Wenn Sie ein neues ERP-System auswählen, müssen Sie dabei viele Aspekte berücksichtigen – nicht zuletzt auch die Waren, mit denen Sie handeln. Denn viele Güter weisen bestimmte Besonderheiten auf, die auch in den jeweiligen Stammdaten abgebildet werden müssen; zum Beispiel Chargen- oder Seriennummern, aber auch andere rechtlich notwendige Deklarationen oder Sonderregeln bei der Berechnung von Preisen.
Welche besonderen Warengruppen es gibt und was ihr neues ERP-System können muss, wenn Sie mit diesen Produkten handeln, lesen Sie in diesem Artikel.
Chargen- und Seriennummern im ERP-System verwalten
Chargennummern dienen der zweifelsfreien Identifizierung von Artikeln, die zum Beispiel am selben Tag oder im selben Fertigungsauftrag produziert wurden, sodass diese Artikel nachverfolgt werden können. Sie werden den jeweiligen Produkten bereits bei der Produktion zugewiesen und müssen ab da an alle weiteren Zwischenhändler weitergegeben werden.
Dabei reicht es nicht aus, wenn die Produkte selbst entsprechend gekennzeichnet sind. Die Chargennummern müssen auch in allen Unterlagen dokumentiert werden, damit sie wie vorgesehen genutzt werden können. Anderenfalls müsste zum Beispiel im Falle einer Rückholaktion ein Mitarbeiter ins Lager gehen und den kompletten Bestand daraufhin prüfen, ob Exemplare einer bestimmten Charge vorhanden sind, und bereits verkaufte Artikel könnten gar nicht mehr identifiziert werden.
Seriennummern verschärfen dieses Problem noch einmal, da hier für jedes einzelne Stück eine eigene Nummer erfasst wird – und oft auch erfasst werden muss, weil für bestimmte Projekte nach § 6 Abs. (1) Nr. 3 im deutschen Gesetz über die Bereitstellung von Produkten auf dem Markt eine Kennzeichnungspflicht besteht.
In modernen ERP-Systemen können Sie Serien- und Chargennummern sowohl manuell als auch automatisch zuweisen und somit verwalten. So können Sie nicht nur etwaigen gesetzlichen Bestimmungen genüge tun, sondern auch ihre Prozesse entscheidend verbessern, indem Sie zum Beispiel dafür sorgen, dass Artikel mit älteren Chargennummern automatisch zuerst verkauft werden. Auch eine chargenreine Lagerhaltung von Artikeln wird dadurch problemlos möglich.
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Gefahrgüterverwaltung mit ERP-Systemen
Gefahrgüter sind Waren, von denen beim Transport eine Gefahr für Menschen, Umwelt oder Infrastruktur ausgehen. Dabei handelt es sich nicht zwangsläufig nur um hochgefährliche Chemikalien und Materialien wie Sprengstoff oder Atommüll. Auch viele Alltagswaren wie Deospray, Batterien, Farben und Lacke zählen zu den Gefahrgütern, weil sie leicht entflammbar oder giftig sind.
Der Transport – und in bestimmten Fällen auch die Lagerung – solcher Gefahrgüter wird von nationalen und internationalen Vorschriften geregelt. Allein in Europa gelten jeweils eigene Regeln für den Straßen-, den Eisenbahn-, den Luft- und den Seeschiffsverkehr sowie für die Beförderung auf Binnenwasserstraßen. Diese Bestimmungen sind nicht nur sehr komplex, sie werden auch regelmäßig überarbeitet und an neue Gegebenheiten angepasst.
Unternehmen sind in der Regel dazu verpflichtet, diese gesetzlichen Verpflichtungen nicht nur einzuhalten, sondern dies auch in den richtigen Formaten zu dokumentieren - zumindest dann, wenn eine bestimmte Mindestmenge überschritten wird.
Um diese Bestimmungen einzuhalten und auch den Handel mit Gefahrgütern so effizient wie möglich zu gestalten, können Händler in modernen ERP-Systemen jedem Artikel die Klassifizierung als Gefahrgut (zusammen mit der genauen Gefahrgutklasse) zuweisen und diese Information automatisch an ihre Versanddienstleister weitergeben. So lässt sich die Dokumentation weitgehend automatisieren, und der Transport muss nicht bei jedem Auftrag aufs neue abgesprochen werden – dem Logistiker liegen alle relevanten Daten sofort und automatisch vor.
Rohstoffhandel leicht gemacht mit ERP-Systemen
Ein ganz anders gelagertes Problem ergibt sich beim Handel mit Rohstoffen. Bei diesen kann es sich zwar auch um Gefahrgüter handeln; doch selbst völlig ungefährliche Stoffe wie zum Beispiel Kupfer stellen Händler regelmäßig vor Probleme, da sie an der Börse gehandelt werden und ihr Preis somit Schwankungen unterliegt. Diese Schwankungen müssen im ERP-System abgebildet werden, und das auf eine möglichst einfache Art und Weise. Anderenfalls müssen Sie bei jeder Anfrage und jeder Transaktion aufs neue den Taschenrechner zücken, um im schlimmsten Fall verkaufen Sie Ihre Ware über oder sogar unter Wert.
Eine Möglichkeit, mit diesem Problem umzugehen, ist es, für solche Artikel mehrere Notierungspreise im ERP-System einpflegen. Wenn ein Kunde dann eine Anfrage stellt, können Sie ihm schnell den richtigen Preis mitteilen: Sie prüfen einfach die aktuell gültige Notierungsgruppe und geben dann einen der eingespeicherten Notierungspreise an. Das aufwendige Rechnen mit Zuschlägen entfällt. So sparen Sie Zeit, und Ihr Kunde kann schnell und sicher planen.
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Fazit
Insbesondere im Fachhandel gibt es Produktklassen, bei deren Lagerung und Versand Händler zahlreiche Gesetze, Bestimmungen oder Besonderheiten beachten müssen. Alle diese Besonderheiten müssen im ERP-System abgebildet werden können; anderenfalls entsteht ein hoher Mehraufwand, und die Vorteile, die der Einsatz eines ERP-Systems eigentlich bringen, können nicht im vollen Maße ausgenutzt werden.
Ein solcher Kompromiss ist besonders unnötig, da Sie in einem modernen ERP-System alle Besonderheiten genau abbilden und alle wichtigen Informationen dazu nachhalten können, sodass auch der Handel mit besonderen Warengruppen wie zum Beispiel Gefahr- oder Rohstoffen deutlich vereinfacht wird. Gehen Sie also keine Kompromisse ein und nutzen Sie ein ERP-System, das zu Ihnen und zu Ihrem Sortiment passt!
