP-Systems geringer aus, weil keine Server mehr vorhanden sind, die gewartet und gesichert werden müssen. Und auch die dauerhaften Kosten für die Software sind bei Cloud-ERP-Systemen zumindest im Software-as-a-Service-Betriebsmodell niedriger, weil die Systeme hier fortlaufend weiterentwickelt und aktualisiert werden. Bei klassischen On-Premises-Systemen hingegen verkaufen Anbieter in der Regel Lizenzen, die nur für eine Version der Software gelten, und lassen sich spätere Updates teuer bezahlen.

Ein zusätzlicher Kostenfaktor, der nicht unterschätzt werden sollte, ist der Stromverbrauch: Ein lokales Rechenzentrum mit eigenen Servern, die auch noch rund um die Uhr betrieben werden müssen, treiben die Stromrechnung in die Höhe. Beim Einsatz eines Cloud-ERP-Systems hingegen fallen diese dauerhaften Kosten hingegen weg.

Um das reibungslose Funktionieren eines Cloud-ERP-Systems sicherzustellen, benötigen Unternehmen weniger IT-Fachkräfte, weil sie zum einen kein eigenes Rechenzentrum mehr betreiben müssen und weil zum anderen – zumindest bei Systemen im SaaS-Betriebsmodell – auch Wartung, Pflege und Support der Software in den Aufgabenbereich des jeweiligen Anbieters fallen.

Das bedeutet jedoch nicht, dass Unternehmen typischerweise ihre IT-Abteilung freistellen, wenn sie ein Cloud-ERP-System anschaffen. Denn auch für die Nutzung eines Cloud-ERP-Systems werden eigene Endgeräte benötigt, die gewartet werden müssen. Darüber hinaus werden auch Unternehmen, die auf die Cloud setzen, in aller Regel weiterhin ein lokales Netzwerk in Ihren Niederlassungen betreiben – mindestens, um alle Arbeitsplätze an das Internet anzuschließen.

Die Aufgaben der internen IT-Abteilung verschieben sich also – weg von ERP- und Hardware-spezifischen Themen, für die typischerweise entweder teure IT-Fachkräfte benötigt werden, und hin zu allgemeinen – simpleren – Fragestellungen der Systemadministration.

Neben den niedrigeren Kosten bieten Cloud-ERP-Systeme jedoch auch noch eine Reihe von weiteren Vorteilen gegenüber lokal betriebenen Systemen:

Bei lokalen Lösungen sind Unternehmen darauf angewiesen, dass Ihr lokaler Server läuft. Sobald es ein Problem gibt, herrscht Stillstand. Denn nur die wenigsten kleinen und mittleren Unternehmen können sich redundante Systeme leisten, um Ausfälle aufzufangen.

Dabei sind die betriebswirtschaftlichen Schäden von Ausfällen nicht zu unterschätzen: Laut einer Studie, die Techconsult im Auftrag von Hewlett Packard durchgeführt hat, beziffern deutsche Mittelständler die Kosten eines IT-Ausfalls auf bis zu 25.000 Euro pro Stunde, wobei das Beheben eines solchen Fehlers im Mittel knapp vier Stunden dauert.

In Cloud-Rechenzentren sind alle wesentlichen Systeme mehrfach vorhanden, und alle Daten werden mehrfach an verschiedenen Orten gespeichert. Daraus ergibt sich eine sehr hohe Ausfallsicherheit, sodass sogar ein ganzes Rechenzentrum dauerhaft ausfallen kann, ohne dass es negative Folgen für den Betrieb hätte: Der Anbieter des Cloud-ERP-Systems kann sofort und im laufenden Betrieb auf einen Server an einem anderen Standort umschalten, sodass alle Nutzer problemlos weiterarbeiten können.

Darüber hinaus legen Cloud-ERP-Anbieter höchste Standards an ihre IT-Infrastruktur an und stellen eine planvolle und regelmäßige Überprüfung und Wartung aller Bauteile in ihren Servern sicher. Damit sind Cloud-ERP-Systeme wesentlich zuverlässiger, als es lokale Rechenzentren überhaupt sein können.

In der Cloud wird eine Vielzahl von Servern zu einem großen Netzwerk zusammen geschlossen, sodass sie wie eine einzige Ressource genutzt werden können. Damit übersteigt die Cloud in Sachen Speicherplatz und in Sachen Rechenleistung jedes andere Rechenzentrum um ein Vielfaches.

Aufgrund dieser extremen Reserven können Cloud-ERP-Systeme auch unvorhergesehene, große Lastspitzen mühelos verarbeiten: Die notwendigen Ressourcen sind ja vorhanden und können auch dementsprechend kurzfristig zur Verfügung gestellt werden – in der Regel, ohne dass der Benutzer überhaupt etwas davon bemerkt.

Aus diesem ‚Überfluss‘ an Ressourcen, die Cloud-ERP-Systeme ihren Nutzern bereitstellen, ergibt sich ein weiterer Vorteil dieser Systeme: Die vereinfachte Skalierbarkeit. In der Cloud können weitere Nutzer einfach hinzugebucht werden. Wenn ein Unternehmen wächst, kann es also kurzfristig auf diese Veränderung reagieren und ihr System schnell erweitern, ohne dafür nennenswerte finanzielle Ressourcen aufzubringen oder diese gar langfristig zu binden – in der Regel sind Cloud-Abonnements mit kurzen Kündigungsfristen ausgestattet.

Damit stehen Cloud-ERP-Systeme in einem scharfen Gegensatz zu lokal betriebenen Lösungen: Hier werden die Server schon allein aus betriebswirtschaftlichen Gründen oft so dimensioniert, dass sie die erwarteten Lastspitzen verkraften und vielleicht geringfügige Reserven zur Verfügung stellen können – jedoch nicht mehr. Wenn ein Unternehmen hier in die eigentlich positive Situation kommt, dass es rasant wächst, muss das ERP-System – und dabei vor allem die Hardware – erweitert werden. Anderenfalls riskiert das Unternehmen eine sinkende Performanz. Die Anschaffung zusätzlicher Hardware bedeutet jedoch eine langfristige Bindung von Kapital.

Um ein lokales ERP-System in Betrieb zu nehmen, muss zunächst die Hardware installiert werden. Schon das kann – je nachdem, wie groß das Rechenzentrum geplant ist und welches Knowhow zur Verfügung steht – ein aufwendiges Unterfangen sein, zumal neue technische Infrastruktur geprüft werden sollte, bevor man in den Echtbetrieb geht. Danach müssen Betriebssysteme installiert, Netzwerke eingerichtet und zuletzt auch das eigentliche ERP-System aufgesetzt werden. Unter Umständen vergehen so viele Wochen, bis ein solches System einsatzfähig ist.

Bei einem Cloud-ERP-System stehen – je nach Betriebsmodell – die meisten (IaaS) oder sogar alle (SaaS) notwendigen Ressourcen sofort zur Verfügung. Die Systeme laufen in der Regel bereits seit längerer Zeit, ihre Zuverlässigkeit steht außer Frage, und etwaige ‚Kinderkrankheiten‘ auf Systemebene sind nicht zu erwarten.

Natürlich muss auch ein solches Cloud-ERP-System bis zu einem gewissen Grad eingerichtet werden: Stammdaten müssen eingespielt und Prozesse eingerichtet werden, und darüber hinaus wird jeder seriöse Anbieter einen definierten Onboarding-Prozess ansetzen, um neuen Nutzern einen optimalen Start zu ermöglichen. Dennoch ist ein Cloud-ERP-system im Mittel wesentlich schneller einsatzfähig als eine klassische lokale Lösung.

Ein lokales ERP-System mit eigenem Rechenzentrum ist ein Haus, das man selbst errichtet; ein Cloud-ERP-System ist ein möbliertes Heim, das man schlüsselfertig übernimmt, sodass man nur noch seinen Besitz einräumen muss.

