Rechnungserstellung – so geht's.

Wie bei jedem geschäftlichen Dokument gelten auch bei Rechnungen Regeln für ihre Erstellung. In diesem Artikel lesen Sie, welche Angaben Rechnungen enthalten müssen – und wie ein modernes ERP-System Sie bei der effizienten Rechnungserstellung unterstützen kann.

Rechnungserstellung Illustration

Pflichtangaben in Rechnungen

Jede Rechnung muss bestimmte Pflichtangaben zwingend enthalten. Wenn diese fehlen, können Bußgelder von bis zu 5000 Euro fällig werden.

Handelsrechtliche Pflichtangaben

Rechnungen sind Geschäftsbriefe. Damit gilt für sie ein Formzwang und – neben den steuerrechtlichen – auch handelsrechtliche Bestimmungen. Gemäß §37a des Handelsgesetzbuches müssen Geschäftsbriefe folgende Angaben enthalten:

  • der Firmenname
  • der Rechtsformzusatz
  • der Ort seiner Handelsniederlassung
  • das Registergericht
  • die Handelsregisternummer

Steuerrechtliche Pflichtangaben

Darüber hinaus gelten für Rechnungen weiterreichende, steuerrechtliche Bestimmungen dazu, welche Angaben zwingend vorhanden sein müssen. Diese werden vom Umsatzsteuergesetz (§ 14 (4) UStG) geregelt. Demnach müssen Rechnungen beinhalten:

Beispielrechnung mit markierten Pflichtangaben

  1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers: Steuerrechtlich sind nur diese Angaben notwendig; zu beachten sind jedoch – wie bereits oben genannt – die darüber hinaus gehenden, weiter reichenden Bestimmungen des Handelsrechts zu allen Geschäftsbriefen.
  2. Steuernummer und/oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens: Diese werden entweder im inländischen Finanzamt oder vom Bundesamt für Finanzen erteilt.
  3. Ausstellungsdatum der Rechnung
  4. Rechnungsnummer: Wie eine konkrete Rechnungsnummer aussieht, ist dem Aussteller überlassen. So können verschiedene Nummernkreise, zum Beispiel für verschiedene Zeiträume oder Filialen, angelegt werden. Allerdings müssen Rechnungsnummern einmalig sein, dem Nummernkreis eindeutig zugeordnet werden können und fortlaufend vergeben werden.
  5. Entgelt und Entgeltsminderung: In Rechnungen sind Entgelte nach Steuersätzen aufzuschlüsseln. Außerdem müssen Boni, Skonti oder Rabatte unbedingt in der Rechnung angegeben werden.
  6. Steuersatz, Steuerbeitrag oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung: Steuern sind gesondert vom Entgelt auszuweisen. Im Falle einer Steuerbefreiung reicht ein einfacher Hinweis und eine kurze Angabe in umgangssprachlicher Form; die konkrete Vorschrift muss nicht genannt werden.
  7. Leistungsbeschreibung: In jeder Rechnung müssen Menge und Art der gelieferten Waren bzw. die Art der Leistungen angegeben werden. Diese Angaben müssen eindeutig und leicht nachprüfbar sein. Allgemeine Angaben wie z. B. „Beratungsleistung“ reichen also nicht aus, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.
  8. Leistungszeitpunkt: Der Zeitpunkt der Lieferung bzw. der sonstigen Leistungen ist immer anzugeben – auch dann, wenn dieser Zeitpunkt mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist.
  9. Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht: Unternehmen müssen Rechnungen grundsätzlich zehn Jahre lang aufbewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist. Wer gegen die Aufbewahrungspflicht verstößt, riskiert ein Bußgeld von bis zu 5.000 Euro. Unter bestimmten Umständen, sind Unternehmen dazu verpflichtet, in ihren Rechnungen auf diese Regelung hinzuweisen.
  10. Gutschrift: Auch Gutschriften, die vom Leistungsempfänger ausgestellt werden, gelten als Rechnung. Hier muss förmlich darauf hingewiesen werden, dass es sich um eine solche Gutschrift handelt.

