Die Anschaffung eines Warenwirtschaftssystems ist keine billige Angelegenheit. Angesichts dessen scheint es verlockend, sich die Investitionskosten zu sparen und stattdessen auf ein kostenloses Warenwirtschaftssystem zu setzen – zumal dadurch neben den Lizenzen auch weitere Posten wie Beratungsleistungen wegfallen. Aber ist ein kostenloses Warenwirtschaftssystem wirklich günstiger als eine kommerzielle Lösung? Die Antwort auf diese Frage lesen Sie in diesem Artikel.
Kostenlos ist nicht gleich nutzlos
Der Preis einer Software sagt nur selten etwas über ihre Qualität aus: Beispiele wie Open Office oder Wordpress beweisen, dass auch kostenlose Lösungen auf professionellem Niveau entwickelt werden können.
Zentraler Faktor dabei sind die Entwickler der Lösungen: Sowohl Wordpress als auch Open Office werden von einer großen Community von Programmierern weiter entwickelt. Im Fall von Wordpress existieren zudem eine Vielzahl an kommerziellen Erweiterungen.
Bei den kostenlosen Warenwirtschaftssysteme allerdings sind vergleichbare Projekte nicht zu finden. Vielmehr wird die Entwicklung der kostenlosen Lösungen von einigen wenigen Entwicklern nebenbei als ‚Herzblut-Projekte‘ eigenständig vorangetrieben. Diese Unterscheidung ist wichtig, da sich daraus Folgen für die tatsächlichen Kosten eines kostenloses Warenwirtschaftssystem ergeben.
Faktor Kosten
Die Anschaffungskosten eines kostenlosen Warenwirtschaftssystems belaufen sich auf Null. Und da in der Regel auch alle Updates kostenlos veröffentlicht werden, sind auch die direkten Folgekosten niedriger als bei einer kommerziellen Variante.
Das bedeutet jedoch noch nicht, dass ein kostenloses Warenwirtschaftssystem in jedem Fall günstiger ist als eine kostenpflichtige Alternative. Denn eine IT-Lösung verursacht nicht nur direkte Kosten. Ein Programm zum Beispiel, das nicht richtig funktioniert und wichtige Betriebsabläufe behindert, verursacht ebenfalls Kosten: Indirekt und schwieriger messbar, aber genau so real wie die direkten Anschaffungskosten.
Um auch diese 'verdeckten' Kosten mit einzubeziehen, müssen Sie verschiedene weitere Faktoren mit in die Beurteilung einfließen lassen.
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Faktor Sicherheit
Cyber-Attacken auf Unternehmen gehören heute zum Alltag. Warenwirtschafts- und ERP-Systeme sind für solche Attacken besonders interessant, da sie betrieblich genutzt werden und wertvolle Stammdaten enthalten. Sie müssen also gegen Angriffe abgesichert sein.
Die Sicherung von komplexen IT-Lösungen gegen Cyber-Angriffe ist aufwendig und kostet viele Ressourcen – Ressourcen, über die die Entwicklerteams von kostenlosen Warenwirtschaftssystemen zumeist nicht verfügen.
Bei kostenlosen Warenwirtschaftssystemen können Sie sich also nicht darauf verlassen, dass ein optimaler Schutz besteht. Die Wahrscheinlichkeit, dass kritische Sicherheitslücken unentdeckt bleiben, ist hoch.
Dieses Sicherheitsrisiko wird verschärft, wenn das Warenwirtschaftssystem als Open Source entwickelt wird – denn hier ist der gesamte Quellcode offen zugänglich. So können Kriminelle Sicherheitslücken viel einfacher identifizieren als bei kommerziellen Lösungen, deren Code nicht so einfach zugänglich ist.
Faktor Funktionsumfang von kostenlosen Warenwirtschaftssystemen
Warenwirtschafts- und ERP-Systeme müssen eine sehr große Bandbreite an Funktionen abdecken. Anderenfalls müssen Sie mit Insellösungen arbeiten, was die Prozesse kompliziert macht und fehleranfällig ist.