Cloud-ERP-Systeme lösen einen zentralen Bestandteil eines jeden ERP-Systems – den Server, auf dem das System betrieben und alle Daten gespeichert werden – aus dem lokalen Netzwerk einer Firma heraus. Diese räumliche Trennung führt dazu, dass Nutzer immer über das öffentliche Netz auf das ERP-System zugreifen, um damit zu arbeiten.

Umgekehrt entfällt dadurch auch die Beschränkung klassischer ERP-Systeme, bei denen Nutzer entweder im selben lokalen Netzwerk eingebunden sein oder aber komplizierte VPN-Verbindungen einrichten müssen, um mit dem Programm zu arbeiten. Stattdessen können sie Cloud-ERP-Systeme überall nutzen: Im Büro, im Home Office, bei Außenterminen oder auf Reisen. Die einzige Voraussetzung ist eine funktionierende Internet-Verbindung, die jedoch in den meisten Situationen als gegeben betrachtet werden kann.

Damit eignen sich Cloud-ERP-Systeme im besonderen Maße für die neue Arbeitswelt, in der das Thema Remote Work sowie die zunehmende Flexibilisierung von Arbeitszeiten immer wichtiger werden.

Besonders im Software-as-a-Service-Betriebsmodell verstehen sich Anbieter von Cloud-ERP-Systemen vor allem als Anbieter von Komplett-Lösungen. Darüber hinaus ist es aufgrund des Abonnement-Modells in ihrem Interesse, Nutzer langfristig an ihr System zu binden – denn nur mit lange laufenden Abonnements lassen sich Gewinne erzielen. Zu diesem Zweck muss das angebotene Paket dauerhaft attraktiv bleiben.

Darum entwickeln viele Anbieter von Cloud-ERP-Systemen ihre Systeme konsequent weiter und spielen alle Updates, Verbesserungen und Funktionen automatisch ins laufende System ein, ohne dafür zusätzliche Kosten zu veranschlagen. Solange ein Cloud-ERP-Anbieter aktiv ist, können die Nutzer des Systems also sicher sein, dass Sie den Herausforderungen Ihres Markts gewachsen sind.

Damit grenzen sie sich scharf von klassischen ERP-Systemen ab: Hier werden in der Regel Lizenzen für eine bestimmte Version der Software verkauft. Updates und Folgeversionen hingegen müssen gesondert bezahlt werden: Entweder im Rahmen eines zusätzlichen Pflegevertrags (was defacto einem Abonnement gleichkäme, das zu den einmaligen Lizenzkosten zusätzlich hinzukommt) oder im Rahmen von neuen Lizenzen, die zu einem späteren Zeitpunkt wieder zu einem hohen Fixpreis erworben werden müssen.

Auch wenn das Thema ‚Nachhaltigkeit‘ bei der Implementierung eines neuen ERP-System in den meisten Fällen weit im Hintergrund steht und die Entscheidungsfindung allenfalls tangential berührt: Auch in diesem Bereich können Cloud-ERP-Systeme eindeutig punkten.

Schon der Einsatz eines ERP-System ist per se nachhaltig. Aufgrund der besseren Möglichkeiten zur Planung von Prozessen können Unternehmen wertvolle Ressourcen einsparen, was nicht nur dem Betrieb selbst zugute kommt: Eine bessere Planung im Einkauf führ praktisch automatisch dazu, dass weniger Rohstoffe verbraucht werden und dass weniger Verkehr anfällt.

Cloud-Rechenzentren sind Ressourcenfresser – daran gibt es nichts zu beschönigen. Allein der Stromverbrauch einer riesigen Serverfarm ist enorm. Hinzu kommt, dass in der technischen Infrastruktur viele wertvolle Rohstoffe ‘gebunden’ sind: Von Edelmetallen bis hin zu seltenen Erden.

Genau deswegen legen gerade die großen Anbieter von Cloud-Computing-Plattformen, auf denen Cloud-ERP-Systeme typischerweise aufgesetzt sind, einen großen Wert auf Nachhaltigkeit. So plant Microsoft, mit seinem Cloud-Dienst Azure bis zum Jahr 2030 nicht nur klimaneutral, sondern sogar klimanegativ zu werden – und bis zum Jahr 2050 das gesamte Kohlendioxid aus der Umwelt zu entfernen, das der Konzern seit seiner Gründung im Jahr 1975 über den Stromverbrauch ausgestoßen hat. Zu diesem Zweck fördert Microsoft eine ganze Reihe von technologischen und ökologischen Projekten wie zum Beispiel Aufforstungsprogramme auf der ganzen Welt. Darüber hinaus betreibt der Konzern großen Aufwand beim Recycling überholter Bauteile.

Mit der Bereitstellung in der Cloud sind also eine ganze Reihe von Vorteilen verbunden. In der folgenden Tabelle haben wir die zentralen Merkmale der beiden Ansätze für Sie zusammengefasst, damit Sie sich einen schnellen Überblick verschaffen können:

*im SaaS-Betriebsmodell

Cloud-ERP-Systeme garantieren ihren Nutzern ein hohes Maß an Sicherheit. Insbesondere die großen Anbieter von Cloud-ERP-Systemen wie zum Beispiel Microsoft oder Google schützen ihre Cloud-Rechenzentren sorgfältig und sichern sie rigoros gegen alle potenziellen Gefahren ab.

In diesem Abschnitt werden folgende Themen und Aspekte behandelt:

1. Cyber Security: In diesem Unterabschnitt lesen Sie alles über die wesentlichen Sicherheitsmaßnahmen, mit denen Anbieter von Cloud-ERP-Systemen ihre Lösungen gegen digitale Bedrohungen
   wie zum Beispiel Hackerangriffe oder Schadsoftware absichern.
   1. Multi-Tennant-Architektur:
   2. Cloud-ERP-Systeme setzen auf das Zero-Trust-Prinzip
   3. Überwachung
   4. Verschlüsselung
2. Physische Sicherheit der Rechenzentren: Hersteller von Cloud-ERP-Systemen sichern ihre Rechenzentren gegen alle physischen Bedrohungen wie Brände, Naturkatastrophen oder Unfälle
   rigoros ab. In diesem Unterabschnitt lesen Sie, welche Sicherheitsmaßnahmen in einem typischen Cloud-Rechenzentrum zur Anwendung kommen.
3. Datensicherung und Backup-Systeme: Cloud-ERP-Systeme sind in Sachen Datensicherung gegenüber On-Premises-Systemen klar im Vorteil. In diesem Unterabschnitt lesen Sie, warum das so ist.
4. Compliance & Zertifizierungen: Für Cloud-ERP-Systeme wurden bereits einige Normen und Zertifizierungen entwickelt, um die Sicherheit der Lösung nachvollziehbar sicherzustellen. In
   diesem Unterabschnitt stellen wir die wichtigsten Regelungen Kriterienkataloge vor.
   1. ISO-Normen
   2. Die Testierung nach dem Anforderungskatalog Cloud Computing (C5) des BSI
   3. DSGVO
5. Rechtliche Aspekt der Cloud-Nutzung: Der Einsatz von Cloud-ERP-Systemen ist rechtlich unbedenklich. In diesme Unterabschnitt erfahren Sie mehr darüber.

In vielen Köpfen ist das Bild des einzelnen Hackers, der aus seinem Kellerverschlag heraus in bestens gesicherte Netzwerke eindringt und sensible Daten stiehlt, fest verankert. Diese romantisierte Vorstellung entspricht jedoch längst nicht mehr den Tatsachen – falls sie es denn je tat. Cybercrime ist heute ein Industriezweig mit professionellen Anbietern, die ihre ‚Services‘ im Darknet verkaufen.

Im Fokus dieser Kriminellen steht klar der Mittelstand. Laut dem Kriminologischen Forschungsinstitut Niedersachsen und der Leibniz Universität Hannover sind in den vergangenen zwölf Monaten 41 Prozent aller deutschen Unternehmen Opfer einer schweren Cyberattacke geworden. Die Schäden pro Angriff beliefen sich dabei im Schnitt auf 16.900 Euro.

