IT-Kosten senken im PVH

Die Kosten eines IT-Systems setzen sich aus vielen verschiedenen Kostenarten aus. Einige dieser Kosten – zum Beispiel für Software-Lizenzen oder für Hardware – sind sofort ersichtlich. Bei anderen Kostenarten ist das nicht der Fall, da sie nicht unmittelbar mit den IT-Systemen in Zusammenhang zu stehen scheinen. Dennoch müssen auch diese ‚versteckten‘ Kosten berücksichtigt werden. Wenn Sie also die vollständigen Kosten Ihres IT-Systems betrachten und bewerten, müssen Sie also sämtliche folgende Aspekte zwingend mit einbeziehen:

Software-Kosten

Egal, ob es sich um Standard- Branchen- oder Individuallösungen handelt: In Betrieben wird in aller Regel kommerzielle Software verwendet, für die Lizenzgebühren anfallen. Darüber hinaus verursacht Software jedoch auch Folgekosten, nämlich durch den begleitenden Support seitens des Herstellers oder durch typischerweise regelmäßig anfallende Updates.

Hardware-Kosten

Moderne Software benötigt moderne Hardware – nicht, weil sie per se ressourcenhungriger wäre; sondern weil moderne Systeme selbstverständlich auf und für moderne Hardware entwickelt wird. Um ein IT-System zu betreiben, müssen sie also regelmäßig in die entsprechende Hardware investieren. Dazu gehören sowohl zentrale Geräte wie zum Beispiel Server und Backup-Systeme, aber auch Endgeräte für Ihre Mitarbeiter wie zum Beispiels PCs, Notebooks und Peripheriegeräte wie Drucker oder Scanner.

Beratungskosten

Die Einführung eines neuen IT-Systems funktioniert nur zusammen mit den entsprechenden externen Fachleuten. Ganz gleich, ob Sie schon im Auswahlprozess auf die Unterstützung durch einen Dienstleister setzen oder mit den Beratern des jeweiligen Herstellers zusammenarbeiten, um die konkreten Prozesse in Ihrem Betrieb auch in Ihrem ERP-System abzubilden: Früher oder später werden Sie bei der Einführung eines neuen IT-Systems kostenpflichtige Dienstleistungen in Anspruch nehmen müssen, denn anderenfalls gefährden Sie das Gelingen des Projekts.

Betriebskosten

IT-Systeme müssen im Regelfall rund um die Uhr verfügbar sein. Damit verursachen sie auch signifikante Betriebskosten – zum Beispiel die Kosten für den Strom, der für ihren Betrieb vonnöten ist. Darüber hinaus können jedoch auch weitere Posten zu den Betriebskosten gezählten werden, zum Beispiel die regelmäßige Wartung der jeweiligen Anlagen und Geräte.

Sicherheitskosten

IT-Systeme sind nicht nur sehr komplex, sondern auch von herausragender Wichtigkeit: Schon ein kurzer Ausfall kann empfindliche negative Auswirkungen für Ihr Unternehmen haben. Denn in der Zeit, in der Ihre IT nicht verfügbar ist, können Ihre Mitarbeiter nur eingeschränkt oder sogar überhaupt nicht produktiv arbeiten. Darum ist der Schutz von Soft- und Hardware gegen alle Arten von Risiken unerlässlich: Gegen Cyberattacken, gegen Naturkatastrophen, gegen Brände oder gegen den Ausfall von kritischen Systemen. Alle diese Maßnahmen verursachen Kosten: Durch die Anschaffung und den Betrieb der entsprechenden notwendigen Infrastruktur, also zum Beispiel von Firewalls und Antiviren-Programmen, Kühlsystemen, Brandmeldern, Überwachungssensoren und Speichersystemen für Backups und einer Notstromversorgung.

