5 Vorteile von Document Management Systemen

Was ist ein Document Management System (DMS) und wofür kann es eingesetzt werden? Erfahren Sie welche Möglichkeiten, Vorteile und Funktionen ein DMS, insbesondere im Handel bietet.

Denn so viel will an dieser Stelle vorweggenommen werden: Durch die Integration in ein ERP-System, bietet ein DMS die Möglichkeit zur Automatisierung und Digitalisierung der Verwaltung eines Unternehmens und ermöglicht damit eine enorme Effizienz- und Produktivitätssteigerung.

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Was ist ein Document Management System?

Ein DMS ist ein Archiv für Dokumente in digitalisierter Form: Anstelle eines physischen Aktenschranks im Büro, werden die Belege in einer elektronischen Datenbank gepflegt.

Ein DMS stellt einen zentralen, jederzeit erreichbaren Ort dar, an dem alle Dokumente im Unternehmen zuverlässig und vor allem sicher abgelegt sind.

Welche Vorteile bietet mir ein digitales Archiv?

Es ist nicht immer leicht, Herr zu werden, über die zahlreichen Informationen und Dokumente, die tagtäglich in einem Unternehmen zum Einsatz kommen. Erschwerend kommt hinzu, dass die Informationen auf den unterschiedlichsten Wegen und in verschiedenen Medienformaten eingehen. All das macht eine gute, zuverlässige und durchgeplante Verwaltung unabdingbar.

Noch einfacher und schneller können Sie Ihre Dokumente verwalten, wenn das Document Management System mit Ihrem ERP-System kommuniziert und z.B. Ein - und Ausgangsbelege automatisch archiviert und abrufbar gemacht werden.

1) Kostenreduktion

Ein digitales Archiv hat den Vorteil, dass es kein Papier, Ordner oder Raum beansprucht wird. Druck-, Papier- und Lagerkosten können damit also für ein Unternehmen gesenkt und das Papierchaos verringert werden. Zeitaufwendiges, manuelles Archivieren gehört der Vergangenheit an.

2) Schnellere Suche

Um bestimmte Kopien oder Akten zu finden, müssen nicht mehr verschiedene Ordner, Fächer und Schränke durchsucht werden. Das Durchsuchen digitaler Dokumente gestaltet sich einfach und schnell, denn das System übernimmt die Suche nach Dokumenten oder Ordnern anhand von Suchbegriffen, Stichwörtern oder Dateinamen.

3) Leichtere Handhabung

Häufig war das benötigte Dokument vergriffen, wurde von anderen Mitarbeitern gebraucht oder war zeitweise vielleicht sogar überhaupt nicht mehr auffindbar, wenn der zuständige Mitarbeiter krank oder im Urlaub war? Mit einem DMS gibt es solche Probleme nicht länger: Jeder berechtigte Mitarbeiter kann im Archiv recherchieren, bearbeiten, prüfen und verteilen - denn alle Dokumente sind jederzeit an einem digitalen, zentralen Ort gespeichert und können von mehreren Mitarbeitern gleichzeitig eingesehen werden.

4) Alle Dokumente zu jeder Zeit und von überall aufrufbar

Die Datenbank lässt sich sogar ganz bequem von unterwegs aufrufen. Durch die mobile Variante, sind die Dokumente jederzeit in der App auf dem Smartphone mit dabei.

5) Förderung von Transparenz

Ein Document Management System gestaltet die Geschäftsabläufe eines Unternehmens transparent. Es integriert eine rechts- und revisionssichere, compliance-konforme Ablage auf zertifizierten Storagesystemen in das System.

Fazit

Ein Document Management System bringt die Digitalisierung Ihres Unternehmens voran. Dabei passen ERP und DMS ideal zusammen: Dokumentenbasierte Prozesse werden schneller und weniger fehleranfällig gestaltet, da Daten automatisch erfasst und überprüft werden. Aus dem ERP erzeugte Dokumente können ohne Zusatzaufwand automatisch revisionistischer archiviert werden und sind bei Bedarf sofort an einem zentralen digitalen Ort auffindbar. Das steigert die Effizienz der Prozesse und spart Zeit und Geld

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