Die Strategien der Cyberkriminellen sind ebenso divers wie ihr Instrumentarium. Neben klassischen Viren, Trojanern und sogenannten Phishing-E-Mails, mit denen Zugangsdaten abgegriffen werden, ist heute vor allem sogenannte Ransomware im Einsatz: Software, mit der Kriminelle die Datenbanken ihrer Opfer verschlüsseln, um dann hohe Geldsummen für die Entschlüsselung zu erpressen.

Netzwerke gegen solche Attacken zu schützen ist eine aufwendige und komplexe Aufgabe. Doch natürlich ist den Anbietern von Cloud-ERP-Systemen und Cloud-Services bewusst, dass dieser Schutz zu ihren zentralen Herausforderungen zählt – immerhin vertrauen Sie als Kunde ihrem Cloud-ERP-Anbieter ihre Unternehmensdaten an. Darum investieren Anbieter von Cloud-ERP-Systemen viel Zeit, Geld und Aufwand in den Schutz ihrer Anlagen und nutzen eine ganze Reihe verschiedener Technologien und Ansätze:

Ein entscheidender Vorteil von Cloud-ERP-Systemen im SaaS-Modell ist, dass nicht für jedes Unternehmen, das den Service nutzt, ein eigenes ERP-System im Rechenzentrum installiert werden muss. Stattdessen können mehrere Unternehmen im selben System arbeiten können – so wird das Angebot wesentlich performanter und schneller.

In einem solchen gemeinschaftlich genutzten Infrastruktur ist die sichere Trennung der Daten natürlich unerlässlich. Anderenfalls bliebe nichts geheim, und Firmen könnten auf die Daten ihrer Konkurrenten, Kunden oder Partner zugreifen. Ein solches Risiko dürfte kein Unternehmen eingehen.

Darum verwenden Cloud-ERP-Systeme eine sogenannte Multi-Tenant-Architektur (wörtlich: ‚Mehrere Mieter‘, wobei der Begriff im IT-Umfeld gängigerweise als ‚Mandantenfähigkeit‘ übersetzt wird). In solchen Systemen werden die Daten von Nutzern in einzelnen, voneinander abgetrennten Einheiten gespeichert, auf die andere Nutzer technisch nicht zugreifen können – ähnlich wie ein Mietshäusern, in denen jeder Mieter ein eigenes, räumlich getrenntes Appartement bezieht, zu dem er allein den Zugang besitzt.

Eine solche Multi-Tenant-Struktur allein ist noch keine dezidierte Sicherheitsmaßnahme, sondern die notwendige Grundlage dafür, dass das Cloud-ERP-System und alle weiteren Schutzmechanismen überhaupt funktionieren.

Ein zentraler Aspekt jedes Sicherheitskonzept für IT-Systeme sind die Zugriffsrechte: Da alle Daten physikalisch in einem zusammenhängenden System gespeichert werden, muss sichergestellt sein, dass jeder Nutzer nur diejenigen Ressourcen nutzen kann, die er tatsächlich nutzen darf.

Anbieter von Cloud-ERP-Systemen setzen oft auf das sogenannte Zero-Trust-Prinzip. Damit ist keine bestimmte Technologie zur Abwehr von Gefahren gemeint, sondern vielmehr ein generelles Gestaltungsprinzip für komplexe IT-Systeme. Der Grundgedanke ist hier „Vertraue niemandem!“ Das bedeutet: Keine Ressource im System ist frei verfügbar. Stattdessen muss sich jeder Nutzer bei jedem Zugriff auf jede Ressource – sei es nun eine Funktion, ein bestimmter Arbeitsbereich oder ein bestimmter Datensatz – aufs Neue authentifizieren – und wenn sich ein Nutzer nicht authentifizieren kann, dann erhält auch keinen Zugriff.

Wenn das Cloud-ERP-System ein gesichertes Firmengebäude wäre, dann wäre nicht nur der Haupteingang abgeschlossen, sondern jeder einzelne Raum innerhalb dieses Gebäudes, sodass man für jede Tür einen eigenen Schlüssel braucht. So kann niemand einen Raum betreten, den er nicht betreten darf. In einer ‚echten‘ Firma würde dieser Ansatz vielleicht paranoid anmuten und wäre in der Praxis auch gar nicht umsetzbar – im ‚virtuellen Gebäude‘ eines Cloud-ERP-Systems hingegen garantiert Zero Trust die größtmögliche Sicherheit des Systems und vor allem die größtmögliche Sicherheit aller darin enthaltenen Daten.

Natürlich bedeutet das nicht, dass jeder Nutzer eines Cloud-ERP-Systems bei jeder einzelnen Aktion, die er im System vornehmen will, sein Passwort dafür eintippen muss – technisch wird Zero-Trust mithilfe von Rechten gelöst, die den Nutzerkonten zugeordnet werden, und die Authentifizierung läuft ständig im Hintergrund ab.

Cloud-ERP-Systeme verarbeiten in jedem Moment viele Anfragen von unterschiedlichen Nutzern an verschiedenen Orten. Um die Sicherheit zu gewährleisten, werden alle diese Zugriffe in der Regel automatisiert überwacht und kontrolliert. Wenn das Überwachungssystem eine verdächtige ‚Aktion‘ bemerkt und somit einen möglichen Angreifer identifiziert, reagiert es ebenso automatisiert darauf, indem es diesen Zugriff unterbindet.

Diese Überwachung erfolgt nicht nur dauerhaft – die bislang identifizierten Probleme und Angriffe werden auch protokolliert und ausgewertet. Die bislang erhobenen Analysedaten können also in die weiteren Analysen mit ein fließen. So lernen die Sicherheitsfunktionen von Cloud-ERPs kontinuierlich hinzu und werden in der Abwehr von Cyberattacken mit der Zeit immer effizienter.

Ein weiterer zentraler Baustein für die Sicherheit in Cloud-ERP-Systemen sind Verschlüsselungsverfahren: Weil sich Nutzer zum einen über das öffentliche Netz ins System einloggen und weil zum anderen Daten innerhalb des Systems regelmäßig zwischen Servern und Rechenzentren ausgetauscht werden, bestehen viele Datenströme, auf die Cyberkriminelle Attacken verüben könnten.

Anbieter von modernen Cloud-ERP-Systemen stellen darum sicher, dass alle diese Datenströme verschlüsselt werden. In der Regel werden dabei hocheffektive End-to-End-Verfahren verwendet, bei denen die ausgetauschten Daten ausschließlich an den jeweiligen Endpunkten der Übertragung – also zu einem beim Cloud-ERP-System-Anbieter selbst und zum anderen auf dem lokalen Endgerät des jeweiligen Nutzers – entschlüsselt werden können.

Darüber hinaus werden in vielen Cloud-ERP-Systemen auch alle ruhenden Daten verschlüsselt und nur bei konkreten, authentifizierten Fragen dekodiert. So können sie von rechtmäßigen Nutzern bearbeitet werden, ohne dass Angreifer die Chance dazu hätten, zu irgendeinem Zeitpunkt auf die Daten zuzugreifen.

Rechenzentren sind zahlreichen physischen Risiken ausgesetzt. So entwickeln große Serverfarmen eine enorme Hitze, sodass sie fortlaufend gekühlt und zudem gegen die Gefahr von Bränden abgesichert werden müssen. Darüber hinaus kann die Hardware-Infrastruktur durch äußere Einflüsse beschädigt werden: Von Sabotage bis hin zu Naturkatastrophen wie Erdbeben.

Diese Risiken gehören zu den zentralen Herausforderungen für Cloud-Dienstleister und stellen eine große Bedrohung für ihren Firmenerfolg dar. Deswegen legen alle Anbieter von Cloud-Dienstleistungen – und damit natürlich auch alle Anbieter von Cloud-ERP-Systemen – genau so viel Wert auf die physische Sicherheit ihrer Rechenzentren wie auf die Absicherung ihrer Dienste gegen Cyberkriminalität.

