Das Weihnachtsgeschäft effizient meistern – so geht's!

Das Weihnachtsgeschäft bedeutet für Händler steigende Umsätze – und ein steigendes Arbeits­aufkommen. Ohne die richtige Heran­gehens­weise stößt man gerade im lukrativen Weihnachts­geschäft schnell an seine Grenzen. Wie Sie genau das vermeiden und das Weihnachtsgeschäft effizient meistern, lesen sie in diesem Artikel.

Weihnachtsgeschäft

Bereiten Sie sich gründlich vor

Die Chance, das Weihnachten auch in diesem Jahr am 24. Dezember gefeiert wird, steht nicht schlecht. Angesichts dieses klaren Termins besteht absolut kein Grund dafür, sich nicht die Zeit dafür zu nehmen, sich gründlich auf den erwartbaren Ansturm vorzubereiten denn eine gründliche Vorbereitung ist das beste Rezept dafür, den Stress im Weihnachtsgeschäft deutlich zu reduzieren.

Welche Aspekte Sie dabei beachten müssen – vom Marketing bis hin zu Ihren Beständen und Ressourcen – haben wir an anderer Stelle für Sie zusammengefasst. (Link folgt, wenn der Artikel online ist)

Nutzen Sie externe Dienstleister

Selbst mit der besten Planung kann Ihr Unternehmen im Weihnachtsgeschäft an seine Grenzen stoßen. Um das zu vermeiden, sollten Sie darüber nachdenken, externe Dienstleister in Anspruch zu nehmen. Möglich ist die Zusammenarbeit mit Zeitarbeitsfirmen, um kurzfristig Aushilfskräfte in die Firma zu holen.

Auch der Rückgriff auf einen Fulfillment-Dienstleister ist denkbar, um Lager und Logistik zu entlasten. In letzterem Fall müssen Sie allerdings genau hinschauen, ob der Dienstleister gute Arbeit leistet; wenn das nicht der Fall ist, dann fällt das auf Ihr Unternehmen zurück!

Um den Arbeitsaufwand bei einer solchen Kooperation müssen Sie sich hingegen keine Sorgen machen: Mit modernen ERP-Systemen können Sie auch externe Lager problemlos in ihren Workflow einbinden und die Kommunikation mit dem Dienstleister automatisieren, sodass Sie die Vorteile einer solchen Lösung tatsächlich voll ausschöpfen können.

Mehr erfahren: So unterstützt Sie faveo 365 bei der externen Logistik. (Link folgt, wenn der Artikel online ist)

Optimieren Sie den Versand

Zu keiner Zeit des Jahrs werden so viele Pakete versendet wie zu Weihnachten. Die Paketdienstleister sind voll ausgelastet, Fahrer machen Sonderschichten, und es kommt immer wieder zu Verzögerungen – gerade zu Weihnachten besonders ärgerlich, da das Geschenk ja pünktlich unterm Baum liegen soll. Wenn es hier zu Problemen kommt, dann fällt das negativ auf Ihr Unternehmen zurück, auch wenn Sie gar nichts dafür können!

Stimmen Sie sich also im Vorfeld mit Ihrem Versanddienstleister ab, was dieser leisten kann und was nicht; setzen Sie im Zweifelsfall auf mehrere Dienstleister; und lassen Sie beim Packen der Versandstücke besondere Achtsamkeit walten: Übermitteln Sie korrekte Maße und Gewichte und achten Sie vor allem darauf, dass die Adresse des Empfängers fehlerfrei ist!

Gerade bei diesen Punkten ist der Einsatz eines ERP-Systems vorteilhaft: Hier können nicht nur alle wesentlichen Informationen zu Versandstücken im System gespeichert werden, auch Adressdaten werden automatisch übertragen, was Fehler nahezu unmöglich macht – ein klarer Mehrwert für Sie und Ihre Kunden.

Wecken Sie keine falschen Erwartungen

Verbraucher sind heute verwöhnt: Sie erwarten auch zu Weihnachten einen schnellen Versand – trotz des enormen Mehraufkommens zum Jahresende. Dementsprechend lassen sich Online-Shopper auch mit ihrem Weihnachtseinkauf Zeit und bestellen gerne auf den letzten Drücker, sind dann aber trotzdem enttäuscht, wenn die Lieferung nicht mehr rechtzeitig eintrifft.