Personalkosten

Auch wenn Sie typischerweise Support-Verträge abschließen, werden Sie nur selten alle IT-Themen komplett outsourcen können. Mindestens die standardmäßige Infrastruktur – als die Computer in Ihrem Unternehmen und ein eventuell vorhandenes Netzwerk – werden Sie in der Regel selbst betreuen. Dafür benötigen Sie entsprechend geschultes Personal. Die konkreten Kosten hängen dabei sehr vom Komplexitätsgrad Ihrer internen IT-Systeme ab und können gerade bei aufwendigen Softwarelandschaften sehr hoch sein.

Ausbildungskosten

IT-Systeme sind nur in seltenen Fällen selbsterklärend. Der Regelfall ist vielmehr, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der richtigen Verwendung einer Lösung geschult werden müssen – typischerweise durch Personal des jeweiligen Herstellers. Solche Schulungen sind nicht kostenlos, weswegen auch sie bei der Berechnung der Gesamtkosten eines IT-Systems berücksichtigt werden müssen. Ebenfalls zu den Ausbildungskosten können Sie Fachschulungen Ihrer IT-Verantwortlichen zählen. Gerade die IT ist so schnelllebig, dass Sie hier kaum um regelmäßige Weiterbildungen herumkommen werden.

Kommunikationskosten

Um IT-Systeme zu nutzen, benötigen Sie typischerweise eine erweiterte Infrastruktur: Ein internes Netzwerk, über das Ihre Mitarbeiter auf zentrale Dienste zugreifen können, aber auch einen Anschluss an das offene Netz. Auch die einrichtungs- und Betriebskosten (also zum Beispiel Ihr Telefon-Vertrag) können mindestens anteilig zu den IT-Kosten hinzugerechnet werden.

IT-Kosten senken mit einem Cloud-ERP-System

Aus der besonderen Art und Weise, wie Cloud-ERP-Systeme betrieben werden, ergeben sich eine Reihe von finanziellen Vorteilen für Unternehmen. Insbesondere beim SaaS-Modell können Sie viele Kostenarten nachhaltig senken:

Niedrigere Hardware-Kosten

Für ein Cloud-ERP-System brauchen Sie keine eigene IT-Infrastruktur – nur Endgeräte für Ihre Mitarbeiter und einen Internetzugang, um sich mit der Cloud-Software verbinden zu können. Alle weitere Hardware wird vom Anbieter der ERP-Lösung betrieben. Die Kosten für Server-Hardware und die Einrichtung eines Serverraums entfallen also ebenso wie die Anschaffungs- und Betriebskosten von etwaigen Backup-Lösungen.

Diese Ersparnis fällt besonders ins Gewicht, weil Rechenzentren niemals wirklich zukunftssicher sind. So müssten Sie schon bei der Planung eines neuen Rechenzentrums Leistungsreserven für spätere Erweiterungen einplanen. Darüber hinaus hat gerade IT-Hardware einen kurzen Lebenszyklus und muss oft ersetzt werden, da auch die Software immer höhere Anforderungen an die Technik stellt. Dabei ist die Kompatibilität zwischen Geräte-Generationen niemals sicher. In der Regel werden Sie jedes eigene Rechenzentrum in regelmäßigen Abständen komplett erneuern müssen. Bei Cloud-Betriebsmodellen hingegen müssen Sie nie wieder in Server-Hardware investieren.

Niedrigere Software-Kosten

Wenn Sie sich für ein System im Software-as-a-Service-Betriebsmodell entscheiden, entfallen die Initialkosten für Software-Lizenzen – das Abonnement des Cloud-ERP-Systems berechtigt Sie in der Regel zur direkten, vollständigen Nutzung des Systems.

Und auch die dauerhaften Kosten für die Software sind im Software-as-a-Service-Betriebsmodell niedriger, weil die Anbieter ihre Systeme fortlaufend weiterentwickeln und automatisch aktualisieren. Bei klassischen On-Premises-Systemen hingegen verkaufen Anbieter in der Regel Lizenzen, die nur für eine Version der Software gelten, und lassen sich spätere Updates teuer bezahlen. Damit gilt auch bei den Software-Kosten: Mit SaaS sparen Sie nicht nur einmal, sondern immer wieder.

