ERP-System: Kaufen, mieten oder leasen?

Bei der Überlegung, ein ERP-System einzuführen, hängt für kleine und mittelständische Unternehmen die Kaufentscheidung besonders vom finanziellen Aspekt ab. Eine etwaige Implementierung kann Kosten für Lizenzen, Schulungen, Hardware und/oder zusätzliches IT-Personal nach sich ziehen. 

Mittlerweile gibt es jedoch eine Vielzahl von alternativen Beschaffungsmodellen, die neben einem ERP-Kauf in Frage kommen. Dieser Artikel vergleicht ERP-Lösungen als Kauf-, Miet- oder Leasing-Modell.

Leasen Kaufen Mieten ERP

1. ERP kaufen

Das Kaufmodell ist die klassische Form der ERP-Beschaffung. Mit dieser Methode erwerben Sie einmalig eine uneingeschränkte Nutzungslizenz für ausgewählte ERP-Module.

Beim On-Premise-Modell müssen Sie sich dazu selbst um die technische Infrastruktur kümmern, da das Hosting oft nicht mit im Preis inbegriffen ist. Somit brauchen Sie entsprechende Räumlichkeiten, um Server etc. unterzubringen. Dies bedeutet auch, dass Sie maximale Kontrolle über Ihre Hardware und Geschäftsdaten besitzen.

Ein Kaufmodell wird entsprechend der Dauer und des Aufwands der Implementierung sehr lange von Unternehmen eingesetzt. Mindestens fünf Jahre ist die Lebensdauer einer solchen ERP-Software, wobei die Einsatzzeit bei vielen Unternehmen bei 20 Jahren liegen kann. 

Beim Kaufmodell ist der einmalige Software-Erwerb in der Regel jedoch nicht der einzige Kostenfaktor. Um das System auf dem neuesten Stand zu halten, müssen regelmäßige kostenpflichtige Updates und Releases durch den Anbieter durchgeführt werden. Oft entstehen auch Kosten durch die Wartung und den Support der Software. Zudem sind Kaufmodelle relativ unflexibel. Brauchen Sie bestimmte Module nicht länger, können Kosten nicht reduziert werden. Möchten Sie neue Module erwerben, ist dies kaum möglich.

Vorteile eines Kaufs

  • Einmaliger Kaufpreis 
  • Maximale Kontrolle durch Inhouse-Lösung

Nachteile eines Kaufs

  • Hohe Investition
  • wenig Flexibilität
  • mögliche zusätzliche Kosten durch Updates, Wartung etc.
  • Hohe Belastung der Liquidität

2. ERP-Leasing

Leasing ist eine Möglichkeit für Unternehmen, die beim Kauf eines ERP-System hohe Investitionskosten umgehen möchten. Leasing-Modelle funktionieren über eine Leasing-Firma oder eine Privatbank, welche die Finanzierung abwickelt.

Die Kosten verteilen sich dann gleichmäßig über einen längeren Zeitraum über die tatsächliche Nutzungsdauer einer ERP-Software. Der Preis wird also nicht auf einen Schlag mit der Implementierung fällig. Unternehmen sollten jedoch beachten, dass Finanzierungspartner natürlich Gebühren für ihren Service nehmen. Somit sind die Kosten für eine ERP-Lösung höher als bei einem Sofortkauf. 

Die Vorteile des Leasing-Modells liegen vor allem auf die Finanzierung. Ansonsten gelten dieselben Bedingungen wie für das Kaufmodell. Der einzige Unterschied ist hier, dass nur noch Wartungs- und Supportkosten ab der Abbezahlung des ERP-System anfallen. 

Vorteile eines Leasings

  • Kosten gleichmäßig verteilt 
  • Liquidität wird geschützt
  • Maximale Kontrolle 

Nachteile eines Leasings

  • Gebühren von Leasing-Partnern
  • wenig Flexibilität

3. ERP mieten

Bei Mietmodellen erwerben Sie die Nutzung der ERP-Software als Dienstleistung. Dabei stellt der Anbieter des ERP-Systems die IT-Infrastruktur. So entstehen in der Regel keine Kosten für das Hosting. Bei Mietmodellen haben Sie kein unbefristetes Nutzungsrecht, sondern einen Vertrag mit einer bestimmten Laufzeit. Dieser kann je nach Bedarf verlängert oder gekündigt werden.

Bei der Miete von ERP-Systemen werden die Unternehmensdaten entweder auf einem eigenen Server gehostet oder, wie bei sogenannten SaaS-Modellen, in der Cloud

Weiterlesen: Kostenvorteile von ERP aus der Cloud

Ein klarer Vorteil gegenüber dem Kaufmodell sind die geringen, einmaligen Investitionskosten und die Verfügbarkeit. Es werden monatliche Raten gezahlt und die Software ist nach der Implementierung sehr schnell einsatzfähig. Durch die Möglichkeit, Module und User nach Bedarf hinzuzubuchen oder abzubestellen, bietet das Mietmodell eine hohe Flexibilität und Skalierbarkeit

Auch wenn sich die Mietkosten in Grenzen halten, fallen zu Beginn oft Kosten für die ERP-Einführung an. Je nach Anbieter können das Kosten für die Installation, das Einspielen der Unternehmensdaten und/oder für Schulungen und den Support sein. 

Dennoch sind die Kosten überschaubar, da bei SaaS-Modellen keine weiteren Kosten durch Wartung oder Updates entstehen. Mietmodelle eignen sich daher für kleine und mittlere Unternehmen, da die Investitionskosten gering sind und das ERP-System sich dem Wachstum des Unternehmens anpassen kann.

Vorteile des Mietens

  • geringe Investitionen
  • geringes Risiko
  • Hohe Skalierbarkeit
  • Hohe Flexibilität 

Nachteile des Mietens

  • Abhängigkeit vom ERP-Anbieter

Fazit

Um ein ERP-System zu beschaffen und zu finanzieren gibt es verschiedene Möglichkeiten. Zwar ist das Kaufmodell nach wie vor beliebt, bietet sich aber für kleine und mittlere Unternehmen aus finanziellen Aspekten weniger an. Um den Kostenfaktor zu umgehen eignen sich Leasing-Modelle, welche Kosten über einen längeren Zeitraum verteilen. Demgegenüber sind Software-as-a-Service-Ansätze in den letzten Jahren populär geworden, da sie durch Skalierbarkeit und Flexibilität überzeugen Vorteile, die gerade in aufstrebenden KMUs und Start-ups benötigt und geschätzt werden.

 

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