ERP-Systeme für den Großhandel

So finden Sie das richtige ERP-System für Ihr Unternehmen.

Aktuelle Herausforderungen im Großhandel

Die Digitalisierung setzt den Großhandel unter Druck. B2B-Kunden erwarten heute von ihrem Großhändler dieselben Annehmlichkeiten wie beim privaten Online-Shopping: Jederzeit verfügbare, verlässliche Informationen zum Warenbestand. Schlanke Bestellprozesse – am besten über das Internet –, kürzeste Lieferzeiten und niedrigste Kosten.

Zugleich greifen digitale Handelsplattformen und Online-Pure-Player ohne eigenes Lager den stationären Großhandel direkt an und gewinnen wertvolle Marktanteile: Laut der Studie ‘Online-Kaufverhalten im B2B-E-Commerce 2018’ von ibi research gehen Experten davon aus, dass bereits 2025 die Mehrheit aller Unternehmenseinkäufe über das Internet abgewickelt werden. Auch Hersteller nutzen diese neuen Möglichkeiten und steigen in den Direktvertrieb ihrer Produkte ein.

Großhändler müssen also aktiv werden und selbst in den Multi-Channel-Vertrieb einsteigen. Dabei müssen sie nicht nur attraktive Konditionen bieten, sondern auch einen erstklassigen Service mit echtem Mehrwert. Damit das jedoch gelingt, müssen sie die bestehenden Prozesse verschlanken, modernisieren und digitalisierten.

Ein entscheidender Baustein bei dieser Modernisierung ist der Einsatz eines zeitgemäßen ERP-Systems. Auf dieser Seite haben wir alle Informationen rund um dieses Thema „ERP-Systeme für Großhändler“ für Sie zusammengefasst:

  • Welche Vorteile bringt der Einsatz eines ERP-Systems?
  • Worauf sollten Großhändler bei der Auswahl besonders achten?
  • Welche speziellen Anforderungen sind in der Branche ‚Großhandel‘ besonders wichtig?

Alle diese Fragen sollen auf dieser Seite beantwortet werden.

Digitalisierung im Großhandel und die Rolle von ERP-Systemen

Die Digitalisierung treibt den Wandel voran. Diese Erkenntnis ist auch im deutschen Großhandel angekommen. Laut einer Studie von Roland Berger waren bereits 2016 fast zwei Drittel der Großhändler in Deutschland dabei, neue Vertriebskanäle zur Kundenbindung aufzubauen und somit ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren.

Diese Entwicklung hat sich aufgrund der Pandemie noch einmal beschleunigt. Laut der Telekom-Studie ‚Der digitale Status Quo im deutschen Handel‘ haben 31 Prozent der deutschen Händler wegen Corona kurzfristig wichtige Prozesse digitalisiert.

Diese digitale Transformation  ist vielleicht der akuten Not geschuldet, doch sie hat auch eindeutig positive Folgen: Die Telekom-Studie belegt, dass ‚Digital Leader’ – also solche Unternehmen, die in Sachen Digitalisierung eine Vorreiter-Rolle eingenommen haben – deutlich besser als andere Unternehmen dastehen: Sie wickeln Aufträge schneller ab, können schneller auf Kundenanfragen reagieren, Gewinnen mehr Neukunden und können so im Vergleich zu den digitalen Nachzüglern ihre Gewinne deutlich steigern.

Wie gelingt die Digitalisierung?

Die Digitalisierung als gesellschaftlicher, gesamtwirtschaftlicher Prozess mag groß und kaum überschaubar zu sein; die Digitalisierung eines einzelnen Betriebes hingegen ist klar zu fassen, denn die notwendigen Schritte lassen sich ganz klar umreißen:

Setzen Sie auf das papierlose Büro

Großhändler, die ihren Betrieb konsequent digitalisieren wollen, sollten das Papier weitgehend aus ihrem Büro verbannen, auf einen rein digitalen Schriftverkehr umsteigen und eingehende Dokumente einscannen und digital archivieren. Nur, wenn Informationen digital vorliegen, können sie für digitale Prozesse genutzt werden.

Modernisieren Sie Ihre IT-Infrastruktur

Die meisten Großhändler nutzen bereits IT-Lösungen. Diese vorhandene Software ist jedoch oftmals nicht auf dem neuesten technischen Stand. Digitalisierung bedeutet auch, diese Infrastruktur zu modernisieren – denn aktuelle Lösungen erweitern Ihren Spielraum und schaffen die Grundlage für alle weiteren Digitalisierungs-Bemühungen.

Eine zentrale Rolle kommt hierbei einem ERP-System zu. Da in einer solchen Lösung alle internen Prozesse und Daten abteilungsübergreifend gebündelt werden, ist sie die ideale Grundlage für weitere Schritte in Richtung Digitalisierung: Ein ERP-System kann als zentraler Hub dienen, an dem weitere Lösungen, aber auch Geschäftspartner, Lieferanten und Behörden angebunden werden können. So können interne und externe Prozesse gleichermaßen vereinfacht und zu automatisiert werden.