Niedrigere Projektkosten

Im Vergleich zu On-Premises-Installationen können Cloud-Lösungen wesentlich zügiger implementiert werden. So sind nicht nur weniger personelle Ressourcen für die Einführungsphase gebunden; die neue ERP-Software trägt auch wesentlich schneller produktiv zum Unternehmenserfolg bei. Da SaaS-Lösungen auf Best-Practice-Standards setzen, sinken zudem die Kosten für komplexe Workflow-Modellierungen und Customizing. Die Einarbeitungsphase für die Mitarbeiter ist kürzer, der Schulungsaufwand geringer und die Anwenderakzeptanz oft höher.

Niedrigere Betriebskosten

Wenn Sie kein eigenes Rechenzentrum anschaffen müssen, müssen Sie es natürlich auch nicht betreiben. Damit fallen viele weitere Kostenfaktoren wie zum Beispiel der hohe Stromverbrauch, aber auch regelmäßige Datenschutz- oder TÜV-Zertifizerungen bei der Nutzung von Cloud-ERP-Systemen weg!

Niedrigere Sicherheitskosten

Updates und Backups, Firewall und Virenschutz, Absicherung gegen Brand und Stromausfall: Beim SaaS-Betriebsmodell kümmert sich der Anbieter um die gesamte technische Administration des Rechenzentrums, sodass Sie auch diese Kosten nicht tragen müssen. Zwar müssen die Endgeräte Ihrer User weiterhin geschützt werden – doch zum einen ist die Sicherung von Laptops und anderen Endgeräten signifikant einfacher, und zum anderen bieten diese Geräte ohnehin kein Einfallstor für Angriffe mehr, da Ihre wichtigen Daten allesamt in der gesicherten Cloud gespeichert sind:

Die einzelnen Geräte müssen zwar noch geschützt werden, aber das ist signifikant weniger Arbeit (und damit auch billiger) als die Sicherung eines Server-Systems. Zumal sie kein Einfallstor mehr für größere Angriffe auf das System darstellen, wenn alles in die Cloud verlagert ist. Damit führen IT-Systeme aus der Cloud also nicht nur zu niedrigeren Sicherheitskosten, sondern zugleich auch noch zu einem Zugewinn an Sicherheit.

Niedrigere Personalkosten

Da Sie bei IT-Systemen im SaaS-Betriebsmodell weder einen eigenen Server betreiben müssen noch die Wartung und Pflege der Software verantworten, benötigen Sie auch weniger entsprechend geschultes IT-Fachpersonal für diese Aufgaben.

Das bedeutet jedoch nicht, dass Unternehmen typischerweise ihre IT-Abteilung freistellen, wenn sie ein Cloud-ERP-System anschaffen. Auch für die Nutzung eines Cloud-ERP-Systems werden eigene Endgeräte benötigt, die gewartet werden müssen. Darüber hinaus werden auch Unternehmen, die auf die Cloud setzen, in aller Regel weiterhin ein lokales Netzwerk in Ihren Niederlassungen betreiben – mindestens, um alle Arbeitsplätze an das Internet anzuschließen.

Die Aufgaben der internen IT-Abteilung verschieben sich also – weg von ERP- und Hardware-spezifischen Themen, für die typischerweise teure IT-Fachkräfte benötigt werden, und hin zu allgemeinen – weniger komplexen – Fragestellungen der Systemadministration.

Niedrigere Ausbildungskosten

IT-Systeme im SaaS-Betriebsmodell sind in der Regel stark standardisiert, sodass die Schulung Ihrer Mitarbeiter schneller und damit auch günstiger erfolgen kann. Darüber hinaus lagern Sie – wie bereits erwähnt – Fachkompetenzen in Sachen Betrieb und Wartung an den Anbieter aus, sodass Sie auch Weiterbildungen für Ihre IT-Fachkräfte zumindest in den betroffenen Bereichen einsparen können.

