READY: Ein neues ERP-System erfolgreich einführen: So gelingt es!
Wenn ein neues ERP-System eingeführt wird, dann sind damit in der Regel hohe Erwartungen verbunden: Alles soll einfacher, effizienter und kostengünstiger werden. Tatsächlich kann eine moderne ERP-Lösung viele dieser Dinge einlösen.
Voraussetzung dafür ist jedoch, dass die Einführung der Software gelingt. Anderenfalls kann die Einführung eines neuen ERP-System hingegen nicht nur Frustration, sondern sogar wirtschaftliche Probleme verursachen. „Das ist schlimmer als Brexit, Trump und Handelskrieg“ – so ließ sich Liqui-Moly-Chef Ernst Prost 2019 in der Frankfurter Allgemeinen Zeitung zitieren.
Viele der typischen Probleme, die sich bei der Einführung eines neuen ERP-Systems ergeben können, lassen sich jedoch leicht umgehen. Wie das gelingt und wie Sie auch Ihr eigenes ERP-Projekt sicher zum Erfolg führen, lesen Sie in diesem Artikel.
Das richtige Timing ist alles!
Erfolg ist immer auch eine Sache des richtigen Timings. Wenn die Einführung Ihrs neuen ERP-Systems gelingen soll, dann lassen Sie sich Zeit – aber verpassen Sie auf keinen Fall den richtigen Zeitpunkt!
Die Einführung eines neuen ERP-Systems ist eine komplexe Aufgabe, die alle Abteilungen und Prozesse in Ihrem Unternehmen betrifft. Sie übers Knie zu brechen oder gar als ein Projekt von mehreren parallel anzugehen, ist also eine denkbar schlechte Idee. Planen Sie also von Anfang an genug Zeit für alle Phasen des Projekts ein und setzen Sie Meilensteine fest, die wirklich erreichbar sind. Nur mit einer seriösen Zeitplanung kann die ERP-Einführung gelingen!
Stimmen Sie sich zu diesem Zweck immer mit allen beteiligten Parteien ab. Sobald Sie sich für einen Anbieter entschieden haben, muss dieser zu jedem Zeitpunkt eingebunden sein. Aber auch intern müssen alle Schritte sorgfältig geplant werden. Die System-Umstellung mitten in der heißen Saison-Phase und während des höchsten Arbeitsaufkommens wäre ein gänzlich unprovozierter Fehler, der vermieden werden sollte. Allgemein gilt: Jede Phase, jede Deadline und jeder Termin sollte eindeutig und klar in die gesamte Belegschaft hinein kommuniziert werden.
Setzen Sie sich klare Ziele!
Niemand führt nur aus Jux ein neues ERP-System ein. Vielmehr erwarten sich alle Beteiligten irgendwelche Verbesserungen von der neuen Lösung. Aber diese Erwartungen können mannigfaltig sein und sich zum Teil widersprechen. „Die Arbeit soll erleichtert werden“ und „die IT-Kosten sollen sinken“ sind zwei gänzlich unterschiedliche Ziele.
Wenn Sie also ein neues ERP-System einführen, dann sollten Sie Ihre Ziele klar definieren, gewichten und schlussendlich schriftlich fixieren – denn nur so lässt sich prüfen, ob man sie erreicht hat oder nicht. Ein vages ‚Alles soll besser werden‘ ist keine belastbare Grundlage für die Auswahl eines neuen ERP-Systems. Wenn man kein konkretes Ziel hat, weiß man auch nie, ob man es erreicht hat!
Analysieren Sie den Ist-Zustand!
ERP-Systeme können sich stark voneinander unterscheiden: Im Branchenzuschnitt, im Funktionsumfang und in den allgemeinen Workflows. Dementsprechend passt nicht jede Lösung zu jedem Unternehmen. Eine Lösung aber, die von Anfang an nicht passt, wird auch niemals positive Effekte entfalten können.
Aus diesem Grund müssen Sie – noch bevor Sie sich überhaupt mit konkreten Produkten und Systemen beschäftigen – ihre eigenen, internen Prozesse in den Blick nehmen und prüfen, wie diese Prozesse organisiert sind – und wie sie sich verbessern lassen, denn der Status Quo ist nur selten das Best Practice. Oft genug werden bestimmte Aufgaben nur deswegen auf eine bestimmte Art und Weise erledigt, weil eine bessere Lösung bislang unmöglich war.
Besondere Aufmerksamkeit sollten Sie dabei all denen Prozessen widmen, an denen gleich mehrere Abteilungen mitwirken. Gerade hier bieten sich oft Möglichkeiten zur Verbesserung.
Mindestens ebenso wichtig wie die Prüfung der Prozesse ist die Prüfung der vorhandenen IT-Systeme, die im Unternehmen zum Einsatz kommen. Gerade in historisch gewachsenen IT-Landschaften sind oft eine Vielzahl von Insellösungen im Einsatz, die im Zuge der Einführung eines neuen ERP-Systems entweder abgelöst werden können oder aber – wenn ihre Funktionen unverzichtbar sind – zwingend in das neue System integriert werden müssen.
Sobald der Ist-Zustand aufgenommen und die Anforderungen formuliert sind. priorisieren Sie Ihre Wünsche und legen Kriterien für Ihre neue Software fest. So verringern Sie das Risiko, sich für ein System zu entscheiden, das nicht alle relevanten Abläufe unterstützt – oder umgekehrt eine überdimensionierte Lösung zu erwerben.
