Das sind die Regelungen der GoBD - und so unterstützt Sie faveo 365 bei der Umsetzung

Wenn Sie in Deutschland unternehmerisch tätig werden, müssen Sie zahlreiche gesetzliche Anforderungen erfüllen – nicht zuletzt die umfangreichen Vorgaben des Finanzamtes. Dabei geht es nicht nur um finanzielle Forderungen. Auch in Sachen Archivierung haben die Steuerbehörden bis ins Detail geregelt, was Sie im Falle einer Prüfung erwarten. Wie diese Vorgaben aussehen und was Sie als Unternehmer beachten müssen, erfahren Sie in diesem Blog-Artikel.GoBD-02

Die GoBD – Umfangreiche Anforderungen an die Archivierung

Die Anforderungen, die das Finanzamt in Sachen Archivierung aufgestellt hat, sind in den GoBD festgeschrieben – den ‚Grundätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.‘

Darin wird geregelt, welche Unterlagen in welchem Umfang und für welche Dauer archiviert werden müssen. Sie gelten nicht nur für Unternehmen, sondern auch für alle Freiberufler und Selbstständige. Mit anderen Worten: Sobald Sie gewerblich tätig werden, sind Sie dazu verpflichtet, die GoBD einzuhalten.

Die Verantwortung, dass dabei alles seine Richtigkeit hat, liegt ganz bei Ihnen: Das Finanzamt erwartet, im Falle einer Prüfung eine GoBD-konforme Buchführung vorzufinden. Wenn der Steuerprüfer Fehler oder grobe Unregelmäßigkeiten feststellt, dann kann es für Sie zu empfindlichen Strafen kommen. Auch darum sollten Sie unbedingt darauf achten, die Anforderungen der GoBD zu erfüllen.

Doch auch für Sie als Unternehmer ist es vorteilhaft, die GoBD einzuhalten – denn mit einem vollständigen Archiv behalten auch Sie selbst den Überblick über Ihr Unternehmen und können so die Entwicklung Ihres Geschäfts besser nachvollziehen.

Die GoBD einhalten – so gehen Sie vor

Die GoBD legen fest, dass sich aus den Aufzeichnungen eines Unternehmens ein richtiges, wahrheitsgemäßes und vollständiges Bild der Geschäftstätigkeiten ergeben soll. Zu diesem Zweck müssen Sie eine ganze Reihe von Dokumenten archivieren.

Erfassung von Belegen

Dazu gehören zunächst einmal alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen – ganz gemäß des Grundsatzes ‚Keine Buchung ohne Beleg‘. Dabei gelten zudem bestimmte „Mindestanforderungen“, welche Informationen Sie in diesen Belegen erfassen müssen. Pflicht sind:

  • eine eindeutige Belegnummer
  • Belegdatum
  • Betrag
  • Mengenausgaben
  • Informationen über Belegaussteller und -empfänger.

Diese Belege müssen Sie in einem vorgegebenen Zeitraum erfassen: unbare Transaktionen binnen zehn Tagen, Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich. Auf diese Weise sollen Manipulationen verhindert werden.

Erfassung von weiteren Dokumenten

Doch Sie müssen nicht nur sämtliche Belege archivieren. Vielmehr gelten die GoBD auch für viele weitere Dokumente: Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse Inventare sowie ganz pauschal alle Unterlagen, die für die Besteuerung wichtig sind, müssen ebenfalls archiviert werden. Dasselbe gilt für Ihre gesamte Geschäftskorrespondenz – also alle Briefe, E-Mails oder Fax, die in Zusammenhang mit der Geschäftsvorbereitung und -abwicklung sowie mit einem Abschluss oder einem Widerspruch stehen.

Technische Hilfsmittel sind erlaubt

Angesichts dieser Vorgaben scheint die Einhaltung der GoBD-Richtlinien zunächst äußerst aufwendig – zumal Sie alle Dokumente grundsätzlich im Original archivieren müssen. Das Archivieren einer einfachen Kopie ist ausdrücklich nicht erlaubt, weil so der Manipulation Tür und Tor geöffnet wäre. Das bedeutet: Eine Papierrechnung muss abgeheftet werden; elektronische Belege hingegen müssen auch elektronisch archiviert werden, da es sich bei einem Ausdruck um eine Kopie und nicht mehr um das Original handeln würde.

Allerdings ist der technische Fortschritt sogar dem Finanzamt nicht verborgen geblieben, weswegen die GoBD mittlerweile auch moderne technische Möglichkeiten zur Archivierung explizit zulassen. So ist die Speicherung von Belegen in einer Buchhaltungssoftware, in einer Warenwirtschaft oder in einem ERP-System – egal ob On-Premises oder in der Cloud – ausdrücklich erlaubt.

