Rechnungen schreiben – Ein Überblick
Eine Rechnung ist ein offizieller Beleg, der ein kaufendes Unternehmen berechtigt, die Vorsteuer auf seine erhaltenen Lieferungen und Leistungen zu ziehen. Daher ist es besonders wichtig darauf zu achten, dass nur Rechnungen akzeptiert werden, die dem Gesetz entsprechen. Es herrschen insgesamt zehn dauerhafte Anforderungen an eine Rechnung.
Wichtig für das Finanzamt
Unternehmen haben den großen Vorteil, dass sie keine Umsatzsteuer auf ihre Einkäufe bezahlen müssen, sondern diese an den Endverbraucher weitergeben dürfen. Dies geschieht über den Vorsteuerabzug, der in gewissen Abständen kumuliert an das Finanzamt gemeldet werden muss. Damit Vorsteuer gezogen werden darf, benötigt Ihr Unternehmen jedoch ordnungsgemäße Rechnungen. Dieser Sachverhalt ist im Umsatzsteuergesetz unter Paragraph 14 Abs. 3 und 4 geregelt. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass Sie bei einer Akzeptanz von unsachgemäßen Rechnungen auf der Steuer sitzen bleiben und diese selbst zu tragen haben. Eine bewusste Kontrolle Ihrer Eingangsrechnungen ist daher zu empfehlen. Im Folgenden werden die Anforderungen an eine Rechnung aufgezählt. Sollte einer dieser Punkte bei Ihren Lieferantenrechnungen nicht zutreffen, sollten Sie in Ihrem eigenen Interesse diese Rechnung retournieren und um eine korrekte Ausstellung bitten.
Die Anforderungen an eine Rechnung im Überblick
- Name und Anschrift des Unternehmens, welches die Leistung erbracht hat (in der Regel Ihr Lieferant/Dienstleister)
- Name und Anschrift des Unternehmens, welches die Leistung empfangen hat (in der Regel Ihr Unternehmen)
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens
- Ein Rechnungsdatum
- Eine einmalige Rechnungsnummer des leistenden Unternehmens
- Die Menge des Artikels oder der Dienstleistung
- Die handelsübliche Bezeichnung des Artikels oder der Dienstleistung
- Zeitpunkt der Lieferung, wenn dieser nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt
- Entgelt aufgeschlüsselt in Steuersätze mit eventuellem Hinweis auf Steuerbefreiung
- Steuersatz mit anfallendem Steuerbetrag
- (Mögliche Entgeltminderungen die im Vorfeld vereinbart wurden)
- (Bei Abrechnung per Gutschrift muss der Begriff “Gutschrift” aufgedruckt sein)
- (Ggf. ein Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers im innereuropäischen Geschäft)
Eine Ausnahme gilt für Rechnung unter 150 EUR. Diese Kleinbetrags-Rechnungen benötigen nach § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung nur die Angaben des leistenden Unternehmens; ein Rechnungsdatum; eine Menge und den Artikel oder die Dienstleistung sowie den angewandten Steuersatz mit Entgelt und Steuerbetrag. Sind alle Anforderungen erfüllt, darf Vorsteuer gezogen werden.