So gelingt jede Inventur - mit der richtigen Vorbereitung und faveo 365

Sie kostet Zeit und sie kostet Geld; der normale Geschäftsbetrieb wird unmöglich, und darüber hinaus ist es auch einfach eine lästige Aufgabe: Die jährliche Inventur hat sicher nur wenige erklärte Fans. Doch aller Unmut bringt nichts - sie ist ja doch gesetzlich vorgeschrieben. Wie Sie die Inventur also möglichst stressfrei erledigen, lesen Sie in diesem Artikel.

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So bereiten Sie die Inventur richtig vor

Eine effektive Inventur beginnt nicht erst am Stichtag. Schon in den Tagen und Wochen zuvor können Sie dafür sorgen, dass am eigentlichen Tag der Zählung alles reibungslos läuft. Dafür sollten Sie die folgenden Vorbereitungsmaßnahmen treffen:

Legen Sie einen Zeitplan für die Inventur fest

Die meisten Unternehmen führen ihre Inventur zum Jahresende durch. Doch auch hier gibt es bessere und schlechtere Termine. Mit der richtigen Planung können Sie den Aufwand minimieren.

Um den richtigen Zeitpunkt festzulegen, sollten Sie sich zunächst fragen, wie viel Zeit die Inventur in Anspruch nehmen wird und ob Sie Ihren Betrieb dafür schließen müssen. Erst auf Grundlage der Antworten auf diese Fragen sollten Sie den konkreten Termin ansetzen – und dann darauf achten, wann die notwendigen zeitlichen Ressourcen am ehesten verfügbar sind. So wäre das komplette Herunterfahren eines B2C-Versandhandels mitten im Weihnachtsgeschäft ein fataler Fehler. Für technische Großhändler hingegen könnte ein solcher Termin ideal sein, weil in dieser Zeit ohnehin nicht viel passiert.

So oder so sollten Sie immer eine ausreichende Vorlaufzeit mit einberechnen. Gerade bei großen Warenbeständen müssen im Vorfeld der Inventur zahlreiche Arbeitsschritte erledigt und Abläufe geplant werden!

Wenn der Termin steht, sollten Sie zudem Ihre Kunden informieren und darauf hinweisen, dass es in diesem Zeitraum zu Verzögerungen kommen kann. Auch so können Sie unnötigen Stress bei der Inventur vermeiden! 

Legen Sie Teams für die Inventur fest

Im nächsten Schritt legen Sie fest, wer bei der Inventur mitwirken soll. In vielen Unternehmen wird die gesamte Belegschaft herangezogen. Auf diese Weise kann man nicht nur die Kosten im Zaum halten, sondern auch den Zusammenhalt im Team stärken.

Wenn Sie die Inventur mit Ihren Mitarbeitern stemmen wollen, ist eine Urlaubssperre praktisch unerlässlich – übrigens ein weiterer Grund dafür, den Termin früh festzusetzen und klar zu kommunizieren.

Ebenso ist es möglich, für die Inventur Hilfskräfte einzusetzen. Der ‚Blick von außen‘ kann bei der Inventur ebenfalls nützlich sein. Dieses zusätzliche Personal muss jedoch rekrutiert, geschult und bezahlt werden. Auch hier ist also eine ausreichende Vorlaufzeit äußerst wichtig.

Beschaffen Sie das notwendige Arbeitsmaterial für die Inventur

Ebenfalls vor der Inventur müssen Sie das notwendige Arbeitsmaterial beschaffen – also Klemmbretter, Stifte und Papier, aber auch Messinstrumente wie Maßbänder oder Waagen. Wenn Sie zudem mit Erfassungsgeräten wie zum Beispiel Scannern arbeiten, sollten auch diese in ausreichender Zahl vorhanden und einsatzbereit sein.