Bauen Sie Ihre digitalen Kanäle aus

Goßhandelskunden erwarten von ihren Lieferanten mittlerweile dieselben Annehmlichkeiten und Möglichkeiten, die sie als Privatleute im E-Commerce bereits gewohnt sind; zugleich schaffen die meisten Marktakteure eigene digitale Angebote und Schnittstellen, um sich untereinander zu vernetzen.

Großhändler sollten diese Entwicklung proaktiv nutzen und selbst neue digitale Kanäle einrichten – vom einfachen Online-Shop über E-Procurement-Systeme bis hin zu Schnittstellen zu Lieferanten und Behörden. Gerade in dieser Vernetzung liegt das entscheidende Potenzial der Digitalisierung.

Setzen Sie auf die Cloud

Um Prozesse zu automatisieren, benötigen Großhändler die entsprechende Hardware. In der modernen IT-Welt ist es dabei nicht mehr nötig, viel Geld in eigene Server, Netzwerke und sonstige Vorrichtungen zu investieren. Dank der Möglichkeiten des Cloud-Computings können Großhändler ihre IT-Infrastruktur auslagern und von externen Dienstleistern einkaufen: Die Software läuft dann in großen Cloud-Rechenzentren, und die Nutzer greifen mit handelsüblichen Endgeräten über das Internet darauf zu. So können auch kleine und mittlere Unternehmen tiefgreifende Digitalisierungsstrategien umsetzen, ohne dabei Unsummen für Hardware ausgeben zu müssen.

ERP-Systeme – Funktionsumfang und Vorteile

Was ist ein ERP-System?

‚ERP‘ ist eine Abkürzung für ‚Enterprise-Resource-Planing‘ – zu Deutsch etwa ‚Unternehmerische Ressourcenplanung‘. Damit wird die Aufgabe Unternehmens bezeichnet, die vorhandenen Ressourcen wie zum Beispiel Produkte und Waren, aber auch Kapital, Personal, Betriebsmittel so effizient wie möglich zu verwalten.

Ein ERP-System ist eine Software, mit der Unternehmen diese Verwaltung aller Ressourcen in einem gemeinsamen, abteilungsübergreifenden System erledigen und automatisieren können.

In einem ERP-System werden also Funktionen für alle Abteilungen eines Unternehmens in einer Software vereint, sodass Finanzbuchhaltung, Einkauf, Verkauf, Lagerverwaltung und viele weitere Abteilungen in einem gemeinsamen System arbeiten können.

Welche Unternehmensbereiche deckt ein ERP-System ab?

ERP-Systeme decken alle wesentlichen Unternehmensbereiche ab:

Welche Vorteile bietet der Einsatz eines ERP-Systems für Großhändler?

Aus diesem integrierenden Ansatz von ERP-Systemen ergeben sich zahlreiche Vorteile für das gesamte Unternehmen:

Mehr Transparenz

In Großhandels-Unternehmen, die ein ERP-System nutzen, arbeiten alle Mitarbeiter mit derselben Software und damit auch mit derselben Datenbank. Wenn in der Buchhaltung eine Zahlung verarbeitet wird, dann kann der Vertrieb das sofort nachvollziehen. Der Informationsfluss ist also immer sichergestellt, und alle Abteilungen sind immer auf dem gleichen Stand. Auch Redundanzen, Doppelungen und inkonsistente Datensätze gehören damit der Vergangenheit an. Dadurch ist jeder Mitarbeiter zu jeder Zeit voll auskunftsfähig. Nicht zuletzt ermöglicht diese Datenbasis auch die automatisierte Auswertung der Informationen.

Niedrigere Fehlerquoten

In einem ERP-System arbeiten alle Abteilungen mit demselben Datenbestand. Wenn der Vertrieb also bereits Kontakt mit einem bestimmten Kunden hatte, kann die Finanzbuchhaltung die entsprechenden Daten im System finden und darauf zurückgreifen. Damit sinkt das Risiko von Dubletten und inkonsistenten Datensätzen. Übertragungsfehler kommen nicht mehr vor, weil Daten nicht mehr zwischen verschiedenen Lösungen ausgetauscht werden müssen; Fehler in Belegen gehören ebenfalls der Vergangenheit an, weil alle Informationen – von Adressen bis hin zu kundenspezifischen Preisen – direkt aus der Datenbank übernommen werden.

Schnellere Abläufe

Mit ERP-Systemen können Großhändler Prozesse über Abteilungsgrenzen hinweg automatisieren und somit Durchlaufzeiten signifikant senken. Doch auch sonst werden die Abläufe im Unternehmen effizienter: Da alle Abteilungen dasselbe System nutzen, sind Änderungen sofort verfügbar und können jederzeit eingesehen werden. Aufwendige Recherchen, Telefonate und sonstige interne Rücksprachen werden damit in vielen Fällen unnötig.

Niedrigere Kosten

Transparenz, Effizienz und Automatisierung sind nicht nur überaus ‚angenehm‘; Sie zahlen sich auch aus. Wenn Sie Geschäfte schneller und sicherer abwickeln können, dann können Sie auch die notwendigen Ressourcen minimieren – und sparen so letzten Endes bares Geld.

