Gefahrgüter, Chargen und Rohstoffe: So unterstützt Sie ein ERP-System bei der Verwaltung besonderer Waren

Der ‘ideale Artikel ist würfelförmig, sodass er sich leicht und effizient einlagern lässt; er ist nicht temperaturempfindlich und kann weder verderben noch beschädigt werden. Von ihm geht keinerlei Gefahr aus, und da alle Stücke sind identisch, müssen sie nicht auseinander gehalten werden. Darüber hinaus sind sowohl der Einkaufs- als auch der Verkaufspreis fix, sodass der ideale Artikel auch verwaltungsmäßig keine Probleme verursacht.

In der Realität des Handels sind solche Artikel die absolute Ausnahme. Insbesondere im Fachhandel gibt es zahlreiche Produkte, bei denen Besonderheiten beachtet werden müssen – zum Beispiel Rohstoffe, Gefahrgüter oder Artikel, deren Chargen- und Seriennummern verwaltet werden müssen. Wie ein ERP-System Sie auch dabei unterstützen kann, lesen Sie in diesem Artikel.

Gefahrgüter

Gefahrgüter sind Waren, von denen beim Transport eine Gefahr für Menschen, Umwelt oder Infrastruktur ausgehen. Dabei handelt es sich nicht zwangsläufig nur um hochgefährliche Chemikalien und Materialien wie Sprengstoff oder Atommüll. Auch viele Alltagswaren wie Deospray, Batterien, Farben und Lacke zählen zu den Gefahrgütern, weil sie leicht entflammbar oder giftig sind.

Der Transport – und in bestimmten Fällen auch die Lagerung – solcher Gefahrgüter wird von nationalen und internationalen Vorschriften geregelt. Allein in Europa gelten jeweils eigene Regeln für den Straßen-, den Eisenbahn-, den Luft- und den Seeschiffsverkehr sowie für die Beförderung auf Binnenwasserstraßen. Diese Bestimmungen sind nicht nur sehr komplex, sie werden auch regelmäßig überarbeitet und an neue Gegebenheiten angepasst.

Unternehmen sind in der Regel dazu verpflichtet, diese gesetzlichen Verpflichtungen nicht nur einzuhalten, sondern dies auch in den richtigen Formaten zu dokumentieren.

Um diese Bestimmungen einzuhalten und auch den Handel mit Gefahrgütern so effizient wie möglich zu gestalten, können Händler in modernen ERP-Systemen wie faveo 365 jedem Artikel die Klassifizierung als Gefahrgut (zusammen mit der genauen Gefahrgutklasse) zuweisen und diese Information automatisch an ihre Versanddienstleister weitergeben. So lässt sich die Dokumentation weitgehend automatisieren, und auch der Transport muss nicht bei jedem Auftrag aufs neue abgesprochen werden – dem Logistiker liegen alle relevanten Daten sofort und automatisch vor.

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Artikel mit Chargen- und Seriennummern

Chargennummern dienen der zweifelsfreien Identifizierung von Artikeln, die in einer Charge, also zum Beispiel am selben Tag oder im selben Fertigungsauftrag produziert wurden, sodass diese Artikel nachverfolgt werden können. Sie werden den jeweiligen Produkten bereits bei der Produktion zugewiesen und müssen ab da an alle weiteren Zwischenhändler weitergegeben werden.

Dabei reicht es nicht aus, wenn die Produkte selbst entsprechend gekennzeichnet sind. Die Chargennummern müssen auch in allen Unterlagen dokumentiert werden, damit sie wie vorgesehen genutzt werden können. Anderenfalls müsste zum Beispiel im Falle einer Rückholaktion ein Mitarbeiter ins Lager gehen und den kompletten Bestand daraufhin prüfen, ob Exemplare einer bestimmten Charge vorhanden sind, und bereits verkaufte Artikel könnten gar nicht mehr identifiziert werden.

Seriennummern verschärfen dieses Problem noch einmal, da hier für jedes einzelne Stück eine eigene Nummer erfasst wird – und oft auch erfasst werden muss, weil für bestimmte Projekte nach § 6 Abs. (1) Nr. 3 im deutschen Gesetz über die Bereitstellung von Produkten auf dem Markt eine Kennzeichnungspflicht besteht.

In modernen ERP-Systemen können Sie Serien- und Chargennummern sowohl manuell als auch automatisch zuweisen und somit verwalten. So können Sie nicht nur etwaigen gesetzlichen Bestimmungen genüge tun, sondern auch ihre Prozesse entscheidend verbessern, indem Sie zum Beispiel dafür sorgen, dass Artikel mit älteren Chargennummern automatisch zuerst verkauft werden. Und auch eine chargenreine Lagerhaltung von Artikeln wird dadurch problemlos möglich.

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Rohstoffe

Ein ganz anders gelagertes Problem ergibt sich beim Handel mit Rohstoffen. Bei diesen kann es sich zwar auch um Gefahrstoffe handeln; doch selbst völlig ungefährliche Stoffe wie zum Beispiel Kupfer müssen auf besondere Art und Weise behandelt werden, da sie an der Börse gehandelt werden und ihr Preis somit Schwankungen unterliegt. Diese Schwankungen müssen im ERP-System abgebildet werden, und das auf eine möglichst einfache Art und Weise. Anderenfalls verkaufen Sie Ihre Ware im schlimmsten Fall über oder sogar unter Wert.

Um dieses Problem zu lösen, können Sie in faveo 365 für einen Artikel gleich mehrere Notierungspreise in das System einpflegen. Wenn ein Kunde dann eine Anfrage stellt, können Sie ihm schnell den richtigen Preis mitteilen: Sie prüfen einfach die aktuell gültige Notierungsgruppe und geben dann einen der eingespeicherten Notierungspreise an. Das aufwendige Rechnen mit Zuschlägen entfällt. So sparen Sie Zeit, und Ihr Kunde kann schnell und sicher planen.

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Fazit

Insbesondere im Fachhandel gibt es Produktklassen, bei deren Lagerung und Versand Händler zahlreiche Gesetze, Bestimmungen oder Besonderheiten beachten müssen. In einem modernen ERP-System können Sie auch diese Besonderheiten genau abbilden und alle wichtigen Informationen dazu nachhalten, sodass auch der Handel mit besonderen Warengruppen wie zum Beispiel Gefahr- oder Rohstoffen deutlich vereinfacht wird.