So gelingt die Archivierung ausgehender Belege

Wenn Sie also ein modernes ERP-System einsetzen, sind Sie hier bereits klar im Vorteil – denn die ausgehenden Belege sind bereits alle im System – und weil sie vom System selbst erstellt werden, handelt es sich dabei auch um die geforderten Originale. So können Sie einen beträchtlichen Teil des Archivierungsprozess deutlich vereinfachen.

So ist zum Beispiel faveo 365 zu hundert Prozent GoBD-konform. So (WDH)entsprechen alle Belege, die Sie mit faveo 365 erstellen, den GoBD-Normen und sind zudem revisionssicher. Zudem können Sie mit der App faveo Kasse Ihre Kasse direkt an Ihr ERP-System anbinden und erledigen auch hier die gesetzeskonforme Archivierung praktisch automatisch. Damit sind alle ausgehenden Belege im Handumdrehen GoBD-konform archiviert.

So gelingt die Archivierung eingehender Belege und weiterer Dokumente

Ebenso einfach gestaltet sich die Archivierung eingehender Rechnungen von Kreditoren – vorausgesetzt, Sie verfügen auch hier über die richtigen Hilfsmittel. Denn Papierbelege dürfen mithilfe von Scannern oder – zum Beispiel bei Auslandsaufenthalten – sogar durch einfaches Abfotografieren digitalisiert werden – zumindest dann, wenn:

  • die Belege auf diesen digitalen Versionen vollständig sichtbar sind,
  • sich die Digitalisate nicht vom Original unterscheiden und
  • sich die maschinell ausgewertet werden können.

Dabei ist auch die Überführung in ein rein digitales Format möglich, zum Beispiel mithilfe einer OCR-Erkennung.

Mit faveo Scan bieten auch wir eine Lösung an, mit der Sie eingehende Belege digitalisieren und in Ihr ERP-System übernehmen können – und mit dem faveo Cloud Archive und dem faveo Cloud ECM können Sie nicht nur diese Belege, sondern alle Arten von Dokumenten langzeit- und revisionssicher, gesetzeskonform und unabhängig vom ursprünglichen Erzeugersystem digital erfassen.

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Weitere Grundsätze der GoBD

Um die GoBD voll zu erfüllen, müssen Sie zudem einige weitere Anforderungen erfüllen: 

Aufbewahrung bis zu zehn Jahre

Je nach Art der Dokumente gelten verschiedene Aufbewahrungsfristen: Handelsbriefe, Ausfuhrgenehmigen oder Kalkulationsunterlagen müssen Sie sechs Jahre lang aufbewahren; für Bilanzen, Verträge und Rechnungen hingegen gilt eine noch längere Frist von zehn Jahren.

Unveränderbarkeit

Bei der Archivierung müssen Sie zudem sicherstellen, dass die archivierten Dokumente nicht mehr verändert werden können. So wäre das Speichern von geschäftlichen E-Mails in einem einfachen Ordner nicht zulässig, weil der Inhalt dieser Mails jederzeit manipuliert werden könnte. Das regelmäßige Brennen auf (nicht-wiederbeschreibbaren) CDs oder - noch einfacher - in einer vom Finanzamt abgenommenen Lösung - ist hingegen in Ordnung

Nachvollziehbarkeit ist Pflicht

Darüber hinaus muss genau nachvollziehbar sein, wie Sie die Dokumente archiviert haben. Wenn Sie Ihre Unterlagen also elektronisch speichern, müssen Sie eine Verfahrensdokumentation führen und eindeutig beschreiben, nach welchen Kriterien und mit welchen technischen Hilfsmitteln die Archivierung erfolgt. In dieser Dokumentation müssen Sie auch alle Änderungen an den Verfahren nachvollziehbar anpassen.

Wenn Sie also zum Beispiel Belege bislang auf Papier archiviert haben und jetzt zur elektronischen Speicherung wechseln, müssen Sie diesen Wechsel in der Verfahrensdokumentation so angeben, dass sowohl das frühere wie auch das aktuelle Verfahren angegeben wird. Es reicht also nicht nur, den aktuellen Ist-Zustand zu dokumentieren!

GoBD-konform mit faveo 365

Alles in allem stellt die GoBD als hohe Anforderungen an Unternehmer. Um diese Anforderungen zu erfüllen, ist jedoch nicht zwingend ein hoher Aufwand nötig. Mit der richtigen Software lassen sich viele der notwendigen Arbeitsschritte vereinfachen oder automatisieren. Unsere Cloud-ERP-Lösung faveo 365 und unsere Apps unterstützen Sie dabei, sodass auch die GoBD-Konformität kein Problem darstellt.

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