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Leitfaden zur ERP-Einführung im E-Commerce

Wie Sie das passende ERP-System für Ihr Unternehmen finden, erfolgreich integrieren und gewinnbringend einsetzen

Dass der E-Commerce boomt ist schon lange kein Geheimnis mehr, denn der Online-Handel zählt zu den wichtigsten Motoren unserer Wirtschaft. Doch der konstante Wachstumskurs kann nicht darüber hinwegtäuschen, dass es insbesondere Start-Ups und kleinere Shops zunehmend schwer haben, gegen die Macht der Marktriesen von amazon bis Zalando zu bestehen. Die Automatisierung aller Geschäftsabläufe im E-Commerce ist die Grundlage dafür, Prozesse mit weniger Ressourcen schneller abzuwickeln, die Kundenzufriedenheit zu steigern und sich gegen den Wettbewerb durchzusetzen.

Das entscheidende Tool ist dabei ein ERP-System. Um Sie auf der Suche, bei der Einführung und im Einsatz einer passenden ERP-Software zu unterstützten, haben wir die wichtigsten Informationen rund um die ERP-Einführung in E-Commerce-Unternehmen in diesem Guide für Sie zusammengestellt. Folgen Sie unserem Schritt für Schritt Leitfaden oder springen Sie direkt zum Abschnitt, der Sie am meisten interessiert:

Inhalt

1. Einleitung

Was sind die größten Herausforderungen der Online-Händler? Die jährliche Zufriedenheitsstudie für den Online-Handel zeigt ein differenziertes Bild der Branche: Während sich die Umsätze und das Saisongeschäft positiv entwickeln, nimmt die Retourenproblematik und der Konkurrenzdruck innerhalb der Branche weiter zu. Kundenbindung, Automatisierung sowie Logistik & Versand rangieren ebenfalls unter den Top 10 der größten Herausforderungen für 2018.

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der Händler sind "zufriedenen" mit dem Gesamtgeschäft

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bewerten den Konkurrenzdruck als höchstes Risiko für 2018

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betrachten die Automatisierung als große Herausforderung

Als Herzstück Ihres Erfolges müssen problemanfällige Bereiche wie Logistik und Versand sowie Kundenbindung durch eine intelligente Software fehlerfrei unterstützt und verwaltet werden. Entsprechend wichtig ist die fundierte Auswahl Ihrer eingesetzten Softwarelösung. Ein effizientes ERP-System ist deshalb das Rückgrat Ihres Erfolgs, wenn Sie sich zukunftsorientiert aufstellen möchten – egal, ob Sie als Start-Up neu in den Online-Handel einsteigen oder eine leistungsfähigere Plattform für Ihr bestehendes E-Commerce-Business suchen.

Warum erleichtert ein ERP-System Ihre Arbeit im Online-Shop?

Ein großes Produktangebot, nutzerfreundliches Design und chic präsentierte Artikel: Klar, alle diese Faktoren sind Grundvoraussetzung für zufriedene Kunden. Doch das Sortiment und die Gestaltung des Frontends allein machen noch keinen nachhaltig erfolgreichen Online-Shop.

Der Bereich, den der Kunde nicht sieht, ist mindestens genauso wichtig. Fehlt ein leistungsfähiges Backend, kostet das Zeit und Geld – und langfristig kostet es die wichtigste Ressource: Ihre Kunden. Besondere Aufmerksamkeit innerhalb der IT-Infrastruktur verdient das ERP-System. Ist Ihnen bewusst, wie viele Schritte nötig sind, um eine Bestellung abzuwickeln? Und wie viele davon werden in Ihrem Arbeitsalltag von Ihrer IT unterstützt?

Im Zusammenspiel dieser Prozesse entscheidet sich unter anderem, wie schnell und wie pünktlich Ihre Kunden die bestellte Ware erhalten, wie gezielt Ihre Marketingaktionen geplant werden können und wie gut die Vernetzung verschiedener Verkaufskanäle funktioniert – Stichwort „Omnichannel“. Darüber hinaus hat das ERP-System großen Einfluss auf die Qualität Ihrer Daten und auf die Zeit, die Sie mit Daten-Importen und -Exporten, manuellen Routinetätigkeiten und der Fehlersuche verschwenden.

