Was ist ein Document Management System (DMS) und wofür kann es eingesetzt werden? Welche Möglichkeiten, Vorteile und Funktionen bietet ein DMS im ERP speziell für Ihr Unternehmen?
Direkt in faveo 365 integriert, wird das DMS von dort aus Ihre gesamte Verwaltung automatisieren und digitalisieren. Das ist für Sie klar von Vorteil, denn so steigern Sie Effizienz und Produktivität und sparen sich zusätzlich lästige Probleme, die bei einer manuellen Dokumentenarchivierung anfallen.
Was ist ein Document Management System?
Ein DMS ist ein Archiv für Dokumente in digitalisierter Form: Anstelle eines physischen Aktenschranks im Büro, werden die Belege in einer elektronischen Datenbank in Ihrem ERP eingepflegt.
Mit Hilfe des DMS wird also ein zentraler, jederzeit erreichbarer Ort in Ihrem faveo 365 integriert, an dem alle Dokumente Ihres Unternehmens zuverlässig und vor allem sicher abgelegt sind.
Welche Vorteile bietet ein digitales Archiv?
Es ist nicht immer leicht, Herr über die zahlreichen Informationen und Dokumente zu werden, die tagtäglich in einem Unternehmen zum Einsatz kommen. Erschwerend kommt hinzu, dass die Informationen auf den unterschiedlichsten Wegen und in verschiedenen Medienformaten eingehen. All das macht eine gute, zuverlässige und durchgeplante Verwaltung unabdingbar.
Die Anbindung an Ihr ERP-System macht es noch einfacher, Ihre Dokumente zu verwalten, wie beispielsweise Ein- und Ausgangsbelege automatisch zu archivieren und diese direkt im ERP abzurufen.
Auf einen Blick
1.) Kostenreduktion
Ein digitales Archiv in Ihrem faveo 365 hat den Vorteil, dass es kein Papier, Ordner oder physische Räumlichkeiten beansprucht. Sie können also Ihre Druck-, Papier- und Lagerkosten senken sowie das Papierchaos verringern. Zeitaufwendiges, manuelles Archivieren gehört damit der Vergangenheit an!
2.) Schnelle Suche
Um bestimmte Kopien oder Akten zu finden, müssen Sie nicht mehr verschiedene Ordner, Fächer und Schränke durchsuchen. Die Recherche in digitalen Dokumenten gestaltet sich einfach und schnell, da das System die Suche nach Dokumenten oder Ordnern anhand von Suchbegriffen, Stichwörtern oder Dateinamen kurzerhand für Sie übernimmt.
3.) Leichte Handhabung
War das benötigte Dokument häufig vergriffen, bei Kollegen oder Kolleginnen im Einsatz oder war im schlimmsten Fall zeitweise sogar gar nicht mehr auffindbar, wenn der Zuständige krank oder im Urlaub war? Mit DMS und faveo 365 gehören solche Probleme der Vergangenheit an! Jeder berechtigte Mitarbeiter kann im Archiv recherchieren, bearbeiten, prüfen und verteilen – denn alle Dokumente sind jederzeit an einem digitalen, zentralen Ort – sprich Ihrem ERP – gespeichert und können von mehreren Mitarbeitern gleichzeitig eingesehen werden.
4.) Alle Dokumente zu jeder Zeit und von überall aufrufbar
Da die Datenbank in Ihr System integriert ist, lässt sie sich wie gewohnt bequem von unterwegs aufrufen. Denn durch die modernen Clients in Business Central und faveo 365 sind die Dokumente jederzeit als App auf dem Smartphone mit dabei.
5.) Fördert Transparenz
Das Document Management System gestaltet all Ihre Geschäftsabläufe transparent. Dank einer compliance-konformen Ablage auf zertifizierten Storagesystemen ist es rechts- und revisionssicher.
Dokumentenarchivierung in faveo 365
Ein Document Management System bringt die Digitalisierung Ihres Unternehmens voran. Dabei passen ERP und DMS ideal zusammen: Dokumentenbasierte Prozesse werden schneller und weniger fehleranfällig gestaltet, da Daten automatisch erfasst und überprüft werden.
Aus dem ERP erzeugte Dokumente können ohne Zusatzaufwand automatisch revisionssicher archiviert werden und sind bei Bedarf sofort an einem zentralen digitalen Ort auffindbar. Das steigert die Effizienz der Prozesse und spart Zeit und Geld.
