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Der Begriff Corporate Wording (CW) wurde von Hans-Peter Förster in den 1990er Jahren geprägt und im Laufe der Zeit stetig weiterentwickelt und methodisch ausgebaut. Ähnlich wie das Corporate Design (CD) den optischen Auftritt eines Unternehmens bestimmt, sorgt das Corporate Wording für einen sprachlichen Wiedererkennungseffekt und ist ein elementarer Bestandteil der Corporate Identity (CI).

Wir möchten mit diesem Blogbeitrag zeigen, wie Sie Ihr Corporate Wording auch bei alltäglichen Vorgängen wie der Erstellung von Belegen und Rechnungen erfolgreich umsetzen können.

Corporate Wording

Was zeichnet Corporate Wording aus?

Corporate Wording – machmal auch als Corporate Language bezeichnet – definiert die Sprache bzw. deren Stil und Gebrauch, in der ein Unternehmen mit der Öffentlichkeit kommuniziert. Ähnlich wie das Corporate Design den Auftritt einer Marke auf grafischer Ebene unterstreicht, funktioniert das Corporate Wording auf der verbalen Ebene und kann gezielt als Marketinginstrument eingesetzt werden. Ein konsequentes Corporate Wording trägt somit nicht unwesentlich dazu bei, wie ein Unternehmen von Kunden und Geschäftspartnern, aber auch von Investoren oder Anteileignern wahrgenommen wird.

Corporate Wording sollte sich an der Wahrnehmung und der Reaktion der jeweiligen Empfänger orientieren. Dafür müssen der Stil und die Tonalität von Texten einheitlich gestaltet werden, etwa indem die Verwendung bzw. Vermeidung bestimmter Wörter und Ausdrücke festgelegt wird. Dies kann in einer entsprechenden Guideline geschehen und sollte dann auf die gesamte Kommunikation angewandt werden, also auf

  • Werbeslogans
  • Anzeigen
  • Imagefilme und Video-Clips
  • Internetauftritte
  • Social Media Kampagnen
  • E-Mails und Newsletter
  • Geschäftsberichte
  • Bedienungsanleitungen
  • Kundenbriefe
  • Rechnungen etc.

Haben Sie beispielsweise eine originelle Broschüre oder ein interessanten Pressetext verfasst, sollte ein Begleitschreiben den Stil aufgreifen und nicht mit steifen Floskeln wie „… bitten wir freundlichst um Kenntnisnahme …“ gespickt werden, was schnell zu Desinteresse beim Empfänger und zu einer Abwertung der eigentlichen Publikation führt

Wie lässt sich Corporate Wording vorteilhaft auf Rechnungen anwenden?

Niemand bekommt gerne Rechnungen. Das gilt auch dann, wenn die in Anspruch genommenen Leistungen korrekt waren, gekaufte Produkte einwandfrei funktionieren und an ihnen nichts auszusetzen ist. Ein individueller, freundlicher Rechnungstext an Stelle abgedroschener Floskeln kann nicht nur die erste Abwehrhaltung beim Empfänger überwinden. Er trägt auch dazu dabei, Ihr Erscheinungsbild zu verbessern, nach dem Motto „Die sind nicht nur auf Geld aus …“

Die Ansprache sollte sich an Ihren sonstigen Gewohnheiten orientieren. Ein Unternehmen, dessen Gesamtauftritt eher witzig ist, kann auch Rechnungstexte entsprechend formulieren. Handelt es sich dagegen um eine Luxusmarke mit edlen Produkten, muss sich die Hochwertigkeit in der Sprache wiederfinden, ansonsten wird der Text unglaubwürdig und es entsteht eine Bruchstelle in der Kommunikation, die vom Rechnungsempfänger garantiert wahrgenommen wird.

Eine Möglichkeit, den Rechnungstext ansprechend zu gestalten, liegt darin, einen konkreten Bezug auf gelieferte Waren oder Dienstleistungen herzustellen. Kauft jemand einen Grill oder ein aufblasbares Planschbecken für Kinder, können Sie dies mit einem saisonal passenden Text unterfüttern, etwa: „Wir wünschen Ihnen viel Spaß bei Ihrem nächsten Grillabend …“ oder „Genießen Sie die Sommerzeit und die Ferien mit Ihren Kindern …“ Rechnungen im Weihnachtsgeschäft zum Beispiel lassen sich mit einem persönlichen Gruß zum Fest und zum Jahreswechsel verbinden usw.

Die Möglichkeiten, Rechnungstexte individuell zu gestalten, sind vielfältig. Sie bieten Ihnen die Gelegenheit, aktiv und direkt mit Ihren Kunden in Kontakt zu treten und einen positiven Eindruck zu hinterlassen.

Technische Voraussetzungen für individuelle Rechnungstexte

Um Belegtexte ohne manuellen Aufwand einzusetzen, eignen sich Buchhaltungs- bzw. ERP-Systeme mit entsprechender Funktion,mit der Sie Ihre Rechnungstexte beliebig gestalten und in den Beleg einfügen können, je nach Bedarf vor und/oder nach der Auflistung der einzelnen Positionen. Dazu definieren Sie zunächst einen Textcode, dem Sie anschließend die gewünschten Textbausteine zuordnen. Die Bausteine selbst müssen lediglich einmal verfasst werden.

Wenn Sie international tätig sind, können die Textbausteine statt nur in Deutsch auch in anderen Sprachen hinterlegt und entsprechend dem Land des Empfängers eingefügt werden. Oder Sie arbeiten mit einem bestimmten Zeitraum, dessen Start und Ende Sie ebenfalls inidividuell definieren – für den erwähnten Weihnachtsgruß beispielsweise vom 1. November bis zum 24. Dezember.

Fazit

Die technischen Möglichkeiten erlauben es, Ihr Corporate Wording nicht nur bei besonderen Publikationen wie Imagebroschüren oder Werbeanzeigen einzusetzen, sondern auch bei alltäglicher Geschäftskorrespondenz wie Lieferscheinen, Servicebelegen oder eben Rechnungen. Sie zeigen damit, dass Sie Ihre Zielvorgaben für die Unternehmenskommunikation konsequent einhalten und sorgen somit nicht nur für einen hohen Wiedererkennungswert Ihrer Marke, sondern auch für Vertrauen bei Ihren Kunden und Geschäftspartnern.

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