Es menschelt, wenn es um die Einführung und Anwendung eines ERP-Systems geht: Ängste und Vorbehalte gegenüber Neuem stehen der Optimierung von Prozessen und der damit verbundenen Effizienzsteigerung regelmäßig im Wege – und können ganze Projekte zum Scheitern bringen. Mit wenigen gezielten Maßnahmen können Sie jedoch die Akzeptanz Ihrer Mitarbeiter gegenüber des neuen Systems steigern und somit schnellere Erfolge verzeichnen.
Die Implementierung eines ERP-Systems wirbelt über Jahre eingespielte Prozesse durcheinander und verursacht zunächst einen Mehraufwand, der vor allem von den künftigen Anwendern zu leisten ist:
Hier kommt etwas Neues auf die Arbeitnehmer zu, der sichere Umgang mit einem solch eminent wichtigen Programm will gelernt werden - es ist vollkommen menschlich, wenn sich hier zunächst mentale Hürden aufbauen.
Umso wichtiger ist es, die Beteiligten von Anfang an in das gesamte Projekt einzubeziehen und sensibel mit den Bedenken umzugehen. Nicht zuletzt die gute Bedienbarkeit eines ERP-Systems, die sich intuitiv erschließen sollte, trägt entscheidend dazu bei, dass die Akzeptanz bei den Anwendern gestärkt wird. Kommunikation kann auch hier der Schlüssel zum Erfolg sein:
Projekt erläutern – Die Geschäftsführung ist gefragt
Offenheit, Ehrlichkeit und Transparenz werden ihre Wirkung nicht verfehlen, wenn Sie die Einführung eines ERP-Systems von Anfang an mit Ihren Mitarbeitern besprechen. Nehmen Sie Ängste, dass eine solche IT-Struktur beispielsweise Arbeitsplätze gefährden und Menschen ersetzen könnte. Bereiten Sie die Mitarbeiter zudem auf die kommenden Schritte vor, erklären Sie Ihre Ziele und beziehen Sie sie in die Projektarbeit mit ein.
Projektverantwortlichen bestimmen - Augenmaß erforderlich
Diese Personalie ist besonders wichtig, soll das Vorhaben von Erfolg gekrönt sein. Der Verantwortliche muss sowohl die internen Prozesse beherrschen als auch die IT-Struktur kennen. Außerdem sollten die Mitarbeiter ausreichend Zeit zur Verfügung gestellt bekommen, um den ohne Zweifel entstehenden Mehraufwand gut bewältigen zu können. Sie müssen in der Software ausgebildet und begleitet werden, um die mit Sicherheit auftretenden Fragen und Probleme direkt klären zu können.
Anwenderakzeptanz stärken - System stufenweise einführen
Starten Sie Ihr ERP-Projekt mit den Kernfunktionalitäten, minimieren Sie das Risiko einer Überforderung Ihrer Mitarbeiter. Gleichzeitig werden sie sicherer im Umgang mit dem ERP-System, sodass sich weitere Bereiche leichter implementieren lassen.
Natürlich orientiert sich die optimale Vorgehensweise sowohl an Größe als auch an Ausrichtung Ihres Unternehmens, vor allem aber an der Einstellung Ihrer Mitarbeiter: Vermeiden Sie eine unterschwellige Verweigerungshaltung, indem Sie ganz gezielt auf die Belange der einzelnen Bereiche eingehen.
Positive Effekte für Mitarbeiter hervorheben
Die einstigen Schnittstellen, die vor allem bei der Nutzung mehrerer IT-Systeme regelmäßig zu Stress zwischen den Abteilungen, aber vor allem zu Informationsverlusten führen, können dabei die Argumentation erleichtern:
Führen Sie die zu erreichenden Verbesserungen so aus, dass sich jeder einzelne Bereich wiederfindet. Wenn ein stringentes ERP-System entsprechend der erteilten Rechte jederzeit Zugriff auf Warenbestände, Rechnungsaußenstände oder die erreichten Zahlen liefert, gibt das nicht nur dem Management effektiv Aufschluss zum Ist-Stand und den daraus abzuleitenden Maßnahmen.
Viele Aufgaben der Mitarbeiter werden einfacher zu lösen sein, wenn die Informationen, Dokumente und Daten entsprechend eingepflegt werden.
Wertschätzung authentisch vermitteln
Genau da liegt der Knackpunkt: Die Dokumentenverwaltung kann als effektives Wissensmanagement einen enormen Mehrwert bringen, stößt aber durchaus auch auf Vorbehalte bei den Mitarbeitern. Ein nachhaltiges System zur Belohnung kann das Engagement positiv beeinflussen und die Bindung zwischen Arbeitnehmer und Unternehmen stärken.
Erfährt der Betreffende, dass sein spezielles Wissen, seine Erfahrungen oder die Lösung, die er für ein bestimmtes Problem vorschlägt, anerkannt und wertgeschätzt wird, nimmt das nicht nur seine Ängste, sich selbst überflüssig zu machen. Im Gegenteil, er wird seine Kompetenz als das erkennen, was sie unter dem Strich ist: eine der wesentlichen Ressourcen eines Unternehmens.