Unter dem Strich erschwert ein fehlendes oder ungeeignetes ERP-System den Echtzeit-Überblick über Ihr Business – mit drastischen Folgen für die Kundenzufriedenheit und Wettbewerbsfähigkeit.

Wie erkennen Sie, ob der Handlungsdruck in Ihrem Fall hoch ist?

Sollten Sie eines der folgenden Warnsignale aus Ihrem Arbeitsalltag wiedererkennen, ist es Zeit zu handeln und eine Änderung vorzunehmen! Wenn Sie die folgenden Probleme nur zu gut kennen, sollten Sie das Potenzial eines modernen ERP-Systems für Ihr E-Commerce-Unternehmen prüfen.

Typische Warnsignale

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Hoher Anteil manueller Prozess-Schritte

Überdurchschnittlich lange Durchlaufzeiten

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Unpraktische Insellösungen und Datensilos

Sinkende Rendite trotz steigender Umsätze

S

Fehlender Überblick und mangelhafte Transparenz

Falsche oder verzögerte Entscheidungen

Welche Vorteile bietet mir ein ERP-System?

✓ Zentrale Datenhaltung für alle Verkaufskanäle

✓ Höhere Datenqualität

✓ Reibungslose Kommunikation zwischen Shop-Software und ERP-Software

✓ Automatische Synchronisierung aller relevanten Daten in Echtzeit

✓ Geringere Fehlerquote

✓ Höhere Effizienz durch automatisierte Prozesse

✓ Kurze Lieferfristen

✓ Vereinfachte Retourenabwicklung

✓ Controlling per Mausklick

2. Wichtiges Know-how zu ERP & E-Commerce

Egal welches Ziel bei Ihrer ERP-Einführung im Vordergrund steht: Es ist wichtig, die ERP-Auswahl strukturiert anzugehen und sich das nötige Fachwissen anzueignen, um die verschiedenen Softwarelösungen miteinander vergleichen und zukunftssichere Branchentrends erkennen zu können. Schließlich möchten Sie die nächsten Jahre mit Ihrem ERP-System arbeiten, es soll mit Ihnen mitwachsen und Ihrem Team Arbeit abnehmen statt neue Probleme zu schaffen. Die Fülle der am Markt angebotenen ERP-Systeme ist groß. Nicht jede Lösung eignet sich hinsichtlich des Funktionsumfangs für E-Commerce-Unternehmen, und das reibungslose Zusammenspiel mit Ihrer Shop-Software stellt spezielle Anforderungen an die Integration. Ob Sie die richtigen Fragen stellen und Ihr Lastenheft alle wichtigen Aspekte abdeckt, entscheidet häufig über Erfolg oder Misserfolg Ihres ERP-Projekts.

ERP-Lexikon

Wenn es um API, BI, Middleware, Onboarding, Saas, Stammdaten & Co geht, sollten alle Beteiligten dasselbe meinen, um Missverständnisse zu vermeiden. Beim Erstellen Ihres Lastenheftes und in Gesprächen mit den Softwareanbietern kommen Sie deshalb nicht ohne Fachvokabular und technische Abkürzungen aus.

Sie verstehen nur Fachchinesisch? Wir haben die wichtigsten Begriffe in unserem Lexikon zusammengefasst.

Was ist der Unterschied zwischen Warenwirtschaft und ERP-System?

Vorweg: Recherchieren Sie im Internet am besten explizit nach ERP-Lösungen, nicht nach einem Warenwirtschaftssystem! Auch wenn die beiden Begriffe häufig synonym verwendet werden, ist der Unterschied zwischen ERP und WaWi groß. Kurz zusammengefasst beschränken sich herkömmliche Warenwirtschaftssysteme (WaWi) auf den Materialfluss, also Wareneinkauf, Lagerhaltung, ggf. Produktion sowie Verkauf. Zukunftsorientierte ERP-Systeme gehen in ihrem Funktionsumfang weit darüber hinaus und bilden die Prozesse des Unternehmens ganzheitlich und abteilungsübergreifend in einer gemeinsamen Lösung ab, integrieren also auch Bereiche wie Personalwesen, Finanzbuchhaltung, Marketing und Controlling.

