Vorteile einer zentralen Buchhaltungssoftware
Eine zentrale Buchhaltungssoftware hat für ein kleines oder mittelständiges Unternehmen im Prinzip nur Vorteile. Es erhöht die Effizienz und beugt unnötigen Mehrkosten sowie Auftrags- und Kundenverlusten vor. Selbst der Aufwand für die Erstellung und Pflege der Daten ist kein Nachteil, da die damit verbundene Arbeitszeit ein Bruchteil dessen ausmacht, was die Mitarbeiter einer Firma ohne eine zentrale Lösung leisten müssten.
Was sind die Vorteile einer zentralen Buchhaltungssoftware?
Sicher ist keine Software unfehlbar, aber die Vorteile sind so selbstverständlich, dass sie kaum jemand infrage stellen würde. Eine zentrale Applikation hat insbesondere auf die folgenden Bereiche eines Unternehmens eine positive Auswirkung mit enormen Synergieeffekten:
- Finanzbuchhaltung (Verwaltung von Stammdaten, Import-/Exportschnittstellen, generelle Verwaltungsumgebung, u. a.)
- Einkaufsabwicklung (Lieferanten, Rechnungen, Bestellungen etc.)
- Lagerverwaltung (Analysen, Ein- und Ausgang der Waren (“Wo befindet sich was?”), Auslastungen, etc.)
- Kundenmanagement (Verkaufsabwicklung mit Kundendaten – inkl. Zuordnung von Angeboten, Aufträgen, Rechnungen etc. )
- Fertigungsmanagement (Planung und Steuerung der Produktion)
- Customer-Relationship-Management (CRM) für eine kundenorientierte Unternehmensführung
Alle diesbezüglichen Daten müssen nur an einer Stelle vorgehalten und gepflegt werden. Im Idealfall können sämtliche Mitarbeiter mit PC bzw. Notebook oder mittels mobiler Endgeräte (Smartphones und Tablets) von überall auf sie zugreifen. Stellen Sie sich beispielsweise eine kleine Messebaufirma vor, die nicht nur die Kundenbetreuung mit geringen Aufwänden umsetzen kann. Gerade in einer solchen Branche, die Flexibilität erfordert, ist ein zentral geführtes Management bzgl. Lagerverwaltung sowie Fertigung unabdingbar. Die Mitarbeiter wissen schon früh, wo sie was finden können, wie die Transporter beladen werden müssen oder auf welche Weise der Stand des Kunden aufgebaut werden muss.
Welche Nachteile gibt es?
Die Nachteile einer Sache sind meistens die Vorteile des Gegenteils. Doch gibt es die hier überhaupt? Stellen Sie sich vor, die kleine Messebaufirma hätte keine zentrale IT-Lösung. Wo was gelagert ist, weiß der Chef auswendig. Was passiert, wenn die Zeit drängt und er nicht da ist oder die Sachen nicht dort sind, wo er sie vermutet? Wahrscheinlich sind diese Vorgehensweisen:
- Es wird umständlich nach dem richtigen Platz gesucht.
- Die Sachen werden irgendwo abgestellt, um Zeit zu sparen.
- Aus der Not werden Provisorien gebastelt, die den Aufbau des Standes deutlich erschweren.
Hier werden Handgriffe doppelt und dreifach durchgeführt. Eine Qualitätskontrolle gibt es nicht. Was passiert, wenn am Zielort wichtige Teile fehlen? Damit der Stand aufgebaut werden kann, müssen sie entweder vor Ort neu gekauft oder mit einem zweiten Fahrzeug nachgeliefert werden. Bei einer gut geführten Buchhaltungssoftware treten solche unprofessionellen Vorgänge nicht auf.