Ein typisches Cloud-Rechenzentrum ist daher auf mannigfaltige Arten und Weisen gegen physische Bedrohungen gesichert. Diese Sicherung beginnt bei der Eingrenzung des Standorts, die in der Regel aus hohen Betonmauern und Zäunen besteht und darüber hinaus rund um die Uhr sowohl per Video als auch von patrouillierenden Sicherheitsdiensten überwacht wird, um jedes unrechtmäßige Betreten des Geländes zu verhindern. Dabei werden auch die Angestellten, die für die Sicherheit verantwortlich sind, regelmäßigen Prüfungen unterzogen, um so Angriffe ‚aus den eigenen Reihen‘ zu verhindern.

Um Zutritt zu einem solchen Cloud-Rechenzentrum zu erhalten, müssen Besucher ihren Besuch nicht nur im Vorhinein anmelden, sondern auch einen triftigen Grund dafür nennen, warum sie das Rechenzentrum betreten wollen. Diese Gründe werden von den Betreibern geprüft, und nur, wenn die Begründung stichhaltig ist, erhält der Antragssteller tatsächlich eine zeitlich begrenzte Erlaubnis, das Rechenzentrum überhaupt zu betreten – und dann auch nur denjenigen Gebäudeteil, den er zwingend betreten muss, um das genannte Ziel seines Besuchs zu erreichen

Beim Betreten des Rechenzentrums wird dann nicht nur die Identität geprüft; es erfolgt auch eine zweistufige Authentifizierung mittels biometrischer Daten. Geräte wie zum Beispiel Laptops oder Handys dürfen auch nur mit ausdrücklicher Genehmigung mit in das Rechenzentrum hineingenommen werden; und vor dem Verlassen des Rechenzentrums wird jede Person einer gründlichen Durchsuchung unterzogen.

Auch gegen andere physische Herausforderungen sind Cloud-Rechenzentren bestens geschützt. So nutzt beispielsweise Microsoft für seine Rechenzentren ein ausgeklügeltes System aus Wasser- und Luftkühlung, bei der Außenluft durch Ventilatoren angezogen wird, um die über eine Million Liter Wasser pro Rechenzentrum kühlen und so der Hitzeentwicklung der Server entgegensteuert.

Das Anfertigen von Back-Ups ist lästig, doch es führt kein Weg daran vorbei. Das gilt ganz besonders für kritische Unternehmensdaten, von deren ständiger Verfügbarkeit das Überleben eines jeden Betriebs abhängt.

In Cloud-ERP-Systemen werden Back-ups ganz automatisch angefertigt – denn es gehört zum Wesen der Cloud, dass alle Daten mehrfach vorhanden sind. Diese Kopien lagern grundsätzlich auf mehreren unterschiedlichen Geräten – bei großen Anbietern sogar in unterschiedlichen Rechenzentren, die teilweise weit voneinander entfernt sind.

Nutzer von Cloud-ERP-Systemen müssen sich als nie wieder Gedanken darüber machen, ob und wo ihre Daten gesichert werden: sie sind immer verfügbar. So können Nutzer von Cloud-ERP-Systemen auch dann weiter arbeiten, wenn ein ganzes Rechenzentrum ihres Anbieters ausfällt.

Nutzer von Cloud-ERP-Systemen müssen sich nicht auf die Zusicherungen ihrer Anbieter verlassen. Stattdessen existieren eine Reihe von Normen, Zertifizierungen und Gütesiegeln für die Sicherheit von Cloud-Services – und damit auch für die Sicherheit von Cloud-ERP-Systemen – die gewisse, hohe Sicherheitsstandards eindeutig festlegen und mit denen Anbieter die Sicherheit ihrer Systeme objektiv belegen können.

Maßgeblich für die Sicherheit von IT-Systemen ist die internationale Normenreihe ISO/IEC 27000 oder auch kurz ISO27K. Sie legt Anforderungen für die Einrichtung und dauerhafte Umsetzung eines dokumentierten Informationssicherheits-Managementsystems fest und beinhaltet Anforderungen, wie Risiken der IT-Sicherheit beurteilt und behandeln werden sollen. ISO/IEC 27000 gilt nicht nur für Handelsunternehmen, sondern auch für Non-Profit und für staatliche Organisationen.

Dieser allgemeine Standard wird durch ISO/IEC 27018:2014 erweitert, die den Datenschutz speziell in der Cloud regelt. Diese Norm basiert auf den Gesetzen der Europäischen Union zum Datenschutz und gilt für alle Anbieter, die personenbezogene Informationen verarbeiten – also auch für Anbieter von Cloud-ERP-Systemen – und stellt Anleitungen für die Einrichtung von umfangreichen Kontrollen zum Schutz der Personendaten bereit.

Eine zentrale Rolle für Cloud-ERP-Systeme, die in Deutschland zum Einsatz kommen, spielt der Cloud Computing Compliance Controls Catalogue oder kurz C5. Dieser Kriterienkatalog, der vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) entwickelt wurde, legt Mindestanforderungen an sicheres Cloud Computing fest und richtet sich sowohl an Cloud-Anbieter als auch an deren Kunden, denen er eine Orientierung für die Wahl des richtigen Services bieten soll.

Der Kriterienkatalog C5 wurde 2016 erstmals veröffentlicht und zuletzt im Jahr 2019 an die aktuellen Entwicklungen im Cloud Computing angepasst. Er befasst sich primär mit Sicherheitsthemen und bezieht sich hier vor allem auf die technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Sicherheit in der Cloud. Dabei werden eine ganze Reihe von Aspekten betrachtet, darunter:

• Standorte der Rechenzentren und des Anbieters (Gerichtsbarkeit)
• Umgang mit Ermittlungsanfragen staatlicher Stellen
• Verfügbarkeit der Dienste
• Vorhandene Zertifizierungen und Bescheinigungen
• Ausbildung und Überprüfung des Personals
• Interne Sicherheitsrichtlinien
• Physische Sicherheit der Rechenzentren
• Verwendete Verschlüsselungsmethoden
• Planung, Überwachung und Steuerung des Kapazitätsmanagement
• Steuerung und Kontrolle des Zugriffs auf die Cloud-Ressourcen

Bei C5 handelt es sich lediglich um einen Kriterienkatalog. Ob er eingehalten wird oder nicht, stellt nicht das BSI selbst sicher; stattdessen müssen Anbieter von Cloud-Dienstleistungen die geeigneten, unabhängigen Prüfer selbst beauftragen, die Erfüllung der Kriterien zu testieren. Dabei wird nicht nur geprüft, ob die C5-Kriterien zum Zeitpunkt der Prüfung eingehalten werden, sondern auch, ob sie in Vergangenheit durchgängig beachtet wurden.

Der Bericht der Prüfer muss eine Reihe von international anerkannten Standards einhalten und das System, die Schutzmaßnahmen des Anbieters und alle Prüfvorgänge genau dokumentieren, um so ein Höchstmaß an Transparenz zu schaffen.

Die C5-Kriterien sind umfassend und streng. Wenn der Anbieter eines Cloud-ERP-Systems zweifelsfrei nachweisen kann, dass er sie einhält, kann der Kunde sicher sein, dass das jeweilige System vertrauenswürdig ist.

Die Europäische Union stellt im Rahmen der Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) strenge Anforderungen an den Umgang mit personenbezogenen Daten. ein verbindlicher Standard für die Datenschutz-Zertifizierung von Cloud-Diensten nach der DSGVO ist bislang noch in der Entwicklung. Es ist davon auszugehen, dass alle großen Anbieter von Cloud-ERP-Systemen ihre Services schnellstmöglich zertifizieren werden, sobald ein verbindliches Zertifikat auf dem Markt ist – die technischen Kriterien werden von den Anbietern ohnehin schon erfüllt.