E-Commerce ERP aus der Cloud oder On-Premise?

Eine wichtige Entscheidung bei der ERP-Auswahl ist das Hosting der Softwarelösung. Möchten Sie die Software auf Ihrem eigenen Server installieren oder in der Cloud des Software-Anbieters?

E-Commerce-Unternehmen zählen zu den Vorreitern der Cloud-Nutzung: Bereits rund ein Drittel aller Online-Händler und Start-Ups schätzen die Vorteile cloudbasierter ERP-Systeme:

  • Keine Investitionen in eigene Server
  • Individuelle, unkomplizierte Skalierung
  • Flexible, mobile Arbeitsmodelle
  • Top Performance
  • Hohe Sicherheitsstandards
  • Automatische Backups

3. ERP-Einführung: Schritt für Schritt

Starten Sie mit einer Soll-/Ist-Analyse, dokumentieren Sie Ihre Workflows und prüfen Sie die verschiedenen Anbieter nicht nur auf den Funktionsumfang der jeweiligen Lösungen, sondern auch auf die Branchenkompetenz im E-Commerce und den Service-Level. Sehen Sie den Software-Anbieter als Sparringspartner, der wertvolle Anregungen in die Gestaltung Ihrer IT-Infrastruktur einbringen kann, der Sie auf Risiken hinweist und Ihnen bei Problemen zeitnah mit Lösungen zur Seite steht. Auch Aspekte wie Schulungen, Support und regelmäßige Updates spielen für eine zufriedenstellende Zusammenarbeit eine wichtige Rolle. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihren Anforderungskatalog mit den in Frage kommenden Anbietern durchzugehen – denn eine strategische ERP-Auswahl ist die Basis für den Erfolg!

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Mit unserem kostenlosen E-Book erhalten Sie einen praxisorientierten Leitfaden zur Integration von ERP-System und Ihrem Webshop:

  • Welche Lösungen kommen in Frage?
  • Was ist bei der Schnittstellen-Auswahl zu beachten?
  • Welches Datenmodell ist das richtige für mich?
  • Hosting: Cloud oder On-premise?
  • Praxisbeispiele

Zusammenspiel von ERP & Shopsystem: 3 wichtige Fragen

Für eine zukunftsfähige IT-Infrastruktur ist die enge Verzahnung zwischen ERP-Software und Shop-Software entscheidend. Der optimale Funktionsumfang, ausgelegt auf Wachstum, moderne Technologien und die richtigen Schnittstellen, Datenmigration und Formularanpassungen – alles bei überschaubarem Budget und häufig ohne professionelle IT-Administratoren: Für Start-Ups und kleine Online-Shops ist das ERP-Projekt erfahrungsgemäß eine riesige Herausforderung! Mit den folgenden drei Fragen können Sie die richtige Software und den passenden Anbieter näher eingrenzen:

Ab in die Praxis: So wird die ERP-Einführung zum Erfolg

Eine ERP-Einführung ist sowohl ein technisches als auch ein organisatorisches Projekt. Je genauer Sie im Vorfeld analysieren und planen und je perfekter das ausgewählte System zu Ihnen und zu Ihrer bereits vorhandenen IT-Infrastruktur passt, umso unkomplizierter verläuft die Anbindung.

Wann ist der richtige Zeitpunkt?

Je mehr Prozesse in Ihrem Online-Shop bereits IT-gestützt sind, desto „verletzlicher“ ist Ihr System bei Änderungen. Jede Stunde Ausfallzeit bedeutet Umsatzeinbußen – Sie können sich keine tage- oder sogar wochenlange Einführungsphase leisten, während ein neues ERP-System implementiert, getestet und angepasst wird. Wenn Sie sich also fragen, wann der richtige Zeitpunkt für eine ERP-Einführung ist, lautet die Antwort: Am besten von Anfang an! Handeln Sie lieber proaktiv statt von Problemen getrieben – und planen Sie Ihr Wachstum von Anfang an mit ein!