Wenn Sie solche Scanner zur mobilen Datenerfassung für Ihre Inventur einsetzen, können Sie sowohl beim  Zählen als auch bei der späteren Übernahme der erhobenen Daten in Ihr faveo 365 viel Zeit sparen - denn mit dem faveo mobile Inventory Management können Sie Ihre MDE-Scanner ganz einfach an Ihr ERP-System anbinden und die erhobenen Daten automatisch übernehmen, anstatt sie händisch übertragen zu müssen.

Von entscheidender Bedeutung sind darüber hinaus die notwendigen Formulare, denn natürlich müssen die Ergebnisse der Inventur genau festgehalten werden.

Mit faveo 365 können Sie detaillierte Listen mit allen Artikeln und den erwarteten Beständen erstellen. Allerdings sollten Sie diese Soll-Bestände nicht auf den Zähllisten angeben: Bereits vorgegebene Mengen verleiten dazu, die Zahlen einfach abzuhaken und nicht weiter zu prüfen!

Legen Sie die Ermittlungsmethoden fest

Meistens werden Artikel bei der Inventur gezählt. Das ist jedoch weder die einzige noch die beste Methode, um Werte zu ermitteln. Bei Kleinmaterialien wie Schrauben oder Nägeln bietet es sich beispielsweise an, zuerst einen einzelnen Artikel und dann den Gesamtbestand zu wiegen, um die Menge im Dreisatz zu errechnen, anstatt jede einzelne Schraube zu zählen.

Auch bei Meterware bietet es sich viel eher an, die Ware auszumessen, anstatt sie zu zählen - 'eine Rolle Stoff' ist schließlich keine sinnvolle Angabe bei der Inventur.

Nicht zuletzt ist auch das Schätzen von Mengen möglich – zum Beispiel bei Rohstoffen wie Öl, die nicht ohne weiteres genau bemessen werden können. Schätzungen sollte allerdings nur in Ausnahmefällen angewendet werden! 

Vor der Inventur sollten Sie für jeden Artikel festlegen, auf welche Art und Weise der Bestand gemessen werden soll; zudem müssen sie die anzuwendende Methode auf den Zähllisten vermerken und das notwendige Werkzeug zur Verfügung stellen.

Bereiten Sie die Inventurbereiche vor

Unmittelbar vor der Inventur müssen Sie Ihr Lager für die Zählung vorbereiten. Weil Lager in der Regel zu groß sind, als dass sie von einem einzigen Team oder sogar einer einzigen Person ausgezählt werden könnten, müssen Sie es in verschiedene Aufnahmebereiche aufteilen. Diese müssen eindeutig gekennzeichnet und voneinander getrennt werden. Dabei muss das gesamte Lager einbezogen werden: Es darf keine Ware außerhalb von gekennzeichneten Bereiche stehen!

Zudem ist jetzt der Zeitpunkt gekommen, die vorhandenen Waren vorzusortieren. So können Sie Waren, die bereits verdorben sind oder die in Kürze ablaufen, bereits vor der Inventur gesondert stellen. Auch Fremdvorräte, die Sie zwar eingelagert haben, die Ihnen jedoch nicht gehören, können Sie für die Inventur aussortieren: Sie müssen nicht mitgezählt werden.

Ebenfalls zusammenstellen können Sie gleichartige Artikel – allerdings nur bis zum Beginn der Zählung: Wenn sich danach Teilmengen in verschiedenen Bereichen befinden, müssen diese einzeln gezählt und dürfen bei der Zählung nicht mehr zusammengefasst werden!

So führen Sie die Inventur richtig durch

Doch nicht nur durch eine gute Vorbereitung erleichtern Sie sich die Inventur ungemein. Auch während der eigentlichen Zählung können sie durch planvolles Vorgehen Ihre Effizienz steigern und Fehler minimieren:

Teams bilden

Wenn Sie Ihr Lager in Bereiche aufgeteilt haben, müssen Sie Teams bilden und sie den jeweiligen Bereichen zuteilen. Dabei sollten Sie darauf achten, dass die Teammitglieder miteinander harmonieren; wenn Sie sowohl feste Mitarbeiter als auch Aushilfen für die Inventur herangezogen haben, bietet es sich zudem an, diese beiden Gruppen zu durchmischen.

