Die Vorstellung ist verlockend: Anstatt sich an ein neues Programm zu gewöhnen und ganz neue Prozesse einzuführen, lässt man sich einfach eine Individualsoftware programmieren, die voll und ganz an das eigene Unternehmen angepasst ist. Aber ist das wirklich sinnvoll und notwendig? Dieser Frage wollen wir in diesem Artikel nachgehen.
Faktor Effizienz
Wenn Sie eine Software entwickeln lassen, können Sie frei darüber entscheiden, wie Prozesse abgebildet werden sollen. Jeder Knopf sitzt letzten Endes genau an der Stelle, an der Sie ihn haben wollen. Damit gewinnen Sie absolute Freiheit und können auch die kniffelige Spezialfälle und Herausforderungen genau so lösen, wie es Ihnen vorschwebt. Alle benötigten Funktionen werden umgesetzt – auch diejenigen, an die Entwickler einer Standardsoftware niemals gedacht haben können, weil sie praktisch nur in Ihrer Firma benötigt werden, dort aber absolut unabdingbar sind.
Aus diesem Umstand erwächst nahezu zwangsläufig die größtmögliche Effizienz.
Oder?
Tatsächlich ist diese Gestaltungsfreiheit ein zweischneidiges Schwert, denn sie ermöglicht es, althergebrachte Prozesse weiterhin zu nutzen, anstatt sie kritisch zu hinterfragen. Doch gerade die Einführung einer neuen Software ist der ideale Zeitpunkt zu prüfen, ob die aktuellen Prozesse wirklich 'Best Practice' sind, oder ob es effizientere Wege gibt, bestimmte Dinge zu erledigen.
Im schlimmsten Fall übernehmen Sie unnötig komplexe Abläufe aus Ihrer bisherigen Lösung, nur weil Sie an diese Abläufe gewöhnt sind. Der teure Nachbau einer Lösung, die man eigentlich bereits als defizitär erkannt hat und deshalb ablösen will, ist jedoch sinnlos.
Wenn Sie sich hingegen für Standard-Software entscheiden, werden Sie Ihre Prozesse zwangsläufig auf den Prüfstand stellen und gegebenenfalls anpassen müssen. Und auch, wenn das zunächst lästig erscheint: Langfristig betrachtet ist es effizienter, als sich in bestehenden Unzulänglichkeiten einzurichten und sie durch teure Individualentwicklungen zusätzlich zu zementieren.
Faktor Zeit
Die Entwicklung von Individualsoftware ist wesentlich aufwendiger als die Inbetriebnahme einer Standardsoftware. Von der Aufnahme der Anforderungen über das Programmieren der Software bis hin zu den notwendigen Tests benötigt jeder einzelne Arbeitsschritt viel Zeit. So wird die Einführung einer neuen Software – auch unter Idealbedingungen ein langwieriger Prozess – schnell zur Mammutaufgabe, die mehrere Jahre in Anspruch nehmen kann.
Aus diesem Umstand können weitere Probleme erwachsen. Je länger sich die Inbetriebnahme der neuen Software verzögert, desto wahrscheinlicher wird es, dass sich die grundsätzlichen Anforderungen verändern, denn der Markt wartet nicht auf Sie und Ihre neue Lösung. Im schlimmsten Fall kann es also dazu kommen, dass Sie immer wieder nachbessern und das Projekt erweitern müssen! So wird die Anschaffung einer Individualsoftware schnell zur 'Unendlichen Geschichte' ohne Happy End.
Standardsoftware hingegen kann nicht nur schnell implementiert werden, sodass solche Herausforderungen sehr unwahrscheinlich sind: Sie wird von den Anbietern in der Regel auch planmäßig weiter entwickelt, sodass Sie auch nach der Implementierung in der Regel nicht auf solche Probleme laufen werden. Anbieter von Standardsoftware werden aus eigener Initiative reagieren und die Software weiter entwickeln, sodass Sie gegebenenfalls nur ein planmäßiges, vorbereitetes Update benötigen. Bei Individualsoftware hingegen werden Sie jede Änderungen beauftragen müssen und somit dem Markt immer wieder hinterher hinken.
Faktor Kosten
In engem Zusammenhang mit dem Zeit- steht der Kostenfaktor: Ein langwieriges Projekt wie die Entwicklung und Implementierung einer Individualsoftware kostet zwangsläufig mehr als die Anschaffung und Inbetriebnahme einer Standardsoftware – und je länger sich der Entwicklungsprozess zieht, desto mehr steigen die Kosten. Wenn Sie sich also für eine Individualsoftware entscheiden, sollten Sie die entsprechenden Geldmittel von vorneherein einplanen – oder noch einmal kritisch hinterfragen, ob Ihnen die Vorteile einer solchen Lösung das Geld wirklich wert sind!
Faktor Support
Anbieter von Standardsoftware bieten umfangreiche Support-Pakete an. Sie können die Benutzung ihrer Software problemlos schulen und zu jeder Zeit Unterstützung leisten. So lange der Anbieter auf dem Markt aktiv ist, können Sie als Kunde darauf bauen, dass er Hilfestellung leisten kann.
Bei Individualsoftware haben Sie diese Sicherheit nicht. Kaum ein Anbieter wird sich darauf einlassen, einen Support anzubieten, der mit dem Support-Angebot einer Standardsoftware vergleichbar ist. Das gilt besonders, wenn Sie ein kleines oder mittleres Unternehmen sind: In diesem Fall ist es für den Anbieter nicht wirtschaftlich, Support langfristig anzubieten. Sie müssen also entweder darauf verzichten – insbesondere bei sehr komplexen Lösungen wie z. B. ERP-Systemen eine schlechte Idee – oder aber noch tiefer in die Tasche greifen, als Sie es bei Individualsoftware ohnehin tun müssen.
Fazit
Auch wenn es aufgrund der Anpassung an die bekannten, eigenen Prozesse zunächst reizvoll erscheint: Mit der Entscheidung für eine Individualsoftware entscheiden Sie sich auch für eine ganze Reihe von Problemen, die eigentlich vermeidbar sind – von den höheren Kosten über die langwierige Umsetzung bis hin zu dem Umstand, dass Individualsoftware praktisch niemals zukunftssicher ist. Darum ist der Einsatz einer Individualsoftware in Summe nicht zu empfehlen!