Einfluss vom Betriebsmodell auf die Gesamtkosten

Wenn Sie ein neues ERP-System anschaffen wollen, müssen Sie im Zuge dessen auch immer die gesamte vorhandene IT-Infrastruktur auf den Prüfstand stellen: Reicht die vorhandene Hardware aus, um die neue Software zu betreiben? Ist genug Speicherplatz und Rechenpower vorhanden, oder muss nachgebessert werden? Nicht selten müssen bestehende Rechenzentren ausgebaut oder ganz neu aufgesetzt werden, da moderne IT-System auch für moderne Hardware entwickelt wird.

Über lange Jahre war dabei die Einrichtung eines lokalen Rechenzentrums praktisch alternativlos. Heute hingegen können Sie dank des Internets zwischen verschiedenen Betriebsmodellen wählen – nämlich zwischen On-Premises und der Cloud.

Die Wahl des Betriebsmodells hat dabei direkte und massive Auswirkungen auf die Gesamtkosten Ihrer IT. Daher sollen die grundsätzlich möglichen Betriebsmodelle hier einmal kurz erläutert werden, um ihr Auswirkungen auf die IT-Kosten zu verdeutlichen.

On Premises

On-Premises-Lösungen werden in einem lokalen Rechenzentrum betrieben. Sowohl die Hard- als auch die Software gehören dem Unternehmen, das das ERP-System benutzt. Das System wird inhouse von IT-Experten des jeweiligen Unternehmens verwaltet und gewartet. Allenfalls der Software-Support wird in einigen Fällen vom System-Anbieter im Rahmen eines langlaufenden Vertrags übernommen. Alle anderen Aspekte – Absicherung gegen Cyberkriminalität, Ausfälle und Datenverlust, Pflege und Wartung der Hardware etc. – obliegen dem jeweiligen Unternehmen.

Cloud-Lösungen

Bei cloudbasierten Lösungen hingegen wird die Software im externen Rechenzentrum eines Drittanbieters betrieben, auf das die Anwender in den Unternehmen über das Internet zugreifen.

Cloudbasierte Lösungen werden in verschiedenen Betriebsmodellen angeboten. Diese Modelle unterscheiden sich danach, bis zu welchem Grad der jeweilige Dienst vom Anbieter verwaltet wird und welche Aufgaben.) dem Nutzer obliegen. Von der Bereitstellung der reinen Hardware bis hin zu umfangreichen Komplettlösungen gibt es hier verschiedene Möglichkeiten. Am üblichsten sind die beiden folgenden Modelle:

Infrastructure-as-a-Service

Im Infrastructure-as-a-Service-Betriebsmodell (IaaS) stellt der Cloud-Anbieter lediglich die Hardware seiner Rechenzentren zur Verfügung – also die Speicherkapazitäten und die Rechenpower. Auf dieser Infrastruktur können Unternehmen dann ihr eigenes ERP-System installieren und betreiben. Damit sind sie auch selbst für die Software und ihren sicheren Betrieb verantwortlich. Dem Anbieter obliegt lediglich die Pflege und Wartung der Hardware.

Software-as-a-Service

Im Software-as-a-Service-Betriebsmodell (SaaS) stellt der Anbieter sowohl die Hardware seiner Rechenzentren als auch das ERP-System selbst, also die Software, zur Verfügung. Dieses ‚Komplettpaket‘ kann von Unternehmen gemietet werden, sodass deren Mitarbeiter über das Internet auf eine fertig eingerichtete Lösung zugreifen und sofort damit arbeiten können. Wartung, Pflege und Schutz von Hardware und Software obliegen dem Anbieter des ERP-Systems. Darüber hinaus wird die jeweilige Software oft automatisch geupdatet, ohne dass der Benutzer etwas dazu tun müsste.