Leitfaden zur ERP-Einführung im E-Commerce

Wie Sie das passende ERP-System für Ihr Unternehmen finden, erfolgreich integrieren und gewinnbringend einsetzen

Dass der E-Commerce boomt ist schon lange kein Geheimnis mehr, denn der Online-Handel zählt zu den wichtigsten Motoren unserer Wirtschaft. Doch der konstante Wachstumskurs kann nicht darüber hinwegtäuschen, dass es insbesondere Start-Ups und kleinere Shops zunehmend schwer haben, gegen die Macht der Marktriesen von amazon bis Zalando zu bestehen. Die Automatisierung aller Geschäftsabläufe im E-Commerce ist die Grundlage dafür, Prozesse mit weniger Ressourcen schneller abzuwickeln, die Kundenzufriedenheit zu steigern und sich gegen den Wettbewerb durchzusetzen.
Das entscheidende Tool ist dabei ein ERP-System. Um Sie auf der Suche, bei der Einführung und im Einsatz einer passenden ERP-Software zu unterstützten, haben wir die wichtigsten Informationen rund um die ERP-Einführung in E-Commerce-Unternehmen in diesem Guide für Sie zusammengestellt. Folgen Sie unserem Schritt für Schritt Leitfaden oder springen Sie direkt zum Abschnitt, der Sie am meisten interessiert:

1. Einleitung

 

Was sind die größten Herausforderungen der Online-Händler? Die jährliche Zufriedenheitsstudie für den Online-Handel zeigt ein differenziertes Bild der Branche: Während sich die Umsätze und das Saisongeschäft positiv entwickeln, nimmt die Retourenproblematik und der Konkurrenzdruck innerhalb der Branche weiter zu. Kundenbindung, Automatisierung sowie Logistik & Versand rangieren ebenfalls unter den Top 10 der größten Herausforderungen für 2018.

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Als Herzstück Ihres Erfolges müssen problemanfällige Bereiche wie Logistik und Versand sowie Kundenbindung durch eine intelligente Software fehlerfrei unterstützt und verwaltet werden. Entsprechend wichtig ist die fundierte Auswahl Ihrer eingesetzten Softwarelösung. Ein effizientes ERP-System ist deshalb das Rückgrat Ihres Erfolgs, wenn Sie sich zukunftsorientiert aufstellen möchten – egal, ob Sie als Start-Up neu in den Online-Handel einsteigen oder eine leistungsfähigere Plattform für Ihr bestehendes E-Commerce-Business suchen.

 

Warum erleichtert ein ERP-System Ihre Arbeit im Online-Shop?

 

Ein großes Produktangebot, nutzerfreundliches Design und chic präsentierte Artikel: Klar, alle diese Faktoren sind Grundvoraussetzung für zufriedene Kunden. Doch das Sortiment und die Gestaltung des Frontends allein machen noch keinen nachhaltig erfolgreichen Online-Shop.

Der Bereich, den der Kunde nicht sieht, ist mindestens genauso wichtig. Fehlt ein leistungsfähiges Backend, kostet das Zeit und Geld – und langfristig kostet es die wichtigste Ressource: Ihre Kunden. Besondere Aufmerksamkeit innerhalb der IT-Infrastruktur verdient das ERP-System. Ist Ihnen bewusst, wie viele Schritte nötig sind, um eine Bestellung abzuwickeln? Und wie viele davon werden in Ihrem Arbeitsalltag von Ihrer IT unterstützt?

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Im Zusammenspiel dieser Prozesse entscheidet sich unter anderem, wie schnell und wie pünktlich Ihre Kunden die bestellte Ware erhalten, wie gezielt Ihre Marketingaktionen geplant werden können und wie gut die Vernetzung verschiedener Verkaufskanäle funktioniert – Stichwort „Omnichannel“. Darüber hinaus hat das ERP-System großen Einfluss auf die Qualität Ihrer Daten und auf die Zeit, die Sie mit Daten-Importen und -Exporten, manuellen Routinetätigkeiten und der Fehlersuche verschwenden.

Unter dem Strich erschwert ein fehlendes oder ungeeignetes ERP-System den Echtzeit-Überblick über Ihr Business – mit drastischen Folgen für die Kundenzufriedenheit und Wettbewerbsfähigkeit.

Wie erkennen Sie, ob der Handlungsdruck in Ihrem Fall hoch ist?

 

Sollten Sie eines der folgenden Warnsignale aus Ihrem Arbeitsalltag wiedererkennen, ist es Zeit zu handeln und eine Änderung vorzunehmen! Wenn Sie die folgenden Probleme nur zu gut kennen, sollten Sie das Potenzial eines modernen ERP-Systems für Ihr E-Commerce-Unternehmen prüfen.