Darüber hinaus sollten Sie einen Teamleiter bestimmen, der die Mitglieder seines Teams koordiniert und der für die Listenführung verantwortlich ist. So haben Sie einen klaren Ansprechpartner bei Rückfragen.

Zusätzlich zu den Zählteams sollten Sie zudem ein weiteres Team bilden, das nicht an der eigentlichen Zählung teilnimmt, sondern lediglich die gemessenen Mengen mit den Soll-Mengen vergleicht und bei eventuellen Abweichungen den Ist-Bestand nachprüft.

Darüber hinaus empfiehlt es sich, den Steuerberater in die Inventur einzubinden und die Aufzeichnungen stichprobenhaft noch während der Aufnahme kontrollieren zu lassen. So können Sie Mängel frühzeitig feststellen und ihnen entgegenwirken. Auch solche Stichproben sollten genau protokolliert werden. 

Waren richtig aufnehmen

Beim Zählen bietet es sich an, mit Zweier-Teams zu arbeiten: ein Zähler gibt die Artikelbezeichnung und Nummer, das Alter, den Preis und die Menge an; ein Schreiber trägt die Angaben auf seiner Liste ein. Wenn Angaben korrigiert werden müssen, ist darauf zu achten, dass gestrichene Angaben immer noch lesbar sind. Sobald ein ganzer Aufnahmebereich abgearbeitet ist, wird dessen Kennzeichnung durchgestrichen.

Diesen relativ komplizierten Prozess können Sie durch den Einsatz von MDE-Scannern besonders im Verbund mit Verbunden mit dem faveo Mobile Inventory Management bedeutend vereinfachen. Dafür ist übrigens nicht einmal ein WLAN vonnöten, denn die Erfassung mit dem mobile Inventory Management funktioniert auch offline: Die erhobenen Daten werden im Scanner gespeichert, sodass Sie auch nach der Zählung ins System laden können.

Egal, ob Sie die Daten per Hand oder mit technischen Hilfsmitteln aufnehmen: Sie müssen später als ausgedruckte Inventurlisten ausgewertet und sowohl von den Aufnehmenden als auch vom zuständigen Teamleiter abgezeichnet werden.

Letzte Arbeitsschritte bei der Inventur

Nach der Zählung sind die Unterlagen darauf zu prüfen, ob die Angaben vollständig sind und ob alle notwendigen Unterschriften vorhanden sind. Dabei wird auch bei einem Rundgang geprüft, ob alle Aufnahmeorte erfasst und ob alle Bereichsnummern durchgestrichen wurden. Zuletzt werden die Unterlagen gestempelt und abgeheftet, weil sie zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen.

Zudem müssen die erhobenen Zahlen in das EDV-System eingegeben werden, sodass die aktuellen Ist-Bestände für die weitere Arbeit genutzt werden können. Wenn Sie – wie bereits erwähnt – mit dem faveo mobile Inventory Management arbeiten, ist dieser Vorgang bestechend einfach, da die Daten vollautomatisch übertragen werden. So sparen Sie viel Zeit und können zudem sicher sein, dass keine Übertragungsfehler entstehen.

Wir unterstützen Sie – zu jeder Zeit!

Die Inventur ist ein kritischer Prozess, der eine Menge Organisationsaufwand verursacht und viele Ressourcen bindet. Gerade bei der Planung kann daher auch der Blick von außen hilfreich sein, um mögliche Probleme und Möglichkeiten zur Optimierung zu identifizieren. Wir unterstützen Sie auch gerne in dieser Arbeitsphase. Wenn Sie sich für eine solche Beratung interessieren, kommen Sie gerne auf uns zu!

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