ERP-Einführung im E-Commerce – Drei Praxisbeispiele

Die drei Praxisbeispiele zeigen wie junge, schnell wachsende Unternehmen unterschiedliche Probleme mit dem Einsatz von ERP lösen konnten. Sie entschieden sich für faveo 365, das perfekt auf die Anforderungen von (Online-) Händlern zugeschnitten ist.

„Unsere bisherige Lösung für die Abwicklung von Bestellungen kam mit unserem rasanten Wachstum an seine Grenzen- Zudem fehlten viele Funktionen, die wir aber dringend brauchten, darunter zum Beispiel eine vollintegrierte Finanzbuchhaltung. Vor allem war unser erstes System gerade im B2B-Bereich zu langsam. Die Abwicklung eines Auftrags war deutlich zu lang für einen effizienten Bestellablauf.“

Jan Kaeten, CFO bei Foodist

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Das Hamburger Startup Foodist GmbH sucht in ganz Europa nach exklusiven Lebensmitteln und liefert diese Delikatessen an Abonnenten, über seinen Onlineshop sowie an Wiederverkäufer aus. Damit die Delikatessen schnellstmöglich ihren Weg zum Kunden finden, setzt Foodist auf faveo 365.

Foodist ist ein 2012 gegründetes Unternehmen aus Hamburg, das seine Boxen mit handgefertigten und -verlesenen Lebensmitteln aus ganz Europa füllt. Einzelkunden erhalten einmal pro Monat wahlweise eine Box mit Delikatessen oder veganen Spezialitäten sowie eine Snack-Box. Die Lebensmittel sind zudem auch einzeln im Online-Shop erhältlich. Zusätzlich zum Endkundengeschäft vertreibt das Unternehmen mit seinen rund 50 Mitarbeitern seine Produkte auch an Wiederverkäufer im B2B-Bereich (Business-to-Business).

„Unsere bisherige Lösung für die Abwicklung von Bestellungen kam mit unserem rasanten Wachstum an seine Grenzen“, erinnert sich Jan Kaeten, CFO bei Foodist. „Zudem fehlten viele Funktionen, die wir aber dringend brauchten, darunter zum Beispiel eine vollintegrierte Finanzbuchhaltung. Vor allem war unser erstes System gerade im B2B-Bereich zu langsam. Die Abwicklung eines Auftrags dauerte mitunter bis zu 20 Minuten – deutlich zu lang für einen effizienten Bestellablauf.“

faveo 365 überzeugt Foodist 

Normalerweise ist Foodist darauf spezialisiert, die „leckersten Kreationen in ganz Europa“ zu finden. Doch in eigener Sache machte sich das Unternehmen auch auf die Suche nach einem System, das zukunftsorientiert alle Prozesse speziell für Warenwirtschaft und Webshop abdeckt.

faveo 365 basiert auf Dynamics NAV, der umfassenden ERP-Lösung von Microsoft speziell für kleine und mittelständische Betriebe aus dem Online-Handel, und integriert alle Prozesse aus dem B2B- und B2C-Bereich in einem einzigen System. Damit sowie durch die Automatisierung von Vorgängen können Arbeitsprozesse deutlich beschleunigt werden. Über die Integration mit Office 365 stehen Anwenderunternehmen zudem alle Funktionen der Office-Suite für Kollaboration und Kommunikation zur Verfügung.