Bei kostenlosen Warenwirtschaftssystemen kann man nicht davon ausgehen, dass sie den kompletten benötigten Funktionsumfang bieten können – weil die notwendigen Ressourcen für die Entwicklung nicht vorhanden sind, weil das Verständnis für die Anforderungen fehlt oder weil die Entwickler unliebsame, komplexe Programmieraufgaben hinaus schieben.
Dieses Problem wird zusätzlich verschärft, wenn spezifische Branchenanforderungen zum Tragen kommen: Je spezifischer eine benötigte Funktion ist, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie in einem kostenlosen Warenwirtschaftssystem nicht vorhanden ist.
Faktor Zuverlässigkeit
Betrieblich genutzt Software muss zuverlässig funktionieren - denn Ausfälle und Verzögerungen kosten bares Geld. Sie müssen sich also darauf verlassen können, dass alle Features ordnungsgemäß funktionieren.
Wenn ein kommerzieller Anbieter verspricht, dass eine Funktion vorhanden ist, können Sie davon ausgehen, dass das der Fall ist. Bei kostenlosen Warenwirtschaftssystemen hingegen gibt es keine Garantie, dass alle Funktionen, die nominell vorhanden sind, auch wirklich funktionieren.
Denn während kommerzielle Anbieter ihre Lösungen ausgiebig und automatisiert testen, können Entwickler von kostenlosen Warenwirtschaftssystemen solche ressourcenintensiven Maßnahmen in der Regel nicht nutzen. Sicher testen auch sie ihre Lösungen nach bestem Wissen und Gewissen – mit den begrenzten Mitteln, die ihnen zur Verfügung stehen.
Wenn Sie ein kostenloses Warenwirtschaftssystem nutzen wollen, können Sie sich nicht auf Versprechungen verlassen. Stattdessen müssen Sie im Vorfeld jede einzelne Funktion gründlich testen. Und auch mit Updates müssen Sie vorsichtig sein, da Änderungen am Code Funktionen nicht nur verbessern, sondern auch ganz unverhofft beschädigen können.
Faktor Support bei kostenlosen Warenwirtschaftssystemen
Auch die beste IT-Lösung ist nicht perfekt, und es kommt regelmäßig zu Missverständnissen und Unklarheiten darüber, wie die Software zu bedienen ist. In diesen Fällen braucht es einen verlässlichen Ansprechpartner, der Fragen klärt und sich um das Beheben von Problemen kümmert. Fehlt ein solcher Ansprechpartner, kostet das Zeit – und damit auch Geld.
Kommerzielle Anbieter von Warenwirtschaftssystemen bieten in aller Regel einen Kundensupport, an den Sie sich mindestens während der üblichen Geschäftszeiten wenden können. Der Anbieter garantiert Ihnen zudem eine zeitnahe Bearbeitung. Wenn ein Problem so schwer wiegt, dass Sie nicht weiterarbeiten können, wird es schnellstmöglich behoben.
Kostenlosen Warenwirtschaftssystemen hingegen bieten weder Support noch einen klaren Ansprechpartner. Natürlich können Sie dem Entwickler eine Mail schreiben – aber er ist nicht dazu verpflichtet, diese Mail zu beantworten. Um ein kostenloses Warenwirtschaftssystem erfolgreich produktiv zu nutzen, müssen Sie selbst zum Experten werden, was de facto eine Verschwendung Ihrer Ressourcen darstellt.
Fazit
Kostenlose Warenwirtschaftssysteme können mit minimalen Anschaffungskosten punkten – aber ohne Support und ohne Garantien können gerade die indirekten Folgekosten enorm und schwer kalkulierbar sein. Damit können sich die Vorteile eines kostenlosen Warenwirtschaftssystems schnell relativieren.
Gerade kleine und mittlere Unternehmen sind daher mit modernen Systemen aus der Cloud, die im Software-as-a-Service-Betriebsmodell bereitgestellt werden, gut bedient. Auch hier sind die Kosten niedrig; zugleich haben Sie als Nutzer aber alle Vorteile einer kommerziellen Lösung wie zum Beispiel einen funktionierenden Support.
