Die Erstellung von Rechnungen stellt eine zeitraubende und aufwendige Angelegenheit dar, die jedoch pünktlich und korrekt erledigt werden muss, kosten verspätet oder fehlerhaft ausgestellte Fakturen das Unternehmen doch viel Geld.
Dieser Artikel befasst sich mit dem Thema Fakturierung und zeigt auf, inwieweit Aktivitäten im Bereich der Rechnungserstellung durch den Einsatz geeigneter Software automatisiert und damit schneller und weniger fehleranfällig abgewickelt werden können.
Was bedeutet der Begriff Fakturierung?
Der Term wird von dem lateinischen Wort „factura“ (= Rechnung) abgeleitet, entstammt dem Rechnungswesen und bezeichnet ein Prozedere, bei dem über eine durchgeführte oder vorgesehene Lieferung oder Leistung eine Rechnung erstellt und dem Kunden übermittelt wird. Rechtlich gesehen handelt es sich dabei um eine Urkunde, mittels derer der Empfänger der Lieferung oder Leistung aufgefordert wird, für diese einen bestimmten, meist vorher vereinbarten, Geldbetrag zu bezahlen.
Mit der Rechnungslegung geht stets eine gleichlautende Buchung des Geschäftsfalles auf die entsprechenden Geschäftskonten (Forderungskonto, Kasse bzw. Bank und Umsatzerlöse, Umsatzsteuer) einher. Beide Vorgänge – Rechnungserstellung und Verbuchung – gehören wie das Erstellen von Gutschriften und die Abwicklung von Rabattsystemen zum Bereich der Fakturierung und sind Teil des Forderungsmanagements.
Welche Arten von Fakturen gibt es?
Im geschäftlichen Verkehr sind folgende Arten der Rechnungserstellung üblich:
Anzahlungsrechnungen
Bei umfangreichen Aufträgen, insbesondere dann, wenn der Verkäufer etwa durch Materialeinkäufe in Vorleistung treten muss, ist die Vereinbarung eines Anzahlungsbetrages üblich. Nach Auftragsabschluss wird eine Schlussrechnung erstellt, wobei die vom Kunden geleistete Anzahlung vom Gesamtrechnungsbetrag in Abzug gebracht wird.
Teilrechnungen
Erfolgen Teillieferungen an den Kunden, wird meist je Lieferung eine Teilrechnung erstellt. Moderne Verwaltungs- bzw. Fakturierungssysteme – etwa ein ERP-System (ERP = Enterprise Ressource Planning) oder Warenwirtschaftssystem– generieren in diesem Fall Fakturen, die lediglich die jeweils gelieferte Teilmenge in Rechnung stellen. Dieser Vorgang wird solange wiederholt, bis der Auftrag zur Gänze fakturiert ist.
Wiederkehrende Rechnungen
Diese Rechnungsart dient zur Abrechnung von Laufzeitverträgen mit regelmäßig wiederkehrendem Rechnungsintervall (täglich, wöchentlich, monatlich, quartalsweise oder jährlich), wie dies etwa bei Wartungsverträgen oder Abonnements der Fall ist. Mit einer entsprechenden Softwarelösung ist eine automatisierte Erstellung von periodischen Rechnungen problemlos möglich.
Pro-forma-Rechnungen und Quittungen
Pro-forma-Fakturen nehmen im Forderungsmanagement eine Sonderposition ein, denn sie repräsentieren eine Rechnungsaufstellung ohne explizite Zahlungsaufforderung. Derartige Belege werden in der Regel aus steuerlichen Gründen ausgestellt, um den Wert einer Warensendung zu dokumentieren. Beispiele hierfür sind kostenfreie Warensendungen – etwa im Rahmen eines Gewährleistungsanspruches oder als Muster – sowie Geld- oder Warenspenden. Dem gegenüber besitzen Quittungen keinen Rechnungscharakter, sie stellen allerdings wichtige Nachweise für die Buchhaltung dar, denn sie dienen dazu, den Erhalt einer Zahlung nach § 368 BGB zu bestätigen.
Abschlagsrechnungen
Dieser Rechnungstyp stellt eine stufenweise Zahlungsart dar, wobei die einzelnen Zahlungen in der Regel an bestimmte Voraussetzungen (z.B. definierter Projekt- oder Auftragsfortschritt) gekoppelt sind und meist ein konkretes Fälligkeitsdatum aufweisen. Die letzte Rate stellt die Schlusszahlung dar, die üblicherweise mit der Abnahme des gesamten Auftrages durch den Auftraggeber einhergeht.
Retouren und Gutschriften
Getätigte Aufträge werden vom Kunden mitunter storniert, die gelieferte Ware wird daraufhin retourniert und wieder dem Lagerbestand zugeschlagen. Vom Lieferanten wird in diesem Fall meist eine Gutschrift erstellt, die als offener Posten gilt, der mittels Zahlungsausgang abgearbeitet wird.
Unterschied zwischen Vorfakturierung und Nachfakturierung
Je nach Zeitpunkt der Rechnungslegung kann zwischen Vor- und Nachfakturierung unterschieden werden. Bei der Vorfakturierung wird die Rechnung bereits vor der Lieferung (Kommissionierung) oder Leistungserbringung ausgestellt (z.B. bei Vorkasse), während bei der Nachfakturierung die Rechnung erst mit der Ware oder nach erfolgter Lieferung versendet wird.
Welche Informationen hat eine Faktura zu enthalten?
Gemäß § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG hat eine Rechnung stets folgende Informationen zu enthalten:
– vollständige Daten (Name und Anschrift) von Leistungserbringer und Leistungsempfänger
– Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
– Rechnungsdatum
– Rechnungsnummer
– genaue Spezifizierung des Liefer- oder Leistungsumfanges (Menge, Art etc.)
– Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
– vereinbartes Entgelt (Rechnungsbetrag brutto)
– Umsatzsteuer
– ggf. Hinweis auf eine Aufbewahrungspflicht des Kunden nach § 14b Abs. 1
– falls Rechnung durch Leistungsempfänger ausgestellt wird: Vermerk „Gutschrift“
Wie kann eine Buchhaltungs- bzw. ERP-Software Fakturierungsprozesse wirksam unterstützen?
Eine intuitiv bedienbare Fakturierungs- bzw. Buchführungssoftware automatisiert und vereinfacht das aufwendige Verfassen von Rechnungen und Zahlungsaufforderungen sowie das Verbuchen der entsprechenden Geschäftsfälle. In Sekundenschnelle durchgeführt, sorgen derart automatisierte kaufmännische Vorgänge für Effizienz im Forderungsmanagement, da der Zeitaufwand massiv verringert sowie die Fehlerwahrscheinlichkeit minimiert wird.
Derart spezialisierte Programme gewährleisten die Einhaltung der zahlreichen rechtlichen Bestimmungen, durch frei konfigurierbare Rechnungsparameter sowie Überleitungsmöglichkeiten ins Mahnwesen (Offene-Posten-Liste) wird eine weitere Optimierung des Arbeitsablaufes erreicht. Übersichtliche Monitoring-Funktionen informieren in Echtzeit über den aktuellen Status von geschäftlichen Vorgängen.
Bei all dem verfügt der Anwender eines ERP- bzw. Buchhaltungssystems über zahlreiche frei wählbare Optionen. So besteht neben dem weitgehend automatisierten Standard-Fakturierungsfall die Möglichkeit, für partiell erfolgte Lieferungen Teilrechnungen zu generieren, wobei das System in übersichtlicher Weise Auskunft über Anzahl und Status bereits erstellter Einzelrechnungen gibt. Des weiteren können Barfakturen sowie Rechnungen mit Zahlungsziel (z.B. Kreditrechnungen) erstellt oder die Zahlungsart Vorkasse gewählt werden.
Bei Geschäftsfällen mit hoher Komplexität ist eine stufenweise Rechnungserstellung möglich. Selbstverständlich zählen auch die Verbuchung von Anzahlungen, Schluss- oder Abschlagszahlungen sowie die automatisierte Erstellung periodisch wiederkehrender Rechnungen zum Portfolio einer leistungsstarken Fakturierungs- bzw. Buchhaltungssoftware.
Als Cloud-Lösung implementiert, ist der jederzeitige Zugriff auf Fakturierungsdaten unabhängig vom jeweiligen Standort möglich.
Lesetipp: Welche Buchhaltungssoftware ist für mein Unternehmen geeignet? Welche Funktionen sollte das System für eine reibungslose Finanzbuchhaltung mitbringen? Hier geht’s zum Leitfaden zur Auswahl von Buchhaltungssoftware.
Fazit
Das Erstellen von Rechnungen stellt eine zeit- und arbeitsintensive Tätigkeit dar, die jedoch einer zeitgerechten und fehlerfreien Erledigung bedarf, da Irrtümer oder Verzögerungen in diesem Bereich enormen finanziellen Schaden verursachen können. Eine professionelle Buchführungs- oder ERP-Software automatisiert Rechnungslegungs- und Verbuchungsagenden und sorgt auf diese Weise für Effizienz, Termintreue und hohe Fehlerfreiheit im Rechnungswesen. Als Cloud-Variante (Software-as-a-Service) eingesetzt, kann auf Rechnungsdaten auch von unterwegs – etwa durch Außendienstmitarbeiter – zugegriffen werden.
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