ERP-Systeme im Großhandel – Spezielle Anforderungen

Großhändler sehen sich mit einer ganzen Reihe von branchenspezifischen Anforderungen konfrontiert – vom Handel mit unüblichen Mengeneinheiten bis hin zu Preisstrukturen, die wesentlich komplexer als zum Beispiel im Einzelhandel sind. Ein ERP-System für Großhändler muss diese Anforderungen erfüllen, um reibungslose Prozesse zu ermöglichen. Zu den Aspekten, die für den Großhandel besonders wichtig sind, gehören:

Abbildung komplexer Preismodelle

Die Preismodelle im Großhandel sind wesentlich komplexer als im Einzelhandel. Ein ERP-System für Großhändler muss dem Rechnung tragen und diese Preismodelle abbilden können.

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Anbindung von Datendienstleistern

Viele Großhändler nutzen Datendienstleister, um die Verwaltung ihrer Artikelstammdaten zu vereinfachen. Diese Lösungen müssen im ERP-System eingebunden werden.

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Verwaltung von Mengeneinheiten

Von Paletten über Eimer bis hin zu Litern und laufenden Metern: Großhändler verkaufen ihre Produkte in verschiedenen Mengeneinheiten, die im ERP-System abgebildet werden müssen.

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Chargen- und Seriennummern

Großhändler müssen zu vielen Produkten Chargen- und Seriennummern nachhalten. Auch diese Informationen müssen im ERP-System gespeichert werden können.

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Multichannel-Vertrieb

Um langfristig erfolgreich zu bleiben, müssen Großhändler auf den Multi-Channel-Vertrieb setzen. Eine Anbindung der Vertreibskanäle an das ERP-System ist hierbei unerlässlich.

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Kassen-Integration

Viele Großhändler verkaufen ihre Ware auch direkt ab Lager oder in einem eigenen Geschäft. Die dafür notwendige Kasse sollte ebenfalls an das ERP-System angeschlossen werden.

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Dropshipping

Direktlieferungen vom Hersteller an den Kunden spielen im Großhandel eine zentrale Rolle. Auch diese Prozesse müssen mit dem ERP-System einfach umsetzbar sein.

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Prozessautomatisierung

Prozesse im Großhandel sind komplex. Ein passendes ERP-System muss die Möglichkeiten dazu bieten, diese Prozesse zu automatisieren – abteilungs- und auch akteursübergreifend.

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Abbildung komplexer Preismodelle & schnelle Berechnung von kundenindividuellen Preisen

Großhändler arbeiten mit komplexen Preisstrukturen. Preise mit Gültigkeitsperioden, Mengenrabatte und kundenspezifische Preise stehen in der Branche auf der Tagesordnung; hinzu kommen zahlreiche weitere Besonderheiten wie zum Beispiel der Handel mit börsennotierten Rohstoffen, bei denen sich Kursschwankungen unmittelbar auf die Ein- und Verkaufspreise auswirken.

Ein ERP-System für Großhändler muss diese komplexen Preisstrukturen abbilden können und die Berechnung des jeweils gültigen Preises so weit wie möglich vereinfachen – im besten Falle so, dass nicht unzählige Preise und Varianten fest im System eingegeben werden müssen.

Praxisbeispiel: Komplexe Preisstrukturen

Das Cloud-ERP-System faveo 365 nutzt eine ganze Reihe von Funktionen und Eigenschaften, um auch sehr komplexe Preisstrukturen zu ermöglichen – von Notierungsgruppen über Legierungszuschläge bis hin zu mehrstufigen Konditionen und Rabatten nach Kunden und Kundengruppen.

Anbindung von Datendienstleistern an das ERP-System

Unternehmen möchten alle Produkte, die sie benötigen, aus möglichst wenigen Quellen beziehen. Großhändler müssen daher ein breites Sortiment mit den Artikeln vieler verschiedener Hersteller anbieten, um für ihre Kunden attraktiv zu sein. Ein solches breites Sortiment bringt die Herausforderung mit sich, dass Stammdaten aus vielen verschiedenen Quellen erfasst, verwaltet und regelmäßig aktualisiert werden müssen.

Um diesen aufwendigen und fehleranfälligen Prozess zu vereinfachen, nutzen zum Beispiel viele Händler aus dem Technischen Großhandel die Services von Datendienstleistern wie nexmart, Mamasys oder den Dach-Daten-Pool, um auf die Stammdaten vieler Hersteller schnell zugreifen zu können. Ein ERP-System für den Großhandel muss die notwendigen Schnittstellen für Datendienstleister unbedingt bereit halten und diese Services so tief wie möglich in das Gesamtsystem integrieren, um Großhändlern auch die Pflege ihrer Artikelstammdaten so weit wie möglich zu erleichtern.

Verwaltung und Verkauf verschiedener Mengeneinheiten

Großhändler kaufen und verkaufen ihre Waren in vielen verschiedenen Mengeneinheiten: Paletten, Quadrat- und Kubikmeter, Aufmaße, Stückzahlen oder Eimer sind gängige Einheiten für Großhandelsgüter.

