Digitalisierung - Das sind die 5 wichtigsten Schritte

Die Digitalisierung ist eine der zentralen Herausforderungen für die Wirtschaft. In den Grundzügen erinnert sie dabei stark an die Herausforderungen der industriellen Revolution.

digitalisierung 5 wichtige Schritte

Denn genau so, wie die Automatisierung der Industrie durch große Maschinen sich damals als produktiver und effizienter erwiesen hat als die Fertigung per Hand, bietet die Digitalisierung gerade Unternehmen Möglichkeiten, neue Absatzmärkte zu erobern und die Prozesse im eigenen Unternehmen kosteneffektiv zu optimieren.

Wodurch zeichnet sich die Digitalisierung aus? Welche Schritte müssen Unternehmen ganz konkret unternehmen, damit sie nicht zum bloßen Schlagwort wird? Wir haben die wichtigsten Informationen rund um das Thema ‚Digitalisierung‘ für Sie zusammengefasst:

Was ist Digitalisierung?

Digitalisierung bezeichnet im engeren Sinne den Prozess, analoge Medien wie Textdokumente, Fotografien oder Filme in digitale Signale umzuwandeln, sodass sie auf einem Computer gespeichert und weiterverarbeitet werden können. Darüber hinaus wird der Begriff heute häufig in einem weiteren Sinn gebraucht und bezeichnet die Verwendung solcher digitalen Daten für die Veränderung, Verbesserung und Vereinfachung von Prozessen.

Diese verstärkte Nutzung der Digitaltechnik ist in allen Lebensbereichen zu beobachten – in der Wirtschaft, in der staatlichen Verwaltung und im Privatleben der Menschen – und hat weitreichende Auswirkungen auf die gesamte Gesellschaft. Die Ausmaße und vor allem die Auswirkungen dieser Entwicklung sind mit denen der industriellen Revolution vergleichbar, weswegen im Zusammenhang mit der Digitalisierung auch häufig von der ‚Industrie 4.0‘ oder von einem neuen ‚Informationszeitalter‘ gesprochen wird.

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Welche Vorteile bringt die Digitalisierung?

Digitale Informationen lassen sich nicht nur schneller weitergeben – eine E-Mail erreicht ihren Empfänger schneller als ein Brief -, sondern auch gemeinsam bearbeiten, schnell durchsuchen und weiterverarbeiten, ohne dass es dabei zu Qualitätsverlusten kommt. 

Aufgrund dieser Merkmale können digitale Daten ganz anders verwendet werden, als analoge Informationen. So können beispielsweise Messwerte, die digital vorliegen, automatisierte Reaktionen auslösen. Eine Temperatur hingegen, die auf einem Thermometer angezeigt wird, muss zunächst von einem Menschen abgelesen werden, bevor es zu einer Reaktion kommen kann.

Die Digitalisierung ermöglicht eine Vereinfachung von Abläufen, aus denen wiederum zahlreiche weitere Vorteile entstehen: Kosten können gesenkt, Prozesse beschleunigt und Ressourcen für andere Aufgaben freigesetzt werden.

Wie genau funktioniert die Digitalisierung?

Welche Maßnahmen müssen Unternehmen ergreifen, um zu digitalisieren, und welche Technologien kommen typischerweise dabei zum Einsatz?

Modernisieren Sie Ihre bestehende IT-Infrastruktur

In den meisten Unternehmen ist bereits Informationstechnik im Einsatz. Gerade in kleineren Betrieben, die schon seit längerer Zeit aktiv sind, ist diese Technik jedoch häufig nicht auf dem neuesten Stand: 

Digitalisierung bedeutet auch, diese Infrastruktur zu modernisieren. Denn selbst wenn die vorhandenen Arbeitsmittel noch ihren Zweck erfüllen: Moderne Systeme erweitern Ihren Spielraum noch einmal und schaffen erst die Grundlage für alle weiteren Schritte in Richtung digitale Transformation.

So können Sie mit einem älteren ERP-System vielleicht alle Belege, die Sie benötigen, automatisiert erstellen. Sie einfache, digitale Übermittlung an Ihre Kunden oder Ihren Steuerberater ist hingegen nicht möglich, weil das System nicht über die notwendigen Schnittstellen verfügt. 

