Welche Vorteile bietet ein Warenwirtschaftssystem?

Um am Markt bestehen zu können, wird es für Unternehmen immer wichtiger, Arbeitsprozesse zu optimieren und Kosten einzusparen. Mit einem Warenwirtschaftssystem können Handelsprozesse automatisiert und alle Unternehmensbereiche entlastet werden. Gerade in den Bereichen Logistik und Handel sind Warenwirtschaftssysteme nicht nur zu einer unverzichtbaren Unterstützung geworden – sie sind auch ein deutlicher Wettbewerbsvorteil. Welche konkreten Vorteile der Einsatz dieser intelligenten Software für Ihr Unternehmen hat, erfahren Sie in diesem Artikel.

Lesen Sie mehr über die Funktionen von Warenwirtschaftssystemen.

WaWi Vorteile

Tabellen und Insellösungen verursachen Probleme

Prozessoptimierung ist eine komplexe Aufgabe – auch wenn es in der Gründungsphase vielleicht so aussieht, als gäbe es gar kein Problem. Schließlich kann man die ersten Bestellungen noch leicht in einer Excel-Tabelle verwalten. Aber Tabellen werden unübersichtlich und es schleichen sich Fehler in die Datensätze ein.

Und auch Insellösungen sind problematisch - auch wenn sie passgenau für ihre Einsatzgebiete entwickelt wurden. Ein Programm für die Lagerverwaltung, ein zweites für die Verarbeitung der Bestellungen und ein drittes für die Buchhaltung – das bedeutet einen Mehraufwand in der Abstimmung, denn eigentlich muss jede Abteilung wissen, was in den anderen Bereichen passiert.

Egal ob Excel-Tabellen oder mehrere Insellösungen, die Probleme bleiben also dieselben: Der Überblick über die Gesamtsituation geht verloren. Die Folge sind unnötige Verzögerungen, unzufriedene Kunden und letzten Endes finanzielle Einbußen.

Die echte Lösung heißt Warenwirtschaftssystem

In einem Warenwirtschaftssystem können Unternehmen alle relevanten Geschäftsabläufe zentral an einem Ort abbilden und erledigen. Von der Angebotserstellung bis hin zur Rechnungslegung, vom Einkauf bis zum Versand: Im Warenwirtschaftssystem wird der komplette Warenstrom im Unternehmen abgebildet.

Das sind die entscheidenden Vorteile eines Waren­wirtschafts­systems

Aus dieser zentralen Datenhaltung ergeben sich zahlreiche positive Effekte für jedes Unternehmen. Diese Effekte lassen sich im Wesentlichen auf diese drei Grundvorteile herunterbrechen:

Transparenz

Wenn Sie alle wesentlichen Prozesse in einem System verwalten, dann behalten Sie jederzeit den Überblick über die gegenwärtige Lage. Wer bestellt was? Welche Artikel sind noch vorhanden, was muss nachbestellt werden? Wo gibt es Engpässe? Wie viele Bestellungen sind noch in der Pipeline? Wenn Sie ein Warenwirtschaftssystem nutzen, dann haben Sie auf alle diese Fragen Antworten – und das sofort. Dank dieser absoluten Transparenz können Sie jederzeit planvoll und zielgerichtet agieren.

Effizienz

Daraus ergibt sich der zweite entscheidende Grundvorteil eines Warenwirtschaftssystems: Gesteigerte Effizienz. Wenn Sie immer im Blick haben, was in Ihrem Unternehmen passiert, dann können Sie nicht nur schneller reagieren. Sie können auch Arbeitsschritte, die sich als Zeitfresser herausstellen, einfach optimieren. Gesteigerte Effizienz ist die natürliche Folge.

Wachstum

Höhere Transparenz führt zu steigender Effizienz, und steigende Effizienz führt zu Wachstum: Wenn Sie vormals gebundene Unternehmensressourcen freisetzen, können Sie diese Ressourcen natürlich für andere Zwecke nutzen. Anstatt Mängel, Fehler und Probleme zu verwalten, nutzen Sie die neu gewonnene Energie dann für produktive Tätigkeiten. So können Sie ihren Erfolg weiter ausbauen – und damit auch Ihren Umsatz steigern.