Ein ERP-System für Großhändler muss diese verschiedenen Einheiten nicht nur verwalten können, sondern auch das einfache Umrechnen ermöglichen – denn Kunden wollen längst nicht immer in den Einheiten bestellen, in denen Sie Artikel in Ihrem internen System führen. Ein ERP-System, dass die automatische Umrechnung ermöglicht und dabei auch noch einen möglichst einfachen Workflow über alle Abteilungen hinweg ermöglicht, ist für Großhändler also praktisch unerlässlich.

Verwaltung von Chargen- und Seriennummern

Mehr als alle anderen Händler haben Großhändler mit Chargen- und Seriennummern zu tun, die genau protokolliert werden müssen – um den gesetzlichen Bestimmungen genüge zu tun, aber auch um mögliche Rückrufaktionen und Garantiefälle abzuwickeln oder um sicherzustellen, dass Artikel mit älteren Chargennummern zuerst verkauft werden. Da in einem ERP-System auch die Bestände verwaltet werden, muss ein ERP-System für Großhändler auch Chargen- und Seriennummern verwalten können.

Integration eines Online-Shops und weiterer Vertriebskanäle in das ERP-System

Kein Großhändler kommt heute noch ohne eigenen Online-Shop, und um die Möglichkeiten des Multi-Channel-Vertriebs voll auszunutzen, sollten auch weitere digitale Verkaufskanäle wie zum Beispiel Plattformen und Marktplätze ‚bespielt‘ werden. Je mehr dieser Kanäle genutzt werden, desto schwieriger wird jedoch die Koordination. Immerhin muss sichergestellt sein, dass alle Informationen zu den Artikeln auf allen Kanälen miteinander übereinstimmen.

Um diese Synchronität der Daten zu gewährleisten, müssen alle Vertriebskanäle mit einer zentralen Quelle der Daten vernetzt sein – und bei dieser Quelle wird es sich typischerweise um das ERP-System handeln, da hier alle wesentlichen Artikeldaten verwalten werden. Ein ERP-System für Großhändler muss also die notwendigen Schnittstellen bieten, um die Daten in allen angeschlossenen Verkaufskanäle automatisch zu synchronisieren. Dabei sollten nicht nur Artikeldaten und Preise automatisch aktualisiert werden. Auch eingehende Bestellungen sollten automatisch in das ERP-System übernommen werden, um die Abwicklung so effizient wie möglich zu gestalten.

Integration einer Kasse für das einfache Thekengeschäft

Auch wenn im Großhandel zumeist bestellt und geliefert wird: viele Großhändler bieten an ihrer Geschäftsstelle auch einen Thekenverkauf an, sodass ihre Kunden einzelne, fehlende Artikel sofort nachkaufen können.

Dieses Thekengeschäft ist im Wesentlichen ein weiterer Verkaufskanal – und auch dieser Kanal sollte an das ERP-System angebunden werden, damit Transaktionen sofort richtig verbucht werden. Anderenfalls wird ein Artikel vielleicht noch im Online-Shop als ‚lieferbar‘ angezeigt, obwohl das letzte verfügbare Exemplar bereits über die Theke gegangen ist.

Ein ERP-System für Großhändler muss also auch eine Kasse in das Gesamtsystem integrieren können, sodass zum einen Verkäufe direkt im System eingebucht werden können, und dass zum anderen auch alle vorhandenen Stammdaten am Kassenplatz verfügbar sind. So kann nicht nur für jeden Artikel zu jeder Zeit der richtige Preis aufgerufen werden (wohlmöglich sogar mit kundenspezifischen Rabatten) – Kunden können auch ganz einfach mit Gutscheinen zahlen oder sogar andere, offene Aufträge, die eigentlich über andere Kanäle abgewickelt werden, direkt in bar bezahlen

Praxisbeispiel: Kassenintegration

Das Cloud-ERP-System faveo 365 kann mithilfe einer Kassen-App um ein vollwertiges Kassensystem erweitert werden, das direkt und nahtlos in das ERP-System integriert ist:

Anbindung von Versanddienstleistern

Kunden von Großhändlern erwarten zuverlässige Lieferungen zum ausgemachten Termin – am besten in einem genau bestimmten Zeitfenster. Um diese Anforderung erfüllen zu können, müssen Großhändler ihre Versandprozesse und vor allem die Zusammenarbeit mit ihren Logistikdienstleistern so weit wie möglich optimieren.

Ein ERP-System für den Großhandel muss also auch das Anbinden von Versanddienstleistern ermöglichen und den direkten Austausch von Informationen ermöglichen, sodass der Versand von Lieferungen mit einem minimalen Aufwand angestoßen werden kann, und das umgekehrt aktuelle Status- und Trackinginformationen zu Lieferungen in Echtzeit zur Verfügung stehen.

Dropshipping

Dropshipping ist ein Modewort in der E-Commerce-Branche. Dahinter versteckt sich jedoch nichts anderes als das klassische Streckengeschäft, bei dem Händler bestellte Waren von ihrem Lieferanten direkt an den Kunden liefern lassen, sodass sie zu keinem Zeitpunkt der Abwicklung physischen Kontakt zur Ware haben. Diese Geschäftsform ist seit jeher im Großhandel weit verbreitet, da Großhändler so eine große Sortimentstiefe bieten können, ohne dafür ihr Lager mit unzähligen Spezialgütern füllen zu müssen, die dann nur selten verkauft werden.