„Unser Partner faveo hat verstanden, wie man auf der Basis von Microsoft-Technologien leistungsfähige eigene Anwendungen entwickeln und vermarkten kann“, kommentiert Gregor Bieler, General Manager für das Mittelstands- und Partnergeschäft bei Microsoft Deutschland. „Das Unternehmen vollzieht damit auch die eigene Transformation im IT-Servicegeschäft – weg von Lizenzverkäufen und hin zu kundenindividuellen Lösungen aus der Cloud.“

„faveo 365 auf Basis von Microsoft Dynamics NAV nimmt uns durch automatisierte Prozesse viel Arbeit im Tagesgeschäft ab, die zwar wichtig ist, aber auch mit viel Fleiß verbunden ist.“

Tim Krüger, Head of Operations, Ryzon GmbH

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Ein Start-up im Onine-Handel benötigt E-Commerce ERP-Lösungen, die einerseits einen schnellen Start auf hohem technischen Niveau ermöglichen und andererseits mit jedem künftigen Wachstumsschritt mithalten können. Der junge Triathlon-Ausstatter Ryzon aus Köln hat mit faveo 365 auf Basis von Microsoft Dynamics NAV ein skalierbares ERP-System gefunden, das diese Kriterien erfüllt.

Beim Triathlon loten Sportler immer wieder ihre Grenzen aus. Beim Iron Man, der Königsdisziplin folgt auf 3,6 Kilometer Schwimmen folgt ein 180 Kilometer langes Radrennen. Dem schließt sich ein Marathon an. Ein anspruchsvolles Programm also und nichts für Gelegenheitsjogger. Trotz der Strapazen ist die Zahl der Triathlon-Wettkämpfe und Teilnehmer in den letzten zehn Jahren weltweit stark gestiegen. An seine Grenzen wollte Ryzon nicht so schnell kommen. Seit Juni 2016 verkauft das Kölner Start-up über seinen modern gestalteten Online-Shop hochwertige Triathlon-Kleidung. „Ryzon ist eine Digital Vertical Brand – wir entwickeln die Schnitte und verkaufen ohne Zwischenhändler direkt an unsere Kunden“, sagt Mario Konrad, der Ryzon-Geschäftsführer. In ihm schlägt selbst ein leidenschaftliches Triathletenherz, an vielen Wettkämpfen hat er erfolgreich teilgenommen.

Im Mittelpunkt steht die Leidenschaft für den Sport

Gemeinsam mit zwei Freunde von einer renommierten Designagentur, stellten die Konrad-Brüder fest, dass sich viele Marken der Branche schwer dabei tun, eine emotionale Kundenansprache mit einem Bekenntnis zu designorientierter Sportmode aus hochwertigen Materialien zu verbinden. Mit Ryzon stellen sie nun nicht die Funktion, sondern die Leidenschaft für den Sport in den Mittelpunkt. Sie sprechen „die Wenigen“ an. „Diejenigen, die jeden Morgen aufstehen, obwohl ihr innerer Schweinehund lieber auf Snooze drücken würde“, fasst es Fabian Jung, Mitgründer & Head of Design zusammen.

Die Customer Journey automatisieren & der große Cloud-Vorteil

Dass ein Neustart in der Modebranche mit fast 30 Produkten, kleinem Team und überschaubarem Startkapital ein hohes Risiko bedeutet, war den Konrad-Brüdern klar. Umso wichtiger war ihnen deshalb die effiziente, digitale Organisation der Warenwirtschaft und sämtlicher E-Commerce-Prozesse.

Es brauchte ein robustes ERP-System, das leicht skalierbar ist und die Möglichkeit bietet, die Kosten im Griff zu behalten. Microsoft Dynamics NAV hatten die Brüder eigentlich für einen späteren Zeitpunkt als On-Premise-Lösung im Hinterkopf. Mit der ganzheitlichen, cloudbasierten Lösung von faveo konnten sie jedoch wesentlich früher die Vorteile nutzen.

