Virtuell anprobieren, vom Chatbot beraten lassen, über die Smartphone-App kaufen, online bezahlen und via Drohne geliefert bekommen: Neue Technologien und die zunehmende Digitalisierung verändern den Handel unausweichlich. Es geht nicht länger darum, ob Händler die aktuellen Entwicklungen gut oder schlecht finden, sondern ob sie es schaffen, mit den Veränderungen umzugehen und bestenfalls von den Möglichkeiten der Zukunft zu profitieren.
Retail-Experten sehen in der Digitalisierung großes Potenzial für den Handel: Doch nur wenn die Unternehmen ihre Prozesse zukunftsfähig gestalten. Mit der Digitalisierung steigen dabei auch die Anforderungen an die IT im Backend – Das ERP-System.
Digitalisierung bedeutet Automatisierung
Von möglichst günstigen Einkaufskonditionen über eine reibungslose Disposition und den Vertrieb über mehrere Kanäle bis hin zur internationalen Versandabwicklung inklusive effizientes Retourenmanagement: Das Business der Händler wird immer komplexer. Konfrontiert mit einem wachsenden Datenvolumen und steigenden Kundenerwartungen an Preis, Geschwindigkeit und Servicequalität geraten Excel-Tabellen und selbstgestrickte Softwarelösungen schnell an ihre Grenzen.
Ohne ein professionelles, auf den Handel abgestimmtes ERP-System werden Händler im Wettbewerb deshalb künftig nicht mehr bestehen können.
Ein großer Mehrwert der Digitalisierung liegt in den Chancen der Automatisierung. Je konsequenter manuelle Tätigkeiten in automatisierte Workflows verwandelt werden können, desto besser werden Mitarbeiter von Routineaufgaben entlastet, Abläufe beschleunigt, Entscheidungswege verkürzt und Fehlerquellen minimiert.
Beispiele für die Automatisierung:
- Automatische Übernahme von Auftragsdaten über alle Phasen der Auftragsabwicklung hinweg: Per Mausklick verwandelt sich ein Angebot in eine Auftragsbestätigung und anschließend in eine Rechnung mit Lieferschein und Rücksendeetikett.
- Zentrale und transparente Pflege der Stammdaten: Ob Kunden- und Lieferantendaten, Preislisten, Rabattstaffeln oder Artikelbeschreibungen – alle Informationen müssen nur noch einmalig eingegeben werden und können dann von der Software für sämtliche Geschäftsvorfälle genutzt werden.
- Automatische Bestellvorschläge: In der Beschaffung generiert das ERP-System auf Basis des Verbrauchs automatisch intelligente Bestellvorschläge für die Disposition und sorgt so für eine optimale Verfügbarkeit bei gleichzeitiger Minimierung der Lagerbestände.
- Automatische Synchronisierung des Warenbestands mit allen Verkaufskanälen: Egal, ob ein Artikel im Ladengeschäft, im Online-Shop oder auf Marktplätzen wie amazon oder ebay verkauft wird: Der Warenabgang wird in Echtzeit im zentralen Bestand vermerkt, um Überverkäufe zu vermeiden.
- Automatisierte Zahlungsabwicklung: Das ERP-System erkennt eigenständig offene Posten und überfällige Forderungen, löst entsprechende Zahlungsvorschläge und Mahnungen aus und ordnet eingehende Zahlungen offenen Rechnungen zu. Auf Knopfdruck stehen Reports und alle relevanten KPIs für das Controlling zur Verfügung.
7 Kriterien eines zukunftsfähigen ERP-Systems für den Handel
Die Handelsbranche verändert sich rasant. Welche Trends die Geschäftsmodelle von morgen dabei prägen werden, ist heute nicht planbar. Ein zukunftsfähiges ERP-System muss deshalb vor allem eines können: sich flexibel und agil mit den Händlern weiterentwickeln. Von Vorteil ist ein Software-Partner, der die Handelsbranche kennt, Trends frühzeitig antizipiert und den Funktionsumfang laufend an die aktuellen Anforderungen anpasst.
Unabhängig von konkreten Feature-Listen sollte jede ERP-Lösung für den Handel diese sieben Kriterien erfüllen:
1. Skalierbarkeit: Das ERP-System muss Wachstum ermöglichen und sich problemlos auf mehr Mitarbeiter, neue Niederlassungen und globale Märkte einstellen können. Lizenzen und Module sollten schnell erweitert werden können und das System unterschiedliche Währungen und Sprachen beherrschen.
2. Cloud-Modelle: Der Betrieb einer ERP-Lösung in der Cloud bietet nicht nur deutlich kürzere Implementierungs- und Skalierungszeiten, sondern auch eine leistungsfähige technologische Umgebung für datenintensive Omnichannel-Strategien.
3. Mobilität: Auch die Arbeitswelt verändert sich und Modelle mit flexiblen Arbeitszeiten und verteilten Teams nehmen zu. Bei der Auswahl eines ERP-Systems sollte deshalb bereits heute darauf geachtet werden, dass der Zugriff auf die Software ortsunabhängig und über unterschiedliche Endgeräte erfolgen kann.
4. Release-Fähigkeit: Um das System technologisch und funktional stets "State of the Art" zu halten, sind unkomplizierte Releasewechsel nötig – im laufenden Betrieb und ohne aufwändige Migration.
5. Vernetzung: ERP-Systeme wandeln sich zu offenen Plattformen, die passend zur jeweiligen Anforderung unterschiedliche Drittlösungen integrieren und Daten mit Partnern austauschen können. Ein zukunftsfähiges ERP-System bringt deshalb offene, einfach konfigurierbare Schnittstellen mit.
6. Transparenz: Es reicht nicht aus, große Datenmengen zu sammeln und zu verwalten, sondern die Daten müssen mit wenigen Mausklicks in wertvolle Informationen über Chancen und Risiken verwandelt werden, beispielsweise in Form von Dashboards, Charts und Reports, die schnelle strategische Entscheidungen unterstützen.
7. Performance: Die Leistungsfähigkeit des ERP-Systems muss für die Echtzeit-Verarbeitung wachsender Datenmengen ausgelegt sein – mit kurzen Zugriffszeiten und schnellen Auswertungen für einen reibungslosen Betrieb.
Fazit: Die digitale Zukunft des Handels hat längst begonnen und das ERP-System wird mehr denn je zur Benchmark für nachhaltigen Erfolg in dynamischen Branchen.