Ein ERP-System für den Großhandel muss also auch Dropshipping-ready sein und die Prozesse vor allem mit den Lieferanten automatisieren: Lieferadressen müssen dazu ebenso schnell und automatisiert ausgetauscht werden können wie Rechnungen, Lieferscheine und alle weiteren Belege.

Auch wenn viele Großhändler einen festen, regionalen Kundenstamm beliefern: Das Geschäft über Landesgrenzen hinweg wird immer üblicher, und damit wird jedes Wirtschaftsunternehmen zum ‚Global Player‘ – zumindest bis zu einem gewissen Grad.

Dank der Freizügigkeit stellt die Abwicklung solcher Geschäfte zumindest innerhalb der Europäischen Union kein Problem dar, auch wenn nicht in allen Ländern der Union mit dem Euro gezahlt wird; doch viele Lieferanten produzieren außerhalb der EU. In solchen Fällen müssen Zölle gezahlt, internationale Lieferungen kontrolliert und alle Schritte protokolliert werden.

Ein ERP-System für den Großhandel muss auch diese Aspekte der internationalen Abwicklung einfach ermöglichen.

Prozessautomatisierung

Von der Preisfindung bis zur Abwicklung: Im Großhandel sind viele Prozesse komplexer als im Einzelhandel, und viele dieser Abläufe sind wahre Zeitfresser. Schon allein die Lagerverwaltung ist viel anspruchsvoller als in anderen Branchen, da Großhändler riesige Sortimente mit mehreren 100.000 Artikeln vorhalten.

Ein ERP-System für Großhändler muss diese Komplexität händeln können – und ein wichtiger Punkt dabei ist die Automatisierung. Wenn Prozesse nicht mehr händisch erledigt werden müssen, sondern vom ERP-System selbst im Hintergrund erledigt werden, reduziert das Fehler und Kosten und steigert zudem die Produktivität. Daher muss ein ERP-System für Großhändler auch umfangreiche Möglichkeiten zur Automatisierung von Geschäftsprozessen anbieten.

Diese Automatisierung kann in praktisch allen Arbeitsbereichen, in allen Abteilungen und auf allen Ebenen eines Unternehmens erfolgen. Dabei bieten standardisierte und wiederkehrende Abläufe grundsätzlich die größten Möglichkeiten zur Automation.

So kann beispielsweise die Abwicklung von Bestellungen in wesentlichen Teilen automatisiert werden: Sobald die Bestellung im ERP-System eingegeben ist (im Idealfall liegt sie von Anfang an im digitalen Format vor), können alle weiteren Belege – also der Lieferschein und die Rechnung – vom System erstellt werden. Alle relevanten Informationen zum Kunden und zu den Artikeln werden dabei aus dem System selbst übernommen, sodass es zu keinen Fehlern (zum Beispiel in Form von falsch abgetippten Artikelnummern oder falsch berechneten Preisen) kommen kann.

Doch auch in anderen Bereichen eröffnet die Automatisierung weitere Möglichkeiten.

  • Bei der Eingabe von Daten können diese sofort daraufhin geprüft werden, ob sie fehlerhaft oder ob sie bereits im System vorhanden sind.
  • In der Beschaffung können automatische Bestellvorschläge dafür sorgen, dass Artikel immer in ausreichenden Mengen vorhanden sind.
  • Auch das Mahnwesen lässt sich komplett automatisieren – mit verschiedenen Mahnstufen und festgelegten Fristen.
  • Bei der Abwicklung von Streckengeschäften können Verkaufsaufträge und Einkaufsbestellungen automatisch miteinander verknüpft werden, sodass die Abrechnung später wesentlich leichter fällt.
  • Artikeldaten können automatisch übertragen werden – von Datendienstleistern in das eigene ERP-System, aber auch umgekehrt zu Kunden oder in angeschlossene Online-Shops.
  • Die Kommunikation mit dem Steuerberater und dem Finanzamt lässt sich über die entsprechenden Schnittstellen ebenfalls automatisieren.
  • Dies sind nur einige Beispiele für Automationen, die in der alltäglichen Arbeit eines Großhändlers ganz konkrete Vorteile und Vereinfachungen mit sich bringen; eine erschöpfende Aufzählung kann hier nicht erfolgen, da die Möglichkeiten einfach zu umfangreich sind.

Marktübersicht: ERP-Systeme für Großhändler

Der Markt für ERP-Systeme ist riesig. Selbst eine vollständige Liste der Lösungen, die speziell für den Großhandel entwickelt wurden und werden, würde den Rahmen dieser Seite sprengen – auf Portalen wie Softguide und Capterra können Sie solche Listen mit weiteren Informationen zu den verschiedenen Lösungen finden.

