Digitalisierung - Das sind die 5 wichtigsten Schritte

Was genau müssen Sie tun, damit Digitalisierung in Ihrem Unternehmen nicht zum Schlagwort wird? Wir haben die 5 wichtigsten Punkte zur digitalen Transformation für Sie zusammengefasst und geben Ihnen einen Überblick über den digitalen Strukturwandel.

digitalisierung 5 wichtige Schritte

Die Digitalisierung ist in vollem Gange und scheint bislang eine der wichtigsten Herausforderungen für die Wirtschaft zu sein. In den Grundzügen erinnert sie dabei stark an die Herausforderungen der industriellen Revolution.

Die Automatisierung der Industrie durch große Maschinen hat sich damals als produktiver und effizienter erwiesen als die Fertigung per Hand. In gleichem Maße bietet die Digitalisierung gerade Start-ups und mittleren Unternehmen Möglichkeiten, neue Absatzmärkte zu erobern und die Prozesse im eigenen Unternehmen kosteneffektiv zu optimieren.

5 wichtige Schritte bei der digitalen Transformation

 

1. Digitalisierung als Prozessoptimierung

Um die Tragweite der Digitalisierung abschätzen zu können, müssen Sie sich eigentlich nur folgende Frage stellen: Ist eine digitale Lösung an dieser Stelle besser?

Oft haben gerade kleine und mittlere Unternehmen Angst vor der Umstellung, denn Digitalisierung klingt erst einmal nach einem Prozess der Branchengranden. Dabei lassen sich gerade in kleineren Unternehmen viele Prozesse durch einen digitalen Strukturwandel optimieren.

Das fängt beim Ausfüllen von Formularen auf dem Computer an, geht über die digitale Buchhaltung bis hin zur gemeinsamen Arbeit aller beteiligten Mitarbeiter an Dokumenten. Um die digitale Transformation jedoch erfolgreich umsetzen zu können, ist ein nachhaltiges Denken erforderlich. Denn einzelne Tools und Programme als Heilsversprechen sind nie besser als das Unternehmen, in dem sie zum Einsatz kommen.

 

2. Veränderung der Unternehmenskultur

Im Zeitalter der Digitalisierung müssen Sie und Ihre Mitarbeiter umdenken. Hier sind alle Beteiligten gefragt, um an dem digitalen Gewand Ihres Unternehmens zu arbeiten. Das erfordert Schulungen, die über den Umgang mit der Technik hinaus gehen. Nehmen wir beispielsweise die Arbeit an Dokumenten.

Sogar Unternehmen, die Dokumente am Computer erstellen (was der Regelfall sein sollte), schicken diese oft mühselig im Netzwerk von Rechner zu Rechner. Digital strukturierte Unternehmen nutzen die Digitalisierung als Mittel zur besseren Zusammenarbeit.

Dateien werden in der Cloud gespeichert und mehrere Autoren erhalten Zugriffs- und Schreibrechte. Das ist technisch nicht wesentlich komplizierter als das Verschicken der Dokumente per Mail – vor allem aber ist es wesentlich effizienter.

Die Digitalisierung im Unternehmen beginnt zunächst beim Personal, es erfordert somit eine grundsätzlich andere Herangehensweise an die Arbeit und Zusammenarbeit im Unternehmen. 

Weiterlesen: Erfahren Sie mehr über effektives Change-Management.

 

3. Auf die Größe kommt es an

Bei der digitalen Transformation haben kleinere und mittlere Unternehmen einen entscheidenden Vorteil: Ihre geringe Größe.

Größere Unternehmen müssen mehr Mitarbeiter in die Prozesse einbinden, mehr Technik ersetzen und haben Probleme damit, Umstellungszeiträume zu überbrücken.

Gerade wenn die Kommunikation in Ihrem Unternehmen vergleichsweise intimer und direkter abläuft, sind Sie im Vorteil. Und je früher Sie bereit sind, das „Risiko“ der digitalen Transformation einzugehen, desto besser. So oder so: Die Zukunft ist digital.

 

4. Kontinuierliche Optimierung

Die Optimierung von Prozessen durch digitale Strukturen ist keine Umstellung von heute auf morgen. Der Wandel ist ein Prozess, der nach und nach Verbesserungen bringt.

Die operative Funktionalität einer Umstellung zeigt sich schließlich erst im Einsatz. Daher gibt es keine effizienten Hauruck-Methoden, auch Hard- und Software verbessern sich schließlich von Version zu Version.

Die vollständige Umstellung ist also nie ganz erreicht, sondern bleibt ein ständiges Streben nach Verbesserung.

 

5. Eine maßgeschneiderte IT-Struktur

Lösungen für die Umstellung eines ganzen Unternehmens ist ein herausfordernder und andauernder Prozess. Denn jedes Unternehmen funktioniert prinzipiell anders und hat individuelle Voraussetzungen, welche die digitale Transformation beeinflussen.

Ein guter erster Schritt ist in jedem Fall die digitale Bestandsaufnahme. Prüfen Sie, welche Prozesse in Ihrem Unternehmen bereits IT-basiert ablaufen:

  • Wie ist die Verbreitung von Computern, Tablets und Smartphones im Unternehmen?
  • Welche (gesicherten) Programme zum Speichern und Kommunizieren stehen dem Unternehmen zur Verfügung?
  • Wo gibt es Schnittstellen, an denen die Zusammenarbeit von Programmen und Menschen verbessert werden kann?

Im Anschluss sollten insbesondere neue Technologien in Betracht gezogen werden, die die zunehmende Vernetzung von Geräten und Systemen sowie die Automatisierung von Prozessen unterstützen.

Eine lohnenswerte Umstellung

Die Digitalisierung kann Ihrem Unternehmen auf vielen Ebenen helfen. Gerade kleine und mittlere Unternehmen können davon profitieren, wenn sie sich gezielt auf den digitalen Strukturwandel einstellen. Sie können durch die Transformation die Prozesse im Unternehmen optimieren, die Kommunikation vereinfachen und sich schließlich völlig neue Kundengruppen erschließen.

Die zunehmende Digitalisierung von Unternehmen geht mit der Verbreitung von ERP-Systemen einher. Als Datendrehscheibe vereint ein ERP-System alle Bereiche von Kundenservice und Marketing über Finanzen, Logistik und Lagerverwaltung hin zu Vertrieb und Business Intelligence. Daten werden nicht nur erfasst und verwaltet, sondern Arbeitsprozesse optimiert und gesteuert.

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