Der Einsatz von Cloud-ERP-Systemen ist auch rechtlich vollkommen unbedenklich, sofern der Anbieter die gängigen Bestimmungen – zum Beispiel zur Datenschutzgrundverordnung – erfüllt. Das ist bei großen Cloud-Anbietern wie Microsoft nachweislich der Fall (siehe dazu auch den obigen Abschnitt zum Thema Zertifizierungen), sodass hier keine Gefahr besteht.

Darüber hinaus hat das Finanzamt die Nutzung von Cloud-ERP-Systemen – auch zur dauerhaften, rechtskonformen Archivierung von Belegen und weiteren Dokumenten im Sinne der GoBD – ausdrücklich zugelassen.

Auch wenn Cloud-ERP-Systeme eine relativ neue Entwicklung der IT-Branche sind, konnte sich bereits eine ganze Reihe von Anbietern mit zum Teil sehr unterschiedlichen Lösungen auf dem Welt – und auch auf dem deutschen Markt etablieren. Neben den bereits etablierten Systemhäusern, die zusehends auch cloudbasierte Varianten ihrer ERP-Systeme anbieten, drängen auch neue, reine Cloud-Anbieter auf den Markt.

Diese Cloud-ERP-Systeme unterscheiden sich im gleichen Umfang voneinander wie ihre Hersteller: Von hoch spezialisierten Branchenlösungen für die Nische bis hin zu großen Generalisten, von Systemen für kleine und mittlere Unternehmen bis hin zu Lösungen, die auf große Konzerne abzielen, von rudimentärem IaaS bis hin zu komfortablen SaaS-Komplettpaketen ist praktisch alles vorhanden.

Wie jedoch findet man in dieser dynamischen Marktsituation das Cloud-ERP-System, das am besten zu den eigenen Anforderungen passt?

Bevor man in die konkrete Suche nach einem neuen Cloud-ERP-System einsteigt, sollte man im ersten Schritt den Auswahlprozess an sich prüfen und planen. Immerhin ist auch die Suche nach einem passenden System ein komplexer Prozess, der einige Fallstricke bereithält. Ein geordneter Ablauf ist bereits die sprichwörtliche halbe Miete dafür, das Projekt zum Erfolg zu führen. Ein optimaler Auswahlprozess besteht aus folgenden Schritten:

Bevor Sie sich mit einem neuen Cloud-ERP-System beschäftigen, müssen Sie zunächst den Ist-Zustand in Ihrem Unternehmen in den Blick nehmen – und dabei insbesondere die vorhandene IT-Infrastruktur: Welche Anwendungen sind gegenwärtig in Ihrem Betrieb im Einsatz, und welche Bereiche decken sie jeweils ab? Neben einem eventuell vorhandenen ERP-System kann es sich dabei um eine ganze Reihe von weiteren Lösungen handeln: Buchhaltungs-Software, Warenwirtschafts- und CRM-Systeme oder branchenspezifische Speziallösungen.

Gerade in Unternehmen, die bereits seit längerer Zeit auf dem Markt aktiv sind, werden typischerweise eine ganze Reihe von Insellösungen eingesetzt, die lediglich klar umrissene Funktionsbereiche abdecken und in der Regel nur unvollständig miteinander verzahnt sind. Gerade bei solchen ‘historisch gewachsenen’ IT-Landschaften muss die Bestandsaufnahme besonders sorgfältig erfolgen, weil hier die größten Möglichkeiten zur Verzahnung und Verschlankung bestehen.

Anhand dieser Bestandsaufnahme können Sie später einfacher planen:

• welche Prozesse Sie im neuen Cloud-ERP-System abbilden wollen,
• damit einhergehend, welche vorhandenen Lösungen abgeschaltet werden können
• welche Lösungen an das neue ERP-System angebunden werden müssen (zum Beispiel branchenspezifische Speziallösungen, deren Funktionalität auf jeden Fall erhalten bleiben muss und die nicht in einem ERP-System aufgehen können.)

Mindestens ebenso wichtig wie die Überprüfung der bestehenden IT-Infrastruktur ist eine kritische Bewertung aller aktuellen Prozesse eines Unternehmens – denn oft genug handelt es sich beim Status Quo nicht um das Best Practice. Oft werden bestimmte Prozesse nur deswegen auf eine bestimmte Art organisiert, weil die gegenwärtigen Gegebenheiten keine effektivere Lösung zulassen – zum Beispiel, weil bestimmte Lösungen nicht über die notwendigen Schnittstellen verfügen, um Daten mit anderen Anwendungen auszutauschen und Prozesse so zu automatisieren.

Im Zuge des Auswahlprozesses eines neuen Cloud-ERP-Systems sollten Sie daher alle Prozesse daraufhin prüfen, ob sie sinnvoll organisiert sind und inwiefern sie sich mithilfe einer technischen Lösung effizienter gestalten lassen. Idealerweise erstellen Sie dazu eine komplette Übersicht über alle Prozesse, in der sie berücksichtigen:

• welche Abteilung und welche konkreten Mitarbeiter an einem Prozess beteiligt sind
• welche technischen Hilfsmittel eingesetzt werden
• wie viel Zeit der Gesamtprozess und die einzelnen Arbeitsschritte in Anspruch nehmen

Eine solche Prüfung des Ist-Zustands muss objektiv, unvoreingenommen und wertungsfrei erfolgen. Das bewusste Ignorieren unliebsamer Themen und lange bestehender, bereits bekannter Probleme ist hier ebenso wenig zielführend wie Vorwürfe gegenüber Beteiligten.

Sowohl bei der Prüfung der IT-Infrastruktur als auch bei der Prüfung der Prozesse sollten Sie alle Abteilungen Ihres Unternehmens mit einbeziehen: Zum einen, weil Sie so frühzeitig die Akzeptanz des Projekts steigern, da sich niemand übergangen fühlen kann, und zum anderen, weil Sie sonst vermutlich wichtige Details übersehen werden.

So kommt es in der Praxis oft vor, dass einzelne Abteilungen im Tagesgeschäft entweder vorhandene Lösungen zweckentfremden oder ‘inoffizielle Hilfsmittel’ wie zusätzliche Excel-Listen oder eigene Vorlagen verwenden, die für ihre Workflows zentral sind, von denen aber weder die Geschäftsführung noch die IT-Abteilung etwas wissen. Gerade dieser ‘Wildwuchs’ kann bei der Anschaffung eines neuen Cloud-ERP-Systems abgebaut und in die Prozessstruktur integriert werden!

Die Entwicklungszyklen im Bereich der Informationstechnologie sind seit jeher kurz. Das gilt besonders für Cloud-ERP-Systeme, die kontinuierlich erweitert und verbessert werden. Um die Anforderungen an Ihr neues Cloud-ERP-System zu bestimmen, sollten Sie also unbedingt recherchieren, welche Möglichkeiten und Funktionen die erhältlichen Systeme überhaupt bieten – denn das ist oft mehr, als man als Laie vermuten würde.

Was wollen Sie mit der Anschaffung eines Cloud-ERP-Systems erreichen? Eine simple Frage, die jedoch oft vernachlässigt oder nur schwammig beantwortet wird. Niedrigere Kosten, effizientere Prozesse, steigende Umsätze – natürlich sind das die groben Ziele bei jeder Neu-Anschaffung. Um diese Ziele jedoch zu erreichen, müssen Sie sie konkreter fassen und klare Zielvorgaben formulieren – für das gesamte Unternehmen, aber auch für die einzelnen Abteilungen.

Wenn Sie alle vorigen Schritte absolviert haben, sollten Sie ein Lastenheft erstellen, in dem Sie alle Anforderungen an Ihr neues Cloud-ERP-System schriftlich festhalten und priorisieren.