Bevor Sie sich allerdings auf die Suche nach einem konkreten ERP-System für Ihren Großhandel machen, sollten Sie zunächst einige grundsätzliche Entscheidungen treffen, welche Lösungen für Sie in Frage kommen und welche nicht. Denn auch wenn die Anzahl der angebotenen ERP-Systeme groß ist, lassen sie sich doch zumindest grob kategorisieren:

Standard-, Branchen- und Individuallösungen

Ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal für ERP-Systeme ist, für welchen Einsatzzweck und für welche Zielgruppe sie entwickelt wurden. Neben großen Generalisten gibt es hier dezidierte Nischenlösungen und sogar Systeme, die speziell für einzelne Kunden entwickelt werden:

Individualsoftware

Individualsoftware wird speziell für das Unternehmen entwickelt, das sie in Auftrag gibt. Sie ist bis ins Detail an die Anforderungen des Auftraggebers angepasst und bildet die vorgegebenen Prozesse in der Regel perfekt ab.

Auf den ersten Blick erscheinen solche Individuallösungen attraktiv; tatsächlich sind sie jedoch mit zahlreichen Nachteilen behaftet, die ihren Einsatz nur in den seltensten Fällen rechtfertigen.

So dauert die Entwicklung einer neuen Software sehr lange, sodass Individuallösungen im Schnitt später einsatzfähig sind als Standard- oder Branchensoftware – oft erst nach vielen Monaten oder sogar Jahren. Auch sind die Kosten für die Entwicklung einer individuellen Lösung wesentlich höher als bei der Anschaffung einer bereits fertigen Software.

Zudem ist die enge und dauerhafte Abstimmung zwischen Auftraggeber und Entwicklerteam für das Gelingen des Projekts unerlässlich. Immerhin können schon kleine Missverständnisse dazu führen, dass die Software an den tatsächlichen Anforderungen vorbei entwickelt wird. Solche Fehlentwicklungen zerren nicht nur an den Nerven – sie kosten auch Zeit und lassen das Budget nicht selten explodieren, denn natürlich müssen auch Korrekturen an der Software bezahlt werden.

Selbst bei größter Unzufriedenheit kann der Partner nicht einfach gewechselt werden – wenn Sie sich für eine Individualsoftware entscheiden, dann binden Sie sich viel enger an die Entwicklerfirma, als das bei anderen Lösungen der Fall wäre.

Nicht zuletzt können Individuallösungen häufig die Entwicklung eines Unternehmens behindern – gerade weil sie ganz auf dieses Unternehmen zugeschnitten sind. Nicht selten werden nämlich lediglich die aktuellen Prozesse als Entwicklungsgrundlage genutzt. „Das haben wir immer schon so gemacht“ ist dann der Grundgedanke bei der Planung der Software. Aber sind diese althergebrachten Abläufe wirklich ‚Best Practice‘? Oft genug ist das nicht der Fall – und oft genug werden sie nicht genügend hinterfragt. In diesen Fällen führt die Neu-Einführung eines ERP-Systems dazu, dass Missstände nicht beseitigt werden, sondern sich verfestigen können.

Standardsoftware

Die Antithese zur Individuallösung ist die Standardsoftware, die für keinen bestimmten Einsatzzweck entwickelt wurde und dementsprechend eine Sammlung von Funktionen bietet, die – zumindest nach Einschätzung der Entwickler – die meisten Nutzer von ERP-Systemen benötigen, ganz unabhängig davon, in welcher Branche sie tätig sind. Daraus folgt fast zwangsläufig, dass allzu spezifische Funktionen in Standard-Lösungen in der Regel nicht zu finden sind und mehr oder minder teuer nachgerüstet werden müssten. Nichtsdestotrotz bietet Standardsoftware auch Vorteile: Aufgrund der sehr großen Zielgruppe können die Hersteller viele Ressourcen in die Entwicklung investieren, was zu leistungsfähigen und ausgeklügelten Systemen führt.

Branchensoftware

Einen Mittelweg zwischen Standard- und Individualsoftware stellt die Branchenlösung dar. Diese wird nicht für ein spezifisches Unternehmen entwickelt; vielmehr haben sich die Anbieter dazu entschlossen, ihr Produkt auf die Anforderungen eines bestimmten Wirtschaftszweiges zuzuschneiden. Branchenlösungen verfügen also neben den ohnehin notwendigen Standardfunktionen eine Reihe von zusätzlichen Spezialfunktionen für eine eng umrissene Gruppe von Anwendern. Solche Branchenlösungen sind in der Regel wesentlich günstiger als Individualsoftware, bilden aber die konkreten Anforderungen dennoch relativ gut ab.

Eine Branchenlösung kann entweder eine Eigenentwicklung sein oder aus einer Standardsoftware hervor gehen: Bestimmte ERP-Systeme wie zum Beispiel Microsoft Dynamics 365 sind darauf ausgelegt, dass sie einfach erweitert und von Lizenznehmern an verschiedene Spezialfälle angepasst werden können. So entstehen spezialisierte Angebote, die die ausentwickelte und bewährte Basis der zugrundeliegenden Standardsoftware nutzen und die zugleich deutlich deren Funktionsumfang hinaus gehen.

Verschiedene Betriebsmodelle des ERP-Systems: OnPrem vs. Cloud

Über eine lange Zeit war der Betrieb von ERP-Systemen in einem lokalen Rechenzentrum (‚On-Premises‘) alternativlos. Heute gibt es dank Internet und Cloud die Möglichkeit, eine ERP-Lösung zu nutzen, ohne die notwendige technische Infrastruktur dafür anzuschaffen.

