Die Einen warten sehnsüchtig auf sie, die Anderen behandeln sie eher stiefmütterlich: System-Updates. Doch gerade für Händler ist ein aktuelles ERP-System das A und O, um im Zuge der Digitalisierung im Wettbewerb mithalten zu können. Unregelmäßige oder gar keine Updates führen schnell zu unnötigen Verzögerungen und fehlerhaften Ausführungen. Dabei bringen Updates notwendige neue Features, die Ihre Prozesse deutlich verbessern. Wir haben für Sie zusammengefasst, warum es so wichtig ist, auf ein aktuelles ERP-System zu setzen.
Was bedeutet "ein Update machen"?
Es gibt verschiedene Arten, um sein System immer auf dem neusten Stand zu halten. Updates gehen dabei längst über reine "Bugfixes" hinaus und bedeuten insgesamt eine Weiterentwicklung der Software. "Update" gilt dabei als Oberbegriff – unterschieden wird zwischen Patches, Service-Releases und Versionssprüngen. Diese werden wie folgt definiert:
Patches
Patches (also "Flicken") sind die am meisten vorkommende Update-Form. Das Unternehmen kommuniziert die Fehler dabei direkt an den ERP-Hersteller, welcher die Patches (auch Bugfixes) bereit stellt sobald die Lösung des Problems vorliegt. Patches helfen also dabei Fehler zu beheben, in den meisten Fällen werden so Sicherheitslücken gefüllt.
Service-Releases
Zusammengeschnürt zu einem Paket bringen sie neben unterschiedlichen Patches auch mehrere kleinere Updates, wie zum Beispiel Funktionserweiterungen mit.
Versionssprünge
Versionssprünge gehen mit größeren Änderungen einher. So kann sich nicht nur die Nutzeroberfläche optisch verändern, sondern es werden auch ganz neue Funktionen und Funktionsbereiche für eine bessere Performance der Software zur Verfügung erstellt.
Durch langfristigen Support sind Sie immer auf der sicheren Seite
So ziemlich jede Software hat ein „Ablaufdatum“, ab dem der Hersteller diese nicht mehr unterstützt und z.B. keine Patches mehr bei aufkommenden Problemen bereitstellt. Ab Mitte Januar diesen Jahres endet zum Beispiel der Support seitens Microsoft für Windows 7. Wie ausschlaggebend es ist, ein Versionsupdate zu machen, zeigt jüngst folgende Meldung:
Erst vor einigen Tagen hat die amerikanische NSA eine gravierende Sicherheitslücke in Windows entdeckt – diese konnte von Microsoft zwar geschlossen werden, durch das Supportende für Windows 7 allerdings nur für Windows 10. Microsoft ruft daher alle Windows 7-Nutzer dringend dazu auf, das kostenlose Upgrade auf Windows 10 in Anspruch zu nehmen.
So wie Betriebssysteme durchlaufen auch ERP-Systeme einen Produktlebenszyklus. Hier ein Beispiel anhand von Microsoft Dynamics NAV:
Microsoft Dynamics NAV 2015:
Lifecycle Startdatum: 17.12.2014
Ende des Mainstream Supports: 20.01.2020
Microsoft Dynamics NAV 2016:
Lifecycle Startdatum: 03.01.2016
Ende des Mainstream Supports: 13.04.2021
Microsoft Dynamics NAV 2017:
Lifecycle Startdatum: 27.10.2016
Ende des Mainstream Supports: 11.01.2022
Microsoft Dynamics NAV 2018:
Lifecycle Startdatum: 01.12.2017
Ende des Mainstream Supports: 10.01.2023
Mit den regelmäßigen Versionsupdates liefern Hersteller viele neue Funktionen sowie Verbesserungen in Performance und Usability. Microsoft hat zum Beispiel mit dem letzten Release Microsoft Dynamics NAV nicht nur einen neuen Namen verpasst (Microsoft Dynamics 365 Business Central), sondern ist auch einen großen Schritt Richtung Zukunft gegangen. So ist die neueste Version nun auf allen Geräten unabhängig vom Hersteller nutzbar und bietet mit modernerer Benutzeroberfläche eine verbesserte Nutzererfahrung.