Konkrete Effekte im Firmenalltag

Diese Vorteile lassen sich auch klar belegen. Die folgenden Beispiele zeigen, welche ganz konkreten Effekte eine Warenwirtschaftssystem auf Ihre Unternehmensprozesse hat: 

Beispiel 1: Verkauf und Lager

Ohne Warenwirtschaftssystem ist Ihre Verkaufsabteilung ‚blind‘ dafür, was in ihrem Lager vorgeht. Wenn eine Bestellung hereinkommt, dann muss die zuständige Vertrieblerin also zunächst dort anrufen und mit einem der Kollegen persönlich klären, ob der bestellte Artikel gerade vorrätig ist oder nicht. Wenn im Lager dann auch kein Software-System im Einsatz ist, muss dieser Lagerarbeiter loslaufen und das entsprechende Regal checken – wenn er denn eine Idee hat, wo der gesuchte Artikel lagern könnte.

Mit einem Warenwirtschaftssystem ist dieses Prozedere Makulatur. Die Vertrieblerin wirft einen Blick ins System und weiß, dass die blaue Bosch in Regal 14 bereit liegt, und weist die Kommissionierung per Knopfdruck an. Vertrieblerin und Lagermitarbeiter ‚müssen‘ dann höchstens noch in der gemeinsamen Kaffeepause miteinander fachsimpeln.

Beispiel 2: Lager und Einkauf

Ohne Warenwirtschaftssystem gilt für den Einkauf dasselbe wie für den Verkauf: Das Lager ist für ihn ein schwarzes Loch, in dem die beschafften Waren spurlos verschwinden wie das Licht hinter dem Ereignishorizont. Welche Artikel Renner sind, kann man vielleicht noch anhand der angeforderten Nachbestellungen ablesen. Aber sogar das ist problematisch, denn wenn niemand einen Überblick hat, dann kann es schnell zu Engpässen kommen.

Kaum eine Chance besteht allerdings bei den ‚Pennern‘, die wie Blei in den Regalen liegen. Hier gilt oft: Aus den Augen, aus dem Sinn. Sie fallen höchstens dann auf, wenn der Mann aus dem Lager in einer schattigen Ecke eine verstaubte Palette voller Schreibmaschinen findet.

Mit einem Warenwirtschaftssystem kann Ihnen weder das eine noch das andere passieren. Das Lager wird vom schwarzen Loch zu einer einsehbaren und berechenbaren Einheit. So kann der Einkauf Renner nachbestellen, bevor es zu Engpässen kommen kann. Und auch die Penner sind jederzeit im Blick, sodass man schlechtlaufende Artikel schnell aussortieren und so Platz schaffen kann.

Warenwirtschaftssystem als Erfolgsfaktor

Schon diese beiden Beispiele reichen aus, um die Vorteile eines Warenwirtschaftssystems zu verdeutlichen – und sie sind keineswegs schon erschöpfend, sondern kratzen nur an der Oberfläche. Mit einem Warenwirtschaftssystem können Sie praktisch alle relevanten Prozesse verschlanken, deren Transparenz erhöhen und so den Austausch zwischen den Abteilungen signifikant vereinfachen. Einkauf, Lager, Verkauf, Buchhaltung: Jede Abteilung profitiert vom Einsatz eines Warenwirtschaftssystems, sowohl für sich allein als auch im Zusammenspiel – und in der Summe profitiert das ganze Unternehmen. 

Zusammengefasst lässt sich also sagen: Wenn ein Unternehmen im Handel tätig ist, dann führt an einer intelligenten Warenwirtschaft heutzutage kein Weg mehr vorbei. Und das ist noch nicht alles: Mit einem ERP-System können Sie nicht nur Ihren Warenstrom, sondern auch viele weitere Unternehmensprozesse in einem System zusammenfassen und so noch mehr positive Effekte generieren.

Weiterlesen: Funktionen, Aufgaben und Ziele von Warenwirtschaftssystemen

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