Sowohl Cloud- als auch On-Premises Lösungen haben Vor- und Nachteile. Bei einer lokalen On-Premises-Lösung gehören sowohl die Soft- als auch die Hardware dem Großhändler, der das ERP-System nutzt. Damit behält er die volle Kontrolle über das gesamte System, muss aber auch für die Verwaltung, Wartung und für die Sicherheit sorgen. Damit lohnen sich On-Premises-Systeme vor allem für solche Unternehmen, die große Flexibilität zwingend benötigen und die über die notwendigen finanziellen Ressourcen für diese Lösung verfügen.

Bei cloudbasierten Lösungen können Großhändler aus mehreren Varianten wählen: Im Infrastructure-as-a-Service-Modell wird lediglich die Hardware-Infrastruktur in einem Cloud-Rechenzentrum gemietet, während der Großhändler selbst für den Betrieb der Software zuständig bleibt; im Software-as-a-Service-Modell hingegen stellt der Cloud-Anbieter auch das ERP-System selbst bereit und kümmert sich um die Sicherheit der Daten in der Cloud sowie um die Wartung, sodass der Großhändler das System praktisch ‘schlüsselfertig’ übernehmen kann. Diese Cloud-Modelle bieten massive Kostenvorteile und sind darüber hinaus wesentlich einfacher zu benutzen. 

Auswahl des richtigen ERP-Systems für den Großhandel

Die Auswahl eines ERP-Systems, das zu den eigenen Anforderungen passt, ist keine triviale Aufgabe; vielmehr sind eine ganze Reihe von Aspekten zu betrachten, um zu einem belastbaren Ergebnis zu kommen:

Kosten für den Einsatz von ERP-Systemen im Großhandel

Bei der Bewertung der Kosten sind nicht nur die Anschaffungskosten zu beachten, auch wenn diese – insbesondere bei lokalen On-Premises-Lösungen – sehr hoch ausfallen, da hier neben den notwendigen Software-Lizenzen oftmals auch die notwendige moderne Hardware angeschafft werden muss.

Auch die Folgekosten für Betrieb, Wartung und Support-Verträge müssen zwingend in die Kostenrechnung mit einbezogen werden. Anderenfalls erhält man verzerrte Werte und erlebt später womöglich unliebsame, teure Überraschungen. So sind zum Beispiel die Stromkosten, die ein lokales Rechenzentrum verursacht, keineswegs zu unterschätzen – ebenso wie mögliche Update-Kosten, da Software-Lizenzen zumeist nur für eine bestimmte Programmversion gelten und zu einem späteren Zeitpunkt teuer angepasst werden müssen.

Funktionen des ERP-Systems

Über welche Funktionen ein ERP-System verfügt und über welche nicht – das ist ohne Zweifel eines der entscheidenden Kriterien bei der Auswahl des passenden Systems. Dabei sollten Sie die gewünschten Funktionen gewichten und prüfen, welche davon wirklich zwingend notwendig sind und welche lediglich ‚nice to have‘, also letzten Endes entbehrlich sind.

Um diese Entscheidung zu treffen, sollten Sie in einem ersten Schritt der Bestandsaufnahme alle Prozesse in Ihrem Unternehmens prüfen und festhalten, wie die einzelnen Abteilungen tatsächlich arbeiten – oft genug sind inoffizielle Hilfsmittel wie eigene Excel-Listen oder zweckentfremdete Tools im Einsatz, die für die tatsächlichen Abläufe im Unternehmen sehr wichtig sind. Gerade solcher ‚Wildwuchs‘ lässt sich jedoch bei der Einführung eines neuen ERP-Systems bestens beseitigen oder in ‚offizielle‘ Workflows überführen.

Bei dieser Bestandsaufnahme sollten die Prozesse nicht nur erfasst, sondern auch kritisch bewertet werden. Nicht jeder Workflow ist sinnvoll, nur weil er sich über die Jahre eingeschliffen hat. Die Einführung eines neuen ERP-Systems ist dagegen die ideale Gelegenheit, solche alten Zöpfe abzuschneiden – und unter Umständen verändert sich dadurch auch die Liste der ‚unbedingt notwendigen‘ Funktionen noch einmal ganz gehörig.

Möglichkeiten zur Einbindung in bestehende Prozesse

Auch wenn in einem ERP-System die meisten Prozesse innerhalb eines Großhandel-Unternehmens gebündelt werden, wird es auch nach der Einführung weiterhin Abläufe geben, die nicht exklusiv im neuen System abgebildet werden. Das gilt besonders für diejenigen Prozesse, bei denen Dritte außerhalb der Organisation mitwirken – also zum Beispiel Lieferanten, Kunden, Versand- und Finanzdienstleister, Steuerbehörden und so weiter. Doch auch darüber hinaus kann es sein, dass weiterhin zusätzliche Lösungen im Unternehmen zum Einsatz kommen, die aus triftigen Gründen nicht abgeschafft werden können.