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Nutzen Sie Cloud-Computing

Unternehmen müssen keine hohe Summen in eine moderne Server-Landschaft investieren, um die Digitalisierung voranzutreiben. Dank der Cloud lassen sich wesentliche Teile der IT-Infrastruktur auslagern und von externen Dienstleistern einkaufen. Gerade für Kleine und Mittlere Unternehmen ist das der beste Weg, bei geringen Kosten alle Vorteile der Digitalisierung zu nutzen.

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Schaffen Sie das Papier in Ihrem Büro ab

Ein entscheidender Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung ist das papierlose Büro, also der Verzicht auf gedruckte Dokumente. Wenn Sie also Ihr Unternehmen digitalisieren, sollten Sie daher: 

  • auf einen rein digitalen Schriftverkehr umsteigen 
  • eintreffende Papierpost digitalisieren - entweder selbst oder von einem externen Dienstleister
  • Belege digital erstellen und auch digital (z. B. über Schnittstellen) mit Ihren Handelspartnern austauschen
  • wichtige Dokumente digital archivieren, anstatt sie auszudrucken und abzuheften
  • eingehende Belege digitalisieren und rechtssicher speichern
  • Kundendaten ausschließlich in einer digitalen Kundenakte speichern

Auf diese Weise können Sie nicht nur viele weitere Arbeitsschritte automatisieren, sondern gewinnen auch ein Höchstmaß an Transparenz! 

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Bauen Sie Ihre digitalen Kanäle aus

Menschen – im privaten wie im beruflichen Zusammenhang – kaufen mehr und mehr im Internet ein und nutzen soziale Medien, um sich zu vernetzen. Firmen und Institutionen schaffen digitale Angebote und Schnittstellen, um die Kommunikation miteinander zu erleichtern. 

Unternehmen sollten diese Möglichkeiten nutzen und sich neue Kanäle erschließen, um mit Interessenten, Kunden und Geschäftspartnern zu kommunizieren. Nur so können sie das Potenzial der Digitalisierung voll ausschöpfen – denn dieses Potenzial liegt immer auch in der Vernetzung.

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Optimieren Sie Ihre Prozesse

Auch innerhalb eines Unternehmens ermöglicht die Digitalisierung einen neuen Grad der Vernetzung . Digitale Datensätze können von allen Abteilungen gleichermaßen genutzt werden. Auf diese Weise lassen sich auch die meisten Prozesse automatisieren. So kann eine digital eingegangene Bestellung sofort in einen Lieferschein überführt und digital an das Lager übermittelt werden, anstatt dass irgendetwas ausgedruckt, weitergegeben und wieder abgetippt werden müsste.

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ERP-Systeme als Beispiel für Digitalisierung

Ein typisches Beispiel für die Digitalisierung in  Unternehmen ist die Einführung eines ERP-Systems. ERP steht hier für 'Enterprise Resource Planning'. Ein ERP-System dient also der Planung aller Unternehmensressourcen in einer zentralen IT-Lösung.

ERP-Systeme bieten eine zentrale Datenbasis, auf die alle Abteilungen gleichermaßen zugreifen, um ihre Aufgaben im selben System zu erledigen: Die Buchhaltung erledigt ihre Buchungen, der Vertrieb legt seine Verkaufsaufträge an, das Lager verwaltet seine Inhalte und so weiter. 

So können alle Abteilungen Dokumente wie Rechnungen und Lieferscheine digital erstellen, austauschen und archivieren. Darüber hinaus bieten ERP-Systeme zumeist viele Schnittstellen, um auch externe Systeme wie zum Beispiel einen Online-Shop oder den Steuerberater anzuschließen. So werden die Prinzipien und Vorteile der Digitalisierung in ERP-System geradezu idealtypisch realisiert.

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Wie ist der Stand der Digitalisierung in Deutschland?

Laut der Bitkom-Studie Digitalisierung der Wirtschaft 2020 sehen 90 Prozent der befragten Unternehmen in der Digitalisierung eher eine Chance als ein Risiko. Zugleich jedoch hat jeder fünfte deutsche Mittelständler überhaupt keine Digitalstrategie, und nur jedes vierte Unternehmen investiert ins digitale Geschäft.