Beschränken Sie sich beim Formulieren dieser Anforderungen nicht nur auf den reinen Funktionsumfang des Cloud-ERP-Systems, das sie anschaffen wollen. Nicht-funktionale Anforderungen, die sich hauptsächlich an den Anbieter richten und zum Beispiel Fragen der Kompetenz oder des Supports betreffen, sind mindestens ebenso wichtig wie die Frage, ob das neue Cloud-ERP-Systeme Belege automatisiert erstellen kann oder nicht.

Der Funktionsumfang eines Cloud-ERP-Systems ist wichtig – aber er sollte nicht alleine darüber entscheiden, welches System Sie wählen. Stattdessen sollten Sie eine ganze Reihe von Kriterien in Ihre Überlegungen mit einbeziehen. Im einzelnen stellen sich hier die folgenden Fragen:

Liegen alle notwendigen allgemeinen und branchenspezifischen Zertifikate für das jeweilige System vor? Bestehen rechtliche Bedenken, oder ist das Cloud-ERP-System ausdrücklich auch vom Finanzamt oder ggf. anderen zuständigen staatlichen Stellen zugelassen?

Verfügt das System mindestens über diejenigen Funktionen, die Sie im Lastenheft als ‘zwingend’ notwendig definiert haben? Wieviele der Kann-Funktionen bietet das System darüber hinaus? Können fehlende Funktionen gegebenenfalls programmiert oder anderweitig mit eingebunden werden (z. B. über Addons)?

Verfügt das Cloud-ERP-System über Schnittstellen zu allen Systemen, die unbedingt angebunden werden müssen, Beispielsweise für:

• Shopsysteme
• Marktplätze
• E-Procurement-Systeme
• Versanddienstleister
• Steuerbehörden
• Datendienstleister
• Verbandspartner
• etc.

Wenn nicht: Verfügt das System über eine offen Architektur, sodass solche Schnittstellen ergänzt werden können?

Unterstützt das Cloud-ERP-System den Schritt in ausländische Märkte, beispielsweise durch Mehrsprachigkeit oder Möglichkeiten, in mehreren Währungen zu arbeiten? Können internationale Prozesse, z. B. mögliche Steuern und Zölle betreffend, mit dem System abgebildet werden?

Lässt sich die Oberfläche der Software einfach und intuitiv bedienen?

Ist die Kostenstruktur ausreichend transparent – nicht nur die Initialkosten, sondern auch die laufenden Kosten Schulung, Support und Updates? Wie hoch ist überhaupt das zur Verfügung stehende Budget?

Mindestens ebenso wichtig wie das Cloud-ERP-System selbst ist der Anbieter, der dahinter steht – immerhin geht man mit diesem Unternehmen eine (in der Regel längjährige) Partnerschaft ein. Darum ist bei der Wahl des richtiges Cloud-ERP-Systems auch der Anbieter auf Herz und Nieren zu prüfen. Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu stellen:

Die Wahl eines Cloud-ERP-Systems, das zu den eigenen Anforderungen passt, ist ein wichtiger Schritt zum Erfolg – aber es ist noch nicht das Ende des Anschaffungsprozess. Immerhin muss das neue Cloud-ERP-System eingerichtet und in Betrieb genommen werden. Diese Implementierung ist ein komplexer Prozess, bei dem Sie viele Aspekte beachten müssen:

Um Ihr neues Cloud-ERP-System sinnvoll nutzen zu können, müssen Sie Ihre Kunden-Artikeldaten in dieses System überführen. Und da diese Stammdaten das Herzstück Ihres ERP-Systems und Ihres Unternehmens sind, müssen Sie hier besondere Sorgfalt walten lassen – zumal diese Aufgabe recht aufwendig sein kann, denn die automatische Übernahme ist aufgrund von unterschiedlichen Datenbank-Logiken und Formaten nicht immer möglich. Gerade bei halb-automatischen Prozessen müssen Sie genau Acht geben, dass beim Import keine Fehler entstehen. Gerade beim Massenimport unzähliger Datensätze wäre das äußerst unerfreulich.

Bevor sie die Daten jedoch überhaupt übernehmen, sollten Sie sie zunächst auf Vollständigkeit und Korrektheit prüfen. Gerade der Wechsel zu einem neuen Cloud-ERP-System ist der ideale Zeitpunkt, seine Datensätze zu konsolidieren. So sollten offenbar fehlerhafte Datensätze oder eventuell vorhandene Dubletten ebenso wenig übernommen werden wie zum Beispiel Artikeldaten von Produkten, die Sie nicht mehr im Sortiment haben. Und auch ‚Karteleichen‘ in den Kundendaten werden im neuen System nicht benötigt.

Schon für die Auswahl eines neuen Cloud-ERP-Systems ist die vollständige Dokumentation Ihrer Geschäftsprozesse eigentlich ein Muss (siehe oben) – immerhin müssen Sie wissen, welche Aufgaben das neue System erledigen können muss, um bestimmen zu können, welche Lösung tatsächlich geeignet ist und welche nicht.

Spätestens bei der Einführung des neuen Systems wird diese Prozessdokumentation absolut unverzichtbar. Sie bildet nämlich die Grundlage für die Einrichtung der neuen Lösung. Um zu wissen, welche Rollen und Berechtigungen vergeben werden müssen, müssen Sie Ihre Prozesse genau kennen. Bevor sie also auch nur einen Handgriff in Ihrem neuen Cloud-ERP-System tun, müssen Sie alle Ihre Prozesse vollständig dokumentieren.

Die Implementierung eines neuen Cloud-ERP-Systems ist ein aufwendiges Projekt. Um es zum Erfolg zu führen, müssen Sie also die notwendigen Personalressourcen dafür einplanen und das Projekt gewissermaßen ‚professionalisieren‘.

Damit ist ausdrücklich nicht gemeint, dass ab jetzt die IT-Abteilung das Projekt übernehmen sollte – ganz im Gegenteil. Bei der Implementierung eines neuen Systems ist das Einbinden aller Abteilungen noch wichtiger als bei der Auswahl. Immerhin sollen später alle Mitarbeiter erfolgreich mit dem neuen Cloud-ERP-System arbeiten. Und auch das Management des Betriebs muss zwingend in den Prozess mit einbezogen werden.

Besonders wichtig ist es, im internen Projektteam die Key User aus den verschiedene Abteilungen mit einzubeziehen, denn ihnen kommt eine wichtige Rolle als Vermittler in beide Richtungen zu: Sie können und müssen positiv auf die Mitarbeiter in ihren Abteilungen einwirken und für das Projekt ERP-Einführung werben, zugleich jedoch auch Kritik und Bedenken an das Projekt-Team weitergeben, sodass es darauf reagieren kann.

Richten Sie neben dem internen Projekt-Team ein Lenkungsgremium ein, in dem der Projektleiter Ihres Betriebs, Vertreter der Unternehmensleitung und der Projektleiter des ERP-Anbieters regelmäßig zusammenkommen, um aktuelle Themen und Herausforderungen auch auf höchster Ebene institutionalisiert besprechen zu können.

Auch wenn Cloud-ERP-Systeme typischerweise wesentlich schneller in Betrieb genommen werden können als On-Premises-Varianten, dauert die Implementierung dennoch mindestens mehrere Wochen und vielleicht sogar mehrere Monate, wenn man die Aufgabe seriös angeht – schon allein deswegen, weil die Umsetzung nicht nur eine rein technische Angelegenheit ist, sondern auch die Arbeit aller Abteilungen Ihres Unternehmens betrifft und beeinflusst.

Um die Implementierung eines neuen Cloud-ERP-Systems zum Erfolg zu führen, müssen Sie diesen Umstand bedenken und von vorneherein einen realistischen Zeitplan mit ausreichenden Ressourcen aufstellen.

Stimmen Sie Ihre Planung eng mit dem ERP-Anbieter ab und kommunizieren Sie klar, welche Zeit- und Personal-Ressourcen Sie tatsächlich aufbringen können und werden. Wenn der Anbieter von falschen Voraussetzungen ausgeht, wird das die Implementierung nur noch weiter belasten.