Solche Enttäuschungen sollten Sie unbedingt vermeiden, da sie sowohl Ihr Image negativ beeinflussen als auch ein erhöhtes Retouren-Aufkommen bedeuten. Darum sollten Sie frühzeitig klären, bis wann eine Bestellung spätestens bei Ihnen eingehen muss, damit sie den Kunden vor Weihnachten erreicht – und diesen Stichtag klar und deutlich kommunizieren. Beziehen Sie bei dieser Planung nicht nur Ihre eigenen Ressourcen, sondern auch Ihre Versanddienstleister mit ein und schätzen Sie besser konservativ als allzu knapp.

Mehr erfahren: Mit diesen 5 Tipps optimieren Sie Ihren Versand

Kommunizieren Sie transparent & schnell

Im Weihnachtsgeschäft steigt nicht nur die Zahl der Bestellungen, sondern auch die Zahl der Nach- und Anfragen seitens der potenziellen Kunden. Welche Zahlungsarten sind möglich? Liefern Sie auch an Packstationen? Könnten Sie die Bestellung direkt als Geschenk verpacken?

Angesichts des ohnehin hohen Arbeitsaufkommens im Weihnachtsgeschäft sollten Händler Mittel und Wege suchen, solche und ähnliche Anfragen zu minimieren oder zumindest schnell zu beantworten. Dazu bietet es sich an, die Antworten auf die häufigsten Fragen in einem FAQ zusammenzufassen und dieses FAQ gut sichtbar auf der Website bzw. im Online-Shop zu platzieren. Alle weiteren Anfragen sollten Sie effizient abarbeiten. Auch dafür müssen Sie ausreichende Personalressourcen für den Service bzw. Support einplanen!

Optimieren Sie Ihre IT

Das steigende Bestellaufkommen im Weihnachtsgeschäft belastet nicht nur Ihre Mitarbeiter, sondern auch Ihre IT-Systeme. Insbesondere für Ihren Webshop ist das eine große Gefahr: Jede Verzögerung kann dazu führen, dass der potenzielle Kunde seinen Einkauf abbricht. Doch auch in der Abwicklung löst eine streikende Warenwirtschaft große Probleme aus.

Darum sollten Sie Ihre IT-Systeme für den Ansturm vorbereiten und mit Lastentests prüfen, ob sie den Herausforderungen des Weihnachtsgeschäfts gewachsen sind. Auch eine gezielte Optimierung der Performance ist möglich – wie genau Sie Ihren Webshop gegen Lastspitzen wappnen, haben wir bereits an anderer Stelle ausführlich erklärt. (Link folgt, wenn der Artikel online ist)

In Sachen interner Lösungen wiederum sollten Sie mittelfristig auf ein modernes ERP-System aus der Cloud setzen, da sie hier die benötigten Ressourcen flexibel und kurzfristig skalieren können. Damit sind Sie nicht nur gegen kurzfristige Lastspitzen jeder Art langfristig abgesichert, sondern können auch langfristigem Wachstum wesentlich besser begegnen.

Mehr erfahren: 6 Tipps: So rüsten Sie Ihren Online-Shop für das Weihnachtsgeschäft

Behalten Sie die Zeit nach dem Fest im Blick

Für den Verbraucher ist das Weihnachtsfest am 27. Dezember gegessen und erledigt. Für Händler hingegen stehen die Zeichen auch nach dem Fest noch auf Sturm: Zum einen werden verschenkte Gutscheine eingelöst, zum anderen werden diejenigen Geschenke, die auf wenig Gegenliebe gestoßen sind, retourniert.

Händler müssen auch diese Faktoren bei ihrer Planung beachten und auch in den Wochen nach dem Fest genügend Ressourcen einplanen, um dem weiterhin hohen Arbeitsaufkommen zu begegnen; allerdings gibt es auf Möglichkeiten, dieses Aufkommen bereits im Vorfeld zu minimieren. Wie das funktioniert – und wie sich Retouren effizient managen lassen –, haben wir bereits in einem anderen Artikel zusammengefasst.

Auch hier ist der Einsatz eines ERP-Systems eindeutig von Vorteil, da sich damit viele wichtige Arbeitsschritte - vom Erstellen eines Retourenbelegs über die Erstattung bis hin zur Rückbuchung der Ware ins Lager - automatisieren und damit deutlich verkürzen lässt! 

Fazit 

Das Weihnachtsgeschäft bedeutet für jeden Händler viel Arbeit. Diese lässt sich jedoch minimieren oder zumindest sehr effizient erledigen - mit der richtigen Vorbereitung, der richtigen Herangehensweise und den richtigen Werkzeugen. Insbesondere der Einsatz eines modernen ERP-Systems kann die entscheidende Erleichterung für das Weihnachtsgeschäft mit sich bringen!

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