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„Toys’R’Us ruft Rampenflitzer aufgrund erhöhter Nickelkonzentration zurück“ oder „Warnung vor Glassplittern in REWE ‚Ja!‘-Tomaten-Sugo“: Egal wie sorgfältig Hersteller arbeiten, kann nie hundertprozentig ausgeschlossen werden, dass fehlerhafte Produkte in den Vertrieb gelangen. Es ist deshalb ratsam, dass sich Hersteller und Händler auf das Szenario einer Rückrufaktion vorbereiten. Voraussetzung ist, dass Sie zu jedem Zeitpunkt wissen, welche Material- oder Bauteillieferung in welche Produkte verbaut wurde („trace“) und wo sich die fehlerhaften Produkte aktuell befinden („track“). Basis für eine transparente Verfolgbarkeit ist der Einsatz von Chargennummern.

Chargenverwaltung

Gesetzliche Grundlagen der Rückverfolgung

Die Dokumentations- und Informationspflicht ist keineswegs „nice to have“, sondern im Produktsicherheitsgesetz §6 gesetzlich vorgeschrieben:

„Der Hersteller, sein Bevollmächtigter und der Einführer haben jeweils im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit bei der Bereitstellung eines Verbraucherprodukts auf dem Markt …

 

 

  • sicherzustellen, dass der Verwender die Informationen erhält, die er benötigt, um die Risiken, die mit dem Verbraucherprodukt während der üblichen oder vernünftigerweise vorhersehbaren Gebrauchsdauer verbunden sind und die ohne entsprechende Hinweise nicht unmittelbar erkennbar sind, beurteilen und sich gegen sie schützen zu können …
  • eindeutige Kennzeichnungen zur Identifikation des Verbraucherprodukts anzubringen“

Über das Produktsicherheitsgesetz hinaus gibt es zahlreiche EU-Verordnungen für die lückenlose Rückverfolgbarkeit unter anderem von Lebensmitteln und Pharma-Produkten. Hinzu kommen verstärkt Anforderungen im B2B-Geschäft.

Insbesondere in der Automobil-, Luftfahrt-, Elektronik- und Chemieindustrie fordern Produzenten von ihren Zulieferern strenge Maßnahmen für „Track & Trace“, um Sicherheitsrisiken zu minimieren. Viele Einkaufsrahmenverträge enthalten der ISO 9001 entsprechend Texte wie: „Die Methoden der Kennzeichnung und Rückverfolgbarkeit müssen dokumentiert werden. Die Produkte sind während der Herstellung eindeutig zu kennzeichnen. Die Chargenrückverfolgung muss bis auf Einzelteil- bzw. Rohmaterialebene gewährleistet sein“.

Was sind Chargen und Chargennummern?

Eine Charge (auch „Los“ genannt) ist eine individuell festgelegte Menge an Produkten, die aus einem gemeinsamen Fertigungsauftrag stammen, also unter denselben Bedingungen produziert wurden. (z.B. Bier eines Abfülltages oder Kleidungsstücke aus einer Stoffbahn). Bei chargenreinen Lieferungen stammen also alle Produkte aus derselben Charge.

Um alle Produkte einer Charge identifizieren zu können, wird eine eindeutige Chargennummer zugeteilt, die durch eine Kennzeichnung direkt auf den Produkten oder durch eine anderweitige Dokumentation über alle Prozesse hinweg nachvollziehbar ist. Bei Lebensmitteln werden die Chargennummern häufig mit dem Produktionstag, dem Mindesthaltbarkeitsdatum oder einem Code für die Produktionsanlage kombiniert.

Einsatz von Chargennummern – ein Beispiel

Stellen Sie sich folgende Situation vor: Sie produzieren Bio-Limonade und liefern sowohl an Händler aus als auch direkt an Endkunden über Ihren Online-Shop.

Nun meldet der Zulieferer Ihrer Zitronen, dass die Labortests eine erhöhte Schadstoffbelastung ergeben haben. Betroffen sind Zitronen von zwei Lieferungen. Um Ihre Endkunden zu schützen und Schaden von Ihrem Unternehmen (und Ihren Fachhändlern) abzuwenden, möchten Sie selbstverständlich schnellstmöglich wissen …

  • wo in Ihrem Unternehmen sich die belasteten Zitronen gerade aufhalten
  • welcher Anteil der belasteten Zitronen bereits zu Limonade verarbeitet wurde
  • welche Menge der produzierten Limonade noch auf Lager ist (und wo)
  • an welche Großkunden und Endkunden Sie schadstoffbelastete Limonade ausgeliefert haben
  • ob die Zitronen eventuell noch für andere Produkte verwendet wurden, z.B. zur Aromatisierung von Sirups

Mit Hilfe von Chargennummern lassen sich alle diese Fragen schnell beantworten. Mit vergleichsweise geringem Aufwand identifizieren Sie die belasteten Zitronen, sortieren sie in der Produktion aus, nehmen die kontaminierte Limonade aus dem Lager und informieren Händler und Endkunden zeitnah über eine Rückrufaktion.

Ohne Chargennummernverwaltung müssten Sie Ihren kompletten Bestand an Zitronenlimonade im Lager entsorgen und könnten auch den Rückruf nicht gezielt auf eine bestimmte Charge konzentrieren. Der wirtschaftliche Schaden wäre um ein Vielfaches höher.

Vergleichbare Beispiele lassen sich für nahezu jeden produzierenden Bereich finden – egal ob schadhafte Airbags in Autos, brennende Akkus in Elektroartikeln, Allergene in Lebensmitteln oder Lebensmittel eines bestimmten Produktionstages, Wein eines bestimmten Jahrgangs usw.

Chargenverwaltung ERP

Chargenverwaltung mit Hilfe von ERP

Die Erfassung von Chargennummern spielt über alle Transaktionen hinweg eine Rolle, von der Buchung des Wareneingangs über Lagerbewegungen und das Anlegen eines Produktionsauftrags bis hin zum Erfassen einer Bestellung und der Kommissionierung des Versands im Lager.

In unserem obigen Beispiel würde das ERP-System des Limonaden-Herstellers in jedem Produktionsauftrag festhalten, welche Rohstoffcharge (also welche Zitronenlieferung) verwendet wurde, welche Chargennummern die aus diesen Produktionsauftrag entstandenen Fertigprodukte erhalten haben (Flaschen-Kennzeichnung) und wo diese Flaschen aktuell im Lager stehen.

Bei der Kommissionierung von Auslieferungen an Kunden würde das ERP-System automatisch die Chargen mit dem niedrigsten Mindesthaltbarkeitsdatum vorschlagen.

Darum so wichtig

Egal ob Ihr Unternehmen hohe Anforderungen an gesetzliche Dokumentationspflichten erfüllen muss oder ob Sie im B2B-Geschäft vertraglich zu einer lückenlosen Rückverfolgung verpflichtet sind: Ein professionelles ERP-System unterstützt Sie durch eine integrierte Chargenverwaltung bei der Qualitätssicherung.

Die Rückverfolgbarkeit aller Rohstoffe und Bauteile bis zum Lieferanten und umgekehrt das Tracking bis zum Endkunden sind nur noch eine Sache von wenigen Mausklicks.

Chargennummern verwalten mit ERP

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