Das Beispiel des Versionsupdates von Microsot Dynamics NAV auf Microsoft Dynamics 365 Business Central zeigt dabei, um welche nützlichen Funktionen sich ein ERP-System weiterentwickeln kann und wie bestehende Funktionen ausgebaut werden können:
- Verbesserte Benutzerfreundlichkeit und Individualisierung durch die Einführung von Lesezeichen, mit denen Sie oft genutzte Seiten auf einen Blick haben
- Verbesserte Filter erleichtern die Suche
- Es kann in und mit mehreren Tabs gleichzeitig gearbeitet werden. Daten werden direkt synchronisiert, ohne dass die Seiten neu geladen werden müssen
- Das Rollencenter erlaubt ein unkompliziertes Rollen-Management. Nach Bedarf können Nutzer Rollen hinzufügen, kopieren oder löschen. Visuelle Anpassungen können vorgenommen werden
Neue ERP-Features nutzen und noch effizienter arbeiten
Updates liefern häufig neue Features. ERP-Anbieter erweitern das System, indem neue Funktionen eingespielt oder vorhandenen Funktionen ausgebaut werden. Diese kontinuierlichen Anpassungen sind die Voraussetzung dafür, dass Sie auch morgen noch effizient mit Ihrem System arbeiten und Sie bestehende Arbeitsabläufe weiter beschleunigt können.
Ein aktuelles System als Voraussetzung für gesetzeskonformes Arbeiten
Neue Umsatzsteuergesetze, ein verändertes Reisekostenrecht oder z.B. die Einführung des SEPA Zahlungsverkehrs mit IBAN und BIC wirken sich auch auf Ihre Unternehmensprozesse aus. An dieser Stelle muss Ihr ERP-System mitspielen und gesetzeskonforme Abläufe ermöglichen. Ist Ihr ERP-System also mit allen notwendigen Features auf dem neusten Stand, sind Sie für jegliche gesetzliche Änderungen und damit verbundenen Kontrollen gewappnet.
Lassen Sie sich keinen Umsatz entgehen
Ein nicht aktuelles ERP-System löst eine Kette an negativen Ereignissen aus, die sich schlussendlich in Ihrem Umsatz widerspiegeln. Fehlende Updates können zu schlechter Performance führen, was sich z. B. auf Ihre Lieferzeiten auswirkt und zu unzufriedenen Kunden führen kann. Nach solchen negativen Erlebnissen springen diese in der Regel sofort ab, wodurch Ihnen potenzieller Umsatz entgeht. Prüfen Sie am besten anhand bestimmter Warnzeichen, ob Ihre derzeit eingesetzte Software Ihr Business beeinträchtigt.
Fazit
Mangelnde Performance, hohe Fehlerquoten bei Bestellabwicklungen, zu lange Auftragsdurchlaufzeiten – all dies sind Gründe, die Ihren Erfolg direkt beeinflussen. Mit einem Warenwirtschaftssystem, das auf dem aktuellsten Stand ist, haben Sie die Werkzeuge an der Hand, um proaktiv statt reaktiv zu handeln. Gerade im Zuge der Digitalisierung hängt der Erfolg davon ab, technisch auf dem modernsten Stand zu sein. Dabei kommt Ihrer Unternehmenssoftware eine entscheidende Rolle zu. Wer im Handel nicht auf ein modernes, cloudbasiertes ERP-System zurückgreift, verliert schnell den Anschluss und somit seine Wettbewerbsfähigkeit.
Der Trend zeigt klar, dass Cloud ERP auf dem Vormarsch ist. Warten Sie nicht lange und achten Sie darauf, dass Sie einen ERP-Anbieter haben, der sich durch guten Support auszeichnet und Ihr System für Sie automatisch wartet und aktualisiert.