Bei der Auswahl eines neuen ERP-Systems müssen Großhändler solche Prozesse, die nicht oder nur eingeschränkt angepasst werden können, in ganz besonderem Maße berücksichtigen und die potenziellen Lösungen daraufhin prüfen, ob diese Prozesse integriert werden können. Anzustreben ist hierbei eine tiefe Integration mit einem möglichst hohen Grad an Automatisierung – wenn möglich ohne Sonderprogrammierungen und zusätzlichen Individuallösungen.

Usability

Funktion ist nicht gleich Funktion. Ein ERP-System für den Großhandel muss die notwendigen Prozesse und Workflows nicht einfach nur abbilden können – es muss diese Prozesse auch so weit wie möglich vereinfachen. Darum ist Usability ein wesentlicher Aspekt, den es bei der Auswahl eines ERP-Systems: Das beste ERP-System nutzt nichts, wenn Ihre Mitarbeiter es nicht bedienen können.

Technologische Grundlagen des ERP-Systems

Eine IT-Lösung ist mehr als die Summe ihrer Funktionen. Darum reicht es bei der Auswahl eines neuen ERP-Systems nicht aus, allein darauf zu schauen, ob mit einer bestimmten Lösung alle notwendigen Workflows abgebildet werden können oder nicht. Die technischen Grundlagen, auf denen ein ERP-System basiert, sind mindestens ebenso wichtig – denn sie entscheiden über wesentliche Punkte wie zum Beispiel die Anpassbarkeit und die Leistungsfähigkeit des Systems.

Wenn beispielsweise ein Anbieter allein auf proprietäre Formate setzt, die er selbst entwickelt und patentiert hat, dann kann dieses System nur sehr schwer erweitert werden. Dagegen ist ein ERP-System, das offene Standards nutzt, wesentlich flexibler. Auch ein System, das auf sehr alten Technologien und Programmiersprachen basiert, kann problematisch sein: Alter Code ist auf moderner Hardware nicht performant und kann irgendwann nicht mehr gepflegt werden, weil ihn niemand mehr versteht.

Ideal sind sicher ERP-Systeme, die auf offenen Standard-Technologien basieren und die regelmäßig weiter entwickelt werden, sodass auch ihre Zukunftsfähigkeit langfristig gesichert ist.

Anforderungen an den ERP-Anbieter

Die Entscheidung für ein neues ERP-System ist immer auch die Entscheidung für einen neuen Partner – nämlich für den Anbieter der jeweiligen Software-Lösung, mit dem Sie in der Regel eine langfristig angelegte Geschäftsbeziehung eingehen. Daher sollten Großhändler bei der Auswahl eines neuen ERP-Systems auch die Firma hinter dem System genau prüfen.

Das betrifft zum einen solche Aspekte, die dezidiert mit dem ERP-Projekt an sich zusammenhängen. Ein wichtiger Punkt sind dabei alle zusätzlichen Angebote, die über das eigentliche ERP-System hinausgehen, für sein Gelingen aber dennoch eine wichtige Rolle spielen: Bietet der Anbieter Schulungen und Seminare an? Macht er Support-Angebote? Sind diese in den Kosten enthalten, oder muss ein zusätzlicher Service-Vertrag abgeschlossen werden?

Darüber hinaus sind jedoch auch ‚weiche Faktoren‘ zu prüfen: Welchen Ruf hat der ERP-Anbieter, insbesondere in der eigenen Branche? Arbeiten auch andere Großhändler mit der angebotenen Lösung, und sind sie damit zufrieden? Wie gestaltet sich der persönliche Umgang mit den Mitarbeitern des ERP-Anbieters? Alle diese Themen haben streng genommen nichts mit dem eigentlichen ERP-System zu tun, sind für die richtige Auswahl aber dennoch relevant.

faveo 365 - ein ERP-System für Großhändler

Ein Beispiel für ein ERP-System, das auf die Anforderungen von Großhändlern zugeschnitten ist, ist faveo 365. Dieses ERP-System der faveo GmbH aus Essen basiert auf dem leistungsfähigen ERP-System Microsoft Dynamics 365.

Microsoft Dynamics 365 ist auf die Bedürfnisse von kleinen und mittleren Unternehmen zugeschnitten und zudem darauf ausgelegt, um zusätzliche Funktionen erweitert werden zu können. faveo 365 erweitert diese Lösung um zahlreiche branchenspezifische ERP-Funktionen für den Großhandel.

Dieses Grundsystem kann zudem durch Apps erweitert werden, die zusätzliche Funktionen wie zum Beispiel ein Kassensystem oder eine ECM zur rechtssicheren Archivierung von Belegen und sonstigen Dokumenten in das System einbinden. Zudem lässt sich das System mit zahlreichen Datendienstleistern wie zum Beispiel nexmart, dem Dach-Daten-Pool oder Mamasys verbinden. Auch die Anbindung von Online-Shops, Marktplätzen und Plattformen kann so einfach realisiert werden.

faveo 365 ist ein Cloud-ERP-System im SaaS-Betriebsmodell, das zu einem fixen Preis pro User monatlich abonniert werden kann. In diesem Preis sind sowohl der Support als auch alle Aktualisierungen und Updates der Software mit inbegriffen.

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