Ineffiziente Kommunikation – Wie E-Mails uns die Zeit rauben!
Des Deutschen liebstes Kommunikationsmittel ist weiterhin die E-Mail. Das spiegelt sich vor allem im Arbeitsalltag wieder, und jeder kennt die Situation: Der Arbeitstag beginnt, das E-Mail-Postfach ist voll und man steckt viel Zeit in die Verwaltung und Beantwortung der eingegangen Nachrichten. So wird das meist genutzte Kommunikationstool im Geschäftsalltag zu einem wahren Zeitfresser. Warum das so ist und welche Alternativen es zur E-Mail-Kommunikation am Arbeitsplatz gibt, verraten wir Ihnen in diesem Artikel.
E-Mail statt Messenger am Arbeitsplatz
Über 80 Prozent aller Mails, die im Laufe eines einzigen Arbeitstages ankommen, sind Spam. Unter diesen werden nicht dringende und manchmal auch nicht arbeitsbezogene Inhalte kommuniziert. Der Überblick geht dabei schnell verloren – und auch die wirklich wichtigen Mails. Studien zeigen dabei, dass der hohe E-Mail-Verkehr für viele nervenaufreibender ist als die Kommunikation über andere Messenger. Die verlorene Zeit durch unnötiges Sortieren, Organisieren und Strukturieren der Nachrichten wirkt sich dabei unproduktiv auf das Arbeitsverhalten aus und der Arbeitsrhythmus wird gestört.
Im Zeitalter der Arbeit 4.0 halten die Deutschen dennoch an der E-Mail fest: Während im privaten Raum Instant Messenger bereits das beliebteste Tool sind, sind diese im Arbeitsumfeld hingegen noch lange nicht auf dem Vormarsch – obwohl diese viel zu bieten haben und die Kommunikation und den Arbeitsalltag um ein vielfaches erleichtern können.
Effiziente Alternativen zur Email
Kollaborationstools schaffen Abhilfe. Viele dieser Tools sind in der Lage, Instant Messaging, Sharefunktionen für Dateien und Projektmanagement im Team abzubilden und lösen so die umständliche E-Mail in der unternehmensinternen Kommunikation ab. Doch ist oft nicht klar, was Kollaborationstools überhaupt sind und was für Möglichkeiten sie bieten:
Praktische und umfangreiche Funktionen
Unkomplizierte und schnelle Kommunikation
Informationen müssen nicht via E-Mail kommuniziert werden, sondern können schnell über Instant Messaging – wie in einem Chat – erfolgen: Somit entstehen keine vollen und unübersichtlichen Posteingänge und Informationen können schnell übermittelt werden. Zudem lassen sich Gruppen erstellen, sodass Teams und Fachabteilungen in eigenen, themenspezifischen Kanälen Informationen austauschen können.
Team-Projekte besser planen
Doch neben der reinen Kommunikation, können verschiedenen Tools auch für das Projektmanagement genutzt werden; so können Projekte etwa in Form von Mindmapping abgebildet werden. Da sich zudem Diskussionen über Projekte und To-Do-Listen an einem Ort befinden, ist es leichter für Teams, Ideen und Feedback in die Tat umzusetzen.
Nutzen Sie die Vorteile von Kommunikationstools
E-Mails sind zwar nach wie vor eine nützliche Art der Kommunikation – vor allem bei der externen mit Kunden, anderen Standorten etc. Doch gerade für die interne Unternehmenskommunikation bilden Kollaborationstools eine effizientere Lösung und unterstützen sogar die Projektabläufe. Die Vorteile auf einen Blick:
- Kollaborationstools sind Programme, in denen Teams und Fachabteilungen in eigenen Kanälen über teamspezifische Themen schnell miteinander kommunizieren können
- Projektmanagement to go: Gemeinsame Projekte können unkompliziert, jederzeit und von überall aus in der Cloud bearbeitet werden
- Solche Tools sind wie ein Chat aufgebaut; das E-Mail-Postfach wird nicht unnötig gefüllt
- Insgesamt ermöglichen Kollaborationstools eine schnellere, effizientere und transparentere Teamkommunikation und Prozesse innerhalb der Projekte
Die von Ihnen gewählte Lösung sollte somit auch in Ihre Messaging- und E-Mail-Anwendungen integriert werden, um die verschiedenen Kommunikationswege zu unterstützen, die Ihr Team bevorzugt.
Der Markt von Kollaborationstools ist dabei breit gefächert und die Auswahl ist groß. Achten Sie daher genau darauf, welche Funktionen zu Ihren Teams passen und welche Tools die jeweiligen Anforderungen erfüllen. Egal für welches Tool Sie sich entscheiden: Ihre Projekte werden leichter und schneller gemanagt, die Teams effizienter und die Mitarbeiter zufriedener und motivierter.