Rechnungen mit geringem Betrag

Für Rechnungen über Kleinbeträge, die einen Gesamtbetrag von 250 Euro einschließlich Umsatzsteuer nicht übersteigen, gelten vereinfachte Regelungen. Diese müssen nur die folgenden Mindestangaben enthalten: 

  • Name des Leistungserbringers
  • Ausstellungsdatum
  • Art und Menge der gelieferten Ware / Dienstleistung
  • Rechnungsbetrag, Nettobetrag, Steuersatz und Bruttobetrag
  • Hinweis auf eine eventuelle Steuerbefreiung

Alle weiteren Pflichtangaben von 'größeren Rechnungen', also zum Beispiel der Name des Leistungsempfängers oder die Rechnungsnummer, müssen hingegen nicht aufgeführt werden.

Häufige Fehler beim Rechnungen erstellen

Beim Rechnungen erstellen ist also eine ganze Menge an Details und Bestimmungen zu beachten. Gerade bei der rein manuellen Erstellung – also dem einfachen Schreiben der Rechnungen zum Beispiel in Word – kann das immer wieder zu Fehlern führen, zum Beispiel:

  • Es wird eine falsche Rechnungsnummer vergeben
  • Buchstabendreher oder Fehler in den Adressangaben
  • Rechenfehler oder Zahlendreher in den Rechnungsbeträgen, weil zum Beispiel besondere Konditionen oder Rabatte nicht berücksichtigt werden
  • falsche Steuersätze 

Weiterlesen: Nie wieder fehlerhafte Adressen dank der faveo Adressprüfung

Rechnungen erstellen mit einem ERP-System

Wenn Sie allerdings mit einem ERP-System arbeiten, bleiben Ihnen viele dieser Fehler praktisch automatisch erspart. Denn mit einem ERP-System können Sie Rechnungen automatisch anhand der Informationen erstellen, die ohnehin bereits darin gespeichert werden. 

So verwalten Sie mit Ihrem ERP-System in der Regel Ihr komplettes Produktsortiment inklusive aller Preise, Rabatte und Konditionen. Alle diese Daten können Sie in Ihre Rechnung auf Knopfdruck übernehmen. Einfach den richtigen Artikel auswählen, in die Rechnung übernehmen – und schon sind alle notwendigen Daten vorhanden. 

Darüber hinaus sind auch alle Informationen zu Ihren Debitoren in System enthalten, sodass diese automatisch in die Rechnung übernommen werden können. Damit gehören fehlerhaft Adressen und sonstige Vertipper der Vergangenheit an: Sie pflegen die Daten Ihrer Kunden an einem zentralen Ort und können sie an vielen verschiedenen Stellen verwenden – nicht nur in Rechnungen, sondern auch in allen anderen Belegarten und für den Versand Ihrer Waren. Zudem werden diese Daten auch bei der Preisberechnung berücksichtigt. Wenn Sie also mit einem bestimmten Kunden Rabatte ausgemacht haben, werden diese in der Rechnung automatisch mit einberechnet. 

Nicht zuletzt erstellt das ERP-System anhand Ihrer eingegeben Daten automatisch eine fortlaufende Rechnungsnummer mit dem richtigen Nummernkreis. So fällt auch an dieser Stelle die aufwendige Protokollierung und Kontrolle der bislang vergebenen Rechnungsnummern weg. 

Weiterlesen: Zukunftssicher oder schon veraltet? So erkennen Sie ein modernes ERP-System

Fazit

Mit dem Einsatz eines ERP-Systems können Sie das Erstellen von Rechnungen signifikant vereinfachen. Durch den automatisierten Workflow vermeiden Sie nicht nur fehlende oder fehlerhafte Pflichtangaben, sondern werden auch insgesamt effizienter und schneller.

faveo-Blog-Trial-Business-Central

ERP kostenlos testen

Testen Sie faveo 365 Cloud-ERP für Händler kostenlos und unverbindlich für 30 Tage!

Jetzt testen

Newsletter abonnieren

Neueste Artikel