Nicht alle Rechnungen werden pünktlich bezahlt. Dabei ist in den meisten Fällen kein böser Wille im Spiel; die meisten Privatleute und Unternehmen bemühen sich redlich, Verträge einzuhalten und ihren Verpflichtungen nachzukommen. Dennoch können Rechnungen hin und wieder durchs Raster rutschen. Auch wirtschaftliche und finanzielle Schieflagen können zu Problemen bei der Zahlung führen.
Bei allen nachvollziehbaren Gründen gilt jedoch auch, dass sich kein Unternehmen hohe Außenstände erlauben kann – immerhin belasten sie die Liquidität und können im schlimmsten Fall dazu führen, dass Verbindlichkeiten nicht mehr beglichen werden können.
Die Anzahl offener Rechnungen kann jedoch deutlich gesenkt werden – und zwar mit einem optimierten Mahnwesen. faveo 365 bietet Unternehmen leistungsfähige Werkzeuge dafür, Mahnprozesse zu automatisieren und somit den Arbeitsaufwand entscheidend zu senken. Lesen Sie in diesem Artikel, was Sie beim Thema Mahnungen beachten müssen und wie Sie mit faveo 365 einen effizienten Mahnprozess aufsetzen.
So mahnen Sie richtig: Mit Fingerspitzengefühl
Über das Mahnwesen sind viele Mythen und Halbwahrheiten im Umlauf. So würden viele Menschen darauf schwören, dass man drei Mahnungen versenden muss, ehe man sich an ein Gericht wenden kann: Eine Zahlungserinnerung, eine Mahnung und eine Drohung mit handfesten Konsequenzen.
Das BGB sieht keine Mahnstufen vor
Tatsächlich jedoch sieht die Rechtslage in Deutschland deutlich anders aus. So geraten Geschäftskunden spätestens 30 Tage nach Fälligkeit ganz automatisch in Verzug – unabhängig davon, ob nur eine Mahnung ergangen ist oder nicht. Privatkunden müssen zwar in der Rechnung ausdrücklich auf diese Frist und den drohenden Verzug hingewiesen werden; doch wenn das erfolgt, gilt auch für sie: Verzug nach 30 Tagen, ganz ohne jede Mahnung. (§ 286 BGB)
Wenn ein Kunde so in Verzug gerät, können Sie laut Gesetz sofort Verzugszinsen fordern. Für Geschäftskunden gilt dabei laut dem Bürgerlichen Gesetzbuch (§ 288 BGB), dass der Verzugszinssatz bis zu neun Prozent über dem Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank liegen darf; bei Privatkunden sind es immerhin bis zu fünf Prozent, die Sie auf den Basiszins aufschlagen können. Darüber hinaus können Sie auch die Mahnkosten einfordern und ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten.
Nicht alles, was erlaubt ist, ist auch sinnvoll
Die rechtlichen Möglichkeiten für ein hartes Durchgreifen gegen Schuldner sind also vorhanden – aber das bedeutet nicht, dass Sie diese Möglichkeiten knallhart ausschöpfen sollten. Gerade im B2B-Bereich, in dem langfristige Geschäftsbeziehungen wichtig sind, sollten Sie im Zweifel lieber ein klärendes Gespräch suchen. Gerade Versäumnisse aus trivialen Gründen wie zum Beispiel einer verlegten Rechnung lassen sich so wesentlich besser klären – und belasten dann auch nicht die künftigen Geschäftsbeziehungen.
Doch auch im Endkundengeschäft sollte man nicht sofort ein Gerichtsverfahren einleiten. Denn auch hier gilt: Wenn ein Kunde eine Rechnung verlegt hat und als nächstes Post vom Anwalt erhält, wird er sich zweimal überlegen, ob er noch einmal beim selben Anbieter kauft. Deswegen gilt: Die Einrichtung mehrerer Mahnstufen ist rechtlich vielleicht nicht notwendig, in den allermeisten Fällen jedoch äußerst sinnvoll.
Schnelle Mahnungen sind auch für den Schuldner vorteilhaft
Allerdings ist auch zu viel Nachsicht keine gute Strategie. So sind Mahnungen, die erst viele Wochen nach Fälligkeit eingehen, keine gute Idee: Zum einen wirken sie unseriös, und zum anderen machen sie es dem Schuldner schwerer, überhaupt noch nachzuvollziehen, was passiert ist. Sie sollten die erste Zahlungserinnerung also schnell versenden – am besten binnen weniger Tage nach Fälligkeit.
So funktioniert das Mahnen in faveo 365
Genau dabei kann faveo 365 Sie unterstützen – denn mit unserem ERP-System können Sie Ihr Mahnwesen weitgehend automatisieren. Anstatt also regelmäßig alle Aufträge und Zahlungseingänge zu prüfen und im Fall der Fälle eine Zahlungserinnerung aufzusetzen, können Sie alle diese lästigen Routineaufgaben von faveo 365 erledigen lassen.
Mahnstufen festlegen und automatisch mahnen
Zu diesem Zweck müssen Sie lediglich einmal die Mahnstufen erstellen. Dabei können Sie frei entscheiden, wie oft Sie mahnen wollen und wann genau die Mahnungen erstellt werden sollen – ausgehend vom Zeitpunkt der Fälligkeit oder ausgehend von der letzten Mahnung. Auch die konkreten Zinskonditionen lassen sich in den Mahnstufen festlegen. Zudem können Sie die Texte für die Mahnungen im System hinterlegen, sodass faveo 365 die Dokumente komplett automatisch erstellen kann.
Sobald Sie diese Einstellungen vorgenommen haben, kann das System die weiteren Arbeitsschritte für Sie übernehmen: faveo 365 prüft dann in regelmäßigen Abständen den Status aller offenen Posten, erstellt die Mahnungen automatisch - und versendet sie ebenso automatisch per E-Mail an die zu mahnenden Debitoren. Dabei wird mitgezählt, ob und wie viele Mahnungen bereits ergangen sind, und immer die nächst höhere Mahnstufe verwendet.
Händisch mahnen und einzelne Posten zurückstellen
Unabhängig von diesen weitreichenden Möglichkeiten zur Automatisierung können sie natürlich weiterhin in den Mahnprozess eingreifen. So können Sie zu jedem Zeitpunkt weitere Mahnungen für einzelne Debitoren oder Posten händisch erstellen.
Voll flexibel – mit faveo 365
Damit gibt Ihnen faveo 365 alle nötigen Werkzeuge an die Hand, um Ihr Mahnwesen so effizient wie möglich zu gestalten. Von der kompletten Automatisierung bis hin zum punktgenauen, händischen Eingriff zum Beispiel bei Härtefällen: Mit faveo 365 sind Sie auch in Sachen Mahnungen absolut flexibel und bestmöglich aufgestellt!