Ebenso wichtig wie die Prozessdauer ist der Zeitpunkt, zu dem Sie die Implementierung angehen. Sinnvoll ist es, die Umstellung in eine Zeit zu legen, in der weniger zu tun ist, um die negativen Auswirkungen von möglichen Problemen zu minimieren. Wenn Sie zum Beispiel einen großen Teil Ihres Umsatzes im Weihnachtsgeschäft machen, dann sollten Sie in dieser Zeit Ihr ERP-System nicht wechseln – das wäre viel zu riskant!

Auch wenn ein realistischer Zeitplan für den Erfolg der Implementierung Ihres Cloud-ERP-Systems von größter Bedeutung ist: Lassen Sie sich nicht zu viel Zeit. Das gilt sowohl für die Planungs- als auch für die Durchführungsphase. Es ist einfach, ein Projekt immer wieder zu durchdenken und die Feinheiten zu justieren – einfacher, als sich auf einen verbindlichen Kurs festzulegen und ihn dann auch umzusetzen.

Wartet man zu lange, verschleppt man das Projekt nur unnötig, und die Probleme werden eher größer als kleiner. Je länger Sie zum Beispiel mit der Umsetzung warten, desto dringender wird sie – und desto schneller müssen Sie sie später umsetzen, wodurch dann fast zwangsläufig Fehler entstehen. Und je länger Sie zwei Systeme nebeneinander nutzen, desto höher ist die Chance, dass Ihre Daten nicht mehr konsistent sind und es zu weiteren Verzögerungen kommt.

Eine erfolgreiche ERP-Implementierung kann nur dann erfolgreich werden, wenn sie konsequent vorangetrieben und aktiv gestaltet wird. Zaudern und Zögern hingegen führt nur dazu, dass Ihnen alle Entscheidungen von den äußeren Umständen diktiert werden.

Auch das beste Cloud-ERP-System der Welt wird Ihnen Probleme machen, wenn Ihre Mitarbeiter nicht wissen, wie man es richtig bedient. Darum sind Schulungen immer ein zentraler Baustein jeder erfolgreichen Implementierungs-Strategie.

Diese Schulungen sollten nach Möglichkeit kurz vor der tatsächlichen Umstellung auf das neue System erfolgen; anderenfalls gerät in der Zwischenzeit zu viel vom Erlernten wieder in Vergessenheit.

Zudem sollten Sie darauf bestehen, dass Schulungen in einem laufenden System und nach Möglichkeit mit Ihren tatsächlichen Stammdaten durchgeführt werden. Trockenübungen in Form von PowerPoint-Präsentationen bringen längst nicht so viel wie die tatsächliche Arbeit in einem laufenden System, und die Nutzung der echten Daten verstärkt diesen Effekt noch einmal.

Aus demselben Grund sollten Sie Ihre Mitarbeiter nach Abteilungen schulen und die Inhalte auf die tatsächlichen Arbeitsfelder und Prozesse der jeweiligen Gruppen zuschneiden. Je näher die Inhalte der Schulungen an der tatsächlichen Arbeit Ihrer Mitarbeiter sind, desto besser – kein Lagermitarbeiter braucht eine Einführung in die Finanzbuchhaltung Ihres neuen ERP-Systems, und auch das Durchdringen allgemeiner, theoretischer Bedienkonzepte ist längst nicht so viel Wert wie das Wissen darum, welcher Knopf gedrückt werden muss, um eine Routine-Aufgabe richtig und schnell zu erledigen.

Bei einem komplexen Projekt wie der Einführung eines neuen Cloud-ERP-Systems sind Kritik, Rückfragen und Reibungen realistischerweise nicht zu vermeiden. Umso wichtiger ist es, dass Sie diese Fälle schon in der Planungsphase mitdenken – nicht, indem Sie die Kritik voraussehen (auch wenn das in einigen Fällen sicher möglich ist), sondern eher, indem Sie auch den Umgang mit negativen Rückmeldungen klar planen.

Wie werden Beschwerden gesammelt? Nach welchen Kriterien werden sie bewertet? Wer wird mit der weiteren Bearbeitung betraut? Wer gibt Rückmeldungen an den ERP-Anbieter weiter, wenn das notwendig wird? Wenn Sie ein Cloud-ERP-System implementieren, reicht es nicht aus, nur ein offenes Ohr zu haben und die Probleme zur Kenntnis zu nehmen. Sie müssen vielmehr aktiv mit ihnen umgehen; und damit das gelingt, brauchen Sie von Anfang an einen soliden Plan.

Natürlich ist es möglich, den Systemwechsel von einem Tag auf den anderen zu vollziehen – allerdings ist diese Strategie ein sicherer Weg in die Katastrophe. Wesentlich sinnvoller ist es hingegen, den Wechsel kleinteilig zu strukturieren und in mehrere Phasen aufzuteilen, sodass man Herausforderungen identifizieren und lösen kann, bevor sie zu irgendwelchen Schäden führen können.

Cloud-ERP-Systeme sind für eine solche stufenweise Implementierung besonders geeignet, da Sie keine Hardware-Infrastruktur benötigen, um sie in Betrieb zu nehmen. So können Sie Ihr Cloud-ERP-System in aller Ruhe aufsetzen und währenddessen ohne Performance-Einschränkungen mit Ihrem bestehenden System weiterarbeiten. Zwei On-Premises-Systeme hingegen ließen sich nicht so einfach parallel betreiben, da sie die – in der Regel begrenzten – Ressourcen in Ihrem Rechenzentrum zugleich belasten und würden.

Bei der stufenweisen Einführung eines Cloud-ERP-Systems durchlaufen Sie in der Regel die folgenden Phasen:

Egal, für welches Cloud-ERP-System Sie sich entscheiden: Sie beginnen immer mit einer leeren Installation der Lösung – ohne Daten und in Werkseinstellung ausgeliefert bzw. zur Verfügung gestellt.

Im ersten Arbeitsschritt – der Feinspezifikation – muss dieses System an Ihre Firma angepasst werden. Dabei geht es noch nicht darum, vorhandene Kunden- und Artikeldaten in das neue System zu überführen – dieser Schritt kann erst später erfolgen. Stattdessen müssen Sie zunächst einige grundsätzliche Einstellungen vornehmen, indem Sie zum Beispiel den Kontenkreis für Ihre Finanzbuchhaltung einrichten oder Ihren Firmenkalender einspielen.

Wenn Sie sich die Implementierung eines neuen ERP-Systems wie den Einzug in eine neue Wohnung vorstellen, dann ist die Feinspezifikation die Phase, in der Sie Ihre Möbel aufbauen; eine Grundvoraussetzung dafür, dass Sie Ihren weiteren, beweglichen Besitz (also Ihre Stammdaten) in dieser neuen Wohnung sinnvoll einsortieren können.

Die Feinspezifikation eines neuen Cloud-ERP-Systems bietet Ihnen zahlreiche Möglichkeiten: Da Sie mit einem komplett ‚leeren‘ System starten, besteht nun die ideale Gelegenheit, gewachsene Strukturen zu verschlanken und Ihr System auf eine planvolle, gesamtheitliche Basis zu stellen. Daher sollten Sie vor der Einrichtung Ihres Cloud-ERP-Systems die bisherigen Grundstrukturen in Ihren IT-Lösungen gründlich überdenken!

In der zweiten Phase der Implementierung testen Sie Ihr neu eingerichtetes Cloud-ERP-System unter möglichst realitätsnahen Bedingungen. Zu diesem Zweck müssen Sie zunächst Ihre vorhandenen Stammdaten in das neue System importieren oder eingeben.

Sobald das erledigt ist und Ihr System gewissermaßen ‚bezugsfertig‘ ist, prüfen Sie, ob alle Prozesse ordnungsgemäß funktionieren, also ob zum Beispiel rechtlich korrekte Rechnungen erstellt werden, ob Daten ordnungsgemäß gespeichert werden, ob bestimmte Belege nicht erstellt werden können usw. Diese Tests werden allesamt als ‚Trockenübungen‘ durchgeführt; soll heißen: Das Geschäft läuft auch in dieser Phase weiterhin ausschließlich auf dem bestehenden, alten ERP-System weiter.