Gehen Sie systematisch vor!
Der Markt für ERP-Systeme ist groß und unübersichtlich. Verbunden mit der Tatsache, dass keine Branche so schnelllebig ist wie die IT, bedeutet das vor allem: Es ist sehr schwer, einen vollständigen Überblick über die Möglichkeiten zu haben.
Umso wichtiger ist eine systematische Recherche der Lösungen und Anbieter – und, noch zuvor, ein Recherche der aktuellen technischen Möglichkeiten. Oft können aktuelle ERP-Systeme mehr leisten als Sie denken; doch die Anbieter werden Sie natürlich nur über die Vorteile ihrer jeweils eigenen Lösung informieren.
Erstellen Sie Listen mit Merkmalen, Vorteilen und Unterschieden der verfügbaren Lösungen – und kürzen Sie diese Liste schließlich auf eine Shortlist mit maximal fünf Alternativen, mit denen Sie sich intensiver befassen wollen.
Sinnvolle Selektionskriterien sind dabei – neben den notwendigen und gewünschten Funktionen – Faktoren wie Flexibilität, Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit und selbstverständlich eine realistische Betrachtung von Kosten und ROI. Treffen Sie Ihre Entscheidung nicht allein auf Basis einer attraktiven Website oder der flotten Präsentation eines Anbieters. Testen Sie die Lösung ausführlich, am besten gemeinsam mit Key-Usern aus allen Fachbereichen.
Nehmen Sie Ihre Mitarbeiter mit!
Die Einführung eines neuen ERP-Systems ist kein reines IT-Projekt, sondern betrifft auch und vor allem Ihre Belegschaft. Immerhin sind es Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die später mit der neuen Lösung arbeiten sollen. Darum müssen Sie bei der Einführung unbedingt auch die Stimmung in der Belegschaft im Auge behalten und dafür sorgen, dass alle Beteiligten das neue System akzeptieren. Die beste und modernste Software kann ihr Potenzial nicht entfalten, wenn sich die Nutzer aktiv gegen sie wehren!
In der Praxis vieler ERP-Projekte hat es sich bewährt, die Belegschaft so früh wie möglich mit einzubeziehen – am besten bereits in der Phase, in der Sie die bestehenden Prozesse und Tools analysieren. Oft genug stimmen die festgelegten Prozesse nicht mit den tatsächlichen Workflows überein: Menschen benutzen selbst gestrickte Excel-Tabellen als Datenbanken, gebrauchen vorhandene Lösungen anders als vorgesehen oder setzen Hilfsprogramme ein, die niemals offiziell eingeführt wurden. Zudem gibt es häufig kurze Dienstwege, die zwar die Effizienz steigern, aber von den individuellen Beziehungen zwischen den Mitarbeitenden abhängen. Gerade dieser ‚Wildwuchs‘ muss erfasst und berücksichtigt werden, damit das neue ERP-System wirklich den Erfolg bringt, den Sie erwarten.
Darüber hinaus steigert das frühe Einbinden der Belegschaft zuverlässig die Zufriedenheit. Wenn Sie den Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeiter verändern – und die Einführung eines neuen ERP-Systems ist eine tiefgreifende Veränderung –, erwarten Ihre Mitarbeiter, dass sie Stellung dazu beziehen und Feedback geben dürfen. Wenn Sie ihnen die Möglichkeit dazu nicht einräumen, dann sabotieren Sie damit letzten Endes Ihre eigenen Anstrengungen.
Setzen Sie also unbedingt regelmäßig Status-Meetings an, erläutern Sie allen Abteilungen, was sich verändern wird und geben Sie den Abteilungen ein Mitspracherecht bei der Ausgestaltung des neuen Systems. Zudem sind Schulungen wichtig, um den Systemwechsel reibungslos zu gestalten und Startschwierigkeiten zu vermeiden.
Ebenso wichtig ist, konstruktiv mit den Stimmungen in der Belegschaft umzugehen. Wenn Sie bemerken, dass Ihre Mitarbeiter das neue ERP-System ablehnen: Forschen Sie unbedingt nach, was ihre Gründe dafür sind! Natürlich gibt es vereinzelte Sturköpfe, die Veränderungen prinzipiell ablehnen. Oft genug jedoch stehen hinter der Ablehnung nachvollziehbare Gründe, die sich abstellen lassen. Liegt der Grund für die Ablehnung zum Beispiel darin, dass die Mitarbeiter Probleme mit der Benutzung des neuen Systems haben, können Sie die Benutzerakzeptanz mithilfe von Schulungen positiv beeinflussen. Wenn hingegen Mitarbeiter aufgrund der ERP-Einführung fürchten, so den eigenen Job zu verlieren, da das System ihre Arbeit verrichten könnte, können Sie diesen Ängsten durch transparente Kommunikation entgegenwirkten.
Fazit
Die Einführung eines neues ERP-Systems ist kein Selbstläufer. Mit der richtigen Vorbereitung können Sie jedoch viele der ‘klassischen’ Probleme eines solchen Projekts umschiffen. Entscheidende Faktoren sind ein strukturierter Auswahlprozess und ein cleveres Change- und Projektmanagement, das auch den menschlichen Faktor immer im Blick behält. Wenn Sie diese Aspekte berücksichtigen, stehen die Chancen sehr gut, dass Sie die Einführung Ihres neuen ERP-Systems ein voller Erfolg wird!
