Warenwirtschaftssyteme vergleichen: Das sind die 10 wichtigsten Kriterien

Wer auf der Suche nach einem neuen Warenwirtschaftssystem ist und bereits einen ersten Blick auf das Angebot geworfen hat, weiß: Der Markt für Warenwirtschaftssysteme und ERP ist groß und unübersichtlich. Dabei kommen die Vorteile eines solchen Systems nur zum Tragen, wenn es ideal auf die Anforderungen des Unternehmens abgestimmt ist.

Auf welche Features sollten Sie für Ihr Unternehmen auf keinen Fall verzichten? Wie lassen sich Warenwirtschaftssysteme miteinander vergleichen? In unserem Artikel haben wir die zehn wichtigsten Kriterien für einen objektiven Vergleich für Sie zusammengefasst.

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Was muss ein Warenwirtschaftssystem können?

1. Branchen-Spezialisierung

Je nachdem, in welcher Branche Sie aktiv sind, unterscheiden sich auch Ihre Anforderungen an ein Warenwirtschaftssystem: Unternehmen in der Food-Branche benötigen andere Funktionen als z. B. ein Fashion-Shop. Wählen Sie also ein System, das speziell für Ihre Branche entwickelt wurde.

Achten Sie auch darauf, seit wann das Warenwirtschaftssystem auf dem Markt ist: Handelt es sich um eine etablierte Lösung, deren Anbieter bereits Referenzen vorweisen kann, oder ist das System eine neue Entwicklung, mit der noch niemand Erfahrungen gesammelt hat?  

2. Verkaufskanäle

Hinzu kommt, dass die meisten Online-Händler verkaufen heute im Rahmen einer Omni-Channel-Strategie über mehrere Kanäle. Ein entsprechendes Warenwirtschaftssystem muss neben dem eigenen Online-Shop also auch verschiedene Marktplätze anbinden können und den einfachen Austausch von Artikel- und Bestandsdaten sowie die automatisierte Abwicklung von Bestellungen ermöglichen. 

Weiterlesen: So gelingt der Omni-Channel-Vertrieb. 

3. Schnittstellen

Für Online- und Multichannel-Händler unabdingbar: Offene und stabile Schnittstellen. Nur so sind Anbindungen an alle gängigen Shopsysteme wie zum Beispiel Shopware, Magento, Shopify, Magento oder XT-Commerce möglich.

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Doch auch viele weitere Systeme und Partner können und müssen! heutzutage über Schnittstellen an das eigene Warenwirtschaftssystem angebunden werden: Der Steuerberater und das Finanzamt; Drittsysteme von Zwischenhändlern und Marktplätzen; Handelspartner wie Verbände sowie Datendienstleister wie nexmart und Hersteller, die Artikelstammdaten zur einfachen Übernahme bereitstellen. 

4. Anbindung an Ihre Versanddienstleister

Jeder Online-Händler weiß, wie wichtig ein reibungsloser und schneller Versand für die Kundenzufriedenheit ist. Neben einer schnellen Lieferung, spielt aber auch der Versanddienstleister eine wichtige Rolle für viele potenzielle Käufer: Kunden wollen heute zu jeder Zeit wissen, wo ihr Paket gerade ist und wann es voraussichtlich geliefert wird. 

Ihr zukünftiges Warenwirtschaftssystem sollte daher eine Anbindung an die wichtigsten Versanddienstleister wie DHL, Hermes, DPD etc. mitbringen und so das Echtzeit-Tracking von Sendungen ermöglichen. Darüber hinaus bietet eine solche Anbietung auch viele weitere Vorteile für Ihr Unternehmen: Interne Prozesse werden ebenso vereinfacht wie die Abwicklung mit dem Versans-Dienstleister, und oftmals räumen Logistik-Unternehmen ihren direkt angebundenen Kunden attraktivere Konditionen an. 

Weiterlesen: Versandautomatisierung im E-Commerce - der Schlüssel für mehr Kundenzufriedenheit

5. Hosting

Jeder Händler hat unterschiedliche Anforderungen an eine Software. Ob ein On-Premise-Modell oder die Cloud in Frage kommt, sollte daher jedes Unternehmen seinen aktuellen Rahmenbedingungen nach entscheiden. Viele kleine Unternehmen ziehen Cloud-Lösungen dem Inhouse-Pendant vor, da oft kein Raum für unternehmenseigene Server besteht und die Kosten für eine eigene IT-Infrastruktur zu hoch ausfallen können.

Lesetipp: Kostenvergleich von Cloud und On-Premise

6. Kosten

Um die Kosten für eine Warenwirtschaft realistisch einschätzen zu können, müssen einige Kriterien im Vorhinein analysiert werden. Dazu gehören sowohl externe Kosten, wie die Anschaffungs-, Software- und Hardwarekosten, Beratung und Customizing als auch interne Kosten wie die Schulung Ihrer Mitarbeiter.

Auch die laufenden Kosten – für den Betrieb der Infrastruktur, für Wartung, Pflege und Aufwand sowie für möglicherweise notwendigen Erweiterungen – sind hier unbedingt zu beachten, um die finanziellen Aufwände seriös einzuschätzen!

Weiterlesen: So setzen sich die Kosten für ein Warenwirtschaftssystem zusammen.

7. Übergangsphase

Die Einführung eines neuen Systems ist mit Zeit und Aufwand verbunden: Unternehmensdaten müssen in das neue Warenwirtschaftssystem eingespielt und zu diesem Zweck entsprechend aufbereitet werden, Prozesse müssen neu aufgesetzt und werden an die Möglichkeiten und Funktionsweisen des neuen WaWis eingespielt werden.

Diese Schritte müssen zusammen mit dem Anbieter des Warenwirtschaftssystems abgesprochen und geplant werden. Je mehr Sie im Vorfeld über die Implementierung, den Zeitplan etc. wissen, desto besser können Sie Ihr Team darauf vorbereiten. Ein effektives Change Management ist in dieser Zeit Pflicht.

8. Usability

Ein wichtiger Faktor, der oftmals in den Hintergrund rückt, ist die Bedienung der neuen Warenwirtschaft. Wie intuitiv und einfach lässt sich die Software bedienen? Legen Sie während des Auswahlprozesses Testaccounts an, nehmen Sie an Workshops teil und lassen Sie Ihre Mitarbeiter mit der Software arbeiten. Denn bei schlechter Usability nutzt Ihnen auch ein großer Funktionsumfang wenig.

9. Internationaler Einsatz

Wenn das Geschäft boomt, ist es auch für kleine Unternehmen eine große Chance ins Ausland zu expandieren. In puncto Skalierbarkeit sollte Ihr Warenwirtschaftssystem daher in der Lage sein, diesen Schritt mit Ihnen zu gehen. Doch auch andere Faktoren spielen für den Erfolg im internationalen Geschäft eine Rolle. So muss Ihr System mit verschiedenen Sprachen, Währungen und natürlich Steuersystemen und Zolltarifen umgehen können. 

Weiterlesen: International handeln: Was Ihr ERP können muss.

10. Service & Partnerschaft

Neben den Hard Facts, sollten Sie die menschliche Komponente nicht vergessen, die mit einem Softwarewechsel verbunden ist. Sie werden über einige Jahre hinweg mit Ihrem neuen Warenwirtschaftsanbieter zusammenarbeiten. Achten Sie darauf, dass die Kommunikation stimmt, Sie sich stets verstanden und kompetent beraten fühlen. 

Mehr über den Einsatz von Warenwirtschaftssystemen erfahren: Hier geht's zu unserem WaWi-Guide.

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