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„Bestellung absenden“: Sobald Ihr Kunde diesen Button klickt, liegt der Ball bei Ihnen. Ihr Marketing hat funktioniert, aber von der Effizienz Ihrer internen Prozesse hängt es ab, wie schnell der Kunde seine bestellte Ware erhält – und wie rentabel diese Bestellung unter dem Strich für Sie sein wird.

Wawi und ERP im E-Commerce

Bestellbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Versandlabel, Kommissionierung, Versand: Viele Schritte müssen bei der Auftragsabwicklung perfekt ineinandergreifen. Worst Case: Die Ware ist aktuell gar nicht auf Lager und die Auslieferung verzögert sich.

Aber auch zeitaufwendige manuelle Tätigkeiten wie das Erstellen von Versanddokumenten mit Word oder Fehler beim Synchronisieren von Daten zwischen verschiedenen Software-Systemen gehen zu Lasten der Kundenzufriedenheit und schmälern Ihren Gewinn. Kein Online-Shop kann es sich deshalb auf Dauer leisten, auf ein professionelles Warenwirtschaftssystem zu verzichten.

Doch welches Warenwirtschaftssystem ist das richtige?

Mit der digitalen Transformation und dem globalen Wettbewerbsdruck steigen auch die Anforderungen an die Warenwirtschaft, so dass sich WaWi-Lösungen in den letzten Jahren enorm weiterentwickelt haben. Neben den klassischen On-Premise Modellen, sind vor allem flexible Cloud-Lösungen Vorreiter auf dem Markt. Die Auswahl auf dem Softwaremarkt ist groß und insbesondere für Start-Ups und kleinere Retailer ist es oft schwierig, die angebotenen WaWi-Lösungen objektiv zu vergleichen.

Wir haben fünf Must-Haves einer modernen Warenwirtschaft für Sie zusammengefasst!

Trend #1: Zentrale Artikelverwaltung

Online-Shop, amazon, eBay … Immer mehr Händler bespielen mehr als einen Verkaufskanal. Die Herausforderung: Die meisten Verkaufsplattformen geben exakt definierte Felder, Textlängen und Bildformate vor. Der Aufwand, alle Artikeldaten manuell zu pflegen und mehrfach für die verschiedenen Verkaufskanäle anzupassen, wäre unwirtschaftlich.

Zukunftsfähige WaWi-Systeme punkten deshalb mit einer leistungsstarken zentralen Artikelverwaltung, die für Omnichannel-Strategien ausgelegt ist. Ob Artikelbeschreibung, Bilder, EAN, Chargen, Seriennummern, Preise, Sonderaktionen, Bundles oder SEO-Metadaten: Sie pflegen jeden Artikel nur noch einmal.

Tipp: Im Zuge des Trends zur individualisierten Einzelfertigung sollte Ihre Warenwirtschaft auch das Variantenmanagement beherrschen.

Trend #2: Logistik-Optimierung

Die Logistik von der Materialbestellung über die Lagerverwaltung bis zum Versand zählt zu den wichtigsten Teilbereichen im E-Commerce. Laufen hier die Prozesse nicht rund, entwickelt sich das Lager zum Nadelöhr für die Skalierung Ihres Unternehmens – die Folge sind Wartezeiten für den Kunden, hohe Kosten für Sie und Stress für Ihr Team.

Ein modernes WaWi-System muss deshalb die softwaregestützte Automatisierung aller relevanten Arbeitsschritte unterstützen, beispielsweise durch eine papierlose Kommissionierung, Schnittstellen zu Versanddienstleistern, Versandtracking, automatische Bedarfskalkulationen sowie Bestellvorschläge.

Tipp: Falls Sie Transport- und Lagerkosten durch Dropshipping einsparen möchten, sollte Ihr WaWi außerdem das Streckengeschäft abbilden können.

Trend #3: Live-Daten

„Echtzeit“ ist das Zauberwort im E-Commerce: Die Verfügbarkeit von Artikeln muss zu jedem Zeitpunkt auf jedem Verkaufskanal korrekt angezeigt werden. Sie sollten am besten gestern schon wissen, welche Artikel morgen knapp werden könnten. Und der Kunde möchte online nachverfolgen, wo seine Bestellung gerade ist.

Die dafür nötige Datentransparenz lässt sich nur durch ein leistungsfähiges Warenwirtschaftssystem erreichen, das für die speziellen Anforderungen im Online-Handel gerüstet ist.

Tipp: Auch der mobile Zugriff auf alle WaWi-Daten zählt zu den Must-Haves bei der Software-Auswahl. Bewährte Apps sind beispielsweise mobile Kunden- und Lieferantenakten, die zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten ermöglichen und den Kundenservice optimieren.

Trend #4: WaWi goes ERP

Auch wenn häufig nur von „Warenwirtschaft“ die Rede ist: Die meisten erfolgreichen E-Commerce-Unternehmen setzen früher oder später ein ganzheitliches ERP-System ein. Oft noch synonym verwendet, setzt eine ERP-Software im Gegensatz zur WaWi alle Ressourcen ganzheitlich effizient ein und optimiert somit Ihre Geschäftsprozesse.

Dieses integriert alle Funktionen der klassischen Warenwirtschaft, erweitert den Fokus aber auf das gesamte Unternehmen. Die Daten aller Abteilungen werden miteinander vernetzt, von Marketing und Vertrieb über CRM bis hin zur Finanzbuchhaltung, was unter anderem ein effizientes Controlling und Kundenbeziehungsmanagement ermöglicht.

Tipp: Um Ihrem Wettbewerb immer einen Schritt voraus zu sein, benötigen Sie zu jedem Zeitpunkt Zugriff auf aktuelle KPIs und betriebswirtschaftliche Prognosen. Von Vorteil ist deshalb ein Warenwirtschaftssystem, das zumindest grundlegende Business-Intelligence-Funktionen beinhaltet.

Trend #5: Volle Integration

Unabhängig voneinander genutzte Software-Inseln waren gestern. Mit der steigenden Zahl an benötigten Funktionalitäten wird der Aufwand für den manuellen Datenaustausch zwischen den einzelnen Systemen immer höher.

Eine zeitgemäße IT-Infrastruktur für Online-Shops integriert deshalb alle Softwarekomponenten in einem System. Voraussetzung sind stabile Schnittstellen, die ohne großen Programmieraufwand eine unkomplizierte Verbindung zwischen Warenwirtschaft/ERP, Shop-Software, amazon, eBay & Co ermöglichen.

Tipp: Mit WaWi-Cloud-Lösungen lässt sich die benötigte moderne IT-Infrastruktur auch mit geringem Budget umsetzen. Sie benötigen keinen eigenen Server, müssen sich nicht um Updates und Datensicherung kümmern und können bei Wachstum schnell skalieren.

Fazit

Ab einer bestimmten Shop-Größe ist der Einsatz selbstgestrickter Software-Lösungen aus Office-Anwendungen und Freeware nicht mehr sinnvoll. Führt der Aufwand für die Routinearbeiten rund um die Auftragsabwicklung dazu, dass bei steigenden Umsätzen die Rendite nicht entsprechend mitwächst, sollten Sie über den Einsatz eines professionellen Warenwirtschaftssystems für Online-Händler nachdenken.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

  • Zeitersparnis durch Automatisierung
  • Bessere Datenqualität durch Synchronisierung
  • Optimale Datentransparenz
  • Höhere Kundenzufriedenheit
  • Controlling per Mausklick

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