In der Prototyp-Phase beginnen Sie zudem mit den Schulungen ihrer Mitarbeiter, sodass sie sofort einsatzbereit sind, wenn Sie das neue Cloud-ERP-System in Betrieb nehmen.

Klassischerweise würden in dieser Phase auch Last-Tests durchgeführt, um zu prüfen, ob das neue System auch mit Lastspitzen zurecht kommt oder ob es zu Performance.-Problemen kommt. Bei Cloud-ERP-Systemen kommt solchen Last-Tests jedoch in der Regel keine besonders hohe Bedeutung zu: Aufgrund der technischen Infrastruktur kann man hier davon ausgehen, dass das System nicht in die Knie gezwungen werden kann.

In der Pilotphase wird geprüft, ob sich das neue Cloud-ERP-System auch im Praxisbetrieb bewährt. Um hier das Risiko möglichst gering zu halten, begrenzt man diesen Test auf ein eng umrissenes Einsatzgebiet. Möglich sind dabei zwei verschiedene Ansätze:

Bei der Aufteilung nach Objekten wird nur ein ausgewählter Teil von ‚Objekten‘ im System, also zum Beispiel nur Geschäfte mit einer bestimmten Kundengruppe (‚nur die Online-Käufer‘) oder einer bestimmten Produktgruppe (‚nur die Rohstoffe‘) mit dem neuen Cloud-ERP-System bearbeitet werden, wohingegen alle anderen Transaktionen weiterhin im bestehenden ERP-System abgewickelt werden.

Diese Methode hat den Vorteil, dass es bei Prozessen zu keinem Systembruch kommt: Eine Bestellung wird entweder im alten oder im neuen System abgewickelt. Dennoch müssen alle Daten doppelt eingegeben werden, damit die Datenbestände in beiden Systemen übereinstimmen. Zudem müssen für diesen Ansatz in der Regel alle Mitarbeiter zugleich in beiden Systemen arbeiten.

Bei der Aufteilung nach Funktionen wird dagegen zunächst ein einzelner Funktionsbereich getestet, also zum Beispiel nur die Lagerverwaltung, und danach sukzessive weiter umgestellt. Ein Vorteil dieser Methode ist, dass zunächst nur ein Teil der Mitarbeiter das neue System nutzt – und dann auch ausschließlich dieses neue System.

Nachteilig hingegen ist, dass es hier zum Systembruch kommt: Ab einem gewissen Punkt muss ein Prozess vom alten ins neue System wechseln – und je nachdem, mit welcher Funktion man startet, wechselt der Prozess zu einem späteren Zeitpunkt auch wieder zurück ins Altsystem. An diesen Schnittstellen besteht ein großes Fehlerrisiko – zumal ohnehin keineswegs gesagt ist, ob der Systemwechsel überhaupt funktioniert. In der Regel sind die einzelnen Arbeitsbereiche von ERP-Systemen so eng miteinander verzahnt, dass der Systemwechsel mitten im Prozess nur sehr schwer realisiert werden kann und mit einem hohen Aufwand verbunden ist.

Erst, wenn das System ausführlich getestet und alle Probleme behoben sind, kann der letzte Schritt der Implementierung erfolgen: Alle Prozesse werden auf das neue Cloud-ERP-System umgestellt, sodass die zuvor genutzte Lösung abgeschaltet werden kann. Damit ist die Implementierung im wesentlichen abgeschlossen.

Das bedeutet jedoch nicht, dass es nach der endgültigen Umstellung auf das neue Cloud-ERP-System keine Probleme oder Reibungen mehr gibt. Im Gegenteil: Gerade im Echtbetrieb werden sich nahezu zwangsläufig weitere Herausforderungen ergeben, sodass auch in den Wochen nach der Umstellung ein gutes Projektmanagement und die enge Abstimmung mit dem Anbieter notwendig bleiben.

In den letzten Jahren haben sich eine ganze Reihe von Anbietern entweder auf Cloud-ERP-Systeme spezialisiert oder zumindest eine Cloud-Variante in ihr Produkt-Portfolio aufgenommen, um die bereits vorhandenen ERP-Systeme im On-Premises-Betriebsmodell zu ergänzen.

Ein Beispiel für ein reines Cloud-ERP-System ist faveo 365, eine Lösung der faveo GmbH aus Essen. faveo 365 basiert auf dem leistungsfähigen ERP-System Microsoft Dynamics 365 und erweitert diese Lösung um zahlreiche branchenspezifische Funktionen, die vor allem die Prozesse von E-Commerce-Unternehmen und Großhändler unterstützen.

Das Grundsystem faveo 365 kann durch zahlreiche Apps erweitert werden, die zusätzliche Funktionen wie zum Beispiel ein Kassensystem oder eine ECM zur rechtssicheren Archivierung von Belegen und sonstigen Dokumenten in das System einbinden. Zudem lässt sich das System mit zahlreichen Datendienstleistern wie zum Beispiel nexmart, dem Dach-Daten-Pool oder Mamasys verbinden.

faveo 365 wird auf Microsoft Azure Rechenzentren in Deutschland gehostet und im SaaS-Betriebsmodell angeboten. Es kann zu einem fixen Preis pro User monatlich abonniert werden. In diesem Preis sind sowohl der Support als auch alle Aktualisierungen und Updates der Software mit inbegriffen. Damit kann faveo 365 alle Vorteile eines Cloud-ERP-Systems voll ausspielen – von den hohen Sicherheitsstandards, die von Microsoft sichergestellt werden, bis hin zu den niedrigen Kosten und der schnellen Einsatzfähigkeit bzw. Skalierbarkeit.

Microsoft Dynamics 365 ist ein ERP-System, das vor allem auf die Bedürfnisse von kleinen und mittleren Unternehmen zugeschnitten ist. Es basiert auf der Software Navision, die bereits in den Achtzigern von einem dänischen Unternehmen entwickelt und 2002 von Microsoft übernommen wurde. Die aktuelle Version der Software trägt die Bezeichnung Microsoft Dynamics 365 Business Central und wird sowohl als On-Premises-Lösung als auch im SaaS-Modell angeboten.

Microsoft Dynamics 365 ist darauf ausgelegt, problemlos um zusätzliche Funktionen erweitert werden zu können, und wird von diversen Microsoft-Partnern als Grundlage für eigene, teilweise hoch spezialisierte Lösungen für spezifische Branchen verwendet.

Microsoft Azure ist eine Cloud-Computing Plattform, die der Microsoft-Konzern bereitstellt. Hier können Entwickler auf eine bestens ausgebaute, weltweit verfügbare und sichere Cloud-Infrastruktur zurückgreifen, um ihre eigenen Produkte und Dienstleistungen darauf aufzusetzen.

Microsoft umfasst mehr als 150 Rechenzentren in verschiedenen Regionen auf der ganzen Welt – darunter auch vier Rechenzentren in Deutschland.

Verbunden sind die Azure-Rechenzentren durch ines der größten Netzwerke der Welt aus 130.000 Meilen Glasfaser- und Unterseekabel. Dank dieser Komponenten verbleiben die Daten auch beim Austausch zwischen Rechenzentren immer innerhalb des Azure-Netzwerks und gelangen niemals in das öffentliche Internet.

Bei Microsoft Azure können Kunden frei entscheiden, welche Teile dieser Infrastruktur sie nutzen wollen und welche nicht. Auch die Wahl der Rechenzentren ist den Kunden vorbehalten. So wird faveo 365 ausschließlich auf den vier deutschen Azure-Rechenzentren betrieben.

Im Zusammenhang mit Cloud-ERP-Systemen kommen immer wieder gewisse Fragen auf. Hier finden Sie eine Sammlung dieser Fragen – zusammen mit den Antworten darauf: