ERP vs. Excel: Darum sollten Sie vom Management via Excel absehen!

Excel wird häufig schmunzelnd als das „größte ERP-System der Welt“ bezeichnet. Kein Wunder, denn viele kleine und mittelständische Unternehmen nutzen Excel als Universalwerkzeug für die Organisation aller Unternehmensbereiche.

Wie effizient und sicher ist der Einsatz von Excel jedoch wirklich?

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Excel ist aus unserem Büroalltag nicht mehr wegzudenken. Die Vorteile liegen auf der Hand: Jeder kennt das Programm bereits und günstig ist es auch noch. Es ist kein Geheimnis, dass vor allem Start-Ups und mittlere Unternehmen gerade in der Gründungsphase auf die flexible Tabellenkalkulation zurückgreifen. Mit zunehmendem Unternehmenserfolg, wächst jedoch auch die Komplexität der Prozesse, die mit Excel abgebildet werden sollen.

Hier stößt das Management via Excel schnell an seine Grenzen und wird zum Stolperstein – mit negativen Folgen für den langfristigen Erfolg Ihres Business.

Höhere Fehlerquoten, unzuverlässige Daten & mangelnde Transparenz

Kennen Sie das? Für einen Auftrag benötigen Sie so schnell wie möglich die Daten verschiedener Abteilungen. Jedoch wird die Beschaffung der Datensätze zu einem echten Zeitfresser. Die angeforderten Informationen von Buchhaltung, Vertrieb und Kundenservice sind in einzelnen Tabellen hinterlegt. Haben Sie diese erstmal ausfindig gemacht, müssen Ihnen diese dank eingeschränkter Zugriffsrechte noch zugänglich gemacht werden. Auch müssen Sie auf die fehlerfreie Arbeit Ihrer Mitarbeiter vertrauen.

Eine dezentrale und unstrukturierte Organisation von Daten kosten nicht nur Zeit und Nerven, sondern schadet der Effizienz Ihres Unternehmens im Ganzen.

Mit vielen Tabellenkalkulationsprogrammen wie Excel können heterogene Daten nur schwer nachvollziehbar zusammengeführt werden. Auch bei der Historisierung scheitert Excel. Durch Änderungsverfolgung ist es zwar möglich die letzte Modifikation zu identifizieren, jedoch gibt es über den gesamten Änderungsverlauf hinweg keine Historisierung. Dadurch fehlt Ihrer Datenbank die Revisionssicherheit. Schleichen sich Fehler ein, kann deren erstes Auftreten im Nachhinein nicht mehr nachvollzogen werden.

Werden auf Grundlage fehlerhafter Daten wichtige Entscheidungen getroffen, können diese am Ende bares Geld kosten.

Warum ERP statt Excel?

Mit einem ERP-System verabschieden Sie sich von lästigen manuellen Datenimporten.

Prozesse wie das Aufsetzen von Rechnungen hat Sie vorher wertvolle Zeit gekostet. Manuell müssen Sie jede Rechnung neu aufsetzen, die letzte Rechnungsnummer nachschlagen oder in den Tiefen des Desktops nach dieser suchen. Ein ERP-System übernimmt die neue Rechnungsnummer einfach automatisch und fehlerfrei.

Daneben bietet ein ERP-System viele Verknüpfungen und Schnittstellen. Somit wird die Unternehmensorganisation durch vielzählige Tools und Funktionen flexibel unterstützt. Durch die zentrale Speicherung aller Daten und Vorgänge bietet das Raum für deutlich genauere und sicherere Prognosen, Analysen und Prüfungen von Daten. So können Geschäftsentscheidungen auf einer fundierten datengestützten Grundlage getroffen werden.

Vorteile von ERP-Systemen

Ein ERP-System liefert einen ganzheitlichen Überblick, bietet Transparenz und steigert die Effizienz Ihres Unternehmens:

  1. Daten aus allen Abteilungen werden zentral gespeichert und werden übersichtlich auf einem personalisiertem Dashboard angezeigt.
  2. Mit wenigen Klicks lassen sich Daten speichern und direkt auswerten.
  3. Arbeitsprozesse werden automatisiert durchgeführt.
  4. Schnittstellen ermöglichen die Anbindung externer Systeme oder die Nutzung von Power BI.

Welches ERP passt zu meinem Unternehmen?

Ist es auch für Ihr Unternehmen an der Zeit, umständliche Excel-Listen hinter sich zu lassen? Entscheiden Sie sich für den Einsatz einer intelligenten ERP-Lösung, sollten Sie bei der Auswahl auf folgende Dinge achten:

Als erstes stellt sich die Frage, welche Art von Lösung Sie benötigen – Cloud oder On-Premise? Um mehr zu erfahren, wie sich Kosten bei einem ERP-System zusammensetzen und was zu beachten ist, erfahren Sie hier.

Falls Sie bereits den Umstieg zum ERP-System gewagt haben, dann ziehen Sie unbedingt diese 5 Tipps in Betracht, damit Ihr Einstieg ein Gewinn für Ihr Unternehmen ist.

Begrenztes Startkapital? Staatliche Förderprogramme können Ihrem Unternehmen beim Wachsen helfen.

Sind Sie nun für einen Tapetenwechsel bereit, dann finden Sie hier eine Systemauswahl von verschiedenen ERP-Systemen im Bereich E-Commerce.

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Goodbye Excel! Hallo ERP!

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