Hoher Anteil manueller Prozess-Schritte

Überdurchschnittlich lange Durchlaufzeiten

Unpraktische Insellösungen und Datensilos

Sinkende Rendite trotz steigender Umsätze

Fehlender Überblick und mangelhafte Transparenz

Falsche oder verzögerte Entscheidungen

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Welche Vorteile bietet mir ein ERP-System?

✓ Zentrale Datenhaltung für alle Verkaufskanäle
✓ Höhere Datenqualität
✓ Reibungslose Kommunikation zwischen Shop-Software und ERP-Software
✓ Automatische Synchronisierung aller relevanten Daten in Echtzeit
✓ Geringere Fehlerquote
✓ Höhere Effizienz durch automatisierte Prozesse
✓ Kurze Lieferfristen
✓ Vereinfachte Retourenabwicklung
✓ Controlling per Mausklick

2. Wichtiges Know-how zu ERP & E-Commerce

 

Egal welches Ziel bei Ihrer ERP-Einführung im Vordergrund steht: Es ist wichtig, die ERP-Auswahl strukturiert anzugehen und sich das nötige Fachwissen anzueignen, um die verschiedenen Softwarelösungen miteinander vergleichen und zukunftssichere Branchentrends erkennen zu können. Schließlich möchten Sie die nächsten Jahre mit Ihrem ERP-System arbeiten, es soll mit Ihnen mitwachsen und Ihrem Team Arbeit abnehmen statt neue Probleme zu schaffen. Die Fülle der am Markt angebotenen ERP-Systeme ist groß. Nicht jede Lösung eignet sich hinsichtlich des Funktionsumfangs für E-Commerce-Unternehmen, und das reibungslose Zusammenspiel mit Ihrer Shop-Software stellt spezielle Anforderungen an die Integration. Ob Sie die richtigen Fragen stellen und Ihr Lastenheft alle wichtigen Aspekte abdeckt, entscheidet häufig über Erfolg oder Misserfolg Ihres ERP-Projekts.

Glühbirne

ERP-Lexikon

Wenn es um API, BI, Middleware, Onboarding, Saas, Stammdaten & Co geht, sollten alle Beteiligten dasselbe meinen, um Missverständnisse zu vermeiden. Beim Erstellen Ihres Lastenheftes und in Gesprächen mit den Softwareanbietern kommen Sie deshalb nicht ohne Fachvokabular und technische Abkürzungen aus.

Sie verstehen nur Fachchinesisch? Wir haben die wichtigsten Begriffe in unserem Lexikon zusammengefasst.

Was ist der Unterschied zwischen Warenwirtschaft und ERP-System?

 

Vorweg: Recherchieren Sie im Internet am besten explizit nach ERP-Lösungen, nicht nach einem Warenwirtschaftssystem! Auch wenn die beiden Begriffe häufig synonym verwendet werden, ist der Unterschied zwischen ERP und WaWi groß. Kurz zusammengefasst beschränken sich herkömmliche Warenwirtschaftssysteme (WaWi) auf den Materialfluss, also Wareneinkauf, Lagerhaltung, ggf. Produktion sowie Verkauf. Zukunftsorientierte ERP-Systeme gehen in ihrem Funktionsumfang weit darüber hinaus und bilden die Prozesse des Unternehmens ganzheitlich und abteilungsübergreifend in einer gemeinsamen Lösung ab, integrieren also auch Bereiche wie Personalwesen, Finanzbuchhaltung, Marketing und Controlling.

 

E-Commerce ERP aus der Cloud oder On-Premise?

 

Eine wichtige Entscheidung bei der ERP-Auswahl ist das Hosting der Softwarelösung. Möchten Sie die Software auf Ihrem eigenen Server installieren oder in der Cloud des Software-Anbieters?

 

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E-Commerce-Unternehmen zählen zu den Vorreitern der Cloud-Nutzung: Bereits rund ein Drittel aller Online-Händler und Start-Ups schätzen die Vorteile cloudbasierter ERP-Systeme:

  • Keine Investitionen in eigene Server
  • Individuelle, unkomplizierte Skalierung
  • Flexible, mobile Arbeitsmodelle
  • Top Performance
  • Hohe Sicherheitsstandards
  • Automatische Backups

 

3. ERP-Einführung: Schritt für Schritt

 

Starten Sie mit einer Soll-/Ist-Analyse, dokumentieren Sie Ihre Workflows und prüfen Sie die verschiedenen Anbieter nicht nur auf den Funktionsumfang der jeweiligen Lösungen, sondern auch auf die Branchenkompetenz im E-Commerce und den Service-Level. Sehen Sie den Software-Anbieter als Sparringspartner, der wertvolle Anregungen in die Gestaltung Ihrer IT-Infrastruktur einbringen kann, der Sie auf Risiken hinweist und Ihnen bei Problemen zeitnah mit Lösungen zur Seite steht. Auch Aspekte wie Schulungen, Support und regelmäßige Updates spielen für eine zufriedenstellende Zusammenarbeit eine wichtige Rolle. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihren Anforderungskatalog mit den in Frage kommenden Anbietern durchzugehen – denn eine strategische ERP-Auswahl ist die Basis für den Erfolg!

