Die Inventur hat sicher nur wenige erklärte Fans. Doch mit den richtigen Methoden und den richtigen Werkzeugen ist sie dennoch schneller erledigt, als viele Händler es befürchten. Wie Sie sie stressfrei erledigen, lesen Sie in diesem Artikel.
Legen Sie einen Zeitplan fest
Die meisten Unternehmen führen ihre Inventur zum Jahresende durch. Doch auch hier gibt es bessere und schlechtere Termine. So wäre das komplette Herunterfahren eines B2C-Versandhandels mitten im Weihnachtsgeschäft ein fataler Fehler. Für technische Großhändler hingegen könnte ein solcher Termin ideal sein, weil in dieser Zeit ohnehin nicht viel passiert.
Um den richtigen Zeitpunkt festzulegen, sollten Sie also zum einen prüfen, wie viel Zeit die Inventur in Anspruch nehmen wird - und zum anderen, wie Sie das Arbeitsaufkommen in den möglichen Zeitfenstern schätzen. Darüber hinaus sollten Sie eine Vorlaufzeit mit einberechnen. Gerade bei großen Warenbeständen müssen im Vorfeld der Inventur zahlreiche Arbeitsschritte erledigt und Abläufe geplant werden!
Planen Sie die notwendigen Personalressourcen
Im nächsten Schritt legen Sie fest, wer bei der Inventur mitwirken soll. In vielen Unternehmen wird die ganze Belegschaft herangezogen, um die Kosten im Zaum halten und den Zusammenhalt zu stärken. Wenn Sie die Inventur so angehen wollen, ist eine Urlaubssperre praktisch unerlässlich – übrigens ein weiterer Grund dafür, den Termin früh festzusetzen und klar zu kommunizieren.
Ebenso ist es möglich, für die Inventur externe Hilfskräfte einzusetzen. Diese müssen jedoch rekrutiert, geschult und bezahlt werden. Auch hier ist also eine ausreichende Vorlaufzeit äußerst wichtig.
Legen Sie die Ermittlungsmethoden fest
Vor der Inventur sollten Sie für jeden Artikel festlegen, auf welche Art und Weise der Bestand gemessen werden soll. Meistens werden Artikel bei der Inventur zwar gezählt, doch das ist weder die einzige noch in jedem Fall die beste Methode. Bei Schrauben oder Nägeln bietet es sich beispielsweise an, die Mengen im Dreisatz zu errechnen; auch bei Meterware ist das Messen sinnvoller als das Zählen - 'eine Rolle Stoff' ist schließlich keine sinnvolle Angabe.
Treffen Sie die notwendigen Vorbereitungen
Nicht nur im Vorfeld muss eine Inventur ordentlich geplant werden. auch unmittelbar zum Stichtag müssen Sie einige ganz konkrete Vorbereitungsmaßnahmen erledigen. Diese erscheinen für sich genommen vielleicht banal; in der Summe jedoch entscheiden auch sie darüber, wie effizient – und damit: wie erfolgreich – Sie die Inventur 'über die Bühne bringen'.
Bereiten Sie die Inventurbereiche vor
Unmittelbar vor der Inventur müssen Sie Ihr Lager für die Zählung vorbereiten, indem Sie es in eindeutig gekennzeichnete Aufnahmebereiche aufteilen, die vorhandenen Artikel vorsortieren und zum Beispiel gleichartige Artikel zusammenstellen, um so die Aufnahme zu erleichtern.
Bilden Sie Teams
Wenn Sie Ihr Lager in Aufnahmebereiche aufgeteilt haben, müssen Sie Teams bilden und den Bereichen zuteilen. Darüber hinaus kann es sinnvoll sein, ein eigenes Team dafür einzusetzen, die gemessenen Mengen mit den Soll-Mengen zu vergleichen, das bei eventuellen Abweichungen den Ist-Bestand nachprüfen kann.
Bei der Zusammenstellung sollten Sie darauf achten, dass die Mitglieder harmonieren; wenn Sie sowohl feste Mitarbeiter als auch Aushilfen einsetzen, bietet es sich an, beide Gruppen zu mischen. Jedes Team sollte zudem einen verantwortlichen Teamleiter haben, sodass es klare Ansprechpartner gibt.
Nutzen Sie die richtigen Werkzeuge
Eine gute Organisation ist sicher die halbe Miete für eine geglückte Inventur– aber mit Organisation allein zählen Sie weder die vorhandenen Güter, noch gleichen Sie die Ergebnisse mit den Beständen in Ihren Büchern ab. Um eine Inventur wirklich effizient zu erledigen, müssen Sie auch die richtigen Werkzeuge dafür einsetzen:
Setzen Sie auf ein modernes ERP-System
Für eine Inventur ist nicht nur die Aufnahme des Ist-Zustands wichtig – Sie müssen das Ergebnis auch mit den erwarteten Beständen abgleichen können, denn nur so können Sie einschätzen, was die erhobenen Mengen bedeuten. Die Frage zum Beispiel, ob etwas abhanden gekommen ist, lässt sich nur dann beantworten, wenn Sie wissen, wie viele Exemplare eines Artikels eigentlich vorhanden sein sollten.
Um diesen Überblick dauerhaft zu gewährleisten, müssen Sie ein Warenwirtschafts- oder– noch besser – ein ERP-System einsetzen, in dem Sie jede Änderungen in ihren Beständen nachhalten. Dies bringt für die Inventur den Vorteil mit sich, dass sie im Vorfeld detaillierte Listen mit den erwarteten Beständen erstellen können; darüber hinaus bietet ein solches System jedoch auch viele weitere Vorteile: Im Lager- und Bestandsmanagement, aber auch in vielen anderen Bereichen, da hier wesentliche Funktionen für alle Abteilungen in einem einzigen System zusammengefasst sind: Für mehr Transparenz, Effizienz und niedrigere Kosten.
Setzen Sie auf MDE-Scanner
Wenn Sie Scanner zur mobilen Datenerfassung für Ihre Inventur einsetzen, können Sie sowohl beim Zählen als auch bei der späteren Übernahme der erhobenen Daten in Ihr ERP-System viel Zeit sparen, da Sie solche MDE-Scanner an modernen ERP-Systemen ganz einfach direkt anbinden und die erhobenen Daten automatisch übernehmen können, anstatt sie händisch zu übertragen!
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Fazit
Die jährliche Inventur ist lästig und arbeitsintensiv. Mit der richtigen Vorbereitung und den richtigen Werkzeugen können Sie jedoch den Aufwand in Grenzen halten. Zu der absoluten Grundausstattung gehört dabei eine Warenwirtschaft oder ein ERP-System. Mit dieser Unterstützung wahren Sie zu jeder Zeit den genauen Überblick über ihre Bestände – eine Grundvoraussetzung dafür, dass die Inventur gelingen kann.
