Machen Sie mehr aus Ihren Meetings!
Wir alle kennen das Problem endlos scheinender und ineffektiver Meetings. Dabei handelt es sich nicht nur um eine gefühlte, sondern um eine ganz konkrete Verschwendung von Zeit, Geld und Ressourcen. Jedoch ist es gar nicht so schwer, produktive Meetings zu gestalten – die erste und wichtigste Regel dafür lautet: Keep it short and simple.
Planen Sie Ihr Meeting – und streichen Sie ein Drittel des Plans
Meetings bewegen sich leider häufig zwischen zwei Polen – entweder sind die aufgebläht und erzeugen sinnlose Diskussionen, oder sie bieten nicht den nötigen Raum die anfallenden Fragen wirklich zu beantworten.
Unser Tipp ist es, auf die Agenda Ihres Treffens nicht mehr als drei relevante Punkte zu setzen. Informieren Sie die Teilnehmer vorab und senden Sie das nötige Material zu. Jeder kann im Voraus schon einen Blick auf das Handout werfen, und sich Gedanken über aufkommende Fragen machen.
Mit einem straffen Programm – exklusive der gestrichenen Teile – haben Sie die besten Chancen, pünktlich zu starten, pünktlich aufzuhören und sich damit innerhalb der Aufmerksamkeitsspanne aller Teilnehmer zu bewegen.
Setzen Sie ein Meeting nur dann an, wenn es wirklich notwendig ist
Tägliche Meetings mögen Arbeitnehmer erfreuen, die in dieser Zeit wenig produktiv sein müssen, doch sind sie wirklich notwendig?
Falls nicht, und das wird in den meisten Fällen die Antwort sein, reduzieren Sie die Anzahl der Meetings auf ein erträgliches Maß und verlangen Sie von den Mitarbeitern stattdessen eine bessere Vorbereitung.
Geben Sie die Aufgabe, sich zu relevanten Themen Fragen (oder Antworten) zu überlegen und machen Sie bestimmte Mitarbeiter dadurch gezielt zum Teil des Treffens. Damit verhindern Sie auch, dass manche Teilnehmer sich mit anderen Dingen beschäftigen und Sie ins Leere reden.
Fazit
Straff, so kurz wie möglich und so lang wie nötig und genau durchgeplant – so werden Meetings zum Erfolg.
Bringen Sie die wesentlichen Dinge auf den Punkt und lassen Sie nicht zu, dass der rote Faden verlorengeht.
Beziehen Sie gezielt Mitarbeiter ein, aber behalten Sie stets die Zügel in der Hand. Lieber ein Meeting weniger, dafür mit perfekter Vorbereitung und mit zuvor ausgeteilten Materialien – so arbeiten Sie effektiv, auch was Besprechungen angeht.
