Rechnungen Schreiben für Anfänger
Um als Unternehmensgründer keine steuerrechtlichen Schwierigkeiten befürchten zu müssen, sind korrekt ausgestellte Rechnungen von großer Bedeutung. Hier erfahren Sie die wichtigsten Fakten im Überblick, worauf es bei der Erstellung einer Rechnung ankommt.
Design und Layout der Rechnung
Das äußere Erscheinungsbild einer Rechnung kann von jedem Unternehmer selbst gewählt werden, solange sie alle Pflichtangaben enthält. Übrigens: Eine Unterschrift unter der Rechnung ist nicht zwingend erforderlich.
Rechnungsinhalte
Die Inhalte einer Rechnung unterliegen gesetzlichen Vorgaben. Dabei differenziert man zwischen Rechnungen unterhalb und oberhalb von 150 Euro brutto. Für Rechnungen unterhalb von 150 Euro müssen folgende Pflichtangaben vorhanden sein:
- Vollständiger Name nebst Adresse des Unternehmens
- Rechnungsdatum
- Leistungsbeschreibung und Mengenangabe bzw. Nennung des Leistungsumfangs
- Rechnungssumme (inklusive Steuerbetrag) für die Lieferung
- Steuersatz
Liegt eine Steuerbefreiung vor, ist darauf hinzuweisen.
Übersteigt der Betrag 150 Euro, muss zusätzlich noch der Name und die Adresse des Leistungsempfängers, die Umsatzsteueridentifikationsnummer und die durchgehende Rechnungsnummer aufgeführt werden. Ferner ist der Zeitraum anzugeben, in der die Leistung erbracht wurde.
Rechnungsnummer
Jede Rechnung muss mit einer Rechnungsnummer gekennzeichnet werden und darf jährlich nur einmal genutzt werden. Wichtig ist, dass jede Einnahme durch einen Beleg oder eine Rechnung dokumentiert wird. Sollte es dabei zu Unstimmigkeiten bei der Rechnungsnummerierung kommen, könnte beim Finanzamt der Verdacht auf Steuerhinterziehung aufkommen.
Mehrwertsteuer und Umsatzsteuer
Die Angabe der Mehrwertsteuer ist auf der Rechnung für Unternehmer Pflicht, es sei denn er ist Kleinunternehmer und von der Umsatzsteuer befreit oder er gehört speziellen Berufsgruppen wie beispielsweise Ärzten an. Liegt der Umsatz des Vorjahres unterhalb von 17.500 Euro und der diesjährige Umsatz nicht über 50.000 Euro, ist eine Einstufung als Kleinunternehmer gültig. Die Höhe der Umsatzsteuer liegt in Deutschland bei 19 Prozent, für künstlerisch Tätige bei 7 Prozent.
Rechnungen ins Ausland
Kooperiert und verkauft ein Unternehmer Waren oder Dienstleistungen im Ausland, muss in Rechnungen zwischen EU-Ländern und Nicht-EU-Ländern, sowie zwischen Privatperson und Unternehmen und zwischen Waren und Dienstleistungen im Ausland differenziert werden. Eine Umsatzsteuer ist nicht fällig, wenn der Handel zwischen zwei Unternehmen stattfindet. Beim Handel mit einer Privatperson ist stets eine Umsatzsteuer zu entrichten, es sei denn sie ist außerhalb der EU und erhält eine Ware.
Rabatt und Skonto
Um Kunden Vergünstigungen zu ermöglichen, kann ein Unternehmer dem Kunden mit einem Rabatt oder Skonto entgegenkommen. Der Unterschied ist, dass ein Rabatt bereits als Nettowert beim Kaufvertrag auf der Rechnung dokumentiert wird, während der Skonto als Preissenkung definiert wird, der erst nach bezahlter Rechnung als Bruttowert erlassen wird.
Mahnschreiben
Wird eine fällige Rechnung von einem Kunden, nicht innerhalb eines selbst gewählten Zeitraums bezahlt, darf der Unternehmer freundlich aber bestimmt, eine Zahlungserinnerung versenden. Als übliche Fristen gelten zwei bis vier Wochen.
Rechnungsversand
Jedem Unternehmer ist freigestellt, ob er seine Rechnungen per Post oder E-Mail versendet.
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