Zu viele Köche verderben den Brei: Nicht anders verhält es sich auch in einem Unternehmen, wenn jede Fachabteilung eine eigene Software benutzt. Die linke Hand weiß dann nicht, was die rechte tut. Nicht synchrone Daten, Schnittstellenprobleme bei Updates sowie Medienbrüche beeinträchtigen Ihr Datenmanagement und Ihre Unternehmensprozesse. Erfahren Sie hier, warum es zu diesen Herausforderungen kommt und wie Sie diese meistern können.
Wann Insellösungen Ihr Wachstum hemmen
Stellen Sie sich vor, dass Marketing und Vertrieb, Logistik, Finanzbuchhaltung und Controlling jeweils eine eigene Softwarelösung nutzen. Das heißt weiter, dass es jeweils ein Softwaresystem für Dokumentenmanagement, Teamarbeit, Finanzbuchhaltung und Controlling gibt. Oft sind gewachsene Strukturen der Grund, warum z.B. noch Excel-Tabellen für das Datenmanagement genutzt werden.
Doch das ist kein Phänomen, das ausschließlich bei alteingesessenen Unternehmen vorkommt, sondern auch bei modernen Start-Ups: Zu Beginn fehlt meist die Zeit und das Budget, sich mit einem ERP-System auseinanderzusetzen. Das Management via Excel funktioniert in der ersten Phase meist noch, doch sobald das Unternehmen wächst und Prozesse komplexer werden, hemmen mangelhafte IT-Unterstützung und isolierte Insellösungen den weiteren Erfolg. So können die manuelle Datenpflege in verschiedenen Systemen zu einem wahren Zeitfresser werden. Fehler schleichen sich ein und der ganzheitliche Überblick über alle Abteilungen hinweg ist unmöglich.
Wie wirkt sich das auf den Erfolg meines Unternehmens aus?
In allen Fachabteilungen werden Daten und Informationen gesammelt, die eigentlich das ganze Unternehmen betreffen. Auch wenn die Kollegen überzeugt davon sind, Hand in Hand zu arbeiten, verhindern zu viele parallel genutzte Systeme doch eine effektive Zusammenarbeit. Dabei alle geschäftsbezogenen Zahlen zusammenzutragen ist aufwändig und führt zu
- mangelnder Transparenz
- Schnittstellenproblemen bei Updates
- Dubletten durch uneinheitliche Datenhaltung
- höherer Fehleranfälligkeit
- fehlenden und unzuverlässigen Daten
Die Macht der Gewohnheit
"Das haben wir immer so gemacht" ist ein Satz, der eine erfolgreiche Softwareumstellung gefährden kann. Da der Mensch ein Gewohnheitstier ist, tun sich viele Mitarbeiter schwer, gewohnte Prozesse und Programme einfach abzulegen. Da sind Überzeugungsarbeit, Einfühlungsvermögen und ein gutes Change-Management gleichermaßen gefragt.
Tipp: Holen Sie Ihre Mitarbeiter bei Ihren Unsicherheiten ab: Nehmen Sie ihnen diese und vermitteln Sie die Arbeitserleichterung, die die neue Software bringt. Bieten Sie eine umfassende Einarbeitung in das neue System an und kommunizieren Sie, dass Sie die Unsicherheiten und Hemmungen verstehen.
Darum sollten Sie auf isolierte Insellösungen verzichten
7 Warnzeichen dafür, dass Sie Ihre Insellösungen durch ein integriertes System ablösen sollten
Es gibt konkrete Ansätze, um das zu überprüfen. Nutzen Sie folgende Orientierungspunkte und überlegen Sie, welche Aussagen auf Sie zutreffen:
- Sie nutzen die Insellösungen nicht sporadisch, sondern sie gehören zum Tagesgeschäft
- Mehrere Kollegen arbeiten regelmäßig abteilungsübergreifend
- Abteilungen nutzen jeweils ein eigenes Softwaresystem von unterschiedlichen Herstellern
- Mehr als eine Abteilung arbeitet mit wichtigen Stammdaten und benötigt diese für alle Abwicklungen
- Wie viel Zeit verbringen Ihre Mitarbeiter durchschnittlich im Monat damit, Daten manuell zwischen isolierten Systemen weiterzugeben?
- Wie wirkt es sich auf die Prozesse aus (verzögerte Abläufe, schlechterer Kundensupport etc.)?
- Vergleichen Sie Ihre Abschätzung mit den Kosten und dem Aufwand für ein neues ERP-System
So kann ein integriertes ERP-System Abhilfe schaffen – Ein Fazit
Zu viele isolierte Insellösungen können Ihre geschäftlichen Abläufe massiv stören und beeinträchtigen. Auch wenn nur einer der oben stehenden Punkte auf Sie zutrifft, lohnt es sich also, über ein modernes ERP-System nachzudenken. Es bietet Ihnen eine integrierte Gesamtlösung und ermöglicht es, alle Daten synchron und für alle Mitarbeiter zugänglich zu machen und sorgt für transparentere und effizientere Geschäftsprozesse. Ob Start-Up, Mittelstand oder Großkonzern: Bleiben Sie langfristig wettbewerbsfähig durch ein schnelles, reaktionsfähiges und effizientes System. Denn je abteilungsübergreifender Ihr Unternehmen mit immer größer werdenden Datenmengen arbeitet, umso unübersichtlicher und intransparenter werden diese.
Prüfen Sie also Ihre Prozesse dahingehend, ob diese durch Insellösungen beeinträchtigt werden. Wenn ja, dann ist ein zukunftsfähiges ERP-System die Lösung für ein besseres Datenmanagement und effizientere Unternehmensprozesse.