E-Book E-Commerce

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Mit unserem kostenlosen E-Book erhalten Sie einen praxisorientierten Leitfaden zur Integration von ERP-System und Ihrem Webshop:

  • Welche Lösungen kommen in Frage?
  • Was ist bei der Schnittstellen-Auswahl zu beachten?
  • Welches Datenmodell ist das richtige für mich?
  • Hosting: Cloud oder On-premise?
  • Praxisbeispiele

Zusammenspiel von ERP & Shopsystem: 3 wichtige Fragen

 

Für eine zukunftsfähige IT-Infrastruktur ist die enge Verzahnung zwischen ERP-Software und Shop-Software entscheidend. Der optimale Funktionsumfang, ausgelegt auf Wachstum, moderne Technologien und die richtigen Schnittstellen, Datenmigration und Formularanpassungen – alles bei überschaubarem Budget und häufig ohne professionelle IT-Administratoren: Für Start-Ups und kleine Online-Shops ist das ERP-Projekt erfahrungsgemäß eine riesige Herausforderung! Mit den folgenden drei Fragen können Sie die richtige Software und den passenden Anbieter näher eingrenzen:

 

 

Ab in die Praxis: So wird die ERP-Einführung zum Erfolg

 

Eine ERP-Einführung ist sowohl ein technisches als auch ein organisatorisches Projekt. Je genauer Sie im Vorfeld analysieren und planen und je perfekter das ausgewählte System zu Ihnen und zu Ihrer bereits vorhandenen IT-Infrastruktur passt, umso unkomplizierter verläuft die Anbindung.

 

Wann ist der richtige Zeitpunkt?

 

Je mehr Prozesse in Ihrem Online-Shop bereits IT-gestützt sind, desto „verletzlicher“ ist Ihr System bei Änderungen. Jede Stunde Ausfallzeit bedeutet Umsatzeinbußen – Sie können sich keine tage- oder sogar wochenlange Einführungsphase leisten, während ein neues ERP-System implementiert, getestet und angepasst wird. Wenn Sie sich also fragen, wann der richtige Zeitpunkt für eine ERP-Einführung ist, lautet die Antwort: Am besten von Anfang an! Handeln Sie lieber proaktiv statt von Problemen getrieben – und planen Sie Ihr Wachstum von Anfang an mit ein!

 

 

ERP-Einführung im E-Commerce – Drei Praxisbeispiele

 

Die drei Praxisbeispiele zeigen wie junge, schnell wachsende Unternehmen unterschiedliche Probleme mit dem Einsatz von ERP lösen konnten. Sie entschieden sich für faveo 365, das perfekt auf die Anforderungen von (Online-) Händlern zugeschnitten ist.

Jan-foodist

„Unsere bisherige Lösung für die Abwicklung von Bestellungen kam mit unserem rasanten Wachstum an seine Grenzen- Zudem fehlten viele Funktionen, die wir aber dringend brauchten, darunter zum Beispiel eine vollintegrierte Finanzbuchhaltung. Vor allem war unser erstes System gerade im B2B-Bereich zu langsam. Die Abwicklung eines Auftrags war deutlich zu lang für einen effizienten Bestellablauf.“

Jan Kaeten, CFO bei Foodist

Ryzon

„faveo 365 auf Basis von Microsoft Dynamics NAV nimmt uns durch automatisierte Prozesse viel Arbeit im Tagesgeschäft ab, die zwar wichtig ist, aber auch mit viel Fleiß verbunden ist.“

Tim Krüger, Head of Operations, Ryzon GmbH
teefee

„Wir sind sehr glücklich mit faveo 365 basierend auf Dynamics NAV. Es gibt uns und den Bereichsleitern mehr Transparenz. Wir haben jetzt den nötigen Überblick über die Lagerbestände, die wir bisher manuell organisiert haben.“

Marco Rühl, Founder & CEO bei TeeFee

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Cloud ERP für Händler - powered by Microsoft

faveo 365 vereint alle Funktionen für Buchhaltung, Warenwirtschaft, Payment, Reporting mit allen gängigen Shopsystemen undMarktplätzen innerhalb einer cloudbasierten Anwendung.

Mit der Verbindung von Multichannel-Vertrieb und starken ERP-Funktionen sorgt faveo 365 für eine vollständige Automatisierung entlang der Wertschöpfungskette im B2C & B2B.

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