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Dementsprechend nüchtern bis pessimistisch sehen die Befragten die Gesamtsituation der deutschen Wirtschaft in Sachen Digitalisierung: Kein einziger Sudienteilnehmer sieht Deutschland an der Weltspitze, ein Viertel hingegen betrachtet Deutschland entweder als Nachzügler oder sogar als weit abgeschlagen. Kleine und mittlere Unternehmen geben sich selbst im Durchschnitt gerade einmal die Note ‚befriedigend‘, wenn sie ihre digitalen Anstrengungen bewerten sollen. Darüber hinaus glaubt jedes zehnte Unternehmen, dass die Digitalisierung seine Existenz gefährdet!

Wichtige Schritte bei der Digitalisierung

Digitalisierung ist kein Bündel von technischen Maßnahmen, die automatisch zum Erfolg führen. Vielmehr handelt es sich um einen komplexen Prozess, der bewusst gestaltet und vollzogen werden muss. Dabei gilt es, folgende Aspekte zu beachten: 

Digitalisierung als Prozessoptimierung

Von der Buchhaltung über die Herstellung bis hin zur Logistik: Mit modernen IT-Lösungen können Sie praktisch alle Abteilungen eines Unternehmens digitalisieren und Prozesse automatisieren. Bevor Sie jedoch zur Tat schreiten, müssen Sie Ihre Prozesse prüfen und einen genauen Plan aufstellen: Wo bestehen Verbesserungsmöglichkeiten, und welche konkreten Vorteile kann die Digitalisierung mit sich bringen? 

Um die digitale Transformation erfolgreich umsetzen zu können, ist ein nachhaltiges Denken erforderlich. Die Anschaffung neuer Tools und Programme reicht nicht aus – sie müssen auch sinnvoll und planmäßig eingesetzt werden.

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Veränderung der Unternehmenskultur

Im Zeitalter der Digitalisierung müssen Sie und Ihre Mitarbeiter umdenken. Hier sind alle Beteiligten gefragt, am digitalen Wandel Ihres Unternehmens zu arbeiten. Das erfordert Schulungen, die über den Umgang mit der Technik hinaus gehen.

Nehmen wir beispielsweise die Arbeit an Dokumenten. Digital strukturierte Unternehmen nutzen die Digitalisierung als Mittel zur effizienteren Zusammenarbeit. Dateien werden nicht per E-Mail zwischen den Mitarbeitern hin- und her geschickt, sondern in der Cloud gespeichert. So können mehrere Autoren auf dasselbe Dokument zugreifen und daran arbeiten. Das ist technisch nicht komplizierter als das Verschicken der Dokumente per Mail – vor allem aber ist es wesentlich effizienter. Damit es jedoch funktioniert, müssen alle Mitarbeiter diesen neuen Ansatz verinnerlichen und tatsächlich nutzen. 

Die Digitalisierung im Unternehmen beginnt zunächst bei den Mitarbeitenden, es erfordert somit eine grundsätzlich andere Herangehensweise an die Arbeit und Zusammenarbeit im Unternehmen. 

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Kontinuierliche Optimierung

Die Optimierung von Prozessen durch digitale Strukturen ist keine Umstellung von heute auf morgen. Der Wandel ist ein Prozess, der nach und nach Verbesserungen bringt.

Die operative Funktionalität einer Umstellung zeigt sich schließlich erst im Einsatz. Daher gibt es keine effizienten Hauruck-Methoden, auch Hard- und Software verbessern sich schließlich von Version zu Version. Die vollständige Umstellung ist also nie ganz erreicht, sondern bleibt ein ständiges Streben nach Verbesserung.

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Eine lohnenswerte Umstellung

Die Digitalisierung verändert nicht nur einzelne Branchen, sondern die gesamte Wirtschaft. Um konkurrenzfähig zu bleiben, müssen Unternehmen diese Entwicklung mitmachen und ihre Prozesse an die neuen Gegebenheiten anpassen.

Denn tatsächlich profitieren gerade Kleine und Mittlere Unternehmen immens vom digitalen Strukturwandel.: Durch die Transformation können sie ihre Prozesse optimieren, die Kommunikation vereinfachen und neue Kundengruppen erschließen.

Um dieses enorme Potenzial voll auszuschöpfen, sind viele Änderungen notwendig – vom Einstieg in den E-Commerce bis hin zur Nutzung von Social Media. Für viele dieser Schritte jedoch bilden moderne ERP-Systeme eine leistungsfähige Basis, weil in ERP-Systemen nicht nur Daten erfasst und verwaltet, sondern auch Arbeitsprozesse optimiert und gesteuert werden.

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