Gesprächsführung für Vorgesetzte – Wer fragt, der führt.
Während bei manchen Gesprächsformen (z. B. bei einem Kritikgespräch) ein großer Redeanteil der Führungskraft sinnvoll sein kann, sollten Sie in Gesprächen, an deren Ende eine Zielvereinbarung steht, etwa 70 Prozent der Redezeit dem Mitarbeiter überlassen. Dies erreichen Sie zum Beispiel durch Fragetechniken. Beteiligt der Mitarbeiter sich aktiv am Gespräch, fördert das sein Verantwortungsbewusstsein, unterstützt seine Selbstreflexion und animiert ihn zur Lösungsfindung.
Damit das Gespräch trotz des großen Redeanteils Ihres Gegenübers einem roten Faden folgen kann, leiten Sie das Gespräch durch Ihre Fragen vom Allgemeinen zum Speziellen.
Möglicher Gesprächsverlauf:
Begrüßung, Smalltalk, Sachverhalt/Problem klären, Fakten/Informationen sammeln, Lösung finden, Ziel vereinbaren
Offene Fragen (auch W-Fragen genannt) sind hilfreich, um Informationen zu sammeln. Sie beginnen häufig mit »Wer, was, wie, warum« usw. und lassen viel Raum zur Beantwortung. Beispiele: »Wie ist das Projekt verlaufen?«, »Was können wir zukünftig besser machen?«
Geschlossene Fragen lassen sich hingegen meist nur mit »Ja« oder »Nein« beantworten. (»Haben Sie persönlich mit dem Kunden gesprochen?«). Sie dienen dazu, eindeutige und konkrete Antworten zu erhalten.
Verzichten Sie auf beeinflussende Fragen (Suggestivfragen). Denn der Gesprächspartner wertet diese häufig als Manipulationsversuch oder empfindet sie zumindest als negativ. »Sie sind doch auch der Meinung, dass Frau Schmidt nicht fähig ist, oder?«
Mitarbeiter durch Fragen aktiv einbinden
Um vom Allgemeinen zum Speziellen zu gelangen, fragen Sie gezielt nach Fakten und nutzen Sie Fragen zur Konkretisierung. (»An welcher Stelle hat die Zusammenarbeit mit der Firma Henkel nicht funktioniert?«) Ist der Sachverhalt geklärt und haben Sie ausreichend Informationen gesammelt, können Sie nach Lösungen suchen — oder besser gesagt: Ihren Mitarbeiter durch gezieltes Fragen konkrete Lösungsvorschläge finden lassen. Zum Beispiel: »Welche Ideen haben Sie, um die Zusammenarbeit zukünftig zu verbessern?«
Wenn Sie Fragen einsetzen, werden Ihre Entscheidungen eher akzeptiert und Sie fördern das Mitdenken des Mitarbeiters. Auch wenn Sie bereits eine andere Lösung gefunden haben, sollten Sie zunächst Ihren Mitarbeiter zu Wort kommen lassen. Denn zum einen ist es möglich, dass er einen besseren Lösungsansatz liefert. Zum anderen geben Sie ihm das Gefühl, seine Kompetenz und seine Ideen wertzuschätzen.
Zur abschließenden Zielvereinbarung müssen Sie nur noch den erarbeiteten Lösungsvorschlag aufgreifen und mit möglichst genauen und messbaren Vereinbarungen konkretisieren.