Auf der CeBIT in Hannover kamen die Ryzon-Gründer mit faveo ins Gespräch. Am meisten überzeugte die flexible Cloud-Integration und der Rundum-Service:

„Wir haben kein Fachpersonal für Entwicklungen und Datenbanken. Deshalb sind wir sehr froh, mit faveo arbeiten zu können. Der Cloud-Ansatz hat uns auch sehr gefallen, weil er es uns ermöglicht, unser Geschäftsmodell umzusetzen“, meint Mario Konrad. „So müssen wir nicht viele finanzielle Mittel in die IT-Infrastruktur stecken, sondern können sie verwenden, um zu wachsen. Wir sind jetzt gut aufgestellt für das, was in den nächsten Jahren kommt.“

Rund drei Monate dauerten das Onboarding und die Implementierung von faveo 365 das auf Basis von Microsoft Dynamics NAV umfangreiche ERP-Funktionalitäten für den E-Commerce bietet. „Mit dem Blick auf Wachstum und Flexibilität war Ryzon von Anfang an sehr offen für die Vorteile der faveo 365 Cloud ERP-Lösung“, sagt Christoph Eberz, Vorstand bei faveo.

Um die Arbeit des kleinen Teams am Start nicht mit vielen kleinen Arbeiten zu verlangsamen, stand eine weitgehende Automatisierung der Customer Journey von der Bestellung bis zur Auslieferung ganz oben auf der Ryzon-Wunschliste. Dafür wurde zuerst eine Schnittstelle zu dem verwendeten Online-Shopsystem Shopify integriert.

Die gesamte Warenwirtschaft auf einem Blick

Die Verbindung zwischen beiden Systemen läuft heute reibungslos. Sowohl in Shopify als auch in faveo 365 sind alle Daten der Warenwirtschaft hinterlegt – inklusive der Lagerbestände und Finanzbuchhaltung.

Sobald eine Bestellung eingeht, wird das Produkt im Lager reserviert und ein Lieferschein erstellt. Ist es verpackt, geht ein Feedback zurück, der Auftrag wird fakturiert und in der Finanzbuchhaltung verbucht. Der Kunde erhält daraufhin per E-Mail die Rechnung mit dem Hinweis, das seine Bestellung auf dem Weg ist.

„Alle Prozesse, die im traditionellen Versandhandel oftmals von Hand bearbeitet werden, bildet faveo 365 für uns automatisch und in extrem kurzer Zeit ab. Das ist uns eine große Hilfe und die hohe Servicequalität kommt bei unseren Kunden gut an“, sagt Mario Konrad.

Bei Teillieferungen unterstützt faveo 365 Start-ups wie Ryzon besonders. Oftmals sind am Anfang nicht jederzeit alle Produkte auf Lager, „faveo 365 erkennt automatisch, ob eine Teillieferung erfolgen muss oder nicht. Das erledigen Suchmasken und Algorithmen für uns“, so Konrad.

Internationalisierung dank solider ERP-Basis

Die Wege zur geplanten Internationalisierung sind mit dem jetzigen ERP-Setup bereits geebnet. Auf eigenen Events, Trainingslagern und wichtigen Messen nutzt das Ryzon-Team mit Tablets den Online-Shop als direkten Verkaufskanal und hat die Kundendaten zentral gespeichert.

Im nächsten Schritt wird Ryzon diese Daten noch stärker in den Blick nehmen. Dank der Visualisierungen in faveo 365 lassen sich wertvolle Forecast-Informationen herauslesen, die essentiell für eine Vertical Brand sind: „Wir müssen unsere Produkte immer vorfinanzieren. Es gibt keine Aufträge, die dagegenstehen. Mittelfristig brauchen wir also einen präzisen Forecast“, so Mario Konrad. Auch die CRM-Möglichkeiten von faveo 365 mit Dynamics 365 möchte das junge Unternehmen künftig stärker einbeziehen. In schnellen Schritten geht es vorwärts – fast wie beim Triathlon. 

„Wir sind sehr glücklich mit faveo 365 basierend auf Dynamics NAV. Es gibt uns und den Bereichsleitern mehr Transparenz. Wir haben jetzt den nötigen Überblick über die Lagerbestände, die wir bisher manuell organisiert haben.“

Marco Rühl, Founder & CEO bei TeeFee

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Trinken ist bei Kindern oft ein leidiges Thema. Wasser wäre am gesündesten, doch kaum ein Kind mag nur Wasser trinken. Also greifen viele Eltern zu Säften und Schorlen, die aber viel Zucker enthalten – teilweise bis zu 20 Gramm auf 200 Milliliter. TeeFee bietet eine Alternative: Bio-Tees, die mit der natürlichen Süße des Stevia-Blattes versetzt sind. Die Idee kommt so gut an, dass das Start-up nun sein Wachstum auf eine professionelle Basis stellt. Mit faveo 365 basierend auf Microsoft Dynamics NAV ist TeeFee bereit für die globale Expansion.

Egal wie viele Ratgeber man liest – das erste Kind stellt für alle Eltern eine große Herausforderung dar. Jeden Tag gilt es neue Fragen zu beantworten, neue Hürden zu meistern. Auch TeeFee-Mitgründer Marco Rühl erging es so. In seiner Elternzeit fragte er sich, wie er seinem Sohn zum Trinken bewegen sollte. Wasser mochte er nicht. „Ich habe es dann mit Saftschorlen probiert, aber schnell gemerkt, dass da überall sehr viel Zucker und Fruktose enthalten ist“, sagt Rühl. Selbst naturbelassenen Fruchtsäfte bringen mehr Süße mit, als für Kinder gesund ist. Die Folgen sind alarmierend: Etwa jedes fünfte Kind in Deutschland ist übergewichtig. Überzuckerte Getränke haben daran einen entscheidenden Anteil.

Mit Beharrlichkeit und Glück zum Erfolg

Rühl recherchierte nach Alternativen und lernte über einen Kollegen seine spätere TeeFee-Geschäftspartnerin Jill-Evelyn Erlach kennen. Die Tochter einer paraguayischen Mutter erinnerte sich an die mit Stevia gesüßten Tees ihrer Kindheit. In Südamerika werden die Blätter der Stevia-Pflanze seit vielen Jahrhunderten zum Süßen genutzt. Der darin enthaltene Stoff Steviosid ist bis zu 30-mal süßer als Zucker. Allerdings enthält Stevia keine Kalorien und keinen Zucker, wodurch sich Speisen und Getränke ohne Angst vor Karies und Übergewicht süßen lassen.

Die beiden Frankfurter experimentierten zu Hause und erkannten eine Marktlücke, die es wert schien, sich ernsthaft über eine eigene Marke für zuckerfreie Kindertees Gedanken zu machen. Neben seinen eigentlichen Jobs entwickelte das Duo Tee-Piloten und nahm Kontakt zu Apotheken, Drogerien und Lebensmittelketten auf.

Mit Beharrlichkeit und Glück zum Schub

Doch: „Der Lebensmittelmarkt ist schwieriger als wir uns das vorgestellt hatten“, sagt Rühl. „In den Apotheken verkauften wir nichts, bei Rewe wurden wir anfangs nur in einigen Filialen angeboten und in die für Baby- und Kindernahrung wichtigen Drogerien kommt man schwer rein.“

Nach drei Jahren hatten die beiden Gründer aber eine marktreife Marke mit vier Teesorten entwickelt – basierend auf Stevia in natürlicher und zertifizierter Bio-Qualität und ohne künstliche Zusatzstoffe. Sie kündigten ihre bisherigen sicheren Berufe und wagten das Start-up-Abenteuer. „Mit Beharrlichkeit und etwas Glück“, wie Rühl es beschreibt, schafften es die TeeFee-Gründer schließlich, in das Sortiment von Europas größter Drogeriekette dm aufgenommen werden. Das gab dem Unternehmen einen ordentlichen Schub.

Mit skalierbarer E-Commerce ERP-Lösung Struktur in das Wachstum bringen

Mit dem Erfolg kamen nicht nur weitere Vertriebspartner und neue Produkte hinzu. Auch die Prozesse wurden komplexer und immer schwerer zu überblicken. Besonders die Rückverfolgbarkeit und Zertifizierung von Bio-Zutaten erfordern einen präzisen Umgang mit Daten. Und die Lagerverwaltung für verderbliche Waren muss sichergestellt sein.

Rühl und Erlach suchten daher ein professionelles ERP-System, das dem schnellen Wachstum des Start-ups auch in Zukunft gerecht wird. Da die beiden bereits mit Microsoft Office 365 arbeiteten, fiel die Entscheidung wegen der vertrauten Benutzeroberfläche auf Microsoft Dynamics NAV. Der Microsoft-Partner faveo setzte sein für kleine Unternehmen optimiertes und leicht skalierbares faveo 365 Plus Paket mit Buchhaltung und Warenwirtschaft auf.

Wir wollten sehr kurzfristig mit dem ERP live gehen. faveo hat alles dafür in Bewegung gesetzt, dass wir den Termin schaffen – das war eine fantastische Team-Leistung von faveo“, sagt Rühl.

Transparenz über alle Prozesse

Wie viele Marken auch verkauft TeeFee seine Produkte sowohl über Einzelhändler und Handelsketten, als über den eigenen Webshop. Daher benötigte das Unternehmen eine Schnittstelle zum eigenen Shopsystem und eine EDI-Anbindung, mit der Bestell- und Lieferdaten zwischen Händlern und TeeFee auf standardisierte elektronische Weise übertragen werden.

Mittlerweile steht das ERP-Set-up und es deckt vom Rohstoff- und Produktionseinkauf über die Lagerhaltung, Chargen-Rückverfolgbarkeit, den Verkauf sowie buchhalterische Bereiche die vollständige Wertschöpfungskette von TeeFee ab.

Wir sind sehr glücklich mit Dynamics NAV. Es gibt uns und den Bereichsleitern mehr Transparenz. Wir haben jetzt den nötigen Überblick über die Lagerbestände, die wir bisher manuell organisiert haben“, sagt Rühl und fügt hinzu: „faveo 365 basierend auf Dynamics NAV gibt uns die Möglichkeit, uns ganz auf die Expansion unseres Geschäfts zu konzentrieren. Ohne diese Tools wäre das schwer vorstellbar.

Den beiden TeeFee-Gründern bleibt nun mehr Zeit, sich dem Ausbau des Produkt-Portfolios zu widmen. Sie schauen, bei welchen Kinderlebensmitteln ebenfalls Zucker durch Stevia ersetzt werden kann.

Wir sind in der Entwicklung so schnell, flexibel und verrückt wie ein Start-up“, sagt Rühl. „Deshalb ist ein gutes ERP-System wichtig, das uns eine solide Basis bietet.

Zuckerfrei expandieren

TeeFee hat nicht nur den deutschen Markt im Blick. Geplant ist eine global agierende Marke für Kinderlebensmittel, die den Kunden eine gesunde Alternative zu eigenen Experimenten oder den zuckerhaltigen Produkten aus dem Supermarkt bieten. Der erste Schritt in Richtung Expansion ist bereits geschafft: TeeFee-Produkte werden mittlerweile in den österreichischen dm-Filialen verkauft. faveo 365 wächst über die Ländergrenzen hinaus entsprechend mit.

Für TeeFee ist der Ausbau der Software-Infrastruktur indes noch nicht abgeschlossen. Als nächstes folgt die Erweiterung um ein CRM – und damit die nächste notwendige Stufe in der Entwicklung vom Start-up zum Unternehmen. Bei TeeFee wird das garantiert zuckerfrei geschehen. 

Cloud ERP für Händler – powered by Microsoft

Selbst ausprobieren

faveo 365 ist die ERP-Lösung für den (Online-) Handel  – powered by Microsoft. Das System vereint alle Funktionen für Buchhaltung, Warenwirtschaft, Payment, Reporting mit allen gängigen Shopsystemen und Marktplätzen innerhalb einer cloudbasierten Anwendung.

Mit der Verbindung von Multichannel-Vertrieb und starken ERP-Funktionen sorgt faveo 365 für eine vollständige Automatisierung entlang der Wertschöpfungskette im B2C & B2B.

Dies ermöglicht es Ihnen, Zeit und Geld zu sparen, Ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern und sich ganz auf die Weiterentwicklung Ihres